III. Thực trạng công tác thanh toán chuyển tiền điện tử tại NHCT tiên sơn
3.2. Thực trạng nghiệp vụ thanh toán chuyển tiền điện tử tại ch
Trong những năm qua, công tác thanhn toán của NHCT. Tiên Sơn đã có những bớc tiến đáng kể nhờ những biện pháp cải tiến quy trình nghiệp vụ, trong đó nổi bật là khâu kế toán thanh toán điện tử với quy trình công nghệ xử lý tức thời, rút ngắn thời gian thanh toán cho khách hàng (trớc mất từ 1 đến 2 ngày nay chỉ còn là từ 1 đến 3 giờ), đẩy nhanh tốc độ chu chuyển vốn của chi nhánh nói riêng và của nền kinh tế nói chung. Đến nay đã có 2.398 đơn vị, cá nhân mở tài khoản và thanh toán qua Ngân hàng. Doanh số thanh toán KDTM và thanh toán điện tử đều tăng. Có một điểm đáng chú ý là: vì chi nhánh là chi nhánh Ngân hàng cấp 2 nên tại chi nhánh không thực hiện nghiệp vụ thanh toán bù trừ.
Thời gian qua công nghệ ngân hàng đã đợc đổi mới một cách căn bản, kỹ thuật tin học đã đợc ứng dụng vào hầu hết các lĩnh vực hoạt động c NHCT, trong đó điểm hình là: Hiện đại hoá khâu thanh toán cả trong và ngoài nớc, đặc biệt đã tham gia thanh toán với tất cả các quốc gia trên thế giới qua mạng SWIFT. Hiện đạin hoá công tác quản trị và điều hành kinh doanh, quản lý và kiểm soát tín dụng, hạch toán kế toán, thông tin kinh tế và phòng ngừa rủi ro... Toàn bộ các số liệu và thông tin về hoạt động kinh doanh đều đợc cập nhật kịpn thời qua hệ thống máy vi tính nối mạng thông suốt toàn hệ thống NHCT. Những thành tựu này là nhân tố góp phần tạo u thế của chi nhánh trong việc cạnh tranh với các Ngân hàng thơng mại, các tổ chức tài chính... Đặc biệt là đã gây đợc sự tin tởng, an tâm đối với khách hàng, đồng thời tạo sự thuận tiện, nhanh chóng trong việc chuyển tiền trên toàn quốc, với mạng lới thanh toán điện tử rộng khắc cả nớc, phục vụ mọi nhu cầu của khách hàng với khối lợng giao dịch lớn, hết sức thuận tiện và an toàn cho cả khách hàng và Ngân hàng, giúp cho nghiệp vụ thanh toán điện tử thực hiện nhanh chóng và hiệu quả tối đa
Tại chi nhánh thực hiện thanh toán đợc phân làm 2 phạm vi nh sau:
35
Bảng.4. Tình hình thanh toán giữa các ngân hàng tại chi nhánh
Đơn vị: Triệu đồng
Chỉ tiêu Số món Năm 2003Số tiền % Số món Năm 2004Số tiền %
1. TT nội bộ tỉnh .22.954 445.860 23,93 23.336 1.111.781 58,93 2. TT ngoại tỉnh 6.802 1.417.303 76,07 7.375 774.382 41,07
Tổng 29.756 1.863.163 100 30.711 1.886.613 100
(Nguồn: Báo cáo nghiệp vụ thanh toán năm 2003,2004)
Trong những năm qua mặc dù là chi nhánh mới, tình hình kinh tế biến động phức tạp nhng Ngân hàng Công thơng Tiên Sơn đã bám sát vào sự chỉ đạo của NHNN, NHCT Việt Nam, NHCT tỉnh Bắc Ninh thực hiện nghiệp vụ thanh toán điện tử liên hàng vừa giúp cho chi nhánh giảm bớt số cán bộ trong khâu thanh toán vừa đảm bảo nhanh chóng, chính xác mà lại tránh đợc những sai sót, nhầm lẫn...
3.2.1. Quy trình đầu ngày vào giờ làm việc.
Hàng ngày, thanh toán viên bật máy khởi động vào chơng trình thanh toán CTĐT, công việc này đợc thực hiện đúng thời gian quy định (từ 7h30 đến 8h) nhằm đảm bảo cho việc nhận chứng từ điện tử.
Nếu trong trờng hợp việc khởi động không thể thực hiện đợc theo quy định gây trở ngại trong việc thanh toán thì báo ngay cho trung tâm thanh toán để có biện pháp khắc phục kịp thời.
