II. Kế toán lu chuyển hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ
6. Sổ kế toán hạch toán lu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ
Sơ đồ 5: Sơ đồ kế toán xác định kết quả tiêu thụ
TK 632 TK 911 TK511 (2) (1) TK 641 (3) TK 642 (4) TK 142 (5) TK 421 (7) (6)
(1) Cuối kỳ kế toán thực hiện kết chuyển doanh thu bán hàng thuần (2) Kết chuyển trị giá vốn của sản phẩm, hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ (3) Cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ
(4) Cuối kỳ kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ (5) Tính và kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp còn
lại cuối kỳ trớc trừ vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh kỳ này (6) Tính và kết chuyển số lãi hoạt động kinh doanh trong kỳ
(7) Kết chuyển số lỗ hoạt động kinh doanh trong kỳ
6. Sổ kế toán hạch toán lu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tiêu thụ
Sổ kế toán là khâu trung tâm của toàn bộ công tác kế toán. Sổ kế toán là phơng tiện sổ sách dùng để ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
trong thời kỳ kế toán và trong niên độ kế toán, đồng thời nó là cầu nối giữa chứng từ kế toán và báo cáo kế toán qua việc ghi chép hệ thống hoá thông tin từ chứng từ ban đầu theo từng đối tợng hoặc thời gian. Để hệ thống hoá thông tin, sổ kế toán của các doanh nghiệp đợc phân thành hai loại là: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết
Kết cấu mẫu sổ kế toán tổng hợp phụ thuộc vào hình thức kế toán sử dụng, vì mỗi hình thức kế toán có số lợng sổ kế toán tổng hợp khác nhau, trình tự hệ thống hoá thông tin khác nhau và cách kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ kế toán tổng hợp cũng khác nhau. Còn các sổ chi tiết thì kết cấu mẫu sổ tơng tự nhau, không phụ thuộc vào hình thức kế toán sử dụng mà chủ yếu phụ thuộc vào yêu cầu quản lý nội bộ doanh nghịêp
Hệ thống sổ kế toán sử dụng phải đảm bảo hệ thống hoá đợc toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế, tài chính vì vậy đòi hỏi việc tổ chức một hệ thống sổ kế toán ở doanh nghiệp phải đáp ứng đợc những yêu cầu sau:
- Phải đảm bảo mối quan hệ giữa ghi sổ theo trật tự thời gian với ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ở doanh nghiệp khi tổ chức sổ kế toán tổng hợp
- Phải đảm bảo mối quan hệ giữa ghi sổ kế toán tổng hợp với ghi sổ kế toán chi tiết đối với các chỉ tiêu kinh tế, tài chính cần ghi chép kế toán chi tiết
- Phải đảm bảo mối quan hệ kiểm tra , đối chiếu số liệu nhằm đảm bảo tính chính xác tuyệt đối trong quá trình hệ thống hoá thông tin kế toán từ các chứng từ kế toán
Hiện nay các doanh nghiệp ở Việt Nam sử dụng 4 hình thức sổ kế toán sau: * Hình thức Nhật ký sổ cái: Hình thức này có các đặc điểm sau:
- Kết hợp trình tự ghi chép sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào một sổ kế toán tổng hợp duy nhất là nhật ký sổ cái
- Tách biệt ghi chép kế toán tổng hợp với ghi chép kế toán chi tiết để ghi vào hai loại sổ kế toán riêng là: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết
- Cuối tháng, cuối kỳ không cần lập bảng cân đối tài khoản để kiểm tra tính chính xác của việc phản ánh các nghịêp vụ kinh tế , tài chính phát sinh trong kỳ và các tài khoản cấp 1, vì có thể kiểm tra ở ngay dòng tổng cộng cuối tháng cuối quý trong nhật ký sổ cái
Hình thức kế toán này chỉ sử dụng phù hợp với những đơn vị nhỏ, khối l- ợng nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong kỳ không nhiều và đơn vị sử dụng ít tài khoản kế toán. Hiện nay chỉ có các đơn vị sự nghiệp và doanh nghiệp nhỏ thuộc sở hữu t nhân và tập thể sử dụng hình thức kế toán này. Theo hình thức này kế toán nghiệp vụ luân chuyển hàng hoá tại các doanh nghịêp thơng mại sử dụng các mẫu sau:
+ Sổ nhật ký sổ cái
+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết nh: Sổ chi tiết hàng hoá, sổ chi tiết thanh toán với ngời mua, thẻ kho....
