• Công tác tuyển chọn và đào tạo nhân viên bán hàng
Lực lượng bán hàng của công ty gồm có bộ phận bán hàng bên trong (thuộc phòng kinh doanh) và bộ phận bán hàng bên ngoài (thuộc cửa hàng).
Lực lượng bán hàng bên trong là những người làm việc tại công ty có nhiệm vụ xúc tiến hoạt động bán hàng như nhận đơn hàng, theo dõi dự trữ và làm công tác marketing. Hiện nay, thị trường của công ty được chia làm 3 vùng do 4 người phụ trách 1 người phụ trách miền Trung, 2 người phụ trách Hà Nội, 1 người phụ trách miền Nam. Lực lượng này được tuyển chọn rất kỹ càng và dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau, nhưng chủ yếu vẫn là tiêu chí về trình độ, khả năng hiểu biết khách hàng, hiểu biết về sản phẩm và đối thủ cạnh tranh, năng động nhiệt tình trong công việc.
Lực lượng bán hàng bên ngoài: là lực lượng bán hàng ở các cửa hàng và các chi nhánh. Đây là lực lượng làm việc trực tiếp với khách hàng cuối cùng họ có nhiệm vụ: giới thiệu sản phẩm của doanh nghiệp, giải đáp những khiếu nại thắc mắc của khách hàng về sản phẩm, lực lượng này được tuyển chọn dựa trên những tiêu chí như: trình độ hiểu biết về khách hàng, ngoại ngữ giao tiếp tin hoc, có diện mạo dễ gần tác phong nhanh nhẹn lịch sự nhã nhạn, có sự nhạy cảm với tình hình, có trí nhớ tốt, ngoài ra còn phải nhiệt tình hăng say với công việc, thực thà, tự giỏc…
Lực lượng bán hàng của công ty được tuyển chọn qua phòng nhân sự thông qua thi tuyển và phỏng vấn. Người được tuyển thử việc trong vòng 3 tháng nếu làm được sẽ tuyển chính thức nếu không sẽ bị thải loại. Tính đến cuối năm 2011 tổng số nhân viên bán hàng của công ty là 41 người.
*Nội dung và hình thức đào tạo nhân viên bán hàng là:
Những nhân viên mới được tuyển chọn vào công ty, ban đầu sẽ được ký kết hợp đồng thử việc, thời gian là ba tháng. Sau thời gian thử việc dựa vào kết quả công việc của người lao động (doanh số bán hàng thường là chỉ tiêu dùng để đánh giá năng lực của nhân viên bán hàng) và những quan sát, theo dõi của bộ phận quản trị về nhân viên bán hàng đó: như thái độ, khả năng giao tiếp bán hàng, khả năng thương thuyết trong các thương vụ…Sau thời gian thử việc giám đốc sẽ ký hợp đồng và chính thức trở thành nhân viên của công ty.
Hình thức đào tạo nhân viên bán hàng mới chủ yếu là tự học, tự tìm hiểu. Nhân viên mới sẽ được phòng tổ chức cung cấp những tài liệu có liên quan đến công việc của nhân viên đó như: đặc điểm chung về sản phẩm, thị trường kinh doanh của công ty, phương thức kinh doanh, lịch sử hình thành và phát triển của công ty, một số sách báo tạp chí có bài viết về công ty…Nhằm trang bị cho nhân viên mới những hiểu biết cơ bản về phương hướng công việc và những kiến thức marketing căn bản. Sau đó nếu cỏc phũng phân bổ vào vị trí nào thì sẽ tiến hành trực tiếp đào tạo hướng dẫn thêm. Thường thì nhân viên mới được tập sự
bằng cách bắt tay ngay vào công việc, nhưng cùng với sự kèm cặp hướng dẫn của nhân viên cũ để thực hiện các nghiệp vụ bán hàng.
Đối với những cán bộ cũ của công ty: công ty rất khuyến khích cán bộ tự nguyện đi học tập, nâng cao chuyên môn nghiệp vụ. Vì vậy với lao động xin đi học nâng cao trình độ, công ty tạo điều kiện khuyến khích, động viên như: cho phép nghỉ làm nhưng vẫn được hưởng lương cơ bản, hỗ trợ một phần học phí và chi phí học tập. Ngoài ra còn tuỳ thuộc vào tình hình kinh doanh của công ty mà công ty có nhu cầu nâng cao trình độ chuyên môn cho lực lượng bán hàng của mình. Trong trường hợp này công ty sẽ cử nhân viên của mình tham gia vào cỏc khoỏ học, lớp học về mảng chuyên môn này. Công ty sẽ chu cấp toàn bộ học phí học tập và có khoản phụ cấp bù đắp năng suất lao động cho người đó.
