Mục đích:
61
Tạo cho người phỏng vấn lẫn ứng viên cơ hội thu thập được các thơng tin cần thiết, để đưa ra quyết định tốt nhất cĩ thể cĩ. Vì thời gian dành cho một ứng viên là cĩ giới hạn, nên một cuộc phỏng vấn được tổ chức tốt và cĩ phương pháp sẽ giúp cơng ty tận dụng được phần lớn thời gian, thu thập được thơng tin đầy đủ và hiệu quả.
Thực hiện:
Trình bày sơ lược về hiện trạng hoạt động của cơng ty trong quá trình phỏng vấn, đồng thời trình bày rõ cho ứng viên biết về các khả năng thăng tiến và quyền lợi của ứng viên; những tiêu chuẩn cụ thể để họ cĩ thể được tăng lương, thăng chức…Điều này sẽ giúp ứng viên quyết định chính xác cĩ nên chọn cơng ty để làm việc hay khơng, tránh tình trạng ứng viên cảm thấy thất vọng và chán nản, dẫn đến khả năng xin thơi việc giữa chừng vì cơng ty khơng thỏa mãn được nhu cầu của họ.
Sử dụng phương pháp phỏng vấn theo nhĩm, để tìm ra những ứng viên cĩ khả năng làm việc độc lập giữa tập thể và làm việc theo nhĩm. Cơng ty nên đưa ra những câu hỏi về trình độ chuyên mơn và cả về lĩnh vực khác. Đưa ra các tình huống cho các ứng viên xử lý. Và phải cĩ thời gian cho các ứng viên hỏi lại mình. Phỏng vấn phải được coi là cuộc nĩi chuyện mà thơng tin mang tính hai chiều. Người phỏng vấn khai thác tìm hiểu thơng tin ứng viên thơng qua việc trả
62
lời các câu hỏi của họ và sự biểu lộ trạng thái trên nét mặt của họ ứng viên cũng cĩ thể tìm hiểu thơng tin từ người phỏng vấn. Các câu hỏi mà các ứng viên đưa ra là: + Khi làm việc cho cơng ty, tơi phải cĩ trách nhiệm và nghĩa vụ như thế nào? + Cơng việc cụ thể mà cơng ty đang tuyển?
+ Cĩ bao nhiêu hồ sơ tham gia phỏng vấn?
+ Cơng ty cĩ bao nhiêu chi nhánh, bao nhiêu bộ phận, các sản phẩm chủ yếu là gì? Cuộc phỏng vấn cĩ tính hai chiều này cần phải cĩ một khơng khí thuận lợi tạo sự thơng cảm, hấp dẫn khơng nên cĩ cảm giác e dè, sợ hãi, nghi ngờ. Với cách phỏng vấn này cơng ty sẽ đạt đựơc hiệu quả cao hơn.
Nên sử dụng phương pháp trắc nghiệm sau khi đã phỏng vấn sơ bộ để đảm bảo tính khách quan, đảm bảo bao quát về người dự tuyển.
Phương pháp trắc nghiệm hầu như cơng ty khơng sử dụng trong việc tuyển chọn song phương pháp trắc nghiệm sẽ đem lại hiệu quả cao khi kết hợp với phương pháp phỏng vấn. Đối với các cán bộ quản lý, phương pháp này sẽ đưa ra đầy đủ hơn các tình huống và cách nhìn nhận vấn đề một cách bao quát của người lao động. Áp dụng phương pháp này cĩ thể giảm được thời gian cho tuyển dụng. Việc bổ xung phương pháp này cũng đang được cơng ty xem xét trong thời gian tới với một số hình thức trắc nghiệm như sau:
+ Trắc nghiệm cá tính: cĩ mức độ rất quan trọng quyết định đến thành cơng hay thất bại trong quá trình làm việc. Rất nhiều nhà quản trị khơng thành cơng trong lãnh đạo điều hành nhân viên cấp dưới khơng phải do họ thiếu khả năng chuyên mơn mà do tính cách của họ khác phức tạp khĩ thay đổi làm cho phong cách lãnh đạo của họ khơng phù hợp ở mơi trường làm việc mới.
