XÂY DỰNG HỆ THỐNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP CHẾ BIẾN GỖ Ở BÌNH DƯƠNG
3.1.3Trình tự thiết lập hệ thống dự toán trong doanh nghiệp chế biến gỗ
Như chúng ta đã đề cập, việc xây dựng hệ thống dự toán rất quan trọng cho việc triển khai kế hoạch kinh doanh. Do vậy việc thiết lập hệ thống dự toán phải được tiến hành theo một kế hoạch cụ thể. Trong thực tế, ở đa số các doanh nghiệp chế biến gỗ, hệ thống dự toán chưa được lập theo đúng trình tự. Lý do một phần là do kế hoạch lập dự toán chưa được thiết lập, trách nhiệm của từng trung tâm, từng cấp quản lý chưa xác định rõ ràng, từ đó thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận để hoàn thành dự toán. Sơ đồ số 7: TRÌNH TỰ LẬP HỆ THỐNG DỰ TOÁN Xác định mục tiêu Xem xét nguồn lực Xác nhận Hiệu chỉnh mục tiêu Triển khai lập dự toán Thực hiện dự toán khả năng Quản lý cấp cao
Quản lý cấp trung gian
Quản lý cấp cơ sở
Việc xác định mục tiêu là vô cùng quan trọng, nó chi phối toàn bộ kế hoạch dự toán trong doanh nghiệp. Do vậy bước đầu tiên này phải do quản lý cấp cao xác lập, là ban giám đốc doanh nghiệp. Mục tiêu được xác định dựa vào nhiều yếu tố như: sản lượng tiêu thụ năm trước, đơn đặt hàng năm nay, xu hướng cạnh tranh của sản phẩm cùng loại, dự báo thị trường…. Khi mục tiêu đã được cân nhắc và xác định, bước thứ hai là chuyển cho quản lý cấp trung gian xem xét
nguồn lực thực hiện mục tiêu. Đây là trách nhiệm của các trưởng phòng hay giám đốc chức năng. Dựa vào năng lực hiện tại về mọi phương diện từ nguồn lao động, nguyên liệu, máy móc… để xem xét khả năng đáp ứng mục tiêu.
Sau khi xác định nguồn lực, kế hoạch được chuyển sang cấp cơ sở, đó là các quản đốc, trưởng bộ phận để xác nhận khả năng cụ thể nguồn lực thực hiện mục tiêu. Tại đây các vấn đề được đưa ra xem xét thật kỹ, nếu cần điều chỉnh mục tiêu thì chuyển lên quản lý cấp cao xem xét quyết định và chính thức đưa ra mục tiêu phải thực hiện. Căn cứ vào mục tiêu đó cấp quản lý trung gian triển khai việc lập dự toán, phân công từng bộ phận, phòng ban lập các dự toán dựa trên cơ sở mục tiêu chung về các phần mà từng bộ phận chịu trách nhiệm chính.
Mức độ quan trọng của từng loại dự toán là khác nhau ở các công ty tùy vào đặc điểm kinh doanh. Thông thường ở các công ty chế biến gỗ có những lựa chọn như sau:
Bảng số 04: ĐẶC ĐIỂM DOANH NGHIỆP CHẾ BIẾN GỖ VÀ CÁCH XÂY DỰNG DỰ TOÁN PHÙ HỢP Đặc điểm
doanh nghiệp
Cách xây dựng dự toán Mức độ quan trọng
Thị trường ổn định, hợp đồng dài hạn, doanh số hợp đồng lớn, ít chủng loại sản phẩm
Dự toán lập riêng cho từng thị trường, từng hợp đồng, từng loại sản phẩm. Có thể lập cho cả năm, theo thời gian hợp đồng sau đó triển khai cho từng quý, tháng, bộ phận.
Đối với những doanh nghiệp này, dự toán như một hệ xương sống, là nền tảng của đa số các hoạt động trong doanh nghiệp. Nếu công tác dự toán cẩu thả sẽ dẫn đến hậu quả xấu. Thị trường không ổn định, hợp đồng ngắn hạn, doanh số hợp đồng nhỏ, hàng nhiều chủng loại.
Đối với những doanh nghiệp này, việc lập dự toán cho cả năm là hết sức khó khăn, vì thế công tác chuẩn bị cho sản xuất cũng trở ngại không kém. Thường thì lập dự toán chỉ cho thời gian ngắn từng quý, tháng.
Vì thiếu tính chắc chắn, do vậy tính quan trọng của dự toán cũng giảm hơn. Đối với những công ty này, vai trò của quản lý cấp cao trong việc dự toán mục tiêu là hết sức quan trọng.