IV. Đánh giá các điều kiện cho công tác lập kế hoạch
2. Sự liên lạc giữa các phòng ban chức năng
Ở Traphaco thì để thực hiện được công tác lập kế hoạch kinh doanh tổng quát cho doanh nghiệp thì các phòng ban có liên hệ với nhau khá tốt. Phòng kinh doanh sẽ tổng hợp các thông tin đánh giá về môi trường bên ngoài và cung cấp thông tin cho phòng kế hoạch, phòng cũng lấy thông tin từ các phòng nghiên cứu sản phẩm, phòng đảm bảo chất lượng để lấy thông tin cho các hoạt động marketing cảu mình. Qua đó dự tính chi phí và chuyển cho phòng tài chính tổng hợp để có sự chuẩn bị. Phòng tài chính tổng hợp tổng hợp các thông tin về kinh phí cho các hoạt động của các phòng ban để có những dự tính cho kế hoạch ngân sách của mình. Phòng tài chính cũng thông báo cho phòng kế hoạch các thông tin về tài chính và thông tin về nhân sự của doanh nghiệp, phòng tài chính có vai trò rất quan trọng khi mà công tác vê nhân sự cũng do họ quản lý.
Phòng kế hoạch tổng hợp các thông tin từ các phòng ban để thực hiện cho công tác lập kế hoạch của mình. Khi các phòng ban đưa lên các kế hoạch chất lượng, kế hoạch marketing, kế hoạch tài chính, kế hoạch nhân sự… thì phòng kế hoạch có nhiệm vụ tổng hợp các thông tin và tổ chức phối hợp các hoạt động đó của Traphaco trong năm sao cho các hoạt động của Traphaco có thể diễn ra nhịp nhàng.
Hệ thống thông tin nội bộ cho phép các phòng ban cập nhật những gì đang diễn ra trong doanh nghiệp, và môi trường bên ngoài để tổng hợp chúng về chuyển về cho phòng kế hoạch của công ty. Phòng kế hoạch sẽ tổng hợp thông tin và đánh giá chúng để có những điều chỉnh trong giai đoạn thực hiện kế hoạch để các mục tiêu của kế hoạch đề ra có thể được thực hiện.
Sự liên lạc tốt giữa các phòng ban sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp hiểu rõ và theo dõi những gì đang diễn ra trong doanh nghiệp. Đồng thời các thông tin chính xác này sẽ giúp cho công tác lập kế hoạch diễn ra thuận lợi hơn, với độ chính xác cao hơn, giúp nâng cao chất lượng của bản kế hoạch.