- Để kiểm soát và bảo đảm an toàn lao động, phòng chống cháy nổ phả
1.2.3. Kinh nghiệm quản lý các dự án CNTT
a. Trên thế giới:
Từ đầu thập niên 70, các công ty nhanh chóng nhận ra việc sử dụng lập trình phần mềm dễ hơn so với phần cứng vì vậy ngành công nghiệp sản xuất phần mềm nhanh chóng phát triển trong giai đoạn từ thập niên 1970 đến thập niên 1980. Để quản lý các nỗ lực phát triển mới, các công ty ứng dụng các phƣơng thức quản lý phần mềm, nhƣng quá trình thử nghiệm bị chậm theo thực thi, đặc biệt là sự mẫu thuẫn xảy ra trong "vùng xám" giữa các đặc tả ngƣời dùng và phần mềm đƣợc chuyển giao. Để tránh các vấn đề trên, các phƣơng thức quản lý dự án phần mềm tập trung vào các yêu cầu ngƣời dùng trong các sản phẩm phần mềm theo mô hình nổi tiếng đó là mô hình thác nƣớc. Theo tổ chức IEEE, một số nguyên nhân dẫn đến sự thất bại trong việc quản lý dự án nhƣ sau:
- Dự án không có tính thực tế và không khớp
- Ƣớc tính không chính xác nguồn lực cần thiết cho dự án - Xác định yêu cầu hệ thống không đúng
- Không quản lý độ rủi ro
- Việc giao tiếp khách hàng, ngƣời sử dụng và ngƣời phát triển dự án không tốt
- Sử dụng công nghệ chƣa phát triển
- Không có khả năng xử lý độ phức tạp của dự án - Phát triển thực hành không có hệ thống
- Thiếu kinh nghiệm trong việc quản lý dự án - Các bên liên quan mang tính chính trị
b. Ở Việt Nam
Công tác ứng dụng CNTT trong các cơ quan hành chính nhà nƣớc nhằm phục vụ ngƣời dân và doanh nghiệp ngày càng đƣợc nâng cao hiệu quả, số lƣợng dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4 ngày càng tăng. Trong năm 2013, có 53 tỉnh cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 (tăng 4 tỉnh so với năm 2012) với 2.472 dịch vụ (tăng 863 dịch vụ so với năm 2012), có 6 tỉnh cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 (tăng 4 tỉnh so với năm 2012) với 56 dịch vụ (tăng 51 dịch vụ so với năm 2012). Cùng với sự tăng trƣởng về số lƣợng dịch vụ công trực tuyến, số hồ sơ đƣợc xử lý trực tuyến cũng tăng theo thời gian. Các cơ quan tiêu biểu có số lƣợng hồ sơ tiếp nhận và giải quyết qua dịch vụ công trực tuyến lớn là: Bộ Tài chính, Bộ Ngoại giao, Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ, tỉnh Thừa Thiên-Huế, Thành phố Đà Nẵng, Thành phố Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, tỉnh Thanh Hóa và tỉnh Bạc Liêu. Trong những năm qua, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nƣớc đã đƣợc quan tâm, chỉ đạo, đầu tƣ kết cấu hạ tầng công nghệ thông tin các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố đã bƣớc đầu thực hiện có hiệu quả và thu đƣợc những kết quả nhất định. Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan quản lý nhà nƣớc vẫn còn
nhiều hạn chế, chƣa khai thác, chƣa phát huy đƣợc tối đa tính năng, lợi ích, hiệu quả của việc sử dụng thiết bị công nghệ thông tin.
Tại doanh nghiệp, mô hình đầu tƣ CNTT trong doanh nghiệp đƣợc tổng hợp theo 4 giai đoạn:
- Đầu tƣ cơ sở về CNTT
- Tăng cƣờng ứng dụng điều hành, tác nghiệp
- Ứng dụng toàn diện nâng cao năng lực quản lý và sản xuất
- Đầu tƣ để biến đồi doanh nghiệp và tạo lợi thế cạnh tranh quốc tế Tại mỗi giai đoạn đều có những mục tiêu cụ thể và tuân theo các nguyên tắc cơ sở của đầu tƣ CNTT là:
- Đầu tƣ phải phù hợp với mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp; đầu tƣ phải đem lại hiệu quả;
- Đầu tƣ cho con ngƣời đủ để sử dụng và phát huy các đầu tƣ cho công nghệ.