3.2.2. Với t cách là ngân hàng phục vụ ngời chuyển tiền - Ngân hàng phát lẹnh (NHPL).
Mọi khách hàng khi có nhu cầu thanh toán chuyển tiền qua ngân hàng NHCT Tiên Sơn thì họ lập và nộp chứng từ (uỷ nhiệm chi, giấy nộp tiền) vào chi nhánh:
- Nếu KH nộp TM để chuyển đi cho ngời hởng tại NH khác thì KH lập Giấy nộp tiền.
- Nếu KH trích TK tiền gửi hoặc tiền vay tại NHCT để chuyển đi thì lập UNC nộp vào NHCT Tiên Sơn.
a) Quy trình luân chuyển chứng từ.
* CT là giấy nộp tiền: 36 Khách hàng Kiểm soát trước quỹ KSV TTV chuyển tiền điện tử Quỹ (4) (5) (2) (3) (1) KT
(1) Khách hàng lập Giấy nộp tiền và nộp cho kiểm soát trớc quỹ.
(2) Kiểm soát trớc quỹ phải kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, nếu thấy hợp pháp thì sẽ ký lên 2 liên giấy nộp tiền và vào nhật ký quỹ rồi chuyển sang quỹ.
(3) Căn cứ vào bảng kê nộp tiền thủ quỹ thu tiền, sau khi thu đủ, thủ quỹ ký, đóng dấu đã thu tiền và trả cho khách hàng liên 2 của giấy nộp tiền, liên 1 chuyển trả bộ phận kiểm soát trớc quỹ.
(4) KS trớc quỹ chuyển CT cho thanh toán viên chuyển tiền điện tử để chuyển hoá thành chứng từ điện tử.
(5) Thanh toán viên chuyển các CT cho kiểm soát viên (Trởng, phó phòng kế toán) để kiểm soát CT gốc, kiểm tra đối chiếu CT gốc với Lệnh thanh toán trên máy tính, nếu đủ điều kiện thanh toán thì sẽ quyết định ghi ký hiệu mật trên máy tính để truyền đi quang mạng thanh toán. Sau đó CT đợc đem đi lu trữ theo quy định.
* CT là UNC.
(1) KH lập vào nộp UNC cho TTV giữ TK tiền gửi thanh toán của KH (TTV1). KH TTV1 (2)(3) Kế toán trưởng (1) (3) (4) KT CTĐT
(2) TTV kiểm tra tính hợp pháp hợp lệ của CT, kiểm tra số d tài khoản của KH, nếu hợp lệ thì ký tên lên 2 liên của UNC và chuyển đến kế toán trởng.
(3) Trởng phòng kế toán kiểm tra các yếu tố nếu đúng sẽ ký tên, đóng dấu lên CT, sau đó chuyển trả liên 2 cho TTV1 để giao cho KH và liên 1 sẽ giao cho kế toán chuyển tiền điện tử.
(4) KTV chuyển tiền điện tử dựa trên CT gốc là liên 1 của UNC để chuyển hoá sang CT điện tử, CT này sẽ đợc chuyển cho trởng phòng kế toán để kiểm soát, nếu không có sai sót sẽ tính ký hiệu mật chuyển tiền đi và ký tên còn chứng từ sẽ đợc lu trữ theo quy định.
b) Hạch toán.
Mỗi món chuyển tiền sau khi đợc kiểm soát kép thì chứng từ đợc tự động truyền đi và đợc tự động hạch toán:
- Đối với Lệnh thanh toán Có:
Nợ: TK tiền gửi hoặc tiền vay của KH (710A.xxxxx). Có: TK điều chuyển vốn trong kế hoạch băng VNĐ Hoặc:
Nợ: TK tiền mặt tại đơn vị (1011.01.001) Có: TK 5191.01.999
- Đối với chuyển tiền Nợ thì hạch toán ngợc lại với chuyển tiền Có.
Tuỳ theo yêu cầu của khách hàng chuyển tiền mà chi nhánh sẽ gửi lệnh thanh toán Có qua mạng thanh toán tới các Ngân hàng. Cụ thể:
- KH nhận tại NH đầu t & Phát triển, NH City Bank thì Chi nhánh chuyển về TTTT.
- KH nhận tại NH ngoại thơng trên địa bàn TP Hà Nội thì chuyển qua NHCT Chơng Dơng.
- KH nhận tại NHNT trên địa bàn TP Hồ Chí Minh thì chuyển qua Sở giao dịch 2 NHCT Việt Nam.
- KH nhận tại các NH khác hệ thống thì chi nhánh chuyển tới NHCT cùng địa bàn với NH đó và nhờ chuyển tới NH ngời nhận theo các thông tin trên lệnh thanh toán.
Trong chuyển tiền điện tử thì mỗi lệnh thanh toán đợc xem nh là một chứng từ điện tử, để thấy rõ đợc những thông tin trên một chứng từ điện tử ta xét đến mẫu của lệnh thanh toán có mẫu số 1.
