2.1.3.a Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Về cơ cấu tổ chức sau khi thành lập Trung tâm 7 có: 03 phòng chức năng; 16 tổ sản xuất trực thuộc với tổng số lao động là 165 lao động ( tính đến hết tháng 1/2011, bao gồm hợp đồng không xác định thời hạn, có xác định thời hạn và cả hợp đồng thời vụ.)
Công tác miễn nhiệm, bổ nhiệm cán bộ được thực hiện theo các quy định về tiêu chuẩn chức danh và theo quy chế bổ nhiệm Bưu điện thành phố Hà Nội.
MÔ HÌNH TỔ CHỨC BƯU ĐIỆN TRUNG TÂM 7
(Theo Quyết định số:279/QĐ-BĐHN ngày 28/01/2010 của Giám đốc Bưu điện TP Hà Nội)
Hình 2.2 sơ đồ cơ cấu tổ chức của bưu điện trung tâm 7
1.1.3.b Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận 1. Phòng Tổng hợp:
Phụ trách công tác tổ chức, tham mưu, giúp việc cho Giám đốc trong các lĩnh vực như sau :
+ Phụ trách công tác tổ chức - lao động tiền lương, Công tác thi đua khen thưởng. + Quản lý lưu trữ hồ sơ nhân sự, giải quyết chế độ chính sách, bảo hiểm y tế, an toàn lao động cho CBCNV trong Trung tâm
+ Theo dõi công tác thi nâng bậc, nâng lương cho CBCNV theo đúng quy định.
+ Nghiên cứu, đề xuất các hình thức trả lương, thi đua, khen thưởng đối với CBCNV trong Trung tâm.
• Tổ chức tốt công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan và hướng dẫn các đơn vị trực thuộc thực hiện.
• Mua sắm các dụng cụ, tiện nghi, trang thiết bị phục vụ cho làm việc, sinh hoạt của CBCNV trong đơn vị.
• Phục vụ các cuộc họp, hội thảo, sơ tổng kết của đơn vị. Phối hợp tổ chức các buổi lễ kỷ niệm theo quy định và truyền thống.
• Tổ chức lễ nghi, thăm viếng, tiếp khách theo sự chỉ đạo của lãnh đạo chuyên môn và công đoàn cơ quan.
• Phối hợp với Công đoàn cơ quan làm tốt công tác chăm lo đời sống về mọi mặt cho CBCNV trong đơn vị.
• Quản lý phương tiện đi lại đáp ứng yêu cầu xe đi công tác cho cán bộ lãnh đạo, cán bộ viên chức của đơn vị.
• Tham gia công tác trật tự an toàn, vệ sinh môi trường, phòng chống cháy nổ trong trung tâm.
• Quản lý, lưu trữ công văn đi, đến, các con dấu, giấy giới thiệu của Trung tâm, tổ chức phục vụ các hội nghị.
• Quản lý, theo dõi và thanh toán các hợp đồng thuê nhà, điện, nước của BĐTT7
• Quản lý tài sản của khối chức năng và tình hình sử dụng các trang thiết bị theo quy định của BĐTT7 và Bưu điện Hà Nội.
• Tổ chức thực hiện các chế độ, chính sách của Đảng, Nhà nước của cấp chính quyền thực hiện theo vùng lãnh thổ (công tác bầu cử, thực hiện luật nghĩa vụ quân sự, bảo vệ môi trường, trật tự an ninh, tuyên truyền cổ động).
• Là đầu mối quan hệ với chính quyền địa phương nơi đơn vị trụ sở và các tổ chức xã hội khác.
2. Phòng Nghiệp vụ - Kinh doanh:
+ Lập kế hoạch SXKD, quản lý vật tư tài sản, phụ trách công tác đầu tư xây dựng cơ bản, công tác tiếp thị các dịch vụ của Trung tâm.
+ Quản lý nghiệp vụ các loại dịch vụ Bưu chính, viễn thông, PHBC, Tiết kiệm bưu điện trong Trung tâm.
