1. Thực trạng quy trình nhập khẩu mặt hàng hạt nhựa tại Công ty 1 Chuẩn bị giao dịch
1.3.2 Nhận hàng nhập khẩu
Việc giao nhận hàng tại Cảng cửa khẩu được thực hiện theo quy trình giao nhận của chi nhánh Hải Phòng đã được Công ty phê duyệt. Sau khi Công ty nhận được bộ chứng từ chính từ Ngân hàng thì Công ty sẽ ký hậu vận đơn để nhận bộ chứng từ tiếp đó gửi xuống Chi nhánh để làm thủ tục nhận lô hàng nhựa nhập khẩu.
+ Chi nhánh chuẩn bị chứng từ để làm thủ tục nhận hàng từ phía Công ty vận tải. Phòng nghiệp vụ của Công ty phải chủ động thông báo Chi nhánh và có biện pháp tối thiểu để giảm thiểu các chi phí phát sinh do việc không đủ cơ sở pháp lý để nhận hàng. Hạn chế tối đa trường hợp tàu đến Cảng nhưng vẫn chưa có chứng từ hoặc không đủ chứng từ giao nhận hàng. Chi nhánh phải có được bộ chứng từ copy để kiểm tra số lượng, mẫu mã lô hàng nhập về.
nhận hàng, lịch tàu, cơ cấu mặt hàng, điều kiện kỹ thuật khi bốc dỡ, giao nhận và bảo quản hàng hoá.
+ Chi nhánh tại Hải Phòng sẽ cung cấp các tài liệu như vận đơn, lệnh giao hàng... để làm cơ sở cho việc nhập lô hàng nhựa nhập khẩu tại Cảng. Trong quá trình nhận hàng thì Chi nhánh phải xem xét tên hàng, chủng loại, thông số kỹ thuật, số lượng, chất lượng, xuất xứ,... có phù hợp như trong hợp đồng nhập khẩu đã ký không. Trong trường hợp phát hiện hàng có dấu hiệu tổn thất thì phải yêu cầu cơ quan bảo hiểm làm giám định và kịp thời thông báo về Phòng nghiệp vụ để có hướng xử lý kịp thời. Các biên bản giám định gửi về Công ty sau khi nhận được từ cơ quan giám định chậm nhất sau 01 ngày.
+ Trên cơ sở bộ chứng từ gửi xuống, Chi nhánh căn cứ vào đó để kê tờ khai Hải Quan hay khai báo điện tử. Chi nhánh phải hoàn tất chậm nhất là 3 ngày kể từ khi lô hàng được dỡ lên Cảng. Để tiến hành thủ tục Hải Quan, Chi nhánh cần phải nộp bộ chứng từ theo quy định:
- Tờ khai Hải Quan hàng hoá nhập khẩu ( 3 bản chính) - Hợp đồng mua bán hàng hoá ( 01 bản sao)
- Vận đơn (01 bản chính + 02 bản sao)
- Hoá đơn thương mại ( 01 bản chính + 03 bản sao)
- Giấy chứng nhận chất lượng, số lượng ( 01 bản chính) - Giấy uỷ quyền của doanh nghiệp ( 01 bản chính)
Sau khi tiến hành khai báo Hải quan và nộp thuế, hải quan Hải phòng sẽ kiểm tra hàng hoá và thông quan cho hàng hoá lúc này Công ty sẽ nhận hàng để chở về điểm tập kết của Công ty. Chi nhánh sẽ căn cứ vào hợp đồng mua bán mà Công ty đã ký với đơn vị đặt hàng để tiến hành các thủ tục như sau:
+ Làm thông báo giao hàng cho đơn vị đặt hàng
+ Tiến hành thuê vận tải nếu Công ty chịu trách nhiệm thuê vận tải theo điều kiện ghi trong hợp đồng mua bán đã ký với đơn vị đặt hàng.
+ Giao hàng hoá đến các đơn vị đặt hàng theo nội dung thỏa thuận của hợp đồng nội đã ký với đơn vị đặt hàng.
Tuy nhiên quá trình nhận hàng của Công ty tại Cảng có nhiều tồn tại như bộ chứng từ nhận hàng được gửi xuống chi nhánh chậm khiến cho chi nhánh không đủ cơ sở pháp lý làm thủ tục nhận hàng và khai báo làm thủ tục hải quan. Việc phối hợp giữa phòng nghiệp vụ của Công ty với Chi nhánh còn có lúc chưa đồng bộ gây khó khăn cho chi nhánh trong quá trình lập phương án khai tờ khai hải quan và làm thủ tục nhập khẩu ngay từ đầu.