9 Nhĩm các hoạt động khơng thể truy nguyên (non-traceable) vào trong một tổ
hợp chi phí. Phân bổ các hoạt động này (như lập ngân sách, kiểm tra lương…) đến sản phẩm, dịch vụ hay khách hàng sử dụng một phương pháp đơn và hợp lý. Một phương pháp tiêu biểu để phân bổ các tổ hợp chi phí khơng thể truy nguyên là phân bổ theo doanh số bán.
9 Nhĩm các hoạt động phù hợp (match up) với các quyết định chi phí thường xuyên của doanh nghiệp nhưđặt giá, báo giá.
9 Sử dụng khả năng phán đốn trong thiết lập các tổ hợp chi phí hoạt động. Một mơ hình ABC gần thích hợp thì giá trị hơn một mơ hình chính xác nhưng khơng hữu dụng. Đừng phức tạp hĩa hay chính xác hĩa đến mức khơng cần thiết khi thiết lập mơ hình ABC. Tạo ra một mơ hình ABC đơn giản nhưng khơng làm ra vẻ giản dị (not simplistic) để phù hợp với sự cần thiết trong việc ra các quyết định của doanh nghiệp.
1.2.1.3.4 Nguồn cung cấp thơng tin cho việc phát triển mơ hình ABC
Cĩ 3 nguồn cung cấp thơng tin chủ yếu cho việc phát triển mơ hình ABC đĩ là con người, sổ cái, và hệ thống thơng tin của doanh nghiệp. Trong đĩ con người là nguồn cung cấp thơng tin quan trọng nhất – họ cĩ thể cung cấp thơng tin về các hoạt động, về mức tiêu tốn tài nguyên và về các thước đo thành quảđược sử dụng. Sổ cái kế tốn cung cấp thơng tin về các yếu tố chi phí và sản lượng đầu ra. Hệ thống thơng tin của doanh nghiệp cung cấp thơng tin về các đối tượng chi phí và các kích tố chi phí tiềm tàng và cĩ sẳn trong hệ thống.
Các nhà thiết kế hệ thống ABC thường dùng bảng câu hỏi, quan sát và phỏng vấn các nhà quản trị cĩ kiến thức để xác định các hoạt động, tổ hợp chi phí và mối quan hệ
với tiêu thức phân bổ chi phí. Một số câu hỏi mà các nhà thiết kế cĩ thểđặt ra là: 9 Những cơng việc hay những hoạt động gì mà Ơng/Bà phải làm?
9 Thời gian Ơng/Bà dành cho những hoạt động đĩ là bao nhiêu?
9 Những nguồn lực nào cần thiết phải sử dụng để thực hiện những hoạt động đĩ? 9 Những hoạt động tạo ra giá trị gì cho sản phẩm, dịch vụ, khách hàng hay cho doanh nghiệp?
Thơng qua quan sát, các nhà thiết kế hệ thống ABC cĩ thể thu thập các dữ liệu về
hoạt động, lập danh sách các hoạt động và xác định những chi phí các nguồn lực cần thiết phải sử dụng để thực hiện những hoạt động đĩ.
1.2.1.3.5 Phương pháp thu thập thơng tin cho việc phát triển mơ hình ABC
Thu thập thơng tin là cơng việc rất cần thiết cho việc phát triển mơ hình ABC để đạt được sự chính xác của chi phí sản phẩm cuối cùng. Một phần quan trọng của dữ liệu yêu cầu là những tỷ lệ cần thiết trong mỗi giai đoạn của việc phát triển mơ hình ABC. Mỗi hoạt động sử dụng một phần của từng nhĩm chi phí. Tương tự, mỗi sản phẩm sử
dụng một phần của từng hoạt động. Cĩ rất nhiều cách để cĩ thể thu được những tỷ lệ này và từng phương pháp cụ thể sẽ tác động đến độ chính xác mong muốn.
Ba phương pháp cĩ mức độ chính xác về dữ liệu cĩ thể được sử dụng trong việc
ước lượng những tỷ lệ này là ước đốn, đánh giá hệ thống và thu thập dữ liệu thực tế. 9 Ước đốn: áp dụng trong trường hợp khơng thể cĩ được những số liệu thực tế
hay việc thu thập số liệu thực tế khá tốn kém. Việc ước đốn cĩ thể được hợp tác thực hiện bởi bộ phận quản lý, bộ phận tài chính và những nhân viên điều hành cĩ liên quan trực tiếp đến các trung tâm chi phí. Nhĩm này cĩ thể đưa ra được những ước đốn về tỷ
lệ chi phí được phân bổ trong các giai đoạn của mơ hình ABC. Mức độ chính xác tùy thuộc vào sự kết hợp của các thành viên trong nhĩm và những kiến thức của họ về từng trung tâm chi phí.
9 Đánh giá hệ thống: là một phương pháp khoa học hơn để thu được những tỷ lệ
này bằng việc sử dụng kỹ thuật hệ thống như áp dụng phân tích thứ bậc AHP12 . AHP là một cơng cụ thích hợp nhằm đưa những ý kiến cá nhân chủ quan thành những thơng tin thể hiện khách quan hơn về các tỷ lệ. Ví dụ, doanh nghiệp cần phân bở chi phí xăng dầu giữa ba hoạt động vận hành máy mĩc thiết bị, vận chuyển và bảo trì. Thơng qua việc đặt câu hỏi cho những bộ phận tiêu thụ nguồn lực này và yêu cầu họ đánh giá về tỷ lệ phần trăm trong một giai đoạn nhất định, AHP cĩ thể đưa ra được tỷ lệ này và phân bổ chúng
đến từng hoạt động thích hợp. AHP cũng cĩ thể được áp dụng trong giai đoạn phân bổ