Sơ đồ 6: Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức sổ Nhật ký sổ cái
* Hình thức kế toán nhật ký chung : Hình thức này có đặc điểm nh sau: Tách rời trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ để ghi vào hai sổ kế toán tổng hợp riêng biệt là:Sổ nhật ký chung và sổ cái
Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp
chứng từ gốc toán chi tiếtSổ (thẻ), kế
Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký sổ cái
Sổ quỹ tiền mặt
Báo cáo tài chính
Ghi chú: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ 3-5 ngày Ghi cuối kỳ
Tách rời việc ghi chép kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết để ghi vào hai loại sổ kế toán riêng là: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết
Cuối kỳ phải lập bảng cân đối tài khoản kế toán để kiểm tra tính chính xác cuả việc ghi sổ kế toán tổng hợp trong kỳ vì các tài khoản cấp 1 đợc ghi ở các tờ sổ cái mở riêng cho từng tài khoản .
Quy trình hạch toán nh sau:
Sơ đồ 7: Quy trình hạch toán theo hình thức nhật ký chung
* Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: Đặc điểm:
- Tách rời trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ vào hai sổ kế toán tổng hợp riêng biệt là sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái
-Tách rời ghi sổ kế toán tổng hợp với ghi sổ kế toán chi tiết để ghi vào hai loại sổ kế toán riêng là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết và ghi theo hai đờng khác nhau, cơ sở để ghi sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ đợc lập trên cơ sở các chứng từ gốc, đính kèm theo các chứng từ ghi sổ đã lập.
Cuối tháng phải lập bảng cân đối tài khoản để kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép tài khoản tổng hợp. Hình thức sổ này phù hợp đối với mọi loại hình doanh nghiệp . Các mẫu sổ kế toán sử dụng khi áp dụng hình thức sổ này:
Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ cái Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số TK Nhật ký đặc biệt
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ + Sổ cái
+ Các sổ, thẻ chi tiết nh: Sổ chi tiết hàng hoá, sổ chi tiết phí...
Sơ đồ 8: Quy trình ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ
* Hình thức sổ nhật ký - chứng từ. Đặc điểm:
Kết hợp trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại các nghiệp vụ kinh tế cùng loại để ghi vào một loại sổ kế toán tổng hợp là các sổ kế toán nhật ký chứng từ
Có thể kết hợp một phần kế toán chi tiết với kế toán tổng hợp ngay trong các mẫu sổ nhật ký chứng từ
Cuối tháng không cần lập bảng cân đối tài khoản vì có thể kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép kế toán ngay ở số cộng cuối tháng của các nhật ký chứng từ. Theo hình thức này thì kế toán bán hàng đợc ghi chép theo dõi nh sau:
Nhật ký chứng từ số 8 dùng để ghi chép phản ánh số phát sinh bên có: TK 155, TK 156, TK 159, TK131,511,512...Nhật ký chứng từ số 8 cuối tháng ghi một lần, cơ sở ghi nhật ký chứng từ số 8 tuỳ thuộc từng tài khoản. Căn cứ sổ chi
Chứng từ gốc
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Kế toán chi tiết thanh toán với
người bán Bảng cân đối số phát sinh Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
tiết tài khoản 511,512,531 để ghi vào các cột có ghi tài khoản511,512,531,532...Căn cứ vào bảng kê số 8 để ghi cột có ghi tài khoản 155,156. Căn cứ vào bảng kê số 10 để ghi cột ghi có tài khoản157. Căn cứ vào bảng kê số 11 để ghi có tài khoản 131.
Hàng ngày kế toán sẽ căn cứ vào các chứng từ gốc đã đợc kiểm tra ghi trực tiếp vào nhật ký chứng từ, bảng kê và các sổ chi tiết có liên quan. Cuối tháng khoá sổ kế toán cộng số liệu trên nhật ký chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu giữa nhật ký chứng từ và các sổ tổng hợp có liên quan sau đó ghi vào sổ cái và lập báo cáo tài chính .
Sơ đồ 9: Quy trình ghi sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái
Báo cáo kế toán Bảng kê