Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, các nghiệp vụ bán hàng trả chậm thờng chiếm một tỉ trọng lớn trong chu trình bán hàng thu tiền. Do vậy, cần phải phản ảnh rõ mối quan hệ giữa doanh thu và các khoản phải thu. Sự tăng hay giảm doanh thu thờng dẫn đến sự thăng hay hay giảm các khoản phải thu. Vì vậy khi thiết lập thủ tục kiểm toán, việc kiểm tra chi tiết các khoản phải thu khách hàng cũng cần phải kiểm tra tính đúng đắn và hợp lý của chính sách ghi nhận doanh thu trong kỳ.
Trớc hết, kiểm toán viên tiến hành kiểm tra số liệu tổng hợp của tài khoản 131 trên Bảng cân đối kế toán ngày 31-12-2001
Bảng số 1: Biểu chỉ đạo
Công ty Kiểm toán và dịch vụ tin học
Khách hàng: C.ty TNHH United Motor
Tên Ngày
Khoản mục Ngời TH Hung 28/4 M số __ã E__
Bớc công việc:
Niên độ kiểm toán: 31-12-2001 Ngời KT Nguyên 30/4 Trang _____ Đơn vị: VNĐ
Nội dung Số BC của KH 31/12/2001 Số điều chỉnh của KTV Sổ kiểm toán 31/12/2001 Số kế toán 31/12/2000 Phải thu khách hàng 7.639.153.787 487.906.821 7.298.916.966 2.985.156.500
Biểu 2: Bảng tổng hợp sai sót của Công ty United Motor
Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học
Khách hàng: Công ty TNHH United motor Tên Ngày
Khoản mục: Phải thu khách hàng Ngời T.H Hung 28/4 M số ã E1____ Bớc công việc: Tổng hợp sai sót
Niên độ kiểm toán: 31/12/2001 Ngời K.T Nguyên 30/4 Trang ______ 1. Điểu chỉnh tăng nợ phải thu và doanh thu
Nợ TK 131 (XNK Thiết bị Hà Nội) : 73.835.000
Có TK 511 : 67.122.727
Có TK 3331 : 6.712.273
2. Do nghiệp vụ bán hàng có phát sinh trong năm nhng kế toán bán hàng đ không hạch toán.ã
Nợ TK 113 : 91.881.821
Có TK 131 (Loncin) : 91.881.821
3. Điều chỉnh giảm doanh thu và các khoản thu do Công ty đ hạch toán trã ớc vào trong năm nhng thực tế khách hàng đ không lấy.ã
Nợ TK 511 : 292.900.000
Nợ TK 3331 : 29.290.000
Có TK 131 (TNHH Hoàng Giang) : 322.190.000 Nhận xét :
Công ty đ mở sổ đầy đủ, khoa học, chứng từ lập đầy đủ theo đúng quy định của Bộ tài chính, cácã khách hàng đợc theo dõi trên sổ chi tiết riêng, trong năm Công ty đ có hoạt động đối chiếu côngã nợ. Tuy nhiên đối với khoản phải thu vẫn còn sai sót.
Để xây dựng số d của tài khoản phải thu trên Bảng cân đối kế toán có đúng hay không KTV căn cứ vào Bảng kê nợ phải thu Tài khoản 131 để kiểm tra chi tiết số d Tài khoản 131. Sau đây ta có Bảng kê nợ phải thu Tài khoản 131 tính đến ngày 31/12/2001.
