II. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lập kế hoạch kinh doanh của công ty Traphaco
1. Các giải pháp về nghiệp vụ kế hoạch
Qua các phân tích từ chương trước tôi xin phép trình bày một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa các bước trong quy trình lập kế hoạch kinh doanh của Traphaco.
Xuất phát từ bước đầu tiên trong quy trình, đó là giai đoạn phân tích môi trường của doanh nghiệp: trong giai đoạn này, Traphaco đã tiến hành phân tích các yếu tố tác động đến doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh của mình. Đã xác định được những thách thức và cơ hội từ môi trường bên ngoài, và đã có những thông tin trong nội bộ doanh nghiệp. Tuy nhiên điểm yếu của bước này là chưa dự tính được qui mô thị trường trong tương lai, triển vọng của thị trường mà doanh nghiệp tiến hành kinh doanh. Hạn chế này ảnh hưởng tới các quyết định kinh doanh của doanh nghiệp, nó có thể thừa so với nhu cầu thị trường, cũng có thể chưa đáp ứng được hết nhu cầu đó. Chính vì thế để tạo thuận lợi cho các bước sau của công tác kế hoạch thì trong bước đầu tiên này, Traphaco nên tiến hành các đánh giá triển vọng thị trường của doanh nghiệp trong tương lai dựa trên các phân tích thị trường và số liệu kinh doanh của những năm vừa qua.
Ở bước xác định mục tiêu của doanh nghiệp cũng có những ưu điểm và hạn chế mà doanh nghiệp cần lưu ý: Ưu điểm của Traphaco là đã xác định các mục tiêu cho mình dựa trên các phân tích môi trường bên ngoài, dựa trên các đặc thù riêng của lĩnh vực kinh doanh của mình và định hướng phát triển của ngành mình. Các mục tiêu của doanh nghiệp thể hiện sự mềm dẻo, linh hoạt khi đã xác định các mục tiêu dài hạn dưới dạng định tính. Cùng với các ưu điểm trên thì bước này của Traphaco cũng có hạn chế, khi các mục tiêu xác định mà chưa dựa trên những ước tính các nguồn lực của doanh nghiệp, các đánh giá trong nội bộ doanh nghiệp. Nó sẽ có ảnh hưởng tới các bước triển khai các mục tiêu này thành các hoạt động cụ thể. Chính vì thế trong bước này, các mục tiêu mà doanh nghiệp đưa ra nên dựa vào các phân tích các nguồn lực mà trong nội bộ đã được
đánh giá trong bước phân tích môi trường mà doanh nghiệp đã thực hiện. Khi các mục tiêu dựa trên các nguồn lực mà doanh nghiệp đã có nó sẽ tạo cơ sở cho các hoạt động cụ thể thực hiện các mục tiêu này có khả năng thực hiện hơn.
Trong bước lập kế hoạch chiến lược của doanh nghiệp thì kế hoạch của doanh nghiệp không dựa trên sự so sánh giữa các mục tiêu và phân tích các điều kiện môi trường, như thế sẽ không có sự điều chỉnh kế hoạch theo các giới hạn mà doanh nghiệp chịu tác động. Điều này ảnh hưởng không nhỏ tới khả năng thực hiện của các kế hoạch. Để các mục tiêu trong bản kế hoạch gắn với khả năng của doanh nghiệp thì doanh nghiệp nên thực hiện so sánh giữa các mục tiêu đó với các phân tích môi trường mà doanh nghiệp đã tiến hành.
Bước triển khai kế hoạch thành các chương trình, dự án để thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp đã thực hiện khá thành công khi mà các dự án mà doanh nghiệp của doanh nghiệp đang hoạt động có hiệu quả và đúng hướng với những yêu cầu của thị trường hiện nay. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên xác định rõ các công việc mình làm, trong các khoảng thời gian để đảm bảo triển khai các dự án một cách thành công, bởi vì chúng ta biết rằng các chương trình và dự án của doanh nghiệp tập trung vào những hoạt động trọng điểm nhất mà doanh nghiệp cần thực hiện.
