IV. Kiểm toán tiền lương và các khoản trích theo lương do công ty kiểm toán Deloitte Việt Nam thực hiện tại Công ty sản xuất đề can NC
1.3. Tìm hiểu về chu trình tiền lương và nhân viên tại công ty NC
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, và yêu cầu thực tế của các bộ phận sản xuất. Phòng Tổ chức tiến hành lên kế hoạch nhân sự từ đầu năm. Công ty tiến hành thành lập hội đồng tuyển dụng (tùy theo yêu cầu chuyên môn của các bộ phận có các cán bộ phụ trách kiểm tra bằng lý thuyết và thực hành). Công ty thực hiện ký hợp đồng ngắn hạn với người lao động. Nếu sau hai năm người lao động còn tiếp tục làm việc cho Công ty thì hợp đồng ngắn hạn sẽ chuyển thành dài hạn. Tất cả các hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động được quản lý tập trung tại phòng nhân sự
- Cách tính lương: Tiền lương được tính dựa trên số tiền trên hợp đồng lao động, ngoài ra nhân viên sẽ được phụ cấp bữa ăn trưa giá trị 0.7USD
- Thanh toán lương: Tiền lương sẽ được thanh toán một lần trên tháng vào ngày 30 hàng tháng (tháng 2 sẽ thanh toán vào ngày 28) bằng phương thức chuyển khoản.
- Để theo dõi số lượng lao động đi làm việc và thời gian thực hiện công việc công ty sử dụng bảng chấm công. Bảng chấm công được thực hiện bởi các bộ phận sản xuất, hàng ngày trưởng các bộ phận sản xuất có trách nhiệm theo dõi và chấm công vào bảng chấm công chi tiết theo từng đối tượng. Cuối tháng các bảng chấm công này được chuyển cho phòng nhân sự để tổng hợp và tính lương cho từng đối tượng.
Trường hợp làm thêm giờ phải được sự phê chuẩn của Trưởng ca sản xuất. Cuối tháng các bảng tổng hợp làm thêm giờ cũng được chuyển cùng với bảng chấm công chuyển lên cho phòng nhân sự.
Bộ phận tiền lương có trách nhiệm kiểm tra các bảng lương này và đánh giá tính phù hợp và đầy đủ.
2. Thực hiện kiểm toán
2.1. Kiểm toán các nghiệp vụ tiền lương
Sau khi tìm hiểu về chu trình tiền lương và nhân viên của Công ty NCI kiểm toán viên thực hiện kiểm toán. Kiểm toán viên kiểm tra dữ liệu kết xuất từ phần mềm kế toán của khách hàng trước khi sử dụng.
Bảng tổng hợp lương theo Tài khoản đối ứng giúp kiểm toán viên xem xét các đối ứng bất thường. Qua bảng tổng hợp, kiểm toán viên không thấy có đối ứng giữa TK 334 và TK 3384. Phỏng vấn khách hàng, kiểm toán viên được biết rằng công ty không thu 1% bảo hiểm y tế của người lao động. Công ty X đóng toàn bộ bảo hiểm y tế cho người lao động và số trích BHYT này được trích toàn bộ vào chi phí (6% trích vào chi phí). Vấn đề này đã được quy định trong thỏa ước lao động tập thể của ban lãnh đạo công ty với toàn bộ công nhân viên.
2.1.1. Thủ tục phân tích
2 .1.1.1. Ước tính lương
Tại công ty NCI do có sự biến đổi nhiều về tiền lương và số nhân viên nên thủ tục ước tính lương được KTV thực hiên theo phương pháp tính ra mức lương trung bình một tháng của một nhân viên trong năm ngoái dựa vào hồ sơ kiểm toán năm trước theo công thức
Lương TB của 1 nhân viên = Tổng lương/ ( 12 x số nhân viên trung bình)
Trong đó: Tổng lương lấy trên số liệu kiểm toán năm trước
Số nhân viên trung bình cũng lấy số liệu kiểm toán măn trước
Từ số tiền lương trung bình của một nhân viên trong năm trước KTV nhân với mức biến động lương trong năm nay so với năm trước( số liệu về mức biến động lương năm nay so với năm trước do ban giám đốc giải trình) để tính ra tiền lương trung bình của một nhân viên trên một tháng trong năm nay. Sau đó KTV sẽ lấy số nhân viên trung bình của năm nay( số liệu này được phòng nhân sự cung cấp) nhân với mức lương trung bình năm nay vừa tính được tính được và nhân với mười hai tháng sẽ ra tổng tiền lương năm nay của doanh nghiệp do KTV ước tính. Từ số ước tính này KTV so sánh với số của khách hàng nếu chênh lệch nhỏ hơn mức trọng yếu cho phép( mức trọng yếu này được manager hay partner xác định trong kế hoạch kiểm toán) thì bỏ qua, nếu chênh lệch lớn hơn mức trọng yếu đặt ra thì yêu cầu ban giám đốc giả trình.