Biểu 3: Bảng kê nợ phải thu TK131 tính đến ngày 31/12/2001
Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học
Khách hàng: Cty TNHH United Motor Khoản mục : Phải thu khách hàng Bớc công việc: Kiểm tra chi tiết Niên độ kiểm toán: 31-12-2001
Tên Ngày Ngời T.H Hung 28/4 Ngời K.T Nguyên 30/4 M số ã __E3.1___ Trang ______ TT Khách hàng Công nợ 1 Công ty XNK Phú Yên 1.003.857.262 * 2 Công ty TNHH Minh Phú 183.522.754 R
3 Công ty Việt Sang 201.952.146 #
4 Công ty XNK Intimex 446.451.235 *
5 Công ty XNK Hải Phòng 1.781.431.879 *
6 Công ty TNHH Minh Phúc 95.569.275 &
7 Công ty TNHH Anh Quân 312.659.000 *
8 Công ty XNK Máy móc R
9 Công ty XNK Thiết bị Hà Nội 280.166.393 *
10 Công ty chế tạo máy Đông Anh 2.040.385.999 #
11 Công ty TNHH Minh Tiến 538.024.860 *
12 Công ty Cokyvina 63.251.163 *
13 Công ty Loncin 691.881.821 *
14 Công ty Motorvina #
15 Khách hàng khác *
Tổng cộng 7.639.153.787
& : Công ty không đồng ý cho gửi th xác nhận.
: Đã đối chiếu khớp đúng với Bảng Cân đối kế toán ngày 31/12/2001. R: Đã có biên bản đối chiếu công nợ.
#: Đã thanh toán vào tháng 01 và đầu tháng 02/2002. *: Chọn mẫu để gửi th xác nhận.
Tiếp theo, kiểm toán viên tiến hành kiểm tra chi tiết số d Tài khoản phải thu khách hàng. Trên thực tế để kiểm toán chi tiết số d các khoản phải thu khách hàng kiểm toán viên thờng phải thực hiện việc gửi th xác nhận nợ đến khách hàng. Quy trình gửi th xác nhận nợ thờng đợc thực hiện theo các bớc sau:
QUY TRìNH GửI THƯ XáC NHậN
Thống nhất với ban Giám đốc khách hàng ↓ Xác định phạm vi và quy mô của mẫu chọn Quyết định kiểu nh xác nhận để gửi đi Theo dõi, xử lý các th phúc đáp và thực hiện các thủ tục
kiểm toán thay thế
Thống nhất với ban Giám đốc khách hàng :
Trớc khi gửi th xác nhận, kiểm toán viên phải thông báo với Giám đốc Công ty về việc gửi th xác nhận công nợ. Trong trờng hợp ban Giám đốc khách hàng không đồng ý với việc xác nhận nợ phải thu của kiểm toán viên thì Ban Giám đốc cần đa ra lý do, nếu lý do đó là hợp lý thì KTV có thể bỏ qua việc xác nhận ngời đó. Tuy nhiên, không vì thế mà KTV bỏ qua số d đó. KTV phải thực hiện các thủ tục kiểm toán thay thế để xác minh số d đó là có thật và đúng đắn. Trong quá trình hội ý Ban Giám đốc Công ty United Motor không đồng ý cho KTV gửi th xác nhận đế một khách hàng đó là Công ty TNHH Minh Phúc. Với lý do là: Công ty TNHH Minh Phúc là một khách hàng mới, phải mất rất
nhiều công sức Công ty TNHH Minh Phúc mới chịu mua hàng cho Công ty. Bởi vì trớc đây Công ty TNHH Minh Phúc là khách hàng lớn và thờng xuyên của Công ty Thiết bị Viễn Dơng (đối thủ cạnh tranh của Công ty TNHH United Motor). Việc gửi th xác nhận đến khách hàng này có thể làm cho khách hàng hiểu nhầm là Công ty United Motor muốn đòi nợ, hoặc tình hình tài chính của Công ty không lành mạnh và sẽ dẫn đến khả năng Công ty Minh Phúc huỷ bỏ hợp đông dài hạn đã ký kết. Hơn nữa, khoản nợ này có số tiền không đến mức quá lớn (95.569.275 đồng) so với các khách hàng khác và so với tổng doanh thu mà Công ty bán ra. KTV chấp nhận lý đo này và tiến.hành kiểm tra chi tiết nghiệp vụ.
Xác định quy mô mẫu chọn:
Quy mô mẫu chọn phụ thuộc vào đánh giá của KTV về khả năng sai sót Công ty United Motor là Công ty mới thành lập do vậy số lợng khách hàng không đông. Tuy nhiên, các khách hàng của Công ty có cả trong và ngoài nớc. Các khách hàng nớc ngoài giao dịch mua bán với Công ty đều
thông qua văn phòng đại diện tại Việt Nam. Do đó, việc gửi th xác nhận cho các khách hàng nớc ngoài đợc thực hiện bằng cách gửi th cho các văn phòng đại diện.
