Quy trình tín dụng căn bản là bảng tổng hợp mô tả các bước đi từ khi tiếp nhận nhu cầu vay vốn của khách hàng cho đến khi Ngân hàng ra quyết định cho vay, giải ngân và thanh lý hợp đồng tín dụng. Mô tả quy trình tín dụng căn bản có thể tóm tắt như sau:
* Bước 1: Lập hồ sơđề nghị cấp tín dụng.
Là khâu đầu tiên của quy trình tín dụng, được thực hiện sau khi cán bộ tín dụng tiếp xúc với khách hàng lần đầu tiên. Nó là khâu quan trọng vì thông tin thu thập được sẽ làm cơ sở để thực hiện các khâu sau. Thông tin cần thu thập bao gồm: năng lực pháp lý và năng lực hành vi của khách hàng, khả năng sử
dụng vốn vay và khả năng hoàn trả vốn vay của khách hàng cũng như khả năng
đảm bảo tín dụng.
Để thu thập được những thông tin trên, khách hàng nộp các loại giấy tờ
sau: Giấy đề nghị vay vốn, giấy tờ chứng minh tư cách pháp nhân, phương án sản xuất kinh doanh, kế hoạch trả nợ, phương án đầu tư, báo cáo tài chính của thời kỳ gần nhất, các giấy tờ liên quan đến tài sản thế chấp (cầm cố hoặc bảo lãnh nợ vay), các giấy tờ liên quan khác.
* Bước 02: Phân tích tín dụng.
Là bước phân tích khả năng hiện tại và khả năng tiềm tàng của khách hàng về sử dụng vốn tín dụng, khả năng hoàn trả vốn vay và thu hồi vốn vay kể
ngân hàng, kiểm soát và dự kiến những biện pháp phòng ngừa và hạn chế thiệt hại có thể xảy ra. Ngoài ra, còn quan tâm đến việc kiểm tra tính chân thực của hồ
sơ vay vốn, nhận xét về thái độ trả nợ của khách hàng từđó làm cơ sở để quyết
định cho vay.
* Bước 03: Quyết định và ký hợp đồng tín dụng.
Quyết định tín dụng là quyết định cho vay hay từ chối cho vay đối với một hồ sơ vay vốn của khách hàng. Đây là khâu quan trọng trong quy trình tín dụng vì nó ảnh hưởng đến các giai đoạn sau, đến uy tín và hiệu quả hoạt động của ngân hàng. Là khâu khó xử lý và dễ sai phạm nhất. Có hai loại sai lầm cơ
bản đó là:
- Quyết định cho vay đối với một khách hàng không tốt. - Từ chối cho vay đối với một khách hàng tốt.
Sai lầm thứ nhất là dễ dẫn đến thiệt hại về tài chính do nợ xấu hoặc nợ
không thể thu hồi được. Sai lầm thứ hai dễ dẫn đến mất uy tín và cơ hội cho vay
đối với một khách hàng tốt.
Để hạn chế những sai lầm này, ngân hàng thường: Thu thập và xử lý thông tin một cách đầy đủ, chính xác làm cơ sở ra quyết định, trao quyền quyết
định cho một hội đồng tín dụng hoặc những người có năng lực phân tích và phán quyết.
Sau khi ra quyết định tín dụng, nếu chấp thuận cho khách hàng vay vốn, cán bộ tín dụng sẽ hướng dẫn khách hàng ký hợp đồng tín dụng và làm tiếp các bước sau. Nếu từ chối cho vay, ngân hàng sẽ có văn bản trả lời và giải thích rõ lý do cho khách hàng biết.
* Bước 04: Giải ngân.
Sau khi hợp đồng tín dụng được ký kết, giải ngân (phát tiền vay) sẽ là khâu tiếp theo sau đó. Đây khâu quan trọng vì nó có thể góp phần phát hiện chấn chỉnh và ngăn chặn kịp thời sai sót ở các khâu trước. Nguyên tắc chính là luôn gắn liền vận động tiền tệ với vận động hàng hoá hoặc dịch vụđối ứng nhằm đảm bảo khả năng thu hồi nợ sau này. Tuy vậy, giải ngân luôn phải tuân thủ nguyên tắc đảm bảo thuận lợi tránh gây phiền hà và khó khăn cho khách hàng.