+ Thực hiện công tác báo cáo, kiểm tra các đơn vị về nghiệp vụ theo định kỳ hoặc đột xuất, Quản lý mạng lưới Bưu chính-viễn thông trong Trung tâm, đề xuất các phương án
cải tiến hợp lý hoá sản xuất, ứng dụng các công nghệ Bưu chính vào hoạt động sản xuất của Trung tâm.
+ Tổ chức hướng dẫn theo dõi, đôn đốc các đơn vị trực thuộc thực hiện đúng thể lệ thủ tục nghiệp vụ do Ngành và Bưu điện Hà Nội quy định.
+ Đề xuất, theo dõi phát triển các loại hình dịch vụ mới đáp ứng nhu cầu kinh doanh, mang lại hiệu quả cao. Chấp nhận các dịch vụ Bưu chính – Viễn thông theo quy định, tư vấn hỗ trợ khách hàng tại địa chỉ, tiếp thị và chăm sóc khách hàng, nhận hàng tại địa chỉ người gửi, tiếp thị các dịch vụ mới của đơn vị và của Bưu điện TP Hà Nội. Đề xuất các phương án phát triển các dịch vụ mới.
3. Phòng Kế toán thống kê - Tài chính:
+ Phụ trách công tác quản lý tài chính, quản lý kế toán, quản lý quỹ tiền mặt, quỹ tem, thẻ Viễn thông – Tin học của Trung tâm.
+ Lập kế hoạch tài chính hằng năm của Bưu điện Trung tâm 7 theo quy định của Bưu điện TP Hà Nội.
+ Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định về lĩnh vực tài chính đối với các đơn vị trực thuộc.
+ Lập báo cáo tài chính theo quy định.
+ Phân tích các hoạt động tài chính của BĐTT7
+ Phổ biến, hướng dẫn nghiệp vụ kế toán và các chế độ, chính sách của Ngành, Bưu điện Hà Nội cho các đơn vị trực thuộc.
+ Tổ chức khắc phục các tồn tại sau kiểm tra, kiểm toán
2.1.3.c Chức năng nhiệm vụ của các đơn vị sản xuất kinh doanh thuộc BĐTT7 1. Chức năng
Là một bộ phận cấu thành của hệ thống tổ chức và hoạt động của BĐTT7; hoạt động theo quy chế tạm thời về tổ chức và hoạt động của BĐTT7 và mục tiêu kế hoạch do BĐTT7 giao, chịu sự ràng buộc về nghĩa vụ và quyền hạn trước BĐTT7
- Chịu trách nhiệm về việc thực hiện kế hoạch doanh thu, số lượng và chất lượng phục vụ do Giám đốc BĐTT7 giao.
- Có trách nhiệm quản lý và điều hành hoạt động về tài chính và nghiệp vụ tại đơn vị theo quy định. Chịu sự kiểm tra của Bưu điện Trung tâm 7 và Bưu điện TP Hà Nội và các cơ quan có thẩm quyền.
- Đảm bảo thông tin bưu chính, PHBC, Viễn thông công cộng và dịch vụ hỗ trợ thông tin đáp ứng sự chỉ đạo của Đảng, chính quyền các cấp, phục vụ yêu cầu thông tin trong hoạt động kinh tế xã hội của các ngành và nhân dân theo nhiệm vụ được giao.
- Trong quá trình hoạt động các đơn vị chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành trực tiếp của BĐTT7. Những công việc có liên quan đến nhiều dịch vụ thì các đơn vị có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với các đơn vị chủ trì để giải quyết.
a) Các bưu cục giao dịch
- Thực hiện chức năng điều hành, phân công lao động để SXKD và nâng cao chất lượng thông tin, chất lượng phục vụ theo quy chế, quy định.
- Phối hợp với các đơn vị bạn thực hiện các nhiệm vụ khác nhau theo quy định và sự điều hành của BĐTT7.