Ví dụ: Một người lãnh đạo đang làm việc tại cơng ty nhưng do cĩ nhiều điều kiện hấp dẫn thu hút anh ta tại một cơng ty khác cùng ngành. Việc chuyển đơn vị cơng tác cĩ thể là khá đơn giản vì anh ta vừa cĩ khả năng lại vừa cĩ kinh nghiệm, nhất là đối với cơng ty luơn cĩ chính sách lơi kéo người tài ở cơng ty đối thủ sang làm việc. Bản thân anh ta đã quen với phong cách lãnh đạo chuyên quyền độc đốn, trong khi đĩ mơi trường làm việc mới đã từ lâu họ quen với phong cách lãnh đạo dân chủ. Nếu
63
như tính cách của anh ta khơng quá cứng nhắc và phức tạp cĩ thể anh ta sẽ dần thay đổi phong cách lãnh đạo của mình do phù hợp với mơi trường chung của cơng ty. + Trắc nghiệm về trí thơng minh, trách nhiệm về kiến thức tổng quát hay trắc nghiệm về khả năng vận dụng đầu ĩc. Càng nhiều trắc nghiệm được thực nghiệm đối với người xin việc thì hội đồng tuyển dụng càng cĩ thể đánh giá chính xác hơn về trình độ, về khả năng và nhân cách của ứng viên. Cơng ty cĩ thể áp dụng hình thức trả lời câu hỏi trắc nghiệm trên giấy hoặc qua giao tiếp. Thực hiện trắc nghiệm qua giao tiếp phức tạp hơn trả lời trắc nghiệm trên giấy.
Cũng như phương pháp phỏng vấn, phương pháp trắc nghiệm cĩ hiệu quả hay khơng cịn phụ thuộc vào chính người điều khiển buổi trắc nghiệm. Bản thân những người này phải cĩ tính linh động, thích ứng với cơng việc được giao, phải là những người cĩ ĩc hài hước, khả năng sáng tạo, hiểu được tâm lý con người.
Ngồi phương pháp gặp gỡ trực tiếp các ứng viên để sơ vấn, cơng ty cĩ thể thực hiện việc sơ vấn qua điện thoại. Mục đích của cuộc sơ vấn này là xác nhận lại xem ứng viên cĩ đáp ứng được những tiêu chuẩn đã nêu trong quảng cáo hay các thơng báo tuyển dụng khác hay khơng. Tuy phương pháp này chỉ diễn ra trong một thời gian ngắn nhưng vừa đủ để đạt được mục tiêu này. Đây là cơ hội tốt để cĩ được ấn tượng ban đầu về ứng viên như: xem ứng viên cĩ gọi lại cho cơng ty vào thời gian đã định khơng?, ứng viên ấy giao tiếp cĩ tốt khơng?
64
Hầu hết mọi người cĩ khuynh hướng nhìn nhận một ứng viên trong vịng 10 phút đầu tiên. Đây cĩ thể là một sai lầm lớn và phỏng vấn viên cĩ thể bỏ lỡ một người giỏi thực sự. Phỏng vấn viên nên dành nhiều thời gian để lắng nghe hơn là nĩi. Tạo bầu khơng khí cho cuộc phỏng vấn, giúp ứng viên cảm thấy thoải mái, họ sẽ nhập cuộc và trình bày tự nhiên hơn, do đĩ dễ dàng bộc lộ bản thân một cách chân thành hơn. Ngồi ra, phỏng vấn viên nên sắp xếp bảng câu hỏi từ dễ đến khĩ để giải tỏa tâm lý cho ứng viên. Nên kết thúc buổi phỏng vấn bằng một nhận xét tích cực, nhằm khích lệ ứng viên, giải thích cách thức và thời điểm ứng viên sẽ được thơng báo về các cuộc phỏng vấn tiếp theo ( nếu cĩ).