18 Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2008, Công ty Đầu tư và Du lịch Sao Việt
2.4.2. Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp
Cơ cấu tổ chức của Sao Việt được thiết kế theo cơ cấu ma trận nhằm đáp ứng nhu cầu của các lĩnh vực hoạt động, đòi hỏi sự phối hợp của hầu hết các bộ phận trong công ty để đạt hiệu quả cao nhất trong công việc
Sơ đồ 5: Cơ cấu tổ chức của Sao Việt
Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận:
• Hội đồng quản trị: quyết định những vấn đề quan trọng nhất của doanh nghiệp như tôn chỉ, tầm nhìn, chiến lược, chính sách.
• Ban giám đốc: trực tiếp điều hành công việc, chịu trách nhiệm trước HĐQT về kết quả kinh doanh của doanh nghiệp, tổ chức công việc trong công ty, quản lý theo dõi việc thực hiện, ký kết hợp đồng, quản lý nhân sự.
• Bộ phận điều hành: Du lịch Du lịch Xúc tiến thương mại Xúc tiến thương mại Xúc tiến thương mại Xúc tiến thương mại Du lịch Du lịch Tư vấn & Đào tạo Tư vấn & Đào tạo Tư vấn & Đào tạo Tư vấn & Đào tạo HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN GIÁM ĐỐC HỘI ĐỒNG TƯ VẤN Bộ phận Kế toán – Hành chính Bộ phận Điều hành Bộ phận Dịch vụ trong nước Bộ phận Sales – Marketing
- Thiết kế, xây dựng các sản phẩm của công ty
- Triển khai toàn bộ công việc điều hành các chương trình, cung cấp các dịch vụ du lịch trên cơ sở các kế hoạch, thông tin về khách.
- Lập kế hoạch, phân công và quản lý thực hiện các công việc liên quan đến việc thực hiện chương trình, đảm bảo các yêu cầu về thời gian và chất lượng.
- Lập, quản lý hồ sơ dịch vụ, hồ sơ đoàn phục vụ cho việc điều hành và kế hoạch chăm sóc khách hàng.
- Xây dựng các check – list thực hiện công việc
- Thiết lập và duy trì mối quan hệ mật thiết với các cơ quan hữu quan. Ký hợp đồng với các nhà cung cấp hang hóa và dịch vụ du lịch. Lựa chọn những nhà cung cấp có những sản phẩm đảm bảo uy tín chất lượng và giá cả hợp lý.
- Giám sát quá trình thực hiện các chương trình du lịch. Phối hợp với bộ phận kế toán thực hiện các hoạt động thanh toán với các doanh nghiệp gửi khách và các nhà cung cấp du lịch. Hỗ trợ hướng dẫn viên nhanh chóng xử lý các trường hợp bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện các chương trình du lịch.
• Bộ phận Tài chính kế toán
- Thực hiện chế chế độ sổ sách kế toán công ty đúng nguyên tắc kế toán về tính tuân thủ và quy trình.
- Kiểm tra và tư vấn cho giám đốc về các chứng từ thu, chi đúng nguyên tắc kế toán và đúng quy định về quyền hạn, nghĩa vụ được quy định trong công ty.
- Thu tiền từ khách hàng theo các hợp đồng ký kết. - Thực hiện chi theo đúng quy chế kế toán công ty.
- Thực hiện bảo mật thông tin tài chính cả trong và ngoài công ty.
• Bộ phận dịch vụ trong nước:
- Phát triển được các đối tác cung cấp dịch vụ,
- Thực hiện đúng sự phân công trong kế hoạch điều tour - Làm thủ tục xuất nhập cảnh
- Đặt dịch vụ trong nước (xe, vận chuyển, vé máy bay…) - Chuẩn bị cơ sở vật chất phục vụ đoàn (quà tặng, vật dụng …)
• Bộ phận Sales – Marketing (Kinh doanh – Thị trường):
- Tổ chức và tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trường du lịch trong nước và quốc tế.
- Nghiên cứu những xu hướng mới, những cơ hội xuất hiện trên thị trường và nghiên cứu tìm hiểu các nhà cung cấp, các đối thủ cạnh tranh của công ty.
- Phối hợp với phòng điều hành.
- Làm việc với khách hàng, lắng nghe, nắm bắt nhu cầu, thông tin khách hàng
- Thiết lập và duy trì các mối quan hệ của doanh nghiệp với các nguồn khách.
- Thực hiện việc nghiên cứu việc phát triển thị trường mới và sản phẩm mới.