III. Thực trạng công tác thanh toán chuyển tiền điện tử tại NHCT tiên sơn
3.3. Điều chỉnh sai sót trong thanh toán CTĐT tại NHCT Tiên Sơn
Trong công tác thanh toán chuyển tiền điện tử nhân viên ngân hàng luôn đảm bảo phục vụ khách hàng một cách tốt nhất, nhanh nhất và an toàn nhất vì vậy việc sai sót và phải điều chỉnh sai sót rất ít khi xảy ra, nếu có xẩy ra. Chi nhánh sẽ tiến hành xử lý ngay, không gây chậm chễ. Việc điều chỉnh của chi nhánh đợc thực hiện đúng theo nguyên tắc, phơng pháp điều chỉnh của kế toán nói chung và chuyển tiền điện tử nói riêng.
Ngời nhận có TK tại NHCT Tiên Sơn
a) Với t cách là ngân hàng phát lệnh.
Khi NHCT Tiên Sơn đóng vai trò là Ngân hàng của ngời trả tiền thì sai sót hay gặp nhất đó là sai sót phát sinh từ ngời chuyển tiền: Sai các thông tin của ng- ời thụ hởng (họ, tên, ngày, tháng, năm sinh, số CMND, số tài khoản, ngày cấp CMND...). Những sai sót này thờng chỉ đợc phát hiện sau khi KSV đã tính ký hiệu mật. Lúc này Ngân hàng phải gửi điện tra soát đến Ngân hàng nhận lệnh để điều chỉnh lại Lệnh thanh toán cho đúng. Để minh chứng cho vấn đề ta hãy xem xét trờng hợp cụ thể sau:
Khách hàng Trần Thị Hồng đã lập GNT chuyển tiền trả tiền hàng cho ngời hởng thụ là Trịnh Văn Thởng là ngời hởng thụ tại NHCT thị xã Móng Cái - Quảng Ninh. Nhng trong quá trình viết giấy nộp tiền cho khách quan nên bà Hồng đã viết sai số CMND của ngời hởng thụ và sai sót chỉ đợc phát hiện sau khi KSV đã tính ký hiệu mật chuyển tiền đi. Khi nhận đợc thông báo của bà Hồng, chi nhánh đã tiến hành lập điện tra soát gửi tới NHCT thị xã Móng Cái theo mẫu số 2.
Mỗi khi KH có nhu cầu kiểm soát NHCT Tiên Sơn luôn cố gắng phục vụ nhanh nhất để đáp ứng nhu cầu thanh toán của khách hàng sao cho thiệt hại đối với KH là nhỏ nhất, với mục phí chỉ 10.000đ cho một lần lập điện tra soát dù với bất kỳ món tiền nào (ton hay nhỏ cũng vậy).
Việc CTĐT theo quy trình, quy định của NHCT Việt Nam thực sự khiến cho công tác thanh toán trở nên nhanh chóng hơn và sai lầm cũng xảy ra ít hơn rất nhiều so với trớc đây. Việc lập và kiểm soát chứng từ đợc thực hiện tách bạch, việc tính ký hiệu mật, hạch toán tự động bằng máy nh hiện nay đã giúp cho NH loại bỏ đợc những sai lầm về: chuyển tiền thiếu, chuyển tiền thừa, chuyển tiền ngợc vế, giả mạo lệnh thanh toán. Tại chi nhánh, sai sót về tên Ngân hàng nhận tiền có thể coi là không có vì khi KH viết cha rõ hoặc viết sai thì thanh toán viên chuyển tiền điện tử luôn pháp hiện kịp thời và yêu cầu khách hàng viết lại cho đúng, do vậy ta có thể thấy đây là một u điểm của thanh toán viên chuyển tiền tại NHCT Tiên Sơn.
b) Với t cách là NHNL.
Đứng trên cơng vị ngời nhận lệnh NHCT Tiên Sơn đã hoàn thành nhiệm vụ của mình. Các giấy báo liên hàng Đến mà NH nhận đợc hầu nh không có sai lầm, nếu có thì các trờng hợp này cũng không phức tạp nh trớc kia, mà nguyên nhân
chủ yếu cũng là từ phía khách hàng nh: Sai tên ngời gửi, tên ngời nhận, sai tài khoản, số CMND, sai tên NH nhận...
b1. Sai tài khoản, tên khách hàng, sai số CMND.
+ Khi nhận đợc chuyển tiền do NHPL chuyển đến NHCT Tiên Sơn sẽ hạch toán.
Đối với lệnh thanh toán Có:
Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK ĐCV chờ thanh toán
Mẫu số 2
Ngân hàng công thơng Việt Nam
Chi nhánh: NHCT Tiên Sơn
điện tra soát
Ngày giờ lập: 04/03/2004 14: 00
Số tiền tra soát: TS.284.01.01083 Ngày giờ gửi TS: 04/04/2004 14:10 NH tra soát: 284.01- NHCT Tiên Sơn
Ngày giờ nhận TS: 04/03/2004 14:25 NH nhận TS: 308.01- NHCT TX Móng Cái Ngời tra soát: LEQ.LY
Ngân hàng B:
Thông tin giao dịch cần tra soát.
Số lệnh TT: 284.01.0001259 Số CT gốc: 23
Ngày lệnh: 03/03/2004 Số tiền: 25.000.0000,00
Nội dung yêu cầu:
Sai số CMND, số đúng là: 100.458.515, đề nghị 308.01 thanh toán cho khách hàng.
Kế toán Kiểm toán
Nguyễn Minh Vũ Nguyễn Thị Vân
Đối với lệnh thanh toán Nợ hạch toán ngợc lại.
+ Khi nhận đợc điện tra soát đến của NHPL. Tuỳ theo nội dung trả lời của điện tra soát, NHCT Tiên Sơn tiến hành:
- NHPL xin đính chính lại yếu tố sai sót: thì sẽ in và đính kèm điện tra soát vào lệnh thanh toán. Căn cứ vào nội dung điện tra soát đó lập phiếu hạch toán cho KH.
Có: TK khách hàng.
- Nếu NHPL khẳng định đã lập theo đúng chứng từ gốc hoặc đề nghị trả lại: Chi nhánh căn cứ vào nội dung điện tra soát, lập phiếu tất toán TK ĐCV chờ thanh toán chuyển trả lại NHPL.
b2. Sai NHNL:
Khi nhận đợc lệnh thanh toán chuyển đén sai NHPL (Không phải là NHCT Tiên Sơn) chi nhánh sẽ hạch toán chuyển trả lại NHPL:
Khi nhận: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch. Có: TK chờ thanh toán Khi chuyển trả: Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Có: TK ĐCV trong kế hoạch.
Xử lý và hạch toán ngợc lại với lệnh thanh toán Nợ.
Tại chi nhánh cha từng có trờng hợp giấy báo liên hàng Đến bị sai mã khoá bảo mật, đièu này chứng tỏ quy trình kỹ thuật của mạng lới tin học rất an toàn và chính xác.