Đặc trưng cơ bản của hỡnh thức kế toỏn nhật ký chung là tất cả cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh đều phải ghi vào sổ nhật ký, trọng tõm là sổ nhật ký chung, theo thứ tự thời gian phỏt sinh và định khoản nghiệp vụ đú, sau đú lấy cỏc số liệu trờn sở nhật ký để chuyển vào sổ cỏi theo từng nghiệp vụ phỏt sinh.
Sơ đồ 2.1. Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức nhật ký chung
Trong đú:
: Ghi hàng này : Ghi cuối thỏng : Đối chiếu.
Hỡnh thức nhật ký chung sử dụng cỏc loại sổ kế toỏn chủ yếu: Sổ nhật ký chung (hoặc sổ nhật ký đặc biệt), sổ cỏi, thẻ, sổ kế toỏn chi tiết.
Chứng từ gốc
Sổ nhật ký
đặc biệt Nhật ký chung toỏn chi tiết Sổ, thẻ kế
Sổ cỏi Bảng tổng hợp
chi tiết
Bảng cõn đối phỏt sinh
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc kế toỏn ghi cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh vào sổ nhật ký chung. Sau đú căn cứ vào số liệu đó ghi sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cỏi theo cỏc tài khoản kế toỏn phự hợp. Đồng thời từ cỏc chứng từ gốc ghi vào cỏc số thẻ kế toỏn chi tiết. Trường hợp đơn vị mở sổ nhật ký đặc biệt liờn quan, tổng hợp từng nhật ký đặc biệt chuyờn dựng lấy số liệu để ghi vào cỏc tài khoản phự hợp trờn sổ cỏi.
Cuối thỏng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trờn sổ cỏi lập bảng cõn đối số phỏt sinh, đồng thời lập bảng tổng hợp chi tiết, sau khi đối chiếu số liệu tổng hợp trờn sổ cỏi và số liệu chi tiết sẽ lập cỏc bỏo cỏo tài chớnh.