3.2.3.Tăng cường thu thập thông tin, xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng
3.2.5. Hoàn thiện các văn bản chế độ quản lý điều hành và hướng dẫn nghiệp vụ
có khả năng tiếp cận với cơng nghệ mới cũng có ý nghĩa hết sức quan trọng để có thể phổ biến, phát triển được công nghệ đến các cán bộ nghiệp vụ trực tiếp thực hiện các giao dịch tài trợ nhập khẩu.
Hơn thế nữa, các chi nhánh BIDV trên địa bàn cũng cần tiếp tục triển khai các dự án công nghệ thông tin gắn với hoạt động Ngân hàng, trên các mặt: Đa dạng hoá sản phẩm dịch vụ và kênh phân phối ngân hàng, phục vụ hoạt động dịch vụ ngân hàng hiện đại. Các nghiệp vụ ngân hàng ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại sẽ giúp nâng cao hình ảnh, uy tín, tính cạnh tranh của BIDV để BIDV nhanh chóng trở thành lựa chọn hợp tác trong lĩnh vực thanh toán của nhiều khách hàng lớn, các ngân hàng đối tác trong và ngoài nước.
3.2.5. Hoàn thiện các văn bản chế độ quản lý điều hành và hướng dẫn nghiệp vụ nghiệp vụ
Trong khi trên thực tế, hoạt động kinh doanh nhập khẩu tiềm ẩn nhiều rủi ro, liên quan đến nhiều nguồn luật quốc tế cũng như luật quốc gia trên toàn thế giới nên rất dễ xảy ra tranh chấp trong quá trình giao thương kinh tế quốc tế. Chính vì thế, để có thể mở rộng dịch vụ tài trợ nhập khẩu một cách toàn diện, BIDV địa bàn Hà Nội cần phải thường xun cập nhật thơng tin, có chế độ hướng dẫn nghiệp vụ sát với thực tế tạo điều kiện cho khách hàng tránh được rủi ro trong thanh tốn quốc tế, cơng việc của cán bộ ngân hàng được thực hiện nhanh chóng tránh ách tắc và qua nhiều khâu không cần thiết. Cán bộ ngân hàng ngồi việc tự tìm hiểu những thay
đổi đồng thời phải nhanh chóng nêu ý kiến, kiến nghị và góp ý cho việc ban hành các quy trình nghiệp vụ thanh tốn quốc tế.
Chẳng hạn như quy trình số 5051/QĐ-TTTM do BIDV HO ban hành ngày 31/8/2009 hướng dẫn nghiệp vụ phát hành bảo lãnh nhận hàng trước khi có vận đơn gốc về đến ngân hàng với các điều kiện như sau:
Nguyên tắc thực hiện: BIDV chỉ phát hành bảo lãnh nhận hàng cho lô hàng nhập khẩu theo L/C do BIDV phát hành và khi vận đơn gốc chưa về đến ngân hàng.
Cách thức phát hành: hồ sơ của khách hàng gồm có: bản sao chứng từ vận tải lập theo lệnh của BIDV có đóng dấu xác nhận của khách hàng, giấy báo hàng đến, bản sao hóa đơn có đóng dấu xác nhận của khách hàng, và các chứng từ khác (nếu có)
Tuy nhiên, một vấn đề phát sinh trong thực tế khi thực hiện nghiệp vụ là: Đối với trường hợp hàng hóa được giao bằng đường hàng không, khi vận đơn gốc chưa về ngân hàng, theo quy trình thanh tốn viên sẽ phát hành bảo lãnh nhận hàng cho khách hàng. Tuy nhiên, khi khách hàng mang bảo lãnh của ngân hàng ra kho Nội Bài thì bảo lãnh của BIDV lại khơng được chấp nhận, họ chỉ chấp nhận biểu mẫu Thư ủy quyền nhận hàng. Trong khi, theo quy trình thì chỉ khi nhận được vận đơn gốc thì thanh tốn viên mới được phát hành ủy quyền nhận hàng cho khách hàng. Vấn đề này cần được xem xét kỹ lưỡng để vừa đảm bảo tính pháp lý của ngân hàng, vừa tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng, tránh gây phiền hà, khó khăn, bắt khách hàng phải đi lại nhiều. Trong thời gian tới, chắc chắn quy định 5051/QĐ- TTTM cần phải được hồn thiện hơn cho phù hợp với tình hình thực tế.
Hay cũng theo quy định 5051/QĐ-TTTM hướng dẫn về quy trình phát hành bảo lãnh nhận hàng khi chưa có bộ chứng từ gốc về ngân hàng. Hiện nay, trên thực tế, có nhiều hãng tàu khơng chấp nhận bảo lãnh nhận hàng do form mẫu của BIDV phát hành do có một số điều khoản trong bảo lãnh không rõ ràng, thời hạn hiệu lực quá ngắn, không đảm bảo quyền lợi tối đa cho hãng tàu. Do đó, ban phát triển sản phẩm tài trợ thương mại cần nghiên cứu kỹ lại vần đề này, có thể tham khảo mẫu phát hành bảo lãnh nhận hàng tại các ngân hàng khác để đảm bảo dịch vụ cung cấp
được hoàn thiện.
BIDV địa bàn Hà Nội cũng cần tích cực hướng dẫn các phịng nghiệp vụ về việc sắp xếp tổ chức công việc theo hướng: phân công cán bộ, nhân viên phụ trách trực tiếp và quản lý những khách hàng kinh doanh xuất nhập khẩu quan trọng hoặc phụ trách theo thị trường: châu Á, châu Âu hay châu Mỹ nhằm nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng ngày một tốt hơn, hướng tới cung cấp dịch vụ trọn gói cho khách hàng.
Phân cấp các khâu quản lý cho khoa học và rõ ràng hơn để nâng cao hiệu quả hoạt động của các phòng ban nghiệp vụ trong ngân hàng, tăng cường hiệu lực của công tác quản trị điều hành, tránh sự chồng chéo giữa các văn bản ban hành.
Có thể nói, thực sự khi ngân hàng hoạt động trong điều kiện có một hệ thống văn bản pháp lý và chế độ quản lý hồn chỉnh thì tất yếu hiệu quả hoạt động kinh doanh ngân hàng sẽ được tăng lên, mọi hoạt động sẽ diễn ra một cách trơi chảy, đảm bảo tính cơng bằng.