- Thực hiện chế độ báo cáo nghiệp vụ.
b) Bưu cục phát nhanh:
-Tổ chức giao nhận khai thác sản phẩm Vexpress chiều đi, đến đối với các tỉnh, thành phố có mở dịch vụ VE với Hà Nội và nội tỉnh
- Là đầu mối giải quyết các khiếu nại liên quan đến dịch vụ
- Phát sản phẩm VE, hỏa tốc nội thành và hỗ trợ phát các sản phẩm khác theo yêu cầu của Bưu điện Trung tâm.
c) Tổ đầu mối chuyển tiền:
- Là đơn vị sản xuất trực thuộc BĐTT7. Lĩnh vực hoạt động chuyên môn là đầu mối khai thác dịch vụ chuyển tiền trên địa bàn TPHN.
- Tổ đầu mối dịch vụ chuyển tiền có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với các đơn vị liên quan trong Trung tâm nhằm giải quyết tốt công việc được giao.
- Cập nhật số liệu phát hành và trả.
- Là đầu mối chuyển, nhận chuyển tiền nhanh.
- Tổng hợp và báo cáo hoạt động nghiệp vụ và quỹ chuyển tiền. - Lưu giữ chứng từ chuyển tiền.
d) Đội vận chuyển-phát thư báo
- Tổ chức, thực hiện công tác phát thư báo theo quy trình trên các đường phát thư báo cáo quy định cụ thể trong quy chế.
- Tổ chức phương tiện phát điện hoa, phát hàng tại địa chỉ, công văn hoả tốc, đường thư cấp 3, phương tiện hỗ trợ các trung tâm và thực hiện nhiệm vụ đột xuất về phương tiện của BĐTT7.
- Phát các bưu gửi, báo chí, điện báo, giấy mời lấy các bưu gửi cho các cơ quan, khách hàng ở khu vực quận Hà Đông; Chương Mỹ; Thanh Oai ; Ứng Hoà ; Mỹ Đức.
e) Đội tiếp thị bán hàng.
- Chấp nhận các dịch vụ BCVT theo quy định; tiếp thị và chăm sóc khách hàng; nhận hàng tại địa chỉ người gửi; phát hàng tại địa chỉ người nhận; giới thiệu các dịch vụ mới; quản lý đại lý bưu điện.
- Làm đầu mối phát BPBK có sử dụng dịch vụ PTN trên địa bàn do BĐTT7 quản lý.
2.1.4. Các loại dịch vụ mà Bưu điện trung tâm 7 đang cung cấp
Bước đầu của quá trình đổi mới đã được hoàn thành đó là tổ chức lại mô hình của VNPT, tách Bưu chính ra khỏi Viễn thông để Bưu chính có cơ hội quản lý và phát triển các dịch vụ một cách tự chủ hơn nhằm mang lại hiệu quả cao. Các dịch vụ Bưu chính mà Bưu điện trung tâm 7 đã và đang triển khai khai thác đó là:
1. Dịch vụ chuyển phát tài liệu, hàng hoá: Trong nước và Quốc tế
- Chuyển phát chất lượng cao (VE) - Chuyển phát nhanh toàn cầu (DHL) - Dịch vụ phát hàng thu tiền (COD)
- Dịch vụ Bưu phẩm, Bưu kiện, Bưu phẩm Ghi số, tem thư thường trong nước và quốc tế, Bưu phẩm không địa chỉ
