VI Đào tạo kỹ năng cho khối sản xuất
2.5. Kế hoạch tài chính
Kế hoạch tài chính được soạn thảo dựa trên các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp từ các định hướng phát triển doanh nghiệp, kết quả phân tích tài chính, các chính sách tài chính trong kế hoạch chiến lược của doanh nghiệp. Đối với công ty, phân tích tài chính sẽ giúp cho các nhà quản trị tài chính đánh giá được tình hình tài chính của doanh nghiệp một cách khá đầy đủ, trên cơ sở đó có những hoạch định phù hợp nhằm ngày càng nâng cao năng lực tài chính của doanh nghiệp. Dựa vào các phân tích tài chính này mà doanh nghiệp có thể đưa ra kế hoạch tài chính cho doanh nghiệp trong dài hạn và triển khai chúng thành các kế hoạch tài chính tác nghiệp, các ngân sách cho các hoạt động trong doanh
nghiệp như: ngân sách bán hàng, ngân sách chi phí nguyên vật liệu, ngân sách chi phí lao động trực tiếp, ngân sách chi phí sản xuất chung, ngân sách chi phí bán hàng và ngân sách quản lý.
Việc lập các kế hoạch này có ý nghĩa rất quan trọng đối với doanh nghiệp, từ đây mà các hoạt động sẽ có kinh phí để triển khai và doanh nghiệp cũng sẽ dự tính được khả năng tài chính của doanh nghiệp trong năm tới.
Bảng 2.8. Kế hoạch ngân sách của Traphaco năm 2007.
Đơn vị: tr.đồng
Nội dung Số lượng
Ngân sách bán hàng 8600
Ngân sách chi phí nguyên vật liệu 249000 Ngân sách chi phí lao động trực tiêp 43000 Ngân sách chi phí sản xuất chung 5700
Ngân sách chi phí bán hàng 20000
Ngân sách quản lý 25000
Tổng cộng 351300
Nguồn: phòng Kế hoạch.
Trong kế hoạch tài chính của Traphaco có xác định rõ ràng ngân sách cho các hoạt động cần thiết diễn ra bằng các kế hoạch ngân sách cho từng hoạt động, và sau đó nó lại tiếp tục được triển khai cho từng hoạt động cụ thể trong các từng kế hoạch ngân sách đó. Có các kế hoạch chi tiêu của mình trong năm tài chính giúp cho Traphaco chủ động được nguồn lực cho các hoạt động của mình có thể diễn ra trôi chảy. Các kế hoạch này cùng với phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp sẽ cho biết doanh nghiệp cần vay bao nhiêu cho các hoạt động của mình. Qua đây cũng xác định nhu cầu vay vốn của doanh nghiệp, đồng thời định hướng cho doanh nghiệp nên vay từ nguồn nào tuỳ theo nhu cầu của mình.
Sự chủ động lập kế hoạch ngân sách của Traphaco đã ứng được những yêu cầu cơ bản của ngân sách như là: Ngân sách của công ty đã được triển khai thành
các chỉ tiêu lượng hoá, đây chính là sự thể hiện “tiền tệ hoá” của các kế hoạch; Ngân sách đã được chuẩn bị từ trước thời gian thực hiện ngân sách tạo sự chủ động trong huy động và triển khai thực hiện ngân sách.
Hợp lý trong hệ thống các kế hoạch ngân sách cho các hoạt động trong doanh nghiệp đã tạo nên sự năng động, nhanh nhạy và nhịp nhàng giữa các hoạt động trong doanh nghiệp. Khi quản lý dưới dạng ngân sách, các hoạt động đều đặt dưới một chi phối chung, Traphaco đã tận dụng khá tốt điều này để điều hành các hoạt động diễn ra trong doanh nghiệp.
* Đánh giá chung về qui trình, nội dung, phương pháp lập kế hoạch kinh doanh của công ty Traphaco.
- Về phương pháp: Công ty sử dụng hàm tuyến tính dự báo sản lượng, chúng ta nhận thấy trong xu thế có nhiều biến động sẽ không thực sự hợp lý, bởi vì trong hoạt động của mình thì công ty chịu nhiều tác động, và khả năng tiêu thụ sản phẩm của công ty còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố biến đổi liên tục như: sở thích, thu nhập của người tiêu dùng…Công ty có thể sử dụng hàm tuyến tính dự đoán nhu cầu của người tiêu dùng, tuy nhiên có thể sẽ phải xét tới yếu tố mùa vụ và thu nhập của người tiêu dùng trong hàm dự báo.
- Về qui trình: Qua sự phân tích về qui trình lập kế hoạch kinh doanh của Traphaco ở phần trên chúng ta thấy rằng, trong qui trình so với qui trình chuẩn vẫn còn khá nhiều điều cần phải điều chỉnh:
+ Phân tích môi trường: Doanh nghiệp đã xác định được xu thế thị trường, đã có sự lựa chọn phân khúc thị trường cho mình, xác định các yếu tố trong nội bộ doanh nghiệp và môi trường, tuy nhiên hạn chế chủ yếu của doanh nghiệp chính là chưa đưa ra các con số dự báo về qui mô thị trường. Nó sẽ tạo ra khó khăn cho doanh nghiệp trong việc xác định các kế hoạch hợp lý nhằm đáp ứng nhu cầu đó.