2 .1.1.2. Ước tính tiền ăn ca
Để kiểm tra tiền ăn ca kiểm toán viên kiểm tra phát sinh Có TK 3341 thông qua việc ước tính tiền ăn ca và kiểm tra phát sinh Nợ TK này thông qua việc kiểm tra chi tiết chi ăn ca. Kiểm toán viên dựa vào số lao động bình quân năm tại Công ty NCI và đơn giá tiền ăn ca, kiểm toán viên ước tính
tiền ăn ca một tháng sau đó tính tiền ăn ca cả năm. Nếu có chênh lệch giữa số liệu tính toán của kiểm toán viên và số hạch toán của khách hàng thì kiểm toán viên sẽ phải xác định nguyên nhân chênh lệch
Biểu 2.3: Ước tính tiền ăn ca
Mục tiêu: Tính đầy đủ, trọn vẹn
Công việc: Tính toán lại chi phí ăn ca phát sinh trong năm 2007
Người lập : TVH Người soát xét: NQH
Ước tính tiền ăn ca: (USD)
Số lượng lao động 297
Tiền ăn ca bình quân 0.7
Số ngày bình quân tháng 23 Số kiểm toán viên ước tính 4782
Số đơn vị hạch toán 4823
Chênh lệch (41) => pass
Kết luận: đạt được mục tiêu
2.1.2. Thủ tục kiểm tra chi tiết
Sau khi áp dụng thủ tục phân tích (ước tính lương sản phẩm), kiểm toán viên không phát hiện ra được những chênh lệch đáng kể thì kiểm toán viên bắt đầu tiến hành chọn mẫu kiểm tra chi tiết chi lương.
Mức độ trọng yếu cho toàn bộ cuộc kiểm toán (PM) do manager tính toán đặt ra ở phần lập kế hoạch kiểmt toán. Giá trị trọng yếu MP được tính toán dựa vào mức trọng yếu đã xác định và luôn nhỏ hơn mức độ trọng yếu (thường bằng 80% - 90% mức độ trọng yếu). Chỉ số của độ tin cậy kiểm tra chi tiết được xác định ở ba mức độ:
- Kiểm tra chi tiết ở mức độ tập trung: R= 2 - Kiểm tra chi tiết ở mức độ trung bình: R= 1.7
- Kiểm tra chi tiết ở mức đọ thấp: R= 0.7
Chỉ số của độ tin cậy kiểm tra chi tiết trong cuộc kiểm toán này R= 1.7. Kiểm toán viên dựa vào giá trị trọng yếu MP và chỉ số của độ tin cậy kiểm tra chi tiết để xác định bước chọn mẫu theo công thức:
Giá trị trọng yếu (MP) Bước chọn mẫu (J) =
Chỉ số của độ tin cậy kiểm tra chi tiết (R) Dựa vào bước chọn mẫu (J), kiểm toán viên xác định số mẫu cần kiểm tra bằng cách tính:
Giá trị của khoản mục cần kiểm tra Số mẫu cần kiểm tra (n) =
Bước chọn mẫu (J)
Nếu số mẫu cần kiểm tra lớn thì KTV sẽ chọn mẫu bằng cách chạy trên phần mền AS2, nếu số mẫu cần kiểm tra nhỏ kiểm toán viên có thể chọn các nghiệp vụ mà kiểm toán viên nhận thấy là bất thường hoặc các nghiệp vụ có số tiền phát sinh lớn để tiến hành kiểm tra chi tiết.
Để khẳng định tính đúng đắn trong việc tính lương, KTV chọn mẫu một số nhân viên và tính lại tiền lương của những nhân viên này. Cùng với việc kiểm tra cách tính lương của đơn vị, KTV kiểm tra đồng thời việc chi lương của đơn vị.