- Dịch vụ Bưu chính uỷ thác - Dịch vụ Cấp đổi Hộ chiếu
2. Dịchvụ Chuyển tiền.
- Dịch vụ Thư chuyển tiền (TCT) - Dịch vụ Chuyển tiền nhanh (CTN)
- Dịch vụ Chuyển tiền nhanh Quốc tế (Money gram) - Dịch vụ Chuyển tiền Quốc tế
3. Dịch vụ Tiết kiệm Bưu điện (VPSC)
- Tiết kiệm có kỳ hạn - Tiết kiệm gửi góp
- Tiết kiệm Tài khoản Cá nhân, - Thẻ tiết kiệm thông minh
- Chuyển tiền qua Tiết kiệm Bưu điện - Dịch vụ Nhờ thu, nhờ trả tự động - Dịch vụ Trích chuyển tự động
4. Dịch vụ Bảo hiểm nhân thọ Bưu chính (Prévoir)
- Phước An bình
- Phước An gia cho sức khoẻ
5. Bảo hiểm Bưu điện (PTI)
- Bảo hiểm con người
- Bảo hiểm xe cơ giới, Bảo hiểm kỹ thuật - Bảo hiểm tài sản, Bảo hiểm hàng hoá - Bảo hiểm trách nhiệm
6. Dịch vụ Chúc mừng
- Dịch vụ Điện hoa
- Dịch vụ Chuyển quà tặng
7. Dịch vụ Phát hành báo chí
- Nhận đặt Dài hạn báo chí trong nước và báo nước ngoài nhập khẩu - Bán lẻ các loại báo và tạp chí
8. Dịch vụ Viễn thông
- Nhận hợp đồng lắp đặt, hoà mạng, thu cước và cung cấp các dịch vụ viễn thông trong nước và Quốc tế: Điện thoại cố định, Điện thoại di động (Vinaphone, Mobiphone) Internet mega VNN, Gphone, VoiP 171...
- Bán các loại thẻ Viễn thông, thẻ Trường trực tuyến.
2.1.5. Đặc điểm của Bưu điện Trung tâm 7.
2.1.5.a.Đặc điểm vị trí địa lý, môi trường, điều kiện cạnh tranh
Trên cả 5 huyện trực thuộc TT 7 có một số các khu công nghiệp đang phát triển, một số các công ty mới thành lập xong nhu cầu sử dụng các dịch vụ Bưu chính vẫn chưa cao. Đến thời điểm hiện tại các khu công nghiệp mới bắt đầu có một số bước phát triển tốt và dần đi vào hoạt động ổn định. Dịch vụ Bưu chính chuyển phát có cơ hội phát triển
tại các khu công nghiệp này. Nhưng đồng thời với thuận lợi thì lại xuất hiện khó khăn, các doanh nghiệp đối thủ của Bưu điện bắt đầu nhảy vào cạnh tranh, họ đưa ra các chiêu khuyến mãi, chăm sóc rất hấp dẫn khiến đơn vị hiện nay đã mất một số các khách hàng tiềm năng. Tình hình cạnh tranh tương đối phức tạp.
Tuy nhiên với đặc điểm địa bàn hoạt động của trung tâm rất rộng, mạng lưới các bưu cục, các điểm giao dịch rộng khắp trên toàn địa bàn. Bưu điện Trung tâm 7 cũng có một số lợi thế về mạng lưới khai thác bưu chính. Các dịch vụ bưu chính truyền thống phục vụ được nhiều đối tượng khách hàng khác nhau. Trung tâm có nhiều khách hàng truyền thống đã gắn bó nhiều năm với các bưu cục về các dịch vụ như: Dịch vụ chuyển phát, Phát hành báo chí, dịch vụ chuyển tiền. Các khách hàng này đã đem lại nguồn thu đáng kể cho các Bưu cục của TT7, nhất là trên địa bàn quận Hà Đông.
2.1.5.b. Lao động, cơ sở vật chất, mạng lưới Bưu chính viễn thông (1).Lao động:
Bảng 2.3: Tình hình lao động của Bưu điện Trung tâm 7.