• Công tác tuyển chọn và quản lý hoạt động của các đại lý
Đại lý là trung gian chủ yếu của công ty. Vì vậy việc lựa chọn được thực hiện rất kỹ càng. Tuy nhiên do thế lực của công ty còn yếu cho nên đôi khi công ty không thể lựa chọn được các đại lý mong muốn. Thông thường các đại lý của công ty được tuyển chọn dựa trên các tiêu chí sau:
- Phải có tư cách pháp lý đầy đủ.
- Có khả năng tài chính ở mức độ nhất định để chi trả cho mỗi lần nhập hàng - Có khả năng hoạt động thương mại tức là đã hoặc đang bán mặt hàng của công ty, có khả năng bao phủ một phần thị trường lớn.
- Có danh tiếng và uy tín bán hàng
Đại đa số các đại lý mà công ty đang sử dụng là đại lý bán buôn ăn hoa hồng tức là đồng thời với việc bán hàng cho công ty họ bán hàng cho nhiều công ty khác nữa. Điều này ảnh hưởng rất lớn tới việc bao phủ và mở rộng thị trường của công ty mà nhất là hiện nay công ty có năng lực cạnh tranh là không cao. Thường thì công ty tạo ra nhiều động cơ để lôi cuốn các đại lý như tỷ lệ chiết khấu cao hơn, giúp đỡ trong quản lý đảm bảo cung cấp đủ hàng khi khan hiếm. Ngoài ra công ty cũn cú những biện pháp khuyến khích hết sức hấp dẫn.
Công ty có địa bàn hoạt động rộng khắp 3 miền Bắc, Trung, Nam với khoảng 105 đại lý và rất nhiều hệ thống bán lẻ. Như vậy việc quản lý các thành viên kênh của Công ty là việc làm hoàn toàn không đơn giản. Việc quản lý các đại lý của công ty được giao cho mỗi người phụ trách các khu vực thị trường. Họ hoạt động theo vùng địa bàn của mình phải có trách nhiệm quản lý các đại lý hiện tại và phát triển những đại lý khi thị trường mở rộng. Có trách nhiệm trong việc tiếp nhận các thông tin từ các trung gian phối hợp với công ty trong việc quản lý các đại lý. Thu thập các thông tin từ thị trường, đối thủ cạnh tranh đồng thời họ phải có trách nhiệm trong việc nhận đơn hàng, giao hàng cho đại lý khi có yêu cầu.
Quá trình quản lý các đại lý hoàn toàn không đơn giản vì đại lý hoạt động trên khu vực thị trường rộng. Họ không chỉ bỏn riờng sản phẩm của công ty mà cũn bỏn sản phẩm của rất nhiều đối thủ cạnh tranh.
Với hệ thống đại lý của công ty rộng khắp cả nước nên không tránh khỏi khó khăn trong công tác quản lý các đại lý, bởi các yếu tố sau:
+ Các đại lý thường lười bán sản phẩm mới của công ty khi đối thủ cạnh tranh có những chính sách hấp dẫn hơn cho các đại lý
+ Chậm trễ trong thanh toán
+ Đối với các đại lý ở vùng xa do điều kiện đi lại không thuận tiện nên việc các nhân viên thị trường khi xuống địa bàn kiểm tra thì quá trình hoạt động có một vài đại lý hoạt động kém hiệu quả chỉ đạt 25-35% kế hoạch doanh thu được giao. Hơn nữa họ thường bán tăng giá vượt quá % quy định của công ty. Một số đại lý còn lấn áp sang vùng của các đại lý khác bằng hình thức giảm giá trái với qui định cho phép của công ty. Xột trờn mọi điều kiện cả khách quan lẫn chủ quan công ty thấy rằng nếu cứ duy trì kênh phân phối với các đại lý đú thỡ hoạt động của kờnh trờn khu vực Nghệ An sẽ không hiệu quả. Điều đó đòi hỏi phải tăng kênh phân phối thay thế phù hợp.
Bằng cách loại bỏ những đại lý hoạt động kém hiệu quả nhưng khả năng bao phủ thị trường vẫn không được thay đổi hay công ty phải tìm được một đại lý khác đại diện cho công ty trên địa bàn này. Tuy nhiên không phải cứ tăng nhiều đại lý trẻ trên một địa bàn là tốt như thế sẽ gây tình trạng lấn sân giữa các đại lý.
