4. Phòng Tài chính Kế toá n:
4.6.2.3. Qui trình hạch toán:
Cụng tác kờ́ toán vụ́n bằng tiờ̀n của cụng ty được kờ́ toán tiờ́n hành theo sơ đụ̀ sau đõy:
Chỳ thớch : Ghi hàng ngày Chứng từ gốc Sổ chi tiết TK tiền mặt Sổ quỹ tiền mặt Sổ chi tiết TGNH
Sổ tiền gửi ngân hàng
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái TK 111, 112
Ghi cuối thỏng , định kỳ Quan hệ đối chiếu
Giải thích qui trình kờ́ toán:
Từ các chứng từ gụ́c như là các phiờ́u chi, phiờ́u thu, các giṍy báo có, báo nợ…. Kờ́ toán tiờ́n hành lọ̃p chứng từ ghi sụ̉. Đụ̀ng thời căn cứ vào các chứng từ gụ́c kờ́ toán tiờ̀n mặt vào các sụ̉ chi tiờ́t tiờ̀n mặt và sụ̉ quỹ tiờ̀n mặt, còn kờ́ toán tiờ̀n gửi ngõn hàng vào sụ̉ chi tiờ́t tiờ̀n gửi ngõn hàng và sụ̉ tiờ̀n gửi ngõn hàng. Đờ́n cuụ́i 6 tháng đõ̀u năm và 6 tháng cuụ́i năm từ các chứng từ ghi sụ̉ đã lọ̃p kờ́ toán vụ́n bằng tiờ̀n tiờ́n hành vào sụ̉ cái các TK111, TK112 từ đó vào bảng cõn đụ́i phát sinh và lọ̃p báo cáo tài chính.
4.6.3. Kờ́ toán tài sàn cụ́ định (TSCĐ):4.6.3.1. Giới thiệu chung : 4.6.3.1. Giới thiệu chung :
Đờ̉ thuọ̃n lợi cho cụng tác quản lý và hoạch toán TSCĐ, cụng ty đã phõn loại các tài sản cụ́ định theo tình hình sử dụng.
Căn cứ vào tình hình sử dụng TSCĐ của từng thời kỳ mà TSCĐ của cụng ty được chia thành 2 loại:
+ TSCĐ dùng chung.
+ TSCĐ khụng cõ̀n dùng, chờ thanh lý.
Những tài sản cụ́ định dùng chung của cụng ty gụ̀m có:
• Nhà cửa , đồ vọ̃t, kiờ́n trúc.
• Máy móc – thiờ́t bị.
• Phương tiợ̀n võn tải.
• Thiờ́t bị quản lý văn phòng
- Với những TSCĐ do cụng ty mua sắm:
• Mọi TSCĐ do cụng ty mua sắm phải được phản ánh trong mụ̣t sụ̉ TSCĐ của cụng ty.
• Kờ́ toán trưởng có trách nhiợ̀m xác định sụ́ trích khṍu hao TSCĐ tính vào chi phí sản xuṍt kinh doanh theo qui định của Bụ̣ tài chính.
• Viợ̀c cho thuờ, thờ́ chṍp, cõ̀m cụ́, nhượng bán, thanh lí TSCĐ hoặc góp vụ́n liờn doanh, liờn kờ́t bằng TSCĐ chỉ được thực hiợ̀n khi có quyờ́t định phờ duyợ̀t của Giám đụ́c cụng ty theo qui định tại điờ̀u lợ̀ và qui chờ́ vờ̀ quản lý vụ́n, tài sản và cụng tác tài chính - kờ́ toán của Cụng ty.
• TSCĐ giao cho các đơn vị của cụng ty thì từng đơn vị có trách nhiợ̀m quản lý.
- Với những tài sản thuờ ngoài:
• Kờ́ toán trưởng có trách nhiợ̀m thõ̉m định danh mục, thời gian, sụ́ lượng, phương thức và giá cả với các máy móc, thiờ́t bị, phương tiợ̀n cõ̀n thuờ ngoài phục vụ cho họat dụ̣ng xõy dựng đõ̀u tư cơ bản và hoạt đụ̣ng kinh doanh.
• Phòng tài chính – kờ́ toán thõ̉m định hợp đụ̀ng thuờ máy móc, thiờ́t bị, phương tiợ̀n và trình Giám đụ́c.
- Khi nhượng bán, thanh lý TSCĐ, cụng ty phải thành lọ̃p hụ̣i đụ̀ng đánh giá thực trạng vờ̀ mặt kỹ thuọ̃t, thõ̉m định giá trị tài sản. Hụ̣i đụ̀ng thanh lý, nhượng bán TSCĐ bao gụ̀m : Giám đụ́c hoặc Phó giám đụ́c được ủy quyờ̀n, kờ́ toán trưởng và trưởng phòng tụ̉ chức hành chính.
- Phõ̀n chờnh lợ̀ch do thanh lý, nhượng bán TSCĐ thu được (nờ́u có) được hạch toán vào kờ́t quả sản xuṍt kinh doanh của cụng ty.
- Viợ̀c cho thuờ , thờ́ chṍp, cõ̀m cụ́ tài sản của cụng ty theo nguyờn tắc có hiợ̀u quả, bảo toàn và phát triờ̉n vụ́n.
- Các căn cứ đờ̉ thanh toán chi phí sửa chữa , nõng cṍp TSCĐ bao gụ̀m:
• Đờ̀ suṍt sửa chữa, nõng cṍp TSCĐ được Giám đụ́c (Phó giám đụ́c được ủy quyờ̀n) duyợ̀t.
