1. Thực trạng quy trình nhập khẩu mặt hàng hạt nhựa tại Công ty 1 Chuẩn bị giao dịch
1.3.4. Bộ chứng từ thanh toán
Phương thức thanh toán chứng từ là một phương thức thanh toán chặt chẽ và phức tạp. Sự chặt chẽ và phức tạp này thể hiện trong việc lập bộ chứng từ thanh toán. Trong thư tín dụng, bộ chứng từ được quy định rõ ràng và chi tiết, đây chính là căn cứ duy nhất để Ngân hàng thực hiện việc trả tiền cho người xuất khẩu. Do vậy người xuất khẩu( người hưởng lợi) cũng là người lập bộ chứng từ thanh toán luôn phải tuân thủ tuyệt đối các yêu cầu về chứng từ mới có thể tránh khỏi khả năng bị từ chối thanh toán. Thông thường chứng từ được lập ngay khi chuẩn bị xếp hàng lên tầu. Các chứng từ cơ bản mà một thư tín dụng thường yêu cầu gồm có:
+ Hoá đơn thương mại ( Commercial Invoice): Là chứng từ cơ bản của khâu thanh toán. Nó là yêu cầu của người bản đòi hỏi người mua phải trả số tiền hàng đã được ghi trên hoá đơn. Hoá đơn này nói rõ đặc điểm của hàng hoá, đơn giá và tổng trị giá của lô hàng, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức chuyên chở hàng, phương thức thanh toán.
đường biển hoặc đường không do người chuyên chở cấp cho người gửi hàng khi hàng được xếp hay nhận được để xếp lên tàu ( hoặc máy bay). Vận đơn này vừa là bằng chứng của hợp đồng vận tải, vừa là biên lai giao nhận hàng hoá và đồng thời là chứng từ sở hữu hàng hoá.
+ Hối phiếu( Bill of exchange) : là một mệnh lệnh trả tiền vô điều kiện của người bán ký phát đòi tiền người mua, yêu cầu người mua khi đến hạn quy định của lệnh phải trả một số tiền nhất định cho người bán hoặc theo lệnh của người bán trả tiền cho người khác tại một địa điểm nhất định.
+ Phiếu đóng gói ( Packing list) : là bản kê khai tất cả các hàng hoá đựng trong một kiện hàng. Phiếu đóng gói được đặt trong bao bì để người mua dễ thấy.
Ngoài ra còn một số chứng từ khác liên quan như:
+ Đơn bảo hiểm ( Insurance Policy): là chứng từ do tổ chức bảo hiểm cấp, bao gồm các điều khoảng chủ yếu của hợp đồng bảo hiểm và nhằm hợp thức hoá hợp đồng bảo hiểm.
+ Giấy chứng nhận chất lượng ( Certificate of Quality): là chứng từ xác nhận chất lượng của hàng thực giao và chứng minh phẩm chất hàng phù hợp với các điều kiện của hợp đồng. Giấy chứng nhận chất lượng có thể được cấp do nơi sản xuất hàng hoá hoặc cơ quan kiểm nghiệm hàng xuất khẩu ( tuỳ hợp đồng quy định)
hoá do Công ty giám định cấp.
1.3.5 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
Công ty thường nhập khẩu hạt nhựa theo điều kiện CIF và CFR nên trong quá trình chuyên chở lô hàng về Cảng, nếu xảy ra tổn thất phía đối tác nước ngoài sẽ phải bồi thường như trừ tiền hàng, trả lại hoặc giao bù vào hợp đồng sau cho Công ty theo quy định ghi trong hợp đồng trong trường hợp:
+ Hàng giao không đúng về số lượng trọng lượng quy cách đã ghi trong hợp đồng thương mại quốc tế.
+ Giao hàng chậm so với thời hạn ghi trong hợp đồng.
Do các nhà cung cấp cho Công ty thường là các nhà cung cấp lâu năm, có quan hệ mật thiết với Công ty nên việc xảy ra khiếu nại gần như là không có.