Một điểm khác biệt giữa chuyển tiền điện tử trớc kia so với hiện nay đó là: Các món chuyển tiền sau khi đã đợc kiểm soát mà đủ điều kiện thì sẽ đợc truyền đi bất cứ thời gian nào trong ngày chứ không phải chỉ đợc truyền 2 lần trong một ngày giao dịch (trớc 15h 30 hàng ngày).
Mẫu số 1
Ngân hàng công thơng Việt Nam Chi nhánh NHCT Tiên Sơn
Lệnh thanh toán có
Ngày giờ lâpj 01/01/2004 14:17
Ngân hàng pháp lệnh: 284.01 NHCT Tiên Sơn Số BT: 0230023 Ngân hàng nhận lệnh: 840.01 NHCT. T. Kiên Giang
TK Nợ: 710A.10410
Ngân hàng B: TK Có: 5191.01999
Sở giao dịch: 28401.0001200 Số CT gốc: 12
Hình thức chuyển: Khẩn Loại CT: Uỷ nhiệm chi nhánh Ký hiệu mật:
Ngời phát lệnh: Dơng Văn Thi
Địa chỉ: Từ Sơn Bắc Ninh
Số CM: Ngày cấp: Nơi cấp:
Tài khoản: 710A.10410 Tại ngân hàng: NHCT Tiên Sơn Ngời nhậnn lệnh: Lê Văn Liên
Địa chỉ:
Số CM: 171.649.337 Ngày cấp: 03/10/1997 Nơi cấp: Thanh Hoá. Tài khoản: 880A.99999 Tại Ngân hàng: NHCT T.Kiên Giang
Nội dung TT: CT vào PGĐ NHCT Kiên Lơng
Số tiền bằng số: 220.000.000,00 Mã tiền tệ: VNĐ Số tiền bằng chữ: Hai trăm hai mơi triệu đồng chẵn.
Ngời phát hành lệnh: NHCT Tiên Sơn
Truyền đi lúc: 14:35
Kế toán Kiểm soát
Nguyễn Minh Vũ Nguyễn Thị Vân
Trên lý thuyết các chứng từ sử dụng trong TTĐT gồm: các loại séc, Uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi và các loại khác. Nhng trong thực tế trong thanh toán CTĐT tại chi nhánh NHCT Tiên Sơn thì hình thức đợc sử dụng phổ biến nhất là
uỷ nhiệm chi (UNC cá nhân, UNC doanh nghiệp). UNC là lệnh của chủ tài khoản lập trên mẫu in sẵn yêu cầu Ngân hàng phục vụ mình trích tiền trên tài khoản để trả chi ngời thụ hởng. Phạm vi thanh toán của hình thức này rất rộng:
+ Thanh toán cùng một tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán.
+ Thanh toán giữa hai tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán cùng hệ thống. + Thanh toán giữa hai tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán khác hệ thống có tham gia thanh toán bù trừ.
+ Thanh toán qua tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng Nhà nớc.
Hơn nữa hình thức thanh toán này là một hình thức phổ biến đợc sử dụng cho chuyển tiền thờng và điện trớc đây nay tiếp tục đợc sử dụng nhiều trong CTĐT. Để thấy rõ hơn ta dựa vào số liệu trong bảng 2.6.
Bảng 4. Các loại chứng từ thanh toán KDTM đợc dùng để lập lệnh CTĐT tại NHCT Tiên Sơn.
Đơn vị: Triệu đồng
Các loại chứng từ
Năm 2003 Năm 2004 Chênh
lệch Số món Số tiền % Số món Số tiền % Séc 0 0 0 0 0 0 0 UNT 0 0 0 0 0 0 0 UNC 4.246 285.80 2 69, 3 4.872 329.315 77,4 43.513 Các loại khác 2.322 126.63 1 30, 7 2.503 96.027 22,6 -30.604 Tổng 6.568 412.43 3 100 7.375 425.342 100 12.909s
(Nguồn: Báo cáo Nghiệp vụ thanh toán năm 2003, năm 2004)
Ta thấy: Năm 2003, thanh toán CTĐT sử dụng thông qua UNC là 285.802 triệu đồng, chiếm 69,3%, năm 2004 là 329.315 triệu đồng, chiếm 77,4%, tăng so với năm 2003 là 43.513 triệu đồng.
Điều này chứng tỏ rằng, tại chi nhánh CTĐT không chỉ tăng lên về số lợng mà chất lợng của dịch vụ cũng đợc nâng lên, từ đó thu hút đợc lợng khách hàng đến với ngân hàng đông hơn thông qua việc mở tai khoản thanh toán hay có quan hệ toán dụng với ngân hàng.