• Biờn bản nghiợ̀m thu bàn giao khụ́i lượng, chṍt lượng sửa chữa, nõng cṍp TSCĐ (nờ́u thuờ ngoài).
• Hóa đơn hoặc phiờ́u thu hợp lợ̀.
• Hợp đụ̀ng sửa chữa, nõng cṍp (nờ́u có). - Kờ́ toán TSCĐ trong cụng ty:
Mọi trường hợp tăng TSCĐ, cụng ty đờ̀u thành lọ̃p ban nghiợ̀m thu, kiờ̉m nhọ̃n TSCĐ, đụ̣ng thời lọ̃p “Biờn bản giao nhọ̃n TSCĐ”.
Biờn bản giao nhọ̃n TSCĐ lọ̃p cho từng TSCĐ trong cụng ty và là căn cứ đờ̉ giao nhọ̃n TSCĐ và đờ̉ kờ́ toán ghi vào sụ̉ và thẻ TSCĐ.
Thẻ TSCĐ do kờ́ toán TSCĐ lọ̃p cho từng đụ́i tượng ghi TSCĐ và được kờ́ toán trưởng ký xác nhọ̃n. Thẻ được lưu ở phòng, ban kờ́ toán suụ́t quá trình sử dụng tài sản.
Các căn cứ đờ̉ kờ́ toán lọ̃p thẻ TSCĐ: - Biờn bản giao nhọ̃n TSCĐ. - Biờn bản đánh giá lại TSCĐ. - Bản trích khṍu hao TSCĐ. - Biờn bản pháp lý TSCĐ.
- Các tài liợ̀u kờ́ toán có liờn quan.
Trong mọi trường hợp giảm giá TSCĐ cụng ty đờ̀u lọ̃p đõ̀y đủ các thủ tục, chứng từ giảm TSCĐ như: quyờ́t định, biờn bản, hợp đụ̀ng, biờn bản thanh lý TSCĐ.
Biờn bản thanh lý do ban thanh lý TSCĐ lọ̃p và có đõ̀y đủ chữ ký, ghi rõ họ tờn các trưởng ban thanh lý, kờ́ toán trưởng và Giám đụ́c cụng ty..
Từ đó căn cứ vào các chứng từ giảm giá TSCĐ kờ́ toán TSCĐ phản ánh, ghi chép vào thẻ TSCĐ.
Phương pháp khṍu hao TSCĐ:
Cụng ty TVXD và PTNT là 1 doanh nghiợ̀p nhà nước nờn cụng ty đã lựa chọn phương pháp khṍu hao được căn cứ theo quyờ́t định sụ́ 206/2003/QĐ_BTC ngày 12 tháng 12 năm 2003 của Bụ̣ tài chính.
Kờ̉ từ năm 2005, cụng ty áp dụng quy định mới của Bụ̣ tài chính, chỉ những TSCĐ nào có giá trị từ 10 triợ̀u đụ̀ng trở lờn mới tính khṍu hao. Tài sản cụ́ định mua tháng này đờ́n tháng sau mới bắt đõ̀u tính khṍu hao. Giá trị khṍu hao cụng ty phõn bụ̉ cho 2 TK: TK 627 và TK 642 và tỷ lợ̀ phõn bụ̉ như sau:
TK 627 là : 56%. TK 642 là : 44%.
Đụ́i với những TSCĐ mới mua sắm và giá trị còn lại đủ khṍu hao trong kỳ kờ́ toán thì kờ́ toán TSCĐ khṍu hao như bình thường:
Nợ TK 627 Nợ TK 642 Có TK 214
Đụ́i với những TSCĐ mà giá trị còn lại khụng đủ trích khṍu hao trong kỳ thì trích khṍu hao đúng bằng giá trị còn lại của TSCĐ đó.
4.6.3.2. Các chứng từ và sụ̉ kờ́ toán sử dụng:
• Biờn bản giao nhọ̃n TSCĐ.
• Biờn bản thanh lý TSCĐ.
• Biờn bản giao nhọ̃n TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành.
• Thẻ TSCĐ .
• Sụ̉ TSCĐ.
4.6.3.3.Quy trình kờ́ toán TSCĐ:
Giải thích sơ đụ̀:
Chứng từ gốc Bảng tính và phân bố khấu hao TSCĐ Sổ theo dõi TSCĐ Sổ chi tiết các TK 627, 642 Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 221,212,213
Bảng cân đối kế toán Báo cáo kế toán
Ghi hàng ngày Ghi định kỳ
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gụ́c, kờ́ toán tài sản cụ́ định lọ̃p chứng từ ghi sụ̉. Các chứng từ gụ́c sau khi làm căn cứ lọ̃p chứng từ ghi sụ̉ được dùng đờ̉ ghi vào sụ̉ theo dõi tài sản cụ́ định, vào bảng tính và phõn bụ̉ khṍu hao, sau đó vào sụ̉ chi tiờ́t các TK được phõn bụ̉ 627, 642. Căn cứ vào các chứng từ ghi sụ̉ định kỳ 6 tháng đõ̀u năm và 6 tháng cuụ́i năm kờ́ toán vào sụ̉ cái TK 211, 212, 213 rụ̀i vào bảng cõn đụ́i kờ́ toán rụ̀i lọ̃p báo cáo tài chính.