1. Thực trạng quy trình nhập khẩu mặt hàng hạt nhựa tại Công ty 1 Chuẩn bị giao dịch
1.3.3. Làm thủ tục thanh toán:
toán tín dụng chứng từ. Mở thư tín dụng ( L/C):
L/C là một văn bản pháp lý quan trọng của phương thức thanh toán tín dụng chứng từ, nếu thanh toán bằng L/C mà không có L/C thì người xuất khẩu sẽ không giao hàng. L/C được mở nhằm thực hiện nghĩa vụ của Công ty đáp ứng yêu cầu tiến độ giao hàng đã quy định trong hợp đồng nhập khẩu đã ký. Phòng nghiệp vụ xuất nhập khẩu có trách nhiệm lập kế hoạch mở L/C căn cứ vào hợp đồng ngoại đã ký. Tại Công ty cổ phần hoá chất nhựa thì dựa trên cơ sở hạn mức vay tại hai ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam và Ngân hàng Công Thương Ba Đình để xem xét khả năng tài chính để bảo đảm chắc chắn khả năng thanh toán của Công ty vì trị giá hợp đồng của hợp đồng mặt hàng hạt nhựa thường rất lớn. Để tiến hành mở L/C Phòng nghiệp vụ XNK của Công ty đến ngân hàng Vietcombank trình một bộ hồ sơ xin vay . Bộ hồ sơ này bao gồm:
+ Giấy đề nghị vay vốn ngắn hạn kiêm phương án trả nợ
+ Yêu cầu mở thư tín dụng ( Application for documentary credit) làm theo mẫu đơn in sẵn của Ngân hàng Vietcombank xin mở L/C.
Căn cứ vào hồ sơ vay, Phòng tín dụng ngắn hạn sẽ xem xét duyệt cho vay và gửi đơn xin mở L/C của Công ty tới Phòng Thanh toán nhập khẩu.
khẩu sẽ tiến hành mở L/C và thông báo cho phía đối tác nước ngoài về việc mở L/C, nội dung của L/C và chuyển L/C đến cho họ. Khi phía đối tác nước ngoài chấp nhận L/C thì tiến hành giao hàng và gửi bộ chứng từ theo yêu cầu của L/C cho ngân hàng Vietcombank. Ngân hàng kiểm tra bộ chứng từ nếu thấy phù hợp với L/C thì tiến hành thanh toán cho đối tác nước ngoài. Về phía Công ty sẽ thanh toán tiền cho ngân hàng để nhận lại bộ chứng từ xuống cho Chi nhánh để kịp thời làm thủ tục nhận hàng.
Điều cần lưu ý khi phòng nghiệp vụ có nhiệm vụ làm đơn xin mở L/C:
- Nội dung xin mở phải đúng theo nội dung các điều khoản liên quan đến hợp đồng nhập khẩu đã ký. Trong khi làm đơn xin mở L/C nếu phát hiện trong hợp đồng nhập khẩu có điểm bất hợp lý hoặc bất lợi cho Công ty, đơn vị đặt hàng thì phòng nghiệp vụ phải thông báo ngay cho nhà cung cấp yêu cầu xác nhận, bổ sung hoặc sửa đổi cho phù hợp. Cần lưu ý nội dung L/C là cơ hội cuối cùng tốt nhất để bảo vệ quyền lợi của Công ty và đơn vị đặt hàng. Bên cạnh nội dung của L/C phải đảm bảo tính chính xác và đầy đủ, rõ ràng nhưng ngắn gọn nhằm tiết kiệm chi phí mở L/C.
- Thường xuyên liên hệ để yêu cầu đối tác gửi bộ chứng từ giao hàng. Phòng nghiệp vụ phải có nhiệm vụ kiểm tra xem đối tác nước ngoài đã thực hiện theo đúng các điều khoản đã ghi trong hợp đồng nhập khẩu không nếu có sai sót yêu cầu đối tác giải trình và sửa đổi.
thấy sai sót phải yêu cầu đối tác nước ngoài sửa đổi, bổ sung kịp thời. Nếu chứng từ giao hàng không phù hợp với quy định của L/C mà đến hạn ngân hàng xác nhận thanh toán các phòng nghiệp vụ phải báo cáo Giám đốc đề xuất chấp nhận hoặc từ chối thanh toán.