I. Kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán báo cáo tài chính
2. Quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán báo cáo tài chính tại công ty TNHH Deloitte Việt Nam
2.2. Thực hiện kiểm toán
2.2.1. Thử nghiệm kiểm soát
Khảo sát tổng quan chu trình tiền lương và nhân viên: bảng tính lương của đơn vị được kiểm toán chính là cơ sở để thanh toán tiền lương, ghi chép vào sổ sách kế toán và phân bổ chi phí tiền lương, do đó nó thường là điểm xuất phát trong các cuộc khảo sát về kiểm toán tiền lương và nhân viên. Và ở Deloitte Viêt Nam cũng vậy, đầu tiên KTV chọn ra bảng tính lương của một kì nào đó để kiểm tra độ chính xác số học của việc tính toán, và việc phân bổ vào các tài khoản hợp lí. Sau đó KTV chọn ngẫu nhiên một số nhân viên kiểm tra sự hoàn hảo của các hồ sơ và rà soát lại các báo cáo hoạt động nhân sự về sự phê duyệt xem có hợp lí không ( bao gồm kiểm tra hợp đồng lao động, các giấy tờ liên quan đến việc tuyển dụng…), đồng thời KTV so sánh các mức lương, bậc lương và các khoản khấu trừ trên các sổ nhân sự với các thông tin như vậy trên bảng tính lương để xác định xem chúng có giống nhau hay không.
Các khảo sát tiền lương khống: Trong lĩnh vực tiền lương và nhân viên có nhiều cách khác nhau để nhân viên có thể thực hiện hành vi gian lận, tuy nhiên hình thức phổ biến nhất vẫn là “lương khống”. Lương khống có thể biểu hiện dưới hình thái là số nhân viên khống hoặc số giờ lao động hoặc số
lượng sản phẩm hoàn thành khống, để kiểm soát được những gian lận này KTV của Deloitte Việt Nam có một số giả pháp như sau:
- Số nhân viên khống: đó là việc tiếp tục viết phiếu chi cho nhân viên đã thôi việc hoặc đã mãn hạn hợp đồng hoặc không có thực. Hành động gian lận này rất dễ xảy ra ở những đơn vị mà nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm không được tuân thủ.
Để kiểm soát nghiệp vụ này KTV của Deloitte so sánh tên trên các phiếu chi hoặc séc chi lương đã thanh toán với các bảng chấm công và các giấy tờ liên quan khác về chữ kí phê chuẩn và tính hợp lí của chữ kí tắt mặt sau.
Một thủ tục khác nữa là KTV chọn ra một số hồ sơ nhân viên từ sổ nhân sự nhằm tìm các nhân viên đã thôi việc đã mãn hạn hợp đồng lao động trong năm hiện hành để xác định xem các khoản thanh toán mãn hạn hợp đồng cho nhân viên này có phù hợp với chính sách của công ty hay không.
Kiểm tra việc thanh toán lương cho nhân viên để đảm bảo việc chấm dứt thanh toán cho những nhân viên đã kết thúc hợp đồng lao động. Một nhược điểm của thủ tục này là nếu phòng nhân sự không được báo cáo về việc mãn hạn hợp đồng thì thủ tục này sẽ không còn hiệu lực.
Một biện pháp khác mà KTV của Dloitte Việt Nam tiến hành nhằm kiểm soát số nhân viên khống bằng cách là yêu cầu trả lương đột xuất, mọi nhân viên đều phải trực tiếp kí vào phiếu chi hoặc séc chi của mình dưới sự giám sát của KTV. Đây là hình thức rất tốn thời gian và công sức của cả hai phía nên rất hiếm khi được thực hiện.
- Số giờ, khối lượng công việc, sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành khống: hình thức này dễ xảy ra trong những trường hợp do việc theo dõi thời gian, giám sát và quản lí không chặt chẽ hoặc do sự móc nối giữa người giám sát với nhân viên của họ.
Để khảo sát hình thức gian lận này các KTV của Deloitte Việt Nam tiến hành cân đối tổng số giờ công, ngày công hoặc khối lượng công việc hay lao vụ được thanh toán theo số lương với số liệu ghi chép độc lập và được kiểm tra thường xuyên của KTVNB tại từng bộ phận hoạt động. Hoặc KTV sẽ tiếp cận với quản đốc nhằm theo dõi việc chấm công của quản đốc và phỏng vấn nhân viên về việc kiểm soát giờ giấc của quẩn đốc.
