IV. Đánh giá các điều kiện cho công tác lập kế hoạch
3. Điều kiện tiếp xúc thông tin
Để phục vụ cho công tác lập kế hoạch thì các thành viên tham gia công tác này phải có đầy đủ các thông tin về môi trường trong và ngoài doanh nghiệp. Mối quan hệ với các phòng ban và tìm hiểu về các phòng ban trong doanh nghiệp. Các thông tin phục vụ cho công tác kế hoạch còn là các buổi trao đổi với các đối tác để thấy được mong muốn của họ để có những chính sách sao cho phù hợp với lợi ích của đôi bên khi thực hiện các hoạt động hợp tác. Cán bộ lập kế hoạch cần có được thông tin từ khách hàng, để hiểu được những mong muốn của khách hàng, qua đó xác định các mục tiêu chiến lược cho doanh nghiệp sao cho đáp ứng tốt nhất các nhu cầu của họ. Vì mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đều hướng tới đáp ứng các nhu cầu của thị trường. Ngoài ra phòng kế hoạch còn cần các phương tiện máy móc để phục vụ cho quá trình tìm kiếm và xử lý thông tin của mình.
Các thông tin về thị trường của doanh nghiệp cung cấp cho phòng kế hoạch sẽ được lấy từ phòng kinh doanh, nơi thực hiện các nghiên cứu về thị trường. Các thông tin trong nội bộ của doanh nghiệp sẽ được tiếp nhận qua hệ thống thông tin nội bộ của doanh nghiệp. Mặt khác các thông tin về khách hàng, đối tác sẽ thu thập được qua quá trình doanh nghiệp thực hiện các hội chợ và hội nghị khách hàng hàng năm.
Phòng kế hoạch cũng như các phòng ban khác của công ty đều được kết nối Internet để có những cập nhật về thông tin thị trường, những thông tin thu nhận từ bên ngoài cho doanh nghiệp biết được xu hướng của thị trường. Từ đó
có hướng phát triển hợp lý theo hướng đáp ứng nhu cầu của thị trường dựa trên nguồn lực của doanh nghiệp.
Trong xu hướng thị trường liên tục có những biến động, việc tiếp cận thông tin và phương tiện giúp người kinh doanh phản ứng kịp thời với những biến đổi đó có tính chất quyết định tới sự thành bại của các kế hoạch, sự sống còn của doanh nghiệp. Để phát huy hết sức mạnh con người ở trên, cần cung cấp đầy đủ điều kiện làm việc sao cho họ phát huy hết khả năng của mình trong thị trường năng động hiện nay. Để có thể có được những kết quả tốt với các bản kế hoạch thì không thể thiếu thông tin từ thị trường cũng như là từ những cơ sở, các phòng ban trong công ty. Doanh nghiệp đã ý thức được điều này và đã trang bị đầy đủ những trang thiết bị cần thiết phục vụ cho công việc của phòng.
Mọi thành viên đều có thể tìm hiểu thông tin thị trường thông qua mạng internet luôn được cập nhật tại phòng, cùng mạng điện thoại nội bộ, phòng có thể dễ dàng liên hệ với các phòng ban khác trong doanh nghiệp để tìm hiểu thông tin thay đổi từng ngày. Trung bình mỗi thành viên đều được trang bị một máy tính và một máy in tại phòng, điều đó tạo điều kiện rất thuận lợi cho các thành viên trong công việc của mình. Không những thế các thành viên còn có thể nhận được thông tin của các chi nhánh, các khách hàng… qua máy Fax được đặt ngay trong phòng.
Với những trang thiết bị hiện đại được cung cấp, chúng ta có thể thấy rằng điều kiện làm việc của phòng là khá tốt, đảm bảo phát huy được sức mạnh, khả năng của các thành viên.
Tuy nhiên một khó khăn là phòng kế hoạch ở trụ sở chính phải tổng hợp cả các con số cho các chi nhánh, nhà máy ở các địa bàn lân cận. Đây là điểm không phù hợp khi mà ở các địa bàn khác nhau thì ở đó các điều kiện là khác
nhau. Mặt khác, với sự quản lý như thế thì việc theo dõi các công việc diễn ra ở các bộ phận là rất khó có thể sát sao để có những điều chỉnh hợp lý, kịp thời.