• Chế độ thù lao và biện pháp tạo động lực cho nhân viên bán hàng
* Đối với nhân viên bán hàng của công ty
Trong cơ chế thị trường thì dù là lao động trong doanh nghiệp nhà nước hay doanh nghiệp tư nhân thì việc thuê mướn và sử dụng lao động đều thể hiện trên cơ sở hợp đồng ký kết giữa người sử dụng lao động và người lao động.
+ Thù lao vật chất: - Tiền lương
Công ty áp dụng tiền lương khoán đối với nhân viên bán hàng: đầu kỳ công ty giao định mức bán hàng cho các phòng nghiệp vụ kinh doanh từ đó xây dựng quỹ lương cho từng phũng. Cỏc phũng dựa vào hiệu quả công việc của từng nhân viên để chia lương cho từng nhân viên dựa trên quỹ lương được giao. Nếu vượt định mức phòng kinh doanh sẽ bỏo lờn cấp trên để bổ xung lương và thưởng cho nhân viên. Cách trả lương trong công ty đã khuyến khích tinh thần đoàn kết các nhân viên phòng kinh doanh để hoàn thành công việc được giao,
đồng thời nó cũng khích lệ nỗ lực cá nhân từng nhân viên bán hàng cố gắng đạt được hiệu quả bán hàng cao nhất đồng nghĩa sẽ có mức lương cao
- Tiền thưởng
Tiền thưởng là một bộ phận thù lao bổ sung thêm cho tiền lương. Về nguyên tắc, tiền thưởng bị giới hạn bởi quy mô của nó khá nhỏ so với quy mô tiền lương. Tiền thưởng của nhân viên bán hàng được dựa vào năng suất lao động (mức doanh số bán của từng nhân viên). Công ty thực hiện xác định và phân bố tiền lương theo từng quý. Cuối mỗi quý dựa vào doanh số bán của từng nhân viên bán hàng, các đơn vị gửi lên và định mức giao đầu quý để xác định mức thưởng cho từng nhân viên. Nhìn chung hình thức tiền thưởng của công ty đã khuyến khích nhân viên bán hàng tích cực trong công việc bán hàng của mỡnh luụn cố gắng hoàn thành và vượt mức kế hoạch được giao. Bên cạnh hình thức thưởng, để đảm bảo chỉ tiêu công ty cũng đưa ra hình thức phạt đối với những nhân viên bán hàng không đạt chỉ tiêu kế hoạch, công ty phạt bằng cách cắt trừ trực tiếp vào thu nhập của nhân viên, gắn liền với lợi ích vật chất để nhân viên bán hàng có thái độ và trách nhiệm cao hơn với chỉ tiêu được giao.
- Các khoản phụ cấp:
Phụ cấp là khoản tiền trả công lao động ngoài tiền lương cơ bản, bổ sung cho lương cơ bản, nó bù đắp thêm cho người lao động khi họ phải làm việc trong điều kiện không ổn định và không thuận lợi mà những thiệt hại đó chưa được tính vào lương cơ bản như: phụ cấp nghỉ phép, đi lại, phụ cấp nguy hiểm, phụ cấp đắt đỏ, trách nhiệm…
- Phúc lợi:
Nhân viên bán hàng của công ty bao gồm những lao động theo thời vụ và nhân viên hợp đồng đều được hưởng đầy đủ các khoản phúc lợi theo quy chế của nhà nước. Điều này thể hiện sự quan tâm của công ty tới đời sống của nhân viên bán hàng, kích thích nhân viên bán hàng gắn bó trung thành với công ty. Cụ thể công ty thực hiện đầy đủ các khoản phúc lợi sau: Tiền BHYT, BHXH, tiền nghỉ ngày lễ tết, tiền nghỉ trong thời gian thai sản, trợ cấp ốm đau, quà tặng trong ngày 8/3, ngày20/10 cho nhân viên bán hàng nữ, quà sinh nhật.
Trong vài năm gần đây, thu nhập của nhân viên bán hàng của công ty luôn ở mức khá cao so với mặt bằng chung của các công ty khác, thu nhập năm sau tăng hơn so với năm trước.