* Ngoài ra có một thủ tục mà các KTV Deloitte Việt Nam thường xuyên dùng để khảo sát tiền lương khống đó là thủ tục ước tính lương có hai cách thường dùng để ước tính đó là:
- Đối với các doanh nghiệp không có biến động nhiều về mức lương và số nhân công thì KTV sẽ chọn mẫu một tháng lương sau đó nhân với mười hai tháng để tính ra mức lương của công ty trong một năm. Từ số ước tính này KTV so sánh với số của khách hàng nếu chênh lệch nhỏ hơn mức trọng yếu cho phép( mức trọng yếu này được manager hay partner xác định trong kế hoạch kiểm toán) thì bỏ qua, nếu chênh lệch lớn hơn mức trọng yếu đặt ra thì yêu cầu ban giám đốc giả trình.
- Đối với doanh nghiệp mà mức lương và số nhân viên thường xuyên thay đổi thì KTV sẽ tính ra mức lương trung bình một tháng của một nhân viên trong năm ngoái dựa vào hồ sơ kiểm toán năm trước theo công thức Lương TB của 1 nhân viên = Tổng lương/ ( 12 x số nhân viên trung bình)
Trong đó: Tổng lương lấy trên số liệu kiểm toán năm trước Số nhân viên trung bình cũng lấy số liệu kiểm toán măn trước
Từ số tiền lương trung bình của một nhân viên trong năm trước KTV nhân với mức biến động lương trong năm nay so với năm trước( số liệu về mức biến động lương năm nay so với năm trước do ban giám đốc giải trình) để tính ra tiền lương trung bình của một nhân viên trên một tháng trong năm
nay. Sau đó KTV sẽ lấy số nhân viên trung bình của năm nay( số liệu này được phòng nhân sự cung cấp) nhân với mức lương trung bình năm nay vừa tính được tính được và nhân với mười hai tháng sẽ ra tổng tiền lương năm nay của doanh nghiệp do KTV ước tính. Từ số ước tính này KTV so sánh với số của khách hàng nếu chênh lệch nhỏ hơn mức trọng yếu cho phép( mức trọng yếu này được manager hay partner xác định trong kế hoạch kiểm toán) thì bỏ qua, nếu chênh lệch lớn hơn mức trọng yếu đặt ra thì yêu cầu ban giám đốc giả trình.
Các khảo sát việc phân bổ chi phí tiền lương vào các đối tượng sử dụng lao động: việc tính và phân bổ tiền lương cho các đối tượng sử dụng lao động không đúng sẽ dẫn tới việc đánh giá sai lệch các tài sản trên bảng cân đối kế toán, sai lệch các chỉ tiêu trên báo cáo kết quả kinh doanh chẳng hạn như sẽ làm sai lệch giá trị của các chỉ tiêu như: sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng tồn kho, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp…
Để khảo sát nghiệp vụ này các KTV sẽ xem xét tính nhất quán trong hạch toán chi phí giữa các kỳ kế toán đối với việc phân loại các bộ phận chịu phí ( bộ phận trực tiếp sản xuất, bán hàng, quản lí doanh nghiệp…). Ngoài ra KTV còn kiểm tra sơ đồ hạch toán tiền lương xem có đúng theo quy định hiện hành và chính sách đã đề ra của công ty hay không.
Các khảo sát đối với các khoản trích theo lương: theo quy định của chính sách kế toán hiện hành, quỹ bảo hiểm xã hội, quỹ bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn là các khoản trích theo lương. Đối với các khoản này thì KTV của Deloitte sẽ lấy kết quả của việc kiểm toán tiền lương làm căn cứ tính ra quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. Đồng thời đối chiếu với biên bản xác nhận của cơ quan bảo hiểm xem đơn vị có hạch toán đúng hay không.
2.2.2. Thử nghiệm cơ bản
Sau khi tiến hành các thử nghiệm kiểm soát, nếu KTV nhận thấy rằng hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng hoạt động tốt, các nghiệp vụ về tiền lương đã được tính toán và vào sổ đúng đắn, các sổ nhật ký tiền lương, các bảng tính lương, bảng chấm công, các phương pháp phân bổ chi phí phí và các báo cáo có liên quan đều thống nhất thì các khảo sát chi tiết số dư sẽ được giảm bớt và ngược lại.