Tiêu chuẩn dể chọn mẫu là các khách hàng có số d nợ lớn, những số d quá thời hạn thanh toán đã lâu, những số hàng có số phát sinh lớn, những khách hàng trong năm không Phát sinh giao dịch. Căn cứ vào các tiêu chuẩn đó KTV nhận thấy rằng trong tổng số các khách hàng Công ty có 15 khách hàng chuyên giao dịch với Công ty, có giá trị phát sinh các nghiệp vụ lớn, mà KTV đáng… phải quan tâm. Nhng trong khi tìm hiểu KTV thấy rằng trong số 15 khách hàng đó đã có 2 khách hàng trong năm đã có đối chiếu công nợ, 3 khách hàng đã thanh toán số d nợ cuối năm vào tháng 01 và đầu tháng 02 năm 2002. Do đó, với những khách hàng này KTV không chọn để gửi th xác nhận nợ.
Quyết định kiểu gửi th xác nhận:
Nh đã biết có 03 kiểu th xác nhận đó là: Th xác nhận mở, th xác nhận đóng (thụ động) , th xác nhận chủ động. Trong hầu hết các cuộc kiểm toán KTV chỉ gửi th xác nhận chủ động, bởi vì khi không nhận đợc th trả lời thì có nghĩa là có điều gì đó bất thờng mà KTV cần điều tra thêm. Trong khi đó với th xác nhận thụ động KTV không thể phân biệt đợc khách hàng đồng ý hay không nhận đợc th xác nhận hoặc khách hàng không quan tâm đến việc trả lời.
Một lý do nữa khiến KTV phải chọn th xác nhận chủ động là vì KTV chỉ chọn những khách hàng có số d nợ lớn để gửi th xác nhận nên cần phải thu đợc bằng chứng có sự xác nhận số d từ phía con nợ, sự xác nhận này là một bằng chứng có giá trị và nếu thu thập đợc thì công việc kiểm tra chi tiết sẽ bớt khó khăn hơn nhiều. Vì thế, nếu không nhận dợc th trả lời sau 02 lần gửi th xác nhận thì KTV sẽ yêu cầu khách hàng can thiệp để có đợc tối đa các thông tin phản hồi từ phía con nợ.
Từ bảng kê nợ Tài khoản phải thu, KTV chọn ra các khách hàng sau để gửi th xác nhận nợ:
1. Công ty XNK Phú Yên : 1.003.857.262
5. Công ty XNK Hải Phòng : 1.781.431.879 11. Công ty TNHH Minh Tiến : 538.024.860 13. Công ty Loncin : 691.881.821
4. Công ty Intimex : 446.451.235 9. Công ty XNK thiết bị HN: 280.166.393 12. Công ty Cokyvina : 63.251.163 7. Công ty TNHH Anh Quân : 312.659.000 Mẫu th xác nhận nh sau:
Biểu số 4: Mẫu th xác nhận nợ: Công ty TNHH UNITed motor
Địa chỉ 43 A – Nam Thành Công – Hà Nội
Hà Nội, ngày 20 tháng 03 năm 2002
Th xác nhận nợ
Kính gửi: Ban Giám đốc Công ty XNK Hải Phòng
Để phục vụ tốt cho công việc kiểm toán tại Công ty United Motor, chúng tôi kính mong Quý Công ty xác nhận số công nợ đối với Công ty United Motor tại thời điểm 31/12/2001 nh sau:
Theo số liệu sổ sách, số tiền mua hàng hoá thành phẩm Công ty XNK Hải Phòng cha thanh toán cho Công ty United Motor tính đến 31/12/2001 là 1.781.431.879 đồng.
Bằng chữ: Một tỷ bảy trăm tám mốt triệu bốn trăm ba mốt nghìn tám trăm bảy mơi chín đồng.
