a. Chi nhánh
1. Ban giám đốc Chi nhánh
- Chịu trách nhiệm điều hành, quản lý toàn bộ khách sạn theo mục tiêu và nhiệm vụ đã đề ra cho khách sạn Golf của Công ty Vinagolf. Cụ thể như sau có nhiệm vụ đôn đốc kiểm tra, chỉ đạo các bộ phận trong khách sạn, thay mặt khách sạn liên hệ với các tổ chức cơ quan, khách sạn bên ngoài để đảm bảo cho công việc kinh doanh khách sạn đạt được mục tiêu và nhiệm vụ đã đề ra.
- Trực tiếp chịu trách nhiệm với Ban lãnh đạo Công ty Vinagolf về hoạt động kinh doanh của khách sạn và thực thi các qui định của pháp luật về kinh doanh khách sạn.
2. Ban hành chính nhân sự
- Tham mưu với giám đốc khách sạn về công tác tổ chức cán bộ, tuyển dụng nhân sự điều hành và quản lý tình hình nhân sự của khách sạn.
- Giải quyết các công việc hành chính hằng ngày, thực hiện kế hoạch đào tạo nhân viên, quản lý phúc lợi của khách sạn.
3. Ban kế hoạch kinh doanh
Chức năng chính của bộ phận này là chiếc cầu nói giữa người tiêu dùng với nguồn lực bên trong của khách sạn.
- Làm cho sản phẩm thích ứng với thị trường
- Xác định giá bán và điều chỉnh mức giá phù hợp với diễn biến của thị trường, với kế hoạch kinh doanh của khách sạn, với thời vụ.
- Tổ chức và thực hiện việc đăng ký (bán) trước buồng ngủ, tổ chức các cuộc gặp gỡ (hội nghị, hội thảo, các loại tiệc)
- Tổ chức và thực hiện xúc tiến (tuyên truyền, quảng cáo, kích thích người tiêu dùng và kích thích tiêu thụ)
- Đề suất kế hoạch marketing và chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về hiệu quả các kế hoạch đã đề ra.
4. Ban kế toán tài chính
- Bộ phận này vừa thực hiện chức năng tham ưu vừa thực hiện chức năng điều hành các vấn đề thu chi của khách sạn.
- Phân công cho từng nhân viên chuẩn bị bảng lương, kế toán thu, kế toán chi, kế toán giá thành, kiểm soát chi phí của toàn bộ khách sạn, thu ngân từ các bộ phận bán dịch vụ.
- Kiểm soát hóa đơn chi tiêu và mua hàng của khách ở tất cả các bộ phận khác nhau của khách sạn.
- Chịu trách nhiệm báo cáo với giám đốc về tình hình thu chi của khác sạn.
5. Ban kiểm cha chất lượng
- Kiểm tra chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ trước khi cung cấp cho khách hàng để đảm bảo cung cấp sản phẩm có chất lượng tốt nhằm làm hài lòng khách.
6. Ban thi đua khen thưởng và kỹ luật:
- Thực hiện các nghiệp vụ về công tác thi đua, khen thưởng và kỷ luật;
- Xây dựng, theo dõi thực hiện các qui chế, chuẩn bị và lưu trữ hồ sơ về công tác thi đua khen thưởng và kỷ luật của nhân viên.
b. Khách sạn:
1. Ban Giám đốc khách sạn
- Chịu trách nhiệm điều hành, quản lý các tổ và bộ phận BP F & B của khách sạn. Cụ thể như sau có nhiệm vụ đôn đốc kiểm tra, chỉ đạo các tổ và bộ phận dưới quyền 2, đảm bảo cho công việc kinh doanh khách sạn đạt được mục tiêu và nhiệm vụ đã đề ra.
Chú thích:2các bộ phận dưới quyền ban giám đốc khách sạn gồm tổ lễ tân, tổ buồng, tổ kỹ
- Trực tiếp chịu trách nhiệm với ban giám đốc chi nhánh về hoạt động kinh doanh của các bộ phận dưới quyền và thực thi các qui định của pháp luật về kinh doanh khách sạn.