Sau khi tiến hành thủ tục kiểm tra chi tiết, kiểm toán viên thấy rằng việc tính toán lương được thực hiện bởi phòng nhân sự. KTV kiểm tra cách tính lương của sáu nhân viên của các bộ phận khác nhau và kết luận rằng việc tính toán lương là chính xác.
Phòng kế toán căn cứ vào bảng tính lương của nhân sự chức để thực hiện việc chi lương. Kiểm toán viên đã kiểm tra bảng thanh toán tiền lương,
danh sách ký nhận lương và kết luận rằng việc chi lương của đơn vị được thực hiện đúng.
2.2. Kiểm toán các khoản trích theo lương
Đối với các khoản trích theo tiền lương này thì kiểm toán viên phải xác định tính chính xác của quỹ lương để làm cơ sở tính toán chính xác cho các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ.
Kiểm toán viên sẽ tổng hợp TK 3382, 3383, 3384. Mục tiêu của công việc này là đảm bảo khớp số liệu giữa sổ chi tiết, sổ cái và BCTC. Tờ tổng hợp này cho biết số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ của toàn công ty. Tờ tổng hợp này sẽ liệt kê chi tiết số trích vào chi phí và số phải thu của người lao động.
Trên giấy tờ làm việc này, kiểm toán viên cũng thực hiện đối chiếu số tiền mà công ty đã nộp BHXH, BHYT với biên bản đối chiếu số liệu nộp BHXH, BHYT. Số đối chiếu khớp đúng với số mà khách hàng hạch toán. 2.2.1. Thủ tục phân tích
2.2.1.1. Ước tính KPCĐ
Kiểm toán viên tính toán lại KPCĐ, BHYT, BHXH rồi so sánh với số của đơn vị hạch toán
Biểu 2.4: Ước tính kinh phí công đoàn
Mục tiêu: Tính đầy đủ, trọn vẹn
Công việc: Tính toán lại kinh phí công đoàn
Người lập : TVH Người soát xét: NQH
Ước tính KPCĐ (USD)
Quỹ lương tính KPCĐ 980468
2% KPCĐ được tính vào chi phí 19609 Số đơn vị đã trích vào chi phí 19713
Chênh lệch (104) =>pass
Kết luận: đạt được mục tiêu
2.2.1.2. Ước tính BHYT, BHXH
Cũng tương tự như ước tính KPCĐ căn cứ vào quỹ lương cơ bản của đơn vị, kiểm toán viên tính toán lại số BHXH, BHYT mà đơn vị phải nộp rồi so sánh với số mà đơn vị hạch toán. Nếu có chênh lệch lớn thì kiểm toán sẽ tìm hiểu và giải thích nguyên nhân chênh lệch
Kiểm toán viên sẽ tổng hợp TK 3382, 3383, 3384. Mục tiêu của công việc này là đảm bảo khớp số liệu giữa sổ chi tiết, sổ cái và BCTC. Tờ tổng hợp này cho biết số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ của toàn công ty. Tờ tổng hợp này sẽ liệt kê chi tiết số trích vào chi phí và số phải thu của người lao động.
3. Kết thúc kiểm toán
Kết thúc cuộc kiểm toán kiểm toán viên xem xét các sự kiện xảy ra sau ngày kết thúc niên độ. Kiểm toán viên cần kiểm tra xem có phát sinh biến động về mặt nhân sự chủ chốt trong Công ty; các tranh chấp lao động giữa cá nhân người lao động với người sử dụng lao động, các tranh chấp liên quan đến tiền lương, thu nhập, điều kiện lao động…hay những tranh chấp với Cơ quan Bảo hiểm. Sau khi kiểm tra, kiểm toán viên kết luận rằng không có sự kiện quan trọng nào sau ngày lập báo cáo tài chính mà có thể ảnh hưởng đến những thông tin đã được trình bày trên BCTC. Kiểm toán viên tổng hợp kết quả kiểm toán thu thập được và đưa ra nhận xét về nghiệp vụ tiền lương của Công ty NCI: hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty NCI là tương đối tốt (chỉ số của độ tin cậy kiểm tra chi tiết R= 1.7). Các nghiệp vụ tiền lương được hạch toán đúng theo chuẩn mực kế toán Việt Nam. Công ty VSP hầu như không có các sai phạm nào về nghiệp vụ tiền lương.