* Bước 05: Giám sát tín dụng:
Là khâu khá quan trọng nhằm bảo đảm cho tiền vay được sử dụng đúng mục đích đã cam kết trong hợp đồng tín dụng nhằm phát hiện và chấn chỉnh kịp thời những sai phạm có thể gây ảnh hưởng đến công tác thu hồi nợ sau này.
Các phương pháp giám sát bao gồm: Giám sát các hoạt động tài khoản của khách hàng tại ngân hàng, phân tích các báo cáo tài chính theo định kỳ, giám sát thông qua việc trả lãi cho món vay của khách hàng, thường xuyên viếng thăm và kiểm soát địa điểm hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc nơi cư ngụ của khách hàng, kiểm tra hình thức bảo đảm tiền vay của khách hàng, giám sát hoạt động khách hàng thông qua mối quan hệ với khách hàng khác, giám sát thông qua những thông tin thu thập khác của khách hàng.
* Bước 06: Thanh lý hợp đồng tín dụng.
Đây là khâu kết thúc của qui trình tín dụng. Gồm các việc cần xử lý: - Thu nợ theo đúng điều khoản đã cam kết và thoả thuận theo các hình thức: Thu nợ gốc và lãi một lần khi đáo hạn, thu nợ gốc một lần khi đáo hạn và thu lãi định kỳ, thu nợ gốc và lãi theo nhiều kỳ hạn. Nếu khách hàng không có khả năng trả nợ thì ngân hàng cho gia hạn nợ hoặc chuyển sang nợ quá hạn.
- Tái xét hợp đồng tín dụng- là phân tích tín dụng trong điều kiện khoản tín dụng đã được cấp nhằm đánh giá chất lượng, phát hiện rủi ro và xử lý kịp thời.
- Thanh lý hợp đồng- Nếu đến hạn của hợp đồng tín dụng và khách hàng
đã hoàn tất các nghĩa vụ trả nợ cả gốc và lãi thì ngân hàng và khách hàng làm thủ tục thanh lý hợp đồng tín dụng, giải chấp tài sản và lưu trữ hồ sơ vay vốn.
Toàn bộ các khâu của quy trình tín dụng có thể mô tả bằng sơ đồ sau (sơ đồ 1):
Thu thập thông tin qua phỏng vấn, trao đổi, viếng thăm Cập nhật thông tin thị trường, chính sách, khung pháp lý. Giải ngân:
Chuyển tiền vào tài khoản của khách hàng, trả cho nhà cung cấp. Chấp thuận Giám sát tín dụng Hợp đồng tín dụng: Đàm phán, kỳ kết hợp đồng tín dụng, ký kết hợp đồng phụ khác. Tổ chức phân tích và thẩm định: Pháp lý, đảm bảo nợ vay. Tổ chức giám sát:
Nhân viên kế toán, nhân viên tín dụng, thanh tra, kiểm soát viên. Quyết định tín dụng: Hội đồng phán quyết, cá nhân phán quyết Vi phạm hợp đồng Kết quả ghi nhận: Biên bản, tờ trình, Giấy tờ vềđảm bảo nợ Lập hồ sơ: Giấy đề nghị vay vốn, Hồ sơ pháp lý, Phương án Nhân viên tín dụng: Tiếp xúc, hướng dẫn và phỏng vấn khách hàng Khách hàng : cung cấp tài liệu và thông tin Từ chối Giấy báo lý do Thu cả nợ gốc và lãi. Không đủ, Không đúng hạn. Thanh lý hợp đồng tín dụng bắt buộc Đầy đủ và đúng hạn. Biện pháp: Cảnh báo, tăng cường kiểm soát, ngừng giải ngân, tái xét tín dụng Xử lý: Toá án, cơ quan thẩm quyền Thanh lý hợp đồng tín dụng mặc nhiên Không đủ, không đúng hạn. Sơđồ 1. Mô tả quy trình tín dụng