2. Tổ kỹ thuật
- Thực hiện chức năng quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn, cung cấp các điều kiện kỹ thuật để khách sạn hoạt động bình thường và đảm bảo chất lượng dịch vụ của khách sạn.
- Lập kế hoạch quản lý vận hành, bảo dưỡng, sửa chữa, đổi mới trang thiết bị điện dân dụng, điện tử, cấp thoát nước, cơ khí, các phương tiện đồ dùng, dụng cụ gia dụng của toàn bộ khách sạn.
- Chịu tránh nhiệm vụ báo cáo với giám đốc về tình hình vật chất, kỹ thuật về các trang thiết bị của khách sạn.
3. Tổ lễ tân
- Tư vấn, cung cấp thông tin, cho khách thuê phòng.
- Thực hiện công việc nhận phòng (check in), trả phòng (check out) cho khách. - Lưu trữ thông tin của khách lưu trú
- Thu tiền phòng của khách và thực hiện các công việc như đổi tiền, điện thoại cho khách khi khách yêu cầu.
- Báo cáo với xếp về số lượng phòng cho thuê, doanh thu từ việc cho thuê phòng. - Báo cáo về những phàn nàng của khách về các dịch vụ của khách sạn và các vấn đề phát sinh khác.
- Thiết kế sơ đồ khách lưu trú ngày hôm sau và chuyển giao cho bộ phận buồng để chuẩn bị phòng cho khách.
4. Tổ bảo vệ:
Tổ bảo vệ của khách sạn được phân ra làm hai phần là bảo vệ trong và bảo vệ ngoài. Mỗi phần điều có trưởng bộ phận chịu trách nhiệm về phân công lao động, điều hàng hoạt động của bộ phận đó.
- Bảo vệ ngoài: Đảm bảo an ninh, an toàn của toàn bộ khách sạn, chỉ dẫn và
giúp đỡ khách khi có yêu cầu.
- Bảo vệ trong: Làm nhiệm vụ đón khách, khuân vác hành lý cho khách từ quầy lễ tân đến tận phòng và từ phòng đến quầy lễ tân khi khách check in và check out. Đảm bảo an toàn về tài sản, thông tin riêng về khách. Đồng thời báo các với cấp trên về những phàn nàng của khách.
5. Tổ buồng và giặt ủi:
Tổ Buồng: Bộ phận phục vụ buồng phòng góp phần vào việc thỏa mãn nhu cầu
của khách thông qua cách bày trí, giữ gìn vệ sinh phòng khách và đảm bảo cho khách có một giấc ngủ ngon như chính ngôi nhà của mình, đó cũng chính là phương châm của khách sạn Golf.
Chức năng và nhiệm vụ
- Vệ sinh buồng phòng cho khách, những buồng khách đang ở.
- Kiểm tra buồng và tình trạng sử dụng các đồ dùng trong buồng khi khách trả phòng, báo cho tổ lễ tân để tổ lễ tân tiến hành thanh toán tiền với khách. Vệ sinh buồng khách đã trả.
- Nhận sơ đồ khách khách lưu trú vào ngày hôm sau do tổ lễ tân cung cấp, tiến hành nhận và xếp trái cây do bộ phận kế toán cung cấp, kiểm tra phòng một lần nữa nhằm đảm bảo tất các phòng phục vụ lưu trú vào ngày hôm sau trong tình trạng sạch sẽ và sẵng sàng sử dụng.
Quy trình làm phòng:
1. Vào phòng khách: Chỉ có nhân viên được phân công trực phòng mới được phép vào phòng khách để dọn dẹp, không được phép vào phòng khi có bảng treo đừng làm phiền “Don’t disturb”. Xin ý kiến của khách trước khi làm phòng khi khách đang ở trong phòng.
2. Chuẩn bị làm phòng: Mở đèn, rèm cửa để phòng thật thông thoáng và đủ ánh sáng, đem các dụng cụ vệ sinh cần thiết vào phòng để chuẩn bị vệ sinh phòng, xịt hóa chất vào toilet. Gom ly tách khách đã sử dụng vào buồng tắm, gôm rác bỏ vào bọc rát xe đẩy. Gom khăn, gar,… để ngoài xe đẩy.