Việc xác nhận số tiền này chỉ phục vụ cho mục đích xác nhận chính xác số d nợ trên báo cáo kế toán không phục vụ mục đích gì khác.
Rất mong Quý Công ty xác nhận số nợ trên và gửi th về địa chỉ: Công ty Kiểm toán và Dịch vụ tin học
Số 11A - Đoàn Trần Nghiệp – Hà Nội Trớc ngày 28/03/2002
Công ty TNHH United Motor
Giám đốc
Đồng ý:
Số chênh lệch: Lý do chênh lệch:
Xin chân thành cảm ơn sự hợp tác của Quý Công ty
Xác nhận của Quý Công ty
Ngời xác nhận (Chức vụ, ký, đóng dấu)
* Theo dõi xử lý các th phúc đáp và thực hiện những thủ tục kiểm toán thay thế:
Để đảm bảo th xác nhận đợc gửi đầy đủ đến tay ngời nhận thì KTV soát xét lại th xác nhận trớc khi khách hàng gửi đi. KTV kiểm tra kỹ lỡng tính đúng đắn về mặt nội dung xác nhận, quy mô số tiền, kiểm tra địa chỉ của ngời nhận và địa chỉ của AISC trên phong bì kèm theo để đảm bảo rằng th phúc đáp sẽ đến tay khách nợ và đến tay KTV.
Cuối cuộc kiểm toán, KTV tổng hợp kết quả xác nhận nợ để lập bảng kê danh sách th xác nhận đợc trả lời và không đợc trả lời.
Mỗi th trả lời KTV nhận đợc sẽ có hai khả năng: Đồng ý hoặc không đồng ý. Đối với các th trả lời không đồng ý, KTV phải xác minh thêm để xác định xem số d của chủ nợ đúng hay số d của khách hàng đúng.
Trong số 08 khách hàng AISC chọn gửi th xác nhận thì có: - 05 th trả lời đồng ý với số d của Công ty United Motor.
- 02 th trả lời không đồng ý với số d của Công ty United Motor. - 01 th không có thông tin phản hồi.
Nh vậy 02 th có số d không trùng khớp với sổ sách của Công ty United Motor đó là:
1. Công ty Loncin.
2. Công ty .XNK Thiết bị Hà Nội.
Công việc của KTV lúc này là tìm nguyên nhân tại sao lại có sự sai lệch đó. Muốn vậy KTV phải thực hiện việc xem xét chi tiết sổ sách, chứng từ để tìm ra câu trả lời. Sai lệch trên đợc KTV xem xét và phát hiện nguyên nhân nh sau.
Với Công ty Loncin, chi tiết các khoản mua và thanh toán nh sau: (Các biểu này do Công ty Loncin cung cấp)
Biểu 5. Giấy làm việc của KTV Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học
Khách hàng: Cty TNHH United Motor Khoản mục : Phải thu khách hàng Bớc công việc: Kiểm tra chi tiết Niên độ kiểm toán: 31-12-2001
Tên Ngày Ngời T.H Hùng 28/4 Ngời K.T Nguyên 30/4
M số ã E 4.1 Trang ______
Chi tiết các khoản mua
Ngày Khun g xe (chiế c) Thành tiền Mặt nạ (chiế c) Thành tiền Đồng hồ (chiế c) Thành tiền Tổng 24/2/2001 150 195.000.000 260 42.900.000 650 44.850.000 282.750.000 15/3/2001 390 507.000.000 75 11.700.000 250 17.500.000 536.200.000 11/7/2001 110 143.000.000 450 70.200.000 160 10.880.000 224.080.000 28/9/2001 250 312.500.000 150 21.750.000 90 6.300.000 340.550.000 3/11/2001 600 761.400.000 350 52.150.000 170 11.645.000 825.195.000 9/12/2001 125 140.625.000 180 26.460.000 50 3.745.000 170.560.000 Cộng 1.095 2059525000 1.46 5 225160.00 0 1.370 94.650.000 322.394.000
(Biểu này do Công ty Loncin cung cấp)
Chi tiết các lần thanh toán
Ngày Số phiếu thu Số đã thu Số còn phải thu