Các giai đoạn đầu tƣ trên đây nhằm nhấn mạnh đầu tƣ cho CNTT trong doanh nghiệp phải phù hợp với sự phát triển và phục vụ cho chiến lƣợc kinh doanh của doanh nghiệp trong mỗi giai đoạn. Mô hình đầu tƣ CNTT là một căn cứ tốt khi quyết định đầu tƣ cũng nhƣ là một mô hình tham chiếu tốt khi trình bày các vấn đề liên quan. Tuy nhiên đó chƣa phải là mô hình duy nhất. Thêm nữa, tốc độ phát triển của doanh nghiệp và của công nghệ không phải khi nào cũng giống nhau, do vậy đôi khi có sự xen giữa các giai đoạn đầu tƣ CNTT với giai đoạn phát triển của doanh nghiệp. Có thể có doanh nghiệp hội tụ đƣợc các điều kiện để bỏ qua một giai đoạn nào đó, hoặc chọn đƣợc mô hình đầu tƣ khác với mô hình trên đây.
Thực tế tại một địa phƣơng trong nƣớc là Tỉnh Cao Bằng việc ứng dụng công nghệ thông tin luôn có bƣớc tiến chậm hơn so với mặt bằng chung cả nƣớc. Ngoài nguyên nhân chủ yếu Cao Bằng là một tỉnh có xuất phát điểm
thấp, điều kiện kinh tế - xã hội hội khó khăn, thì một nguyên nhân không nhỏ ảnh hƣởng đến việc ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin của tỉnh là từ nhân tố con ngƣời. Nguồn nhân lực về công nghệ thông tin trong các cơ quan nhà nƣớc còn thiếu và yếu. Các cấp, các ngành chƣa thực sự đánh giá đúng tầm quan trọng của ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động chỉ đạo, điều hành, một số cơ quan đơn vị còn mang tính hình thức, chƣa thực sự coi công nghệ thông tin là phƣơng tiện chủ lực để đi tắt đón đầu, rút ngắn khoảng cách phát triển so với khu vực và cả nƣớc, chƣa xem đầu tƣ cho công nghệ thông tin là đầu tƣ cho phát triển kinh tế - xã hội. Do vậy việc tổ chức thực hiện Chƣơng trình ứng dụng công nghệ thông tin chƣa có sự quan tâm đúng mức, còn cầm chừng, thiếu quyết liệt. Đầu tƣ kinh phí cho các Chƣơng trình, Dự án ứng dụng công nghệ thông tin tuy đã có sự quan tâm, nhƣng so với yêu cầu phát triển công nghệ thông tin thì chƣa tƣơng xứng, chƣa có trọng tâm, trọng điểm và đồng bộ. Các cơ quan, đơn vị chủ yếu chú trọng đầu tƣ nhiều đến phần cứng (thiết bị), phần mềm ứng dụng ít đƣợc chú trọng triển khai, hệ thống công nghệ thông tin thƣờng triển khai thiếu đồng bộ không có hệ thống sao lƣu dự phòng cũng nhƣ hệ thống an toàn bảo mật dữ liệu. Mặt khác kinh phí cấp cho các Dự án hàng năm còn chậm, nên việc triển khai mua sắm trang thiết bị thiếu đồng bộ, phân bổ chƣa đồng đều, thủ tục giải ngân phức tạp ảnh hƣởng tới tiến độ và hiệu quả trong quá trình triển khai Dự án. Nguồn ngân sách nhà nƣớc của tỉnh còn hạn hẹp nên việc đầu tƣ cho ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin của tỉnh còn thấp so với nhu cầu thực tiễn đòi hỏi.
Để khắc phục những tồn tại trên và đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nƣớc gắn với cải cách hành chính, bảo đảm công khai, minh bạch, nhằm nâng cao năng lực quản lý, chỉ đạo, điều hành của các cấp chính quyền và phục vụ tốt hơn nhu cầu của ngƣời dân, tổ chức, doanh nghiệp góp phần phát triển kinh tế - xã hội tỉnh nhà; đồng
thời triển khai thực hiện hiệu quả Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nƣớc, Chƣơng trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nƣớc giai đoạn 2011- 2015 đƣợc phê duyệt tại Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 của Thủ tƣớng Chính phủ, Quy hoạch ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin tỉnh Cao Bằng đến năm 2015 định hƣớng đến năm 2020, Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan nhà nƣớc tỉnh hàng năm của tỉnh. Trƣớc hết cần có những quy định rõ ràng đảm bảo các nguyên tắc thiết yếu trong triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nƣớc, các vấn đề cần đƣợc xác định khi triển khai một dự án ứng dụng công nghệ thông tin nhƣ: Nâng cao hiệu quả công việc, thúc đẩy cải cách hành chính; đồng bộ giữa đầu tƣ phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, nhân lực; đồng bộ trong ứng dụng của các cơ quan, đơn vị; tiết kiệm, tránh đầu tƣ trùng lắp; an toàn, bảo mật…Trong kế hoạch phát triển, tỉnh sẽ tiếp tục quan tâm và có biện pháp chỉ đạo quyết liệt hơn nữa, coi việc ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan quản lý nhà nƣớc là nhiệm vụ bắt buộc đối với các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố và các cán bộ, công chức, viên chức thuộc các cơ quan quản lý hành chính Nhà nƣớc của tỉnh. Các cơ quan nhà nƣớc nghiêm túc nhìn nhận việc ứng dụng công nghệ thông tin là để tăng cƣờng hiệu lực quản lý trong nội bộ, hình thành phong cách làm việc trong môi trƣờng điện tử đối với cán bộ, công chức, viên chức; đồng thời tạo điều kiện cung cấp dịch vụ hành chính công ngày càng thuận lợi cho ngƣời dân và doanh nghiệp, góp phần phát triển kinh tế, xã hội.