Chỉ tiêu
(trình độ chuyên môn)
Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010
Lao động (người) % Lao động (người) % Lao động (người) % Trên đại học 0 0 0 0 0 0 Đại học 41 27,1 41 26,6 44 26,7 Cao đẳng 17 11,3 20 13,0 21 12,7 Trung cấp 22 14,6 22 14,3 26 15,8 Sơ cấp 71 47,0 71 46,1 74 44,8
Chưa qua đào tạo 0 0 0 0 0 0
Tổng số 151 100 154 100 165 100
(Nguồn: Phòng TCHH - Bưu điện trung tâm 7)
Tại thời điểm 31/1/2011, toàn Trung tâm có 165 lao động, trong đó lao động nam giới 33 người chiếm tỷ lệ 20%, lao động nữ giới 132 người chiếm tỷ lệ 80%. Được phân bổ cho các bộ phận như sau:
- Phòng tổng hợp: 7 lao động - Phòng kế toán: 14 lao động
- Phòng nghiệp vụ kinh doanh: 10 lao động - Bưu điện Hà Đông 62 lao động.
- Bưu điện Thanh Oai 16 lao động - Bưu điện Ứng Hòa 13 lao động - Bưu điện Mỹ Đức 19 lao động - Bưu điện Chương Mỹ 21 Lao động
(2). Mạng lưới BC -VT
Bưu điện trung tâm 7 có 32 Bưu cục, 97 điểm Bưu điện văn hoá xã, 63 Đại lý, 7 Kiôt. Bán kính phục vụ: 1,77km. Mạng đường thư trong TT có: 01 đường thư cấp 1, 10 đường thư cấp 2, cùng với 130 đường thư cấp 3 và 89 đường thư nội thị.
Mạng lưới và các dịch vụ Bưu chính được tập trung phát triển mở rộng đến hầu hết các khu vực. Cụ thể: 25/32 Bưu cục có dịch vụ chuyển phát nhanh EMS, 26/32 Bưu cục có dịch vụ chuyển tiền nhanh, 27/32 Bưu cục có dịch vụ TKBĐ. Đẩy mạnh phát triển trả lương qua tài khoản TKBĐ, Hết năm 2009 đưa tổng số sổ TKCN lên 20.770 tài khoản, đồng thời phát triển được 1.256 hợp đồng Bảo hiểm nhân thọ (Cả 2 chỉ tiêu này Bưu điện trung tâm 7 đang dẫn đầu toàn quốc). Đến 30/9/2010 đã phát triển được 1.318 hợp đồng Bảo hiểm Bưu điện.
Đến nay 85% số điểm BĐVHX trên địa bàn có Internet công cộng, nhiều điểm BĐVHX đã mở thêm các dịch vụ: Nhận, trả thư chuyển tiền, FAX, EMS. Công tác PHBC giữ được thị phần và duy trì tốc độ tăng trưởng cao. Đến tháng 12/2009 tổng sản lượng PHBC: 14,64 triệu tờ, trong đó Báo Nhân dân: 2,9 triệu tờ, Báo địa phương: 2,8 triệu tờ.
(3). Cơ sở vật chất kỹ thuật:
* Nhà cửa, vật kiến trúc gồm:
- Toàn bộ diện tích đất, nhà là: 4.975m các Bưu cục trong toàn TT đang sử dụng - 97 điểm BĐVHX gồm: đất và nhà 10.695 m
- 7 kiốt
* Máy móc thiết bị: Được trang bị hiện đại như: hệ thống tính cước ghi sê giao dịch, Máy điều hoà, máy vi tính, máy in cước thay tem, máy xoá tem, máy gói buộc, cân điện tử, máy phôtô...
* Phương tiện vận tải toàn TT gồm: 9 ôtô các loại và 01 xe máy Zusuki.
* Thiết bị, dụng cụ quản lý gồm nhiều máy móc, thiết bị phục vụ cho việc truyền dẫn và khai thác tại các bộ phận quản lý, kế toán, khai thác nghiệp vụ...
2.1.6. Một số hoạt động quản trị tại Bưu điện Trung tâm 7
2.1.6.a. Phòng tổng hợp
Phòng tổng hợp tiến hành thực hiện các hoạt động quản trị:
(1). Công tác quản lý nguồn vốn và đầu tư sửa chữa tài sản