1. Thực trạng quy trình nhập khẩu mặt hàng hạt nhựa tại Công ty 1 Chuẩn bị giao dịch
1.2.2. Ký kết hợp đồng nhập khẩu mặt hàng hạt nhựa
Sau khi đạt được những thoả thuận nhất định, các bên tiến hành ký kết hợp đồng nhập khẩu. Hợp đồng nhập khẩu được chính thức ký kết phải đảm bảo các điều kiện( như hợp đồng mẫu nêu trên):
+ Xác nhận của đơn vị đặt hàng phải đầy đủ các nội dung cơ bản để căn cứ làm hợp đồng nhập khẩu như: số lượng, chủng loại, chất lượng, quy cách kỹ thuật, xuất xứ, nhà sản xuất, thời gian giao hàng... đã được công ty ký với đơn vị đặt hàng.
+ Sau khi thoả thuận các điều kiện và điều khoản, Bên Bán sẽ thảo hợp đồng và ký xác nhận trước, sau đó fax cho bên Mua để bên Mua kịp thời thu xếp mở tín dụng thư vì trong hợp đồng có nêu hợp đồng ký qua fax được chấp nhận.
Đối với việc ký kết hợp đồng hạt nhựa thì Công ty cổ phần hoá chất nhựa thường ký kết nhập theo điều kiện CIF, CFR nghĩa là giá hàng bao gồm cả tiền hàng, phí bảo hiểm và cước phí vận tải tới nơi đến quy định là Cảng Hải Phòng, do đó phía đối tác nước ngoài phải:
+ Ký kết hợp đồng chuyên chở đường biển và trả cước để chuyển hàng đến cảng đích + Nộp thuế, lệ phí xuất khẩu và giao hàng lên tàu
+ Ký kết hợp đồng bảo hiểm cho hàng hoá theo điều kiện bảo hiểm tối thiểu với giá trị bảo hiểm bằng giá CIF + 10% và cung cấp cho người mua đơn bảo hiểm
+ Trả chi phí bốc hàng lên tàu, chi phí dỡ hàng nếu chi phí này nằm trong tiền cước Vì thế phòng nghiệp vụ XNK của Công ty luôn chú ý đến những điều khoản như:
+ Giá trong hợp đồng nhập khẩu hạt nhựa phải ghi đầy đủ giá đơn vị, đồng tiền thanh toán, điều kiện cơ sở giao hàng, tổng giá trị hợp đồng cũng như các điều kiện thể hiện đầy đủ rõ ràng các chi phí và trách nhiệm của các bên tham gia theo điều kiện INCOTERMS 2000 để tránh hiểu lầm và tránh những tranh chấp phát sinh.
+ Đối với mặt hàng nhựa phải ghi rõ xuất xứ và cơ quan cấp giấy chứng nhận xuất xứ ( C/O) để đảm bảo lô hàng nhập khẩu đó được hưởng đầy đủ mức thuế xuất theo quy định và lô hàng đó phải đảm bảo đúng yêu cầu kỹ thuật đã được ghi đầy đủ trong hợp đồng Thương Mại Quốc tế.
Hợp đồng nhập khẩu được Công ty ký kết phải lập thành văn bản và tuy được ký qua fax nhưng để đảm bảo bên Mua vẫn yêu cầu gửi hai bản có chữ ký gốc qua đường bưu điện để Công ty ký và lưu giữ và gửi lại nhà cung cấp một bản để làm cơ sở pháp lý sau này.
Sau khi đã ký hợp đồng nhập khẩu, phòng nghiệp vụ XNK phải thông báo với Phòng tài chính kế toán để kiểm tra vốn vay tại các Ngân hàng để kịp thời mở thư tín dụng cho bên Bán.