Bảng 2.11 : Lương và thu nhập bình quân của nhân viên bán hàng Đơn vị : Nghìn đồng Chỉ tiêu 2007 2008 2009 2010 2011 Lương NVBH 1.500 1.700 2.000 2.200 2.500 TNBQ 1.630 1.880 2.250 2.620 3.150
Nguồn : Phòng kế toán tài chính NVBH: nhân viên bán hàng (nghìn đồng)
TNBQ: thu nhập bình quân (nghìn đồng/người bán hàng) + Đãi ngộ phi vật chất:
Ngoài các khoản thù lao vật chất, Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ tổng hợp Trang Huy còn áp dụng các đãi ngộ phi vật chất đối với đội ngũ nhân viên bán hàng nhằm tạo động lực tinh thần cho nhân viên bán hàng thông qua các hoạt động của tổ chức công đoàn. Hàng quý công ty có thực hiện việc xét khen thưởng bình bầu chiến sỹ thi đua, tuyên dương những nhân viên bán hàng đạt doanh số cao trong quý, căn cứ vào hiệu quả công việc của từng nhân viên bán hàng để chuyển hợp đồng ngắn hạn lên hợp đồng dài hạn.
Tuy nhiên các công cụ khuyến khích chưa thực sự khích lệ tinh thần đối với nhân viên bán hàng cơ hội thăng tiến của nhân viên bán hàng là khá nhỏ. Điều kiện làm việc cũng chưa thực sự tốt do cơ sở vận chuyển và phương tiện phục vụ công tác bảo hành của công ty còn nhiều hạn chế. Vì vậy trong thời gian tới công ty cần quan tâm hơn nữa tới các thù lao lao động về mặt tinh thần để nhân viên bán hàng có thể có một môi trường làm việc tốt, có hứng thú trong công việc, từ đó sẽ góp phần làm tăng năng suất lao động, tăng hiệu quả kinh doanh cho công ty.
* Đối với các đại lý - Về chế độ lương:
Chế độ chiết khấu của công ty vẫn là 4% doanh thu nếu đại lý nào thanh toán nhanh sẽ được hưởng thêm 0,9% doanh thu. Thông thường việc thanh toán được thực hiện qua ngân hàng, toàn bộ chi phí chuyển tiền do công ty trả.
- Về chế độ thưởng công ty chia làm ba hình thức thưởng: theo tháng theo quý và theo năm:
+ Theo tháng: hàng năm công ty khoán mức tiêu thụ cho từng đại lý (mức khoán này khác biệt theo vùng và khả năng tiêu thụ từng đại lý). Nếu đại lý nào
tiêu thụ đạt trên 80% doanh thu khoỏn thỡ được thưởng 0,8% doanh thu. Nếu đạt 100% thì được thưởng 1,5% doanh thu và nếu vượt thì thưởng 1,3% doanh thu vượt.
+ Theo quý: nếu đại lý nào đạt doanh thu khoán cả 3 thỏng thỡ đạt thưởng 0,5% doanh thu còn nếu đạt trên 80% thì được thưởng 0,4%.
+ Thưởng năm: được áp dụng cho 10 đại lý có doanh thu cao nhất. Các mức thưởng lần lượt từ cao xuống thấp
Ngoài ra công ty còn thưởng 1 triệu cho đại lý được thưởng cả 4 quý Ngoài những biện pháp khuyến khích trên công ty còn sử dụng các biện pháp hỗ trợ như: hỗ trợ vận chuyển, hỗ trợ tiếp thị…Hiện nay công ty có đội xe gồm: 2 chiếc xe chuyên trở đi xa, 1 xe 12 chỗ chở hàng đi trong thành phố và một xe tải nhỏ chuyên trở bánh trước. Thông thường các đại lý có phương tiện vận chuyển riêng với những lần lấy hàng khối lượng lớn họ thường đến công ty nhận hàng. Nhưng với những đơn đặt hàng nhỏ mà quãng đường vận chuyển xa thì công ty sẽ hỗ trợ vận chuyển. Cước phí vận chuyển luụn tớnh cố định trên mỗi đơn vị thùng hàng.
• Đánh giá các đại diện bán hàng
Lực lượng bán hàng là bộ mặt đại diện của công ty tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. Những nhà quản trị của Công ty Thương mại và dịch vụ tổng hợp Trang Huy sẽ truyền đạt cho đại diện bán hàng những nhiệm vụ mà họ cần thực hiện và động viên họ thực hiện tốt công việc đó bằng những chế độ lương thưởng. Nhưng đồng thời nhà quản trị lực lượng bán hàng cũng sẽ nhận lại thông tin phản hồi để đánh giá kết quả thực hiện của đại diện bán hàng bằng cách: các nhà quản trị yêu cầu nhân viên thị trường của mình nộp kế hoạch công tác trong triển khai hoạt động ở vùng thị trường, những địa điểm mà họ sắp mở đại lý, hay điểm dừng chân của họ. Sau đó nhà quản trị có thể kiểm tra bất ngờ hoặc so sánh kết quả đạt được với kế hoạch. Tiếp đó tiến hành so sánh kết quả