+ Xác định các mục tiêu: Traphaco xác định các mục tiêu cho mình khá hợp lý khi mà các chỉ tiêu thể hiện được định hướng phát triển của doanh nghiệp. Các mục tiêu của doanh nghiệp trong thời gian dài đước xác định dưới mặt định tính thể hiện dược định hướng phát triển của doanh nghiệp và sự mềm dẻo của các mục tiêu đó.Mặt tốt của quá trình xác định các mục tiêu này còn là doanh nghiệp đã căn cứ vào các tác động của môi trường bên ngoài, như thế để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp thì họ đã tính toán các yếu tố có thể ảnh hưởng. Tuy nhiên hạn chế của quá trình này là doanh nghiệp lại không căn cứ vào phân tích, đánh giá trong nội bộ doanh nghiệp. Mặc dù là doanh nghiệp có nguồn lực khá mạnh, tuy nhiên không căn cứ vào các khả năng của doanh nghiệp sẽ tạo ra những khó khăn cho doanh nghiệp khi xác định các yếu tố phục vụ cho thực hiện các mục tiêu đó.
+ Lập kế hoạch chiến lược: Như đã phân tích thì kế hoạch của Traphaco được lập ra khi đã xác định các mục tiêu cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, kế hoạch của doanh nghiệp còn phải dựa vào sự so sánh các mục tiêu của doanh nghiệp và các phân tích của doanh nghiệp về môi trường, có như thế thì kế hoạch mới xác định được hết các thách thức và có những phương án để giải quyết nó.
+ Lập các chương trình, dự án: Các mục tiêu của bản kế hoạch xác định không dựa trên căn cứ các nguồn lực của doanh nghiệp, như thế sẽ tạo khó khăn cho thực hiện các dự án. Các chương trình và dự án của doanh nghiệp yêu cầu sự tập trung cao độ các nguồn lực cho thực hiện chúng, và chính thế doanh nghiệp cần phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Không đánh giá các nguồn lực hiện có của doanh nghiệp thì sự chuẩn bị các điều kiện cho thực hiện các chương trình và dự án sẽ gặp khó khăn. Nhưng thực tế thì các dự án của họ triển khai lại hoạt động khá thành công, và đáp ứng hợp lý các nhu cầu của doanh nghiệp trong điều kiện thị trường hiện nay. Khi các dự án mở rộng hoạt động sản xuất và xây dựng khu
cung cấp nguyên liệu đưa vào hoạt động đã mang lại những hiệu quả rất lớn đối với doanh nghiệp.
+ Lập các kế hoạch chức năng: Các kế hoạch tác nghiệp của Traphaco trình bày khá rõ những hoạt động mà doanh nghiệp thực hiện trong một năm. Sự cụ thể các hoạt động này và đặt dưới sự chỉ đạo hợp lý đã mang lại cho Traphaco những thành công đáng khen ngợi trong những năm qua. Ở đây chúng ta nhận thấy rằng các kế hoạch càng chi tiết, càng cụ thể thì việc tiến hành sẽ càng thuận lợi. Việc theo dõi các hoạt động diễn ra sẽ thuận lợi hơn, từ đó định hướng các giải pháp khắc phục các diễn biến bất ngờ sẽ có khả năng thành công cao hơn.
Tuy nhiên, qua sự phân tích nội dung của các kế hoạch này mà chúng ta thấy rằng các nội dung của các kế hoạch tác nghiệp này chưa đầy đủ các nội dung mà doanh nghiệp cần xác định. Ví dụ: kế hoạch Marketing của Traphaco chưa xác định được qui mô thị trường, chưa có những giả thiết phát triển của thị trường.
+ Điều chỉnh các bước của kế hoạch: ở bước này, công tác kế hoạch của Traphaco thể hiện rõ nhất ý chí của các nhà lãnh đạo. Dưới sự chỉ đạo của các nhà lãnh đạo mà các mục tiêu có thể sẽ được điều chỉnh, qua đó điều chỉnh các pha trước của công tác kế hoạch để có thể đưa ra bản kế hoạch cho doanh nghiệp thực hiện trong thời gian sớm nhất, trước khi bước sang năm tài chính mới. Có sự góp ý thông qua của ban lãnh đạo sẽ tránh được sự dồn trách nhiệm cho các cấp dưới, và qua đó có được sự thông suốt trong toàn doanh nghiệp. Như thế công tác triển khai thực hiện kế hoạch sẽ dễ dàng hơn do có các điều kiện thông thoáng mà các nhà lãnh đạo đã thông qua. Tuy nhiên, các nhà lãnh đạo của doanh nghiệp không chuyên về kế hoạch, như thế sẽ có thể các mục tiêu của doanh nghiệp là duy ý chí, mà không có các căn cứ khách quan. Các mục tiêu chung của doanh nghiệp nên được xác định khi có sự góp ý của các phòng ban
trong doanh nghiệp, như thế nó sẽ thể hiện được tính khả thi khi thực hiện kế hoạch của doanh nghiệp.
- Về nội dung của kế hoạch kinh doanh: các kế hoạch tác nghiệp của Traphaco đã có khá đầy đủ những nội dung cần thiết thể hiện những hoạt động sẽ tiến hành và dự kiến các chỉ tiêu quan trọng. Đánh giá chung là kế hoạch kinh doanh của Traphaco là khá tốt. Tuy nhiên chúng ta cũng nhận thấy một số nhược điểm trong các kế hoạch cụ thể của Traphaco (kế hoạch Marketing chưa đưa ra các dự báo qui mô thị trường, chưa đưa ra các giả thiết về khả năng phát triển của thị trường), và điều này là khó mà có thể tránh được khi mà có rất nhiều các hoạt động trong doanh nghiệp diễn ra liên tục.