24/02/2001 245 200.000.000 82.750.000 14/03/2001 573 200.000.000 -117.250.000 15/03/2001 598 418.950.000 0 11/7/2001 1.023 224.080.000 0 28/9/2001 1.458 300.000.000 97.250.000 30/10/2001 1.996 97.250.000 0 15/11/2001 2.543 100.000.000 725.195.000 9/12/2001 2.788 33.313.179 691.881.821 25/12/2001 2.798 91.881.821 600.000.000 Cộng 1.665.474.830 600.000.000
(BIểu này do Công ty Loncin cung cấp)
Vậy tính đến ngày 31/12/2001 Công ty Loncin còn nợ Công ty United Motor là 600.000.000đ (sáu trăm triệu đồng chẵn). Nhng trong bảng kê nợ của Công ty United Motor thì số d nợ của Công ty Loncin là 691.881.821 đồng. Để
xác minh con số chênh lệch trên là có thật hay không thì KTV phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu từng hoá đơn bán hàng, phiếu thu với sổ chi tiết. Sau khi đối chiếu cho thấy kết quả ngày 25/12/2001 Công ty Loncin đã trả cho công ty United Motor là 91.881.821 đồng (chín mơi mốt triệu tám trăm tám mốt nghìn tám trăm hai mơi mốt) theo hoá đơn (phiếu thu) số 2798. Nh vậy kế toán thanh toán đã không phản ánh số tiền thu đợc trên vào sổ. Do đó phải điều chỉnh các khoản phải thu và điều chỉnh tăng tài khoản tiền. Việc điều chỉnh này đợc hạch toán nh sau:
Nợ TK 113 : 91.881.821
Có TK 131 (Loncin) : 91.881.821
Với Công ty XNK Thiết bị Hà Nội, thông qua gửi th xác nhận KTV nhận thấy rằng có sự chênh lệch giữa sổ sách của Công ty United Motor và sổ sách của Công ty XNK Thiết bị Hà Nội. Số d của Tài khoản phải thu trên sổ sách của Công ty United Motor nhỏ hơn số d của Công ty Thiết bị Hà Nội. Cụ thể nh sau:
Biểu 6: Giấy làm việc của KTV Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học
Khách hàng: Cty TNHH United Motor Khoản mục : Phải thu khách hàng Bớc công việc: Kiểm tra chi tiết Niên độ kiểm toán: 31-12-2001
Tên Ngày Ngời T.H Hùng 28/4 Ngời K.TNguyên 30/4
M số ã E 4.2 Trang ______
Chi tiết các khoản mua
Đơn vị : Đồng Việt Nam
Ngày Khung xe (chiếc) Thành tiền Mặt nạ (chiếc) Thành tiền Đồng hồ (chiếc) Thành tiền Tổng 13/1/2001 160 200.960.000 260 42.900.000 700 48.300.000 292.160.000 20/3/2001 355 408.250.000 90 14.040.000 250 17.500.000 439.790.000 15/5/2001 100 134.500.000 200 29.200.000 100 6.880.000 170.580.000 20/8/2001 250 312.500.000 150 21.750.000 90 6.300.000 340.550.000 30/11/01 400 542.400.000 350 52.150.000 170 11.645.000 606.195.000 28/12/01 125 140.625.000 180 26.460.000 100 6.750.000 173.835.000 Cộng 1390 1739.235000 1230 186.500000 1410 97.375.000 2023.110000
(Biểu này do Công ty Thiết bị Hà Nội cung cấp)
Chi tiết các lần thanh toán
Ngày Số phiếu thu Số đã thu Số còn phải thu
13/1/2001 220 200.000.000 92.160.000 20/3/2001 450 300.000.000 231.950.000 15/5/2001 600 450.000.000 -47.470.000 20/8/2001 1020 250.500.000 42.580.000 28/9/2001 1400 42.580.000 0 30/11/2001 1960 200.500.000 405.695.000 9/11/2001 2520 125.528.607 280.166.393 28/12/2001 2311 100.000.000 354.001.393