b) Nhược điểm
3.1.2Xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị
* Việc xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị tại công ty phải đảm bảo một số các yêu cầu sau:
- Hữu ích: báo cáo kế toán quản trị phải mang lại được lợi ích thiết thực giúp cho các nhà quản trị có thể ra được những quyết định cụ thể chứ không chỉ đơn thuân cho thấy các mặt hoạt động của công ty.
- Cập nhật: thông tin trên các báo cáo kế toán quản trị phải được cập nhật một cách thường xuyên và liên tục nhằm phản ánh mọi biến động đáp ứng được yêu cầu quản lý.
- Đầy đủ: báo cáo kế toán quản trị cần phải cung cấp được đầy đủ các thông tin cần thiết cho các nhà quản trị công ty phù hợp với các cấp quản lý không dư thừa đồng thời cũng không thể thiếu thông tin.
- Chính xác và tin cậy: các thông tin được cung cấp trên các báo cáo kế toán quản trị cần phải hướng đến độ chính xác, có cơ sở tin cậy cao.
- Dễ hiểu và minh bạch: các thông tin cung cấp phải được truyền đạt sao cho dễđọc và có thể hiểu được một cách dễ dàng nhanh chóng, thông tin phải được truyền đạt minh bạch.
- Có thể so sánh và phân tích được: thông tin trên các báo cáo kế toán quản trị phải đảm bảo tính đồng nhất trong tính toán.Trên cơ sở đó các báo cáo này có thể sự dụng được để phân tích các nội dung cần thiết cho yêu cầu quản lý.
- Hài hoà giữa lợi ích và chi phí: báo cáo kế toán quản trị phải mang lại lợi ích và hiệu quả cao với chi phí bỏ ra hợp lý.
* Xây dựng các trung tâm trách nhiệm nhằm gắn trách nhiệm cụ thể với các nhà quản lý trong công ty
Các trung tâm trách nhiệm được xây dựng sẽ giúp cho việc đánh giá trách nhiệm quản lý của các nhà quản trị có thểđược thực hiện một cách khá dễ dàng nhằm hướng các bộ phận và cá nhân đến mục tiêu chung của công ty.
* Xây dựng hệ thống báo cáo trách nhiệm:
Báo cáo trách nhiệm là công cụđể đánh giá trách nhiệm quản lý. Tương ứng với các trung tâm trách nhiệm đã được xây dựng, Công ty sẽ có hệ thống các báo cáo trách nhiệm như sau:
- Báo cáo trách nhiệm của trung tâm đầu tư.
- Báo cáo trách nhiệm của các trung tâm chi phí.
Các báo cáo trên sẽ phản ánh kết quả hoạt động của từng trung tâm trách nhiệm theo dự toán và theo thực tế thực hiện, bên cạnh đó chúng cũng chỉ ra được các chênh lệch giữa kết quả thực tế so với dự toán theo từng chỉ tiêu được thể hiện trong các báo cáo phù hợp với từng trung tâm trách nhiệm.Các báo cáo này phải trình bày riêng biệt các khoản doanh thu và chi phí.Các khoản chi phí của từng trung tâm trách nhiệm phải được trình bày tách biệt một cách rõ ràng giữa chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được.
Để đảm bảo các báo cáo này được lập một cách có hiệu quả thì chúng phải có đầy đủ các đặc trưng của một báo cáo trách nhiệm là:
- Phải thể hiện được trách nhiệm cá nhân.
- Kết quả thực tế thực hiện phải được so sánh với dự toán đã được lập. - Những thông tin quan trọng phải được thể hiện một cách nổi bật. - Báo cáo phải đảm bảo được tính kịp thời.
* Công ty phải xây dựng cho được dự toán ngân sách và phải xem nó là một tấm bản đồ tài chính giúp cho công ty luôn đi đúng đường để đến được nơi cần đến.
- Theo Tạp chí CFO khi khảo sát năm 2005 cho thấy 67% nhân viên tin tưởng rằng giá trị mà dự toán ngân sách mang lại cao hơn chi phí bỏ ra và các công ty hoạt động tốt hơn khi trưởng các bộ phận tự nguyện tham gia vào việc lập dự toán ngân sách.Tỷ lệ này cao hơn so với cuộc khảo sát năm 1998 (chỉ có 46%).Để dự toán ngân sách thật sự là một công cụ quản lý có hiệu quả, công ty cần phải xây dựng được một quy trình cụ thểđể công ty có thể thực hiện một cách dễ dàng.
- Việc lập dự toán ngân sách phải do toàn bộ các phòng ban, bộ phận trong công ty tham gia vào việc lập ngân sách do Giám đốc công ty trực tiếp chỉđạo.
- Công ty phải xây dựng quy trình cụ thể cho quá trình lập dự toán ngân sách cho công ty.
- Là một công ty thương mại nên doanh thu chính là nhân tố quyết định do đó ngân sách bán hàng là ngân sách quyết định trong công ty.Từđó làm cơ sở cho việc lập các dự toán ngân sách khác.
- Việc phê duyệt ngân sách phải do cấp cao nhất trong công ty là Giám đốc phê duyệt để đảm bảo rằng ngân sách được lập ra phù hợp với chính sách kinh doanh chung của công ty.Dự toán ngân sách có thể không được phê duyệt ngay mà cần phải được chỉnh sửa.Quá trình chỉnh sửa được tiến hành trong quá trình tổng hợp ngân sách cho đến khi đạt được ngân sách phù hợp.
- Do mới làm quen với việc lập dự toán ngân sách nên thời gian đầu ngân sách công ty sẽ được lập theo cách truyền thống nghĩa là ngân sách cốđịnh .Khi ngân sách đã thật sự trở thành một công cụ quản lý thật sự thì sẽ dần dần chuyển sang lập ngân sách gối đầu để có thể phát huy hơn nữa tính hiệu quả của nó cũng như tăng cường tính linh hoạt của công ty trong tình hình kinh tế thay đổi và phát triển liên tục.