Trong hoạt động thực hiện các dự án đầu tƣ ứng dụng CNTT của các doanh nghiệp nƣớc ngoài tại Việt Nam, cũng có rất nhiều bài học kinh nghiệm mà các lãnh đạo doanh nghiệp chia sẻ. Một trong những yếu tố mà họ
quan tâm nhất tới chất lƣợng dự án chính là con ngƣời – nguồn nhân lực hoạt động trong dự án. Theo tìm hiểu của báo điện tử isoft.vn, nhiều ngƣời làm quản trị dự án tại Việt Nam đi lên từ lập trình viên, có thể vững về hệ thống nhƣng lại hạn chế về khả năng quản lý, quản trị nhân sự. Nhiều ý kiến cũng đồng tình với quan điểm cho rằng nhiều ngƣời làm công tác quản lý dự án tại Việt Nam chỉ tƣơng đƣơng cấp độ quản lý nhóm chứ chƣa đạt cấp độ giám đốc dự án hoặc quản lý nhiều dự án, nhƣ vậy sẽ rất khó thuyết phục những khách hàng khó tính, chẳng hạn nhƣ Nhật Bản hay các nƣớc Châu Âu. Theo đó một trong những nguyên nhân khiến cho chất lƣợng nhân lực CNTT của Việt Nam chƣa cao chính là những hạn chế trong hoạt động giáo dục và đào tạo. Ông Shoichi Gondai, sau nhiều năm tham gia Chƣơng trình hợp tác đào tạo Việt – Nhật HEDSPI tại Đại học Bách Khoa Hà Nội, đã rút ra nhận xét rằng: “ Các trƣờng đại học ở Việt Nam dƣờng nhƣ chỉ muốn áp đặt sinh viên ghi nhớ những gì học trên lớp. Khả năng giao tiếp của sinh viên CNTT Việt Nam khá kém bởi hoạt động đào tạo chủ yếu chỉ tập trung chuyên môn CNTT, trong khi đáng ta cần đào tạo cả các kỹ năng mềm. Việc trang bị kiến thức, kỹ năng làm việc nhóm rất cần thiết nhƣng các trƣờng đại học Việt Nam chƣa làm đƣợc điều này.” Ông cũng bày tỏ sự không hài lòng trƣớc việc khi cho sinh viên tham gia thử dự án, đến khâu phân tích, tìm nguyên nhân vì sao dự án thất bài thì sinh viên Việt Nam thƣờng không tự nhận lỗi mà hay đổ lỗi cho lý do khách quan. Vì thế có thể thấy việc cải thiện chất lƣợng nguồn nhân lực CNTT cấp cao là rất quan trọng. Trên thực tế từ năm 2013, nhiều trƣờng Đại học ở Việt Nam đã bắt đầu đào tạo Thạc sỹ về quản lý dự án.
Tóm lại, qua những dẫn chứng trên đây, có thể thấy hoạt động quản lý dự án là một hoạt động quản lý có phạm vi rộng, nhƣng lại hạn chế về thời gian và không gian. Việc ứng dụng CNTT hiện nay còn nhiều bất cập và chƣa thực sự đem lại lợi ích cho hoạt động quản lý, kinh doanh. Cho nên, tăng
cƣờng nâng cao hiệu quả công tác quản lý dự án ứng dụng CNTT sẽ góp phần quan trọng để đƣa dự án đi đến thành công và đạt đƣợc mục tiêu của nó. Vì vậy, đòi hỏi ngƣời làm quản lý dự án phải có trình độ về lĩnh vực mà mình làm việc, cụ thể ở đây là chuyên môn về công nghệ thông tin. Đồng thời ngƣời làm quản lý phải có cả kỹ năng, kiến thức về quản trị nhân sự, quản trị nguồn lực, kiến thức quản lý kinh tế.