* Đặc điểm
Kết hợp ghi sổ theo thứ tự thời gian với ghi sổ phõn loại theo hệ thống toàn bộ cỏc nghiệp vụ kinh tế tài chớnh phỏt sinh ghi vào một số tổng hợp duy nhất là sổ nhật ký sổ cỏi.
Tỏch rời việc ghi sổ kế toỏn tổng hợp với việc ghi sổ kế toỏn chi tiết
*Sổ kế toỏn sử dụng
Sổ tổng hợp: Sổ nhật ký sổ cỏi: sổ này được mở cho từng niờn độ kế toỏn và khúa sổ hàng thỏng.
Sổ chi tiết: Được mở cho cỏc tài khoản cấp 1 cần theo dừi chi tiết.
Sơ đồ 2.2. Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức nhật ký – sổ cỏi
Trong đú:
: Ghi hàng này : Ghi cuối thỏng : Đối chiếu.
Hàng ngày, kế toỏn căn cứ vào cỏc chứng từ kế toỏn hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại đó được kiểm tra và được dựng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xỏc định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Cú để ghi vào sổ Nhật ký – Sổ cỏi. Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại) được ghi trờn một dũng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ cỏi. Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn được lập cho những chứng từ cựng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập…) phỏt sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày. Những chứng từ liờn quan đến tiền mặt thủ quỹ ghi sổ quỹ và cuối ngày chuyển sổ quỹ và chứng từ gốc cho kế toỏn định khoản và ghi vào nhật ký sổ cỏi.
Cuối thỏng, sau khi đó phản ỏnh toàn bộ chứng từ kế toỏn phỏt sinh trong thỏng vào Sổ nhật ký – Sổ cỏi và cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết, kế toỏn tiến hành cộng số liệu của một số phỏt sinh phần Nhật ký và cỏc cột Nợ, cột Cú của từng tài khoản ở phần Sổ cỏi để ghi vào dũng cộng phỏt sinh cuối thỏng. Căn
Chứng từ gốc
Sổ quỹ Bảng tổng hợp
chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết
NHẬT Kí - SỔ CÁI BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chi tiết
cứ vào số phỏt sinh cỏc thỏng trước và số phỏt sinh thỏng này tớnh ra số phỏt sinh lũy kế từ đầu quý đến cuối thỏng này.
Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối thỏng (cuối quý) trong Sổ nhật ký – Sổ cỏi phải đảm bảo cỏc yờu cầu sau:
Tổng số tiền của cột “phỏt sinh” ở phần nhật ký = Tổng số phỏt sinh Nợ của tất cả tài khoản = Tổng số phỏt sinh Cú của tất cả cỏc tài khoản Tổng số dư Nợ cỏc tài khoản = Tổng số dư Cú cỏc tài khoản
Cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết cũng phải được khúa sổ để cộng số phỏt sinh Nợ, số phỏt sinh Cú và tớnh ra số dư cuối thỏng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khúa sổ của cỏc đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho số phỏt sinh Nợ, phỏt sinh Cú và Số dư cuối thỏng của từng tài khoản trờn Sổ Nhật ký – Sổ cỏi.
Số liệu trờn Nhật ký – Sổ cỏi và trờn “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khúa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đỳng sẽ được sử dụng để lập Bỏo cỏo tài chớnh.