- Để kiểm sốt và bảo đảm an tồn lao động, phòng chống cháy nổ phả
4.2. Một số giải pháp hoàn thiện quản lý dự án tại Cục CNTT và TKHQ 1 Giải pháp về mặt tổ chức
4.2.1. Giải pháp về mặt tổ chức
a. Giải pháp về tổ chức bộ máy quản lý:
Để đảm bảo cho một dự án thành cơng thì yếu tố quan trọng là sự quyết tâm, cam kết thực hiện và chỉ đạo sát sao của lãnh đạo đơn vị. Các cấp lãnh đạo luôn phải quan tâm đến từng giai đoạn thực hiện dự án, bên cạnh đó đóng vai trị chỉ đạo bao gồm những cơng việc: phê duyệt Đề cƣơng và dự toán chi tiết, duyệt kế hoạch và kinh phí triển khai, đƣa ra yêu cầu, tổ chức thực hiện, giám sát thực hiện và nghiệm thu kết quả thực hiện. Bên cạnh đó trong quá
trình triển khai thực hiện dự án, vai trò của cán bộ tham gia vận hành hệ thống, hỗ trợ sử dụng là vô cùng quan trọng.
Trong việc tổ chức triển khai diện rộng hệ thống cần có sự phân cơng rõ ràng trách nhiệm của các đơn vị tham gia dự án và có sự phối hợp tốt trong q trình thực hiện. Theo đó, tất cả các bên tham gia dự án, bao gồm các đơn vị thực hiện trong ngành và các đối tác, đều hiểu rõ phạm vi, mục tiêu và hƣớng tiếp cận của dự án. Cần có sự tham gia của các cán bộ nghiệp vụ có liên quan ở hầu hết các khâu, đặc biệt là trong giai đoạn vận hành để hƣớng dẫn nghiệp vụ trên hệ thống. Xác định những khó khăn có thể gặp phải và đề ra phƣơng pháp giải quyết những khó khăn đó. Cán bộ hỗ trợ đảm bảo hệ thống, cán bộ mạng và truyền thông. Nắm vững cơ sở dữ liệu, mạng, truyền thông, internet ... và các kiến thức về quản lý dự án để có thể đảm nhiệm đƣợc những nhiệm vụ quan trọng trong quá trình triển khai hệ thống. Việc tổ chức xem xét, đánh giá thực hiện cần tổ chức xem xét đánh giá kết quả từng giai đoạn, tiến hành cập nhật kế hoạch đề án để đảm bảo dự án đƣợc định hƣớng đúng tới các mục tiêu đặt ra. Trong giai đoạn tới (2016 – 2020) cần tập trung nguồn nhân lực thực hiện đảm bảo vận hành hệ thống thông quan tự động VNACCS/VCIS do phía hải quan Nhật Bản chuyển giao, đồng thời nâng cấp các hệ thống thông tin liên quan đảm bảo đáp ứng yêu cầu quản lý Hải quan.
b. Giải pháp về thực hiện quản lý dự án:
Quản lý tiến độ thực hiện dự án: Cần chú trọng đến việc quản lý dự án, các quy trình quản lý dự án. Thực hiện quản lý dự án từ các khâu lập kế hoạch dự án, theo dõi triển khai kế hoạch, các biện pháp khắc phục khi có sự cố ảnh hƣởng đến dự án. Cần xây dựng và ban hành áp dụng các chính sách hoặc quy định cần thiết để đảm bảo việc chia sẻ thông tin, bảo vệ, vận hành và khai thác hệ thống thông tin, làm việc nhóm trên mạng, trách nhiệm cung cấp thông tin cho các đối tƣợng sử dụng,....
Cần có sự tham gia phối hợp chặt chẽ với các bên liên quan: Mức độ sẵn sàng cung cấp thơng tin của các đơn vị có nguồn dữ liệu đóng vai trị quan trọng trong việc triển khai thành công dự án.
Trong quá trình triển khai hệ thống cần có cơ chế để tiếp nhận các thơng tin góp ý, phản hồi từ nhóm ngƣời sử dụng này để điều chỉnh, hoàn thiện, đảm bảo hệ thống đáp ứng tốt nhất cho ngƣời sử dụng. Cần triển khai đồng bộ giữa các yếu tố phần cứng, phần mềm, nghiệp vụ và kỹ thuật. Cần có sự tổ chức xem xét, đánh giá triển khai từng giai đoạn để đảm bảo kế hoạch phát triển CNTT đƣợc triển khai thực hiện đúng đắn theo đúng định hƣớng và mục tiêu đã đặt ra. Trong công tác triển khai dự án công nghệ thống tin giai đoạn 2016 – 2020 các giải pháp triển khai kế hoạch phát triển và triển khai ứng dụng công nghệ thông tin ngành hải quan cần chú trọng: kết hợp chặt chẽ việc triển khai Kế hoạch phát triển và triển khai ứng dụng công nghệ thông tin ngành hải quan giai đoạn 2016 – 2020 với Chiến lƣợc phát triển Hải quan đến năm 2020 đƣợc Thủ tƣớng Chính phủ phê duyệt; kết hợp quản lý nhà nƣớc về công nghệ thông tin trong ngành Hải quan với việc phát triển hệ thống cung cấp các dịch vụ về công nghệ thông tin của ngành Hải quan (các dịch vụ trực tuyến); tích cực nghiên cứu tiếp thu kinh nghiệm từ Hải quan các nƣớc tiên tiến.
c. Giải pháp lựa chọn đối tác:
Để đảm bảo việc nâng cấp, xây dựng phần mềm. Phần mềm chạy tốt sau khi triển khai cũng nhƣ việc bảo trì hệ thống đƣợc thuận lợi, nên lựa chọn đối tác đã tham gia phát triển khai hệ thống có năng lực kinh nghiệm trong việc triển khai các dự án liên quan đến lĩnh vực tài chính, ngân hàng và hải quan.