Nếu KTV nhận thấy có sự thay đổi đáng kể trong thủ tục kiểm soát hoặc trong việc áp dụng các phương pháp hạch toán mới của khách hàng thì KTV sẽ bổ sung thêm các thử nghiệm tuân thủ để đánh giá hệ thống KSNB hoặc là sẽ đánh giá rủi ro kiểm soát cao và sẽ không cần xem xét hệ thống KSNB mà thực hiện luôn thử nghiệm cơ bản.
Mục tiêu của các thử nghiệm cơ bản trong kiểm toán tiền lương và các khoản trích theo lương là kiểm tra xem các khoản tính dồn về tiền lương và các khoản trích theo lương có được đánh giá đúng hay không đồng thời cũng xác định xem các nghiệp vụ trong chu trình tiền lương và nhân viên có được thanh toán và ghi sổ đúng kì hạn hay không. Các số dư tài khoản của tài khoản tiền lương thưởng và các khoản phải trả CNV (TK334), tài khoản phải trả, phải nộp khác (TK338), các tài khoản liên quan đến các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, KPCĐ và các tài khoản liên quan đến chu trình tiền lương như chi phí nhân công trực tiếp (TK622), chi phí sản xuất chung (TK627), chi phí quản lí doanh nghiệp (TK642) sẽ là đối tượng thường xuyên của các KTV thực hiện kiểm toán tiền lương và nhân viên nếu KTV thực hiện thử nghiệm cơ bản. Cụ thể:
- Đối với tài khoản “ Phải trả công nhân viên- TK334” khi thực hiện thử nghiệm cơ bản KTV sẽ tiến hành thông qua số dư tiền lương, tiền thưởng và các khoản thanh toán khác cho CNV. Khi tiến hành thử nghiệm
cơ bản trên số dư tiền lương KTV sẽ vận dụng những hiểu biết về những chính sách và chế độ thanh toán tiền lương của doanh nghiệp từ những bước tìm hiểu về khách hàng ở trên và từ đó đánh giá xem chúng có được tuân thủ một cách nhất quán hay không. Khi KTV đã xác định được chính sách của doanh nghiệp đối với tiền lương là nhất quán giữa các kì kế toán thì KTV sẽ bắt đầu xem xét đến thời hạn và độ tin cậy của số dư trên tài khoản “ Phải trả công nhân viên”.
Về các khoản tiền thưởng tính dồn tại một số doanh nghiệp, số tiền thưởng phải trả cho người lao động chưa được trả vào cuối niên độ là một khoản mục lớn, nếu không ghi chép kịp thời và chính xác sẽ dẫn tới những sai sót trọng yếu trên bảng cân đối kế toán. Để kiểm tra khoản mục này KTV sẽ xem xét tính kịp thời và chính xác trong việc ghi sổ các khoản đó thông qua việc đối chiếu với quyết định hay biên bản của ban quản lý về sự phê duyệt các khoản tiền lương đối với người lao động.
Đối với các khoản phải trả khác cho công nhân viên, bao gồm các khoản được chia từ phúc lợi, tiền nghỉ ốm đau, thai sản, bảo hiểm mà người lao động được hưởng thì KTV sẽ xem xét tính nhất quán trong cách tính dồn giữa các kì kế toán sau đó KTV sẽ kiểm tra độ tin cậy của số liệu bằng cách tính toán lại chi tiết các khoản tiền liên quan đã được ghi sổ và cộng dồn, đồng thời sẽ xem xét các chứng từ tài liệu đính kèm.
- Đối với khoản “Phải trả phải nộp khác- TK338” có liên quan tới các khoản trích nộp trên tiền lương như: BHXH, BHYT, KPCĐ thì KTV sẽ so sánh số dư trên các tài khoản chi tiết với số liệu trên bảng tính trích BHXH, BHYT, KPCĐ và đối chiếu với các khoản chi bằng tiền đã phát sinh trên các chứng từ chi tiền mặt.
- Đối với các khoản chi phí liên quan đế chu trình tiền lương và nhân viên “ Chi phí nhân công trực tiếp- TK 622” “ Chi phí quản lý sản xuất chung-
TK627” “ Chi phí bán hàng- TK641” và “ Chi phí quản lý doanh nghiệp- TK642” thì KTV thường chỉ tiến hành bổ sung các thử nghiệm cơ bản khi phát hiện những nhược điểm trong cơ cấu KSNB của đơn vị kiểm tra liên quan tới việc hạch toán và ghi sổ các tài khoản này. Ngoài ra các thông tin của khoản mục này sẽ được đối chiếu với KTV làm phần hành chi phí.
2.3. Kết thúc kiểm toán