Cũng qua những số liệu này ta thấy rằng tại chi nhánh NHCT Tiên Sơn các chứng từ thanh toán KDTM đợc dùng để lập lệnh CTĐT cha phong phú, các loại séc và UNT không đợc khách hàng sử dụng, điều này có thể đợc lý giải nh sau: Do thủ tục phát hành các loại séc phức tạp, khi sử dụng khách hàng gặp nhiều phiền hà trong thanh toán, khách hàng của NHCT Tiên Sơn phần đông là các CTY TNHH, các doanh nghiệp t nhân và các hộ kinh doanh với quy mô không lớn vì vậy việc quay vòng vốn nhanh đối với họ là vấn đề sống còn. Trong khi đó nếu khách hàng lựa chọn phơng thức thanh toán bằng UNt thì khi ngời mua thanh toán chậm hoặc không thanh toán sẽ dẫn tới ứ đọng vốn thậm chí có thể là mất vốn vì thế mà UNT không đợc họ sử dụng thay vào đó họ chọn các hình thức thanh toán khác thuận tiện hơn.
3.2.2. Với t cách là ngân hàng phục vụ ngời nhận tiền - ngân hàng nhậnh lệnh (NHNL).
Khách hàng đến nhận tiền tại chi nhánh chỉ cần có chứng minh th nhân dân hoặc có tài khoản tiền gửi thanh toán tại NHCT Tiên Sơn. Ngời nhận tiền không phải mất bất kỳ một khoản phí nào cho việc nhận tiền chuyển đến khi giao dịch tại NHCT Tiên Sơn.
a) Quy trình xử lý lệnh thanh toán đến:
Kế toán viên chuyên trách chuyển tiền điện tử trực để theo dõi lệnh thanh toán đến, khi nhận đợc lệnh thanh toán đến, Kế toán chuyển tiền điện tử thông báo kịp thời cho Kiểm soát viên (Trởng, Phó phòng kế toán) để kiêm tra ký hiệu mật.
KSV kiểm tra theo từng lệnh thanh toán, kiểm tra thông tin ngời nhận lệnh, nếu đủ điều kiện thanh toán thì hạch toán vào tài khoản ngời nhận lệnh hay tài khoản chuyển tiền phải trả, nếu không đủ điều kiện thanh toán thì hạch toán vào tài khoản chờ thanh toán để xử lý theo quy trình xử lý sai sót.
Sau khi đã nhận đợc kết quả đối chiếu khớp đúng với TTTT, kế toán chuyển tiền điện tử in phục hồi lệnh thanh toán thành chứng từ giấy, 2 liên: 1 liên dùng làm giấy cáo có cho khách hàng, 1 liên lu nhật ký chứng từ. Các lệnh thanh toán in ra phải đầy đủ chữ ký theo quy định.
b) Hạch toán.
- Đối với lệnh thanh toán Có:
Có: TK chuyển tiền phải trả Hoặc:
Nợ: TK 5191.01999
Có: TK khách hàng (710A.xxxxx)
- Đối với lệnh thanh toán Nợ hạch toán ngợc lại. Khi thanh toán cho khách hàng ngân hàng hạch toán.
Nợ: TK chuyển tiền phải trả. Có: TK thích hợp.
Hoặc:
Nợ: TK khách hàng. Có: TK thích hợp.
Với việc chấp hành đúng các quy trình kỹ thuật, bộ phận kế toán chuyển tiền điện tử nói riêng và NHCT Tiên Sơn đang ngày một phục vụ khách hàng tốt hơn. Bên cạnh đó Ngân hàng luôn đáp ứng đầy đủ nhu cầu nhận tièn bất cứ thời gian nào trong giờ giao dịch, đội ngũ cán bộ kế toán nhiệt tình ân cần phục vụ khách hàng khiến cho họ thêm tin tởng, tín nhiệm ngân hàng. Do đó năm 2002 chi nhánh thực hiện 6.568 món chuyển tiền điện tử tổng giá trị là 412 tỷ đồng nh- ng năm 2003 đã thực hiện đợc 7.375 món với tổng số tiền 425 tỷ đồng tăng lên là: 13 tỷ. Tuy mức độ tăng không cao song nó thể hiện đợc sự phấn đấu vơn lên của NHCT Tiên Sơn bởi trên địa bàn một huyện nhỏ dân số không đông, kinh tế mới đang phát triển thì việc tìm kiếm và thu hút KH hàng là một điều không dễ. Hơn nữa NHCT Tiên Sơn là một Ngân hàng “non trẻ”, với mạng lới chân rết cha phát triển mà lại phải cạnh tranh với các ngân hàng lớn và có lịch sử lâu đời hơn nh: NHN0, NH đầu t... Do đó có đợc kết quả trên cũng là một thành công rất đáng kích lệ.