: một số giải pháp hoàn thiện tổ chức và quản lý
3.2.3.2. Hoàn thiện quản lý dòng thông tin của hệ thống phânphố
Trong những năm vừa qua, với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin đã ảnh hởng và làm thay đổi cơ bản đến hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Những công nghệ thông tin mới đã tạo nên cuộc cách mạng trong phối hợp hoạt động phân phối cũng nh làm giảm chi phí hoạt động của hệ thống phân phối. Công nghệ thông tin cho phép rút ngắn khoảng cách về không gian và thời gian, là công cụ cạnh tranh mới của các doanh nghiệp. Nhờ công nghệ thông tin, mỗi thành viên trong kênh phân phối có thể liên hệ mật thiết với doanh nghiệp. Hoàn thiện dòng thông tin có tác động lớn đến sự phối hợp trong hệ thống và chi phí điều hành, là cơ sở để hoàn thiện thêm các dòng chảy khác. Đối với Công ty TRIUMPH hoàn thiện dòng thông tin là yêu cầu cấp bách, là cơ sở để đa ra các giải pháp khác nhằm hoàn thiện toàn bộ hoạt động quản lý hệ thống phân phối.
Yêu cầu về hệ thống thông tin:
Hệ thống thông tin phải có tính hai chiều, nghĩa là hệ thống thông tin phải đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác các thông tin của thị trờng, của các cửa hàng bán lẻ và của các trung gian thơng mại về cho doanh nghiệp và ngợc lại. Trớc hết, các nội dung thông tin tại mỗi chiều cần đợc xác định rõ.
Về phía Công ty TRIUMPH cần có đợc nhanh chóng và chính xác các thông tin sau: Chơng trình khuyến mại sắp triển khai, thông tin về mẫu, mã, giá cả, tính năng của những sản phẩm mới, hoạt động của các đối thủ cạnh tranh, hệ thống phân phối của tổng đại lý, các khách hàng là tổ chức của đại lý, tổng đại lý; Tình hình hoạt động của các đại lý, tổng đại lý; đơn hàng của cửa hàng bán lẻ trực tiếp. Một trong những yêu cầu cần thiết của hệ thống thông tin là phải quản lý đợc sản lợng nhập, xuất của từng điểm bán hàng trong hệ thống phân phối chứ không phải chỉ quản lý đến từng đại lý, tổng đại lý nh hiện nay. Một trong những thông tin quan trọng và cần thiết hàng ngày mà Công ty TRIUMPH cần thu thập là lợng bán hàng trực tế và đơn hàng của các trung gian, của cửa hàng bán lẻ trực tiếp. Lợng bán hàng thực tế của các đại lý, tổng đại lý và cửa hàng bán lẻ hàng ngày (hoặc trong một khoảng thời gian xác định) có thể đợc tính toán theo công thức sau:
Lợng bán ra = Tồn kho đầu kỳ + Lợng mua vào - Tồn kho cuối kỳ
Nh vậy tồn kho là số liệu then chốt để xác định mức tiêu thụ thực tế và cũng là cơ sở để các cửa hàng, đại lý, tổng đại lý lập đơn hàng. Ngoài ra căn cứ vào thông tin về tồn kho có thể kiểm soát xem đại lý có lấy hàng ở các nguồn khác về bán hay không.
Ngoài ra, Công ty TRIUMPH cũng rất cần thu thập các thông tin về tình hình thị trờng, khách hàng từ các trung gian thơng mại và cửa hàng của Công ty. Các cửa hàng bán lẻ và các đại lý, tổng đại lý cần có những thông tin sau từ phía Công ty TRIUMPH: cơ chế giá, chính sách khuyến mãi, bán hàng, tiến độ cung ứng hàng hóa.