3. Quy trình trải giường: Giường được trãi gồm 3 gar, một mền theo thứ tự sau:
- Gar 1: Bề phải quay lên trên trùm phủ cả nệm và các mí của gar nhét vào chân niệm.
- Gar 2: Bề trái quay lên, mí trên của gar vừa chạm vào mí trên của đầu nệm,
các mí còn lại phủ đều nệm.
- Mền: Bề phải hướng lên, mí trên của mền cách mí trên của đầu nệm khoảng
25 cm, các mí còn lại phủ đều nệm. - Gar 3: Tương tự như trãi mền.
Sau đó là gấp đầu trên của gar 2 lại khoảng bằng khoảng cách giữa gar 2 với mền và gar 3, và gấp thêm một lần nữa để dấu đi các đầu gar và mền. Sau khi gấp xong thì các gar và mền tạo thành một bản 25 cm và cách mí trên của đầu nệm khoản 50 cm. Kéo thẳng và nhét các mí còn lại của gar và thảm vào chân nệm.
Mặc áo gối và đặt ở giữa đầu nệm. Sau khi làm giường xong đảm bảo giường phải ngây ngắn, trắng sạch, nệm phải thật sự căng thẳng, không có dấu tay và bốn gốc của nệm phải đạt 450
.
4. Làm sạch buồng ngũ: Quét sạch bụi trên sàn, lau tất cả các vật dụng trong phòng sau cho đảm bảo không còn bụi trên những vật dụng đó.
5. Làm sạch buồng tắm: Rửa sạch tất cả các ly tách bị dơ đặt vào chỗ củ, rửa
và lau sạch buồng rửa mặt, kiến, nhà tắm, sàn. Đồng thời thay khăn mặt, khăn tắm, thảm và các vật dụng cá nhân cho khách. Khi làm sạch buồng tắm xong phải đảm bảo buồng tắm thật sự khô gáo và sạch sẽ như khách chưa từng sử dụng.
Nguyên tắc làm phòng là từ trái sang phải, trừ trên xuống dưới, từ trong ra ngoài. Khi làm phòng xong phải đảm bảo phòng y như mới, không có bụi , ly tách phải sạch sẽ và không có dấu tay, mọi thứ phải đầy đủ và ngay ngắn theo qui định của khách sạn.
Giặc ủi:
- Thu gom các loại như gar, khăn, áo gói, các loại đồ bằng vải bị bẩn từ xe đẩy của nhân viên vệ sinh buồng để giặc ủi.
- Giặt đồ cho khách khi có yêu cầu (Tính tiền trên bộ)
- Xếp các vật dụng ngăn nắp lên xe đẩy như: khăn mặt, khăn tắm, thảm, gar,… để nhân viên buồng sử dụng để bố trí buồng phòng vào ngày hơn sau.
- Chịu trách nhiệm báo các về tình hình của các vật dụng bố trí như khăn, gar… đề xuất bộ phận kế toán bổ xung thêm gar, thảm …. mới.
6. Bộ phận BP F & B: Được xác nhập thành từ tổ dịch vụ, tổ nhà hàng. Bộ phân BP F & B thành lập thêm tổ tạp vụ (Hình 5 CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA KHÁCH
SẠN GOLF CẦN THƠ)
- Chịu trách nhiệm về ăn uống, chế biến và phục vụ ăn uống an toàn, chất lượng. - Tổ chức các bữa tiệc, hội nghị, hội thảo khi có yêu cầu
- Thực hiện vệ sinh, lau chùi sàn, đảm bảo sự sạch sẽ ở đại sảnh, nhà hàng, phòng hội nghị, nhà vệ sinh của khách (Tổ tạp vụ).
- Báo các với giám đốc khách sạn về tình hình hoạt động và chịu trách nhiệm trước giám đốc khách sạn về hiệu quả hoạt động của bộ của mình.