1. Thực trạng quy trình nhập khẩu mặt hàng hạt nhựa tại Công ty 1 Chuẩn bị giao dịch
1.2.1 Giao dịch đàm phán:
Sau khi căn cứ vào số lượng hàng mà các Công ty đặt mua và các Nhà máy căn cứ vào số lượng hàng tồn kho, lựa chọn nhà cung cấp và hoạch định phương án kinh doanh đối với mặt hàng hạt nhựa. Do mặt hàng hạt nhựa có những đặc tính riêng nên Công ty sử dụng hình thức gửi thư chào hàng theo hình thức chào thầu hạn chế cho các nhà cung cấp. Trên kết quả chào thầu của nhà cung cấp Công ty gửi thư chào thầu cho các Nhà máy xác nhận. Nhà máy phải xác nhận rõ: tên hàng, số lượng, chủng loại, đơn giá, trị giá, xuất xứ, đối tác cung cấp, quy cách chất lượng, thời gian chào hàng, hình thức thanh toán và các điều kiện khác... Sau khi được Nhà máy xác nhận Công ty tiến hành giao dịch với đối tác cung cấp.
Trên cơ sở kết quả của quá trình giao dịch, Công ty sẽ tiến hành đàm phán để đi đến ký kết hợp đồng. Vì là một công ty có kinh nghiệm nhiều năm trong hoạt động thương mại quốc tế, xây dựng được mối quan hệ tốt đẹp với nhiều bạn hàng trên thế giới, đặc biệt là ở các nước khu vực Châu á như Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc, Singapore, Malaysia,...và một số nước Trung Đông có nguồn hàng dồi dào như Qatar, ả rập...Nên Công ty có một hệ thống các nhà cung cấp
điều cơ bản của hợp đồng thường sử dụng hình thức đàm phán trực tiếp, thư tín, EMS, hoặc fax. Trong quá trình đàm phán để đảm bảo được mức giá hợp lý nhất trước khi đàm phán thống nhất về nội dung hợp đồng thì các phòng nghiệp vụ của Công ty tiến hành đàm phán giá và yêu cầu đối tác cung cấp làm rõ, bổ sung bản chào hàng sao cho phù hợp với yêu cầu theo đơn đặt hàng của các Nhà máy.
Trong trường hợp đàm phán trả giá cho từ hai đối tác cung cấp trở lên thì Công ty phải có thời hạn trả lời như nhau để đảm bảo tính khách quan và bình đẳng cạnh tranh cho các đối tác cung cấp. Khi có kết quả đàm phán thì Công ty phải có trách nhiệm thông báo kịp thời cho các đơn vị đặt hàng biết và yêu cầu có ý kiến xác nhận để triển khai đơn hàng sớm. Sau khi nhà máy xác nhận đồng ý với kết quả đàm phán, Công ty sẽ phê duyệt và cho ký hợp đồng nhập khẩu với nội dung như trong đàm phán. Để đảm bảo yêu cầu kỹ thuật về mặt hàng hạt nhựa của đơn vị đặt hàng thì trong quá trình đàm phán cần phải có sự tham gia của cán bộ có thẩm quyền của đơn vị đặt hàng để trực tiếp đàm phán, cùng ký hợp đồng và cùng chịu trách nhiệm về chủng loại, quy cách chất lượng của loại hạt nhựa thuộc hợp đồng đó. Trên cơ sở kết quả đàm phán cuối cùng đạt được phù hợp với mức phương án giá đã được duyệt thì phòng nghiệp vụ thông báo cho đơn vị đặt hàng xác nhận lần cuối về đối tác cung cấp, mức đơn giá, tổng trị giá và toàn bộ nội dung đơn hàng làm cơ sở tiến hành các bước tiếp theo. Nếu xét thấy việc đàm phán với nhà thầu thứ
theo quy chế hiện hành chọn nhà thầu kế tiếp và đàm phán để có cơ sở so sánh và lựa chọn thích hợp nhất.