Bước đánh giá và điều chỉnh các bước của kế hoạch: ở bước này sự điều chỉnh kế hoạch thể hiện mặt tốt là có được sự góp ý của các nhà lãnh đạo, nó như là sự đảm bảo các nhu cầu cần thiết cho các hoạt động mà doanh nghiệp cần tiến hành để thực hiện các mục tiêu của kế hoạch. Tuy nhiên, trong khâu này doanh nghiệp cũng cần lưu ý sự can thiệp của các nhà lãnh đạo không nên quá sâu. Bởi vì qua quá trình tiến hành nghiên cứu phục vụ cho nghiệp vụ của mình thì các thành viên tham gia lập kế hoạch hơn ai hết là những người hiểu về môi trường mà doanh nghiệp đang chịu tác động, qua đó các mục tiêu mà kế hoạch đưa ra sẽ
hợp lý phần nào. Để bước điều chỉnh kế hoạch này có hiệu quả nhất, doanh nghiệp nên tổ chức họp mặt các phòng ban để lấy ý kiến đóng góp. Qua đó sẽ tạo khả năng phối hợp các mục tiêu của lãnh đạo với ý kiến của các thành viên và khả năng của doanh nghiệp.
1.2. Giải pháp về nội dung của các kế hoạch tác nghiệp
* Đối với kế hoạch Marketing: như đã phân tích thì kế hoạch Marketing
của doanh nghiệp đã dự tính cho mình các công việc phải làm trong một năm và xác định nguồn kinh phí cho các hoạt động này có thể diễn ra. Tuy nhiên, Marketing không chỉ đơn giản làm nhiệm vụ quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp, quảng cáo cho các sản phẩm của doanh nghiệp. Trong kế hoạch Marketing của doanh nghiệp cần có các giả thiết cho sự phát triển của doanh nghiệp và giải thích cho các khả năng đó. Trong kế hoạch Marketing của doanh nghiệp còn cần có đánh giá về qui mô thị trường của doanh nghiệp. Đồng thời, các hoạt động Marketing của doanh nghiệp nên được cụ thể hoá: ví dụ như thời gian và địa điểm mà doanh nghiệp thực hiện các hội chợ, hoặc các hội nhị khách hàng, và một năm thì tiến hành bao nhiêu các hoạt động như vậy. Khi cụ thể các hoạt động này, Traphaco sẽ có được sự chuẩn bị chu đáo cho các công việc mà họ định làm về các mặt có thể chủ động được.
* Kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp: Kế hoạch sản xuất của Traphaco
là khá đầy đủ các nội dung mà doanh nghiệp cần xác định, họ đã xác định được danh mục các sản phẩm sản xuất, số lượng cho các sản phẩm đó, và cũng đã xác định doanh thu dự tính khi bán các mặt hàng này. Nói chung, trong kế hoạch sản xuất của Traphaco đã khá đầy đủ. Nhưng nên chăng khi mà tuỳ theo thời tiết, theo mùa mà nhu cầu của người tiêu dùng có sự thay đổi, doanh nghiệp cũng nên xác định các mặt hàng nào đó mình sản xuất nhiều tuỳ theo sự biến động chung trên để dáp ứng tốt nhất nhu cầu cảu người tiêu dùng.
Kế hoạch nhân sự của doanh nghiệp: Chúng ta nhận thấy Traphaco khá
chú trọng đào tạo cho nhân sự trong công ty, tuy nhiên các nội dung của kế hoạch này nên xuất phát từ nhu cầu thực tế trong doanh nghiệp. Là một doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực dược phẩm, có lẽ Traphaco không cần thiết đầu tư cho các cán bộ theo học các lớp về tài chính quốc gia, hoặc quản lý. Các nội dung này thực sự không phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Để nâng cao chất lượng nhân sự của mình như những nội dung đã nói, Traphaco có thể cho các cán bộ của mình theo học các lớp về lĩnh vực mà doanh nghiệp thực hiện kinh doanh, đồng thời doanh nghiệp cần có kế hoạch cho các cán bộ tham gia công tác lập kế hoạch theo học các lớp về chuyên môn mà họ đảm nhận.