Hệ thống kênh phân phối là các yếu tố vật chất và yếu tố con người nhằm trao đổi thông tin và chuyển giao sản phẩm từ người bán sang người mua. Đối với sản phẩm hữu hình hệ thống phân phối gồm các yếu tố vật chât là rất lớn như: phòng chưng bày hàng, phương tiện chở hàng…nhưng đối với sản phẩm bảo hiểm là sản phẩm vô hình thì chủ yếu là yếu tố con người. Hệ thống phân phối mà các doanh nghiệp bảo hiểm thường sử dụng bao gồm :
* Hệ thống đại lý chuyên nghiệp: Đại lý của doanh nghiệp là tổ chức, cá nhân được doanh nghiệp bảo hiểm uỷ quyền thực hiện giới thiệu chào bán sản và bán phẩm bảo hiểm. Việc chào bán và bán sản phẩm của đại lý có thành công hay không phụ thuộc vào khả năng thuyết phục, vào sự nhanh nhạy năng động của đại lý. Trong hệ thống phân phối sản phẩm của doanh nghiệp bảo hiểm, thì kênh phân phối qua đại lý thường chiếm chiếm tỷ trọng lớn nhất và cũng chiếm chi phí lớn nhất của doanh nghiệp. Các chi phí về đào tạo đại lý và trả hoa hồng cao…
* Các mạng lưới phân phối kết hợp: Doanh nghiệp bảo hiểm hợp tác, sử dụng hệ thống phấn phối với các doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực kinh doanh khác như ngân hàng, bưu điên, cơ quan thuế, hệ thống các cửa hàng bán lẻ…Phân phối sản phẩm bảo hiểm qua kênh này khá tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp do tận dụng được con người, cơ sở vật chất, nguồn khách hàng của các doanh nghiệp hợp tác này.
* Các văn phòng bán bảo hiểm: khách hàng mua bảo hiểm có thể đến trực tiếp các trụ sở chính, văn phòng khu vực, các chi nhánh…và được các nhân viên của doanh nghiệp bảo hiểm trực tiếp thực hiện việc bán sản phẩm.
Khách hàng mua sản phẩm qua kênh này có sự yên tâm, thoải mái về mặt tâm lý hơn so với các kênh phân phối khác.
* Môi giới bảo hiểm: môi giới là tổ chức trung gian đại diện cho khách hàng tìm kiếm doanh nghiệp bảo hiểm phù hợp thường là các doanh nghiệp bảo hiểm có nhiều ưu đãi. Vì môi giới đại diện cho khách hàng nên DNBH không có sự nhất trí của môi giới sẽ không được phép liên lạc trực tiếp với khách hàng. Tuy nhiên, khi chọn cách phân phối này, DNBH cần tính đến những ưu đãi cho môi giới như thù lao, đào tạo về mặt kỹ thuật và thương mại…
* Phương thức đấu thầu: Căn cứ để xét thầu là tài liệu mời thầu, bản chào giá phí bảo hiểm và các dịch vụ phục vụ có liên quan khác.Việc tổ chức đấu thầu phải đảm bảo công khai, các điều kiện gọi thầu được áp dụng chung cho tất cả các doanh nghiệp bảo hiểm tham gia đấu thầu. Hồ sơ tham gia đấu thầu của các doanh nghiệp bảo hiểm phải ghi rõ điều kiện bảo hiểm, thời hạn bảo hiểm, quy tắc bảo hiểm, biểu phí bảo hiểm và các quy định khác theo yêu cầu của tài liệu gọi thầu.
* Các hệ thống phân phối khác: doanh nghiệp bảo hiểm cung cấp dịch vụ cho khách hàng qua gửi thư, qua mạng máy tính, qua điện thoại…Với việc sử dụng hệ thống kênh phân phối này giúp doanh nghiệp giảm được một số chi phí trung gian song chỉ thành công đối với sản phẩm bảo hiểm đơn giản, công nghệ phát triển.
Khi khai thác bảo hiểm các đại lý, môi giới, khai thác viên cần chú ý không được ngăn cản, tác động để người tham gia bảo hiểm không khai báo hoặc khai báo sai lệch thông tin cho doanh nghiệp bảo hiểm đồng thời phải giữ bí mật thông tin khách hàng đã cung cấp. Và vì mỗi doanh nghiệp bảo hiểm có nguồn nhân lực khả năng tài chính, cơ sỏ kỹ thuật mục tiêu doanh
nghiệp theo đuổi là khác nhau ; mỗi sản phẩm bảo hiểm là đơn giản hay phức tạp có khách hàng có đặc tính mua là khác nhau. Nên để chọn cho mỗi doanh nghiệp, từng nghiệp vụ hệ thống kênh phân phối hiệu quả cần xem xét tất cả yếu tố liên quan trên. Ngoài ra doanh nghiệp bảo hiểm còn xử dụng các công cụ xúc tiến bàn hàng để hỗ trợ cho hệ thống kênh phân phối.
Các công cụ xúc tiến bán hàng mà các doanh nghiệp bảo hiểm thường sử dụng:
• Quảng cáo: là công cụ truyền thông phi cá nhân phải trả tiền ;truyền thông về một sản phẩm bảo hiểm cụ thể hoặc truyền thông về ý tưởng, triết lý của tổ chức doanh nghiệp bảo hiểm. Sử dụng các phương tiện thông tin đại chúng như vô tuyến truyền hình, đài phát thanh, mạng internet, bảng hiệu, áp phich…Quảng cáo nhằm thúc đẩy nhu cầu, thuyết phục khách hàng mua bảo hiểm. Ngoài ra, cung cấp thông tin thông báo về doanh nghiệp bảo hiểm cho khách hàng, nhà phân phối cập nhật.
•Quan hệ công chúng: là công cụ truyền thông phi cá nhân cung cấp thông tin về sản phẩm, về doanh nghiệp và được truyền đi dưới dạng tin tức qua các phương tiện thông tin đại chúng. Nếu sử dụng công cụ quan hệ công chúng thì doanh nghiệp bảo hiểm sẽ không phải trả tiền cho các phương tiện thông tin đại chúng một cách trực tiếp nên đây là cách nhanh nhất và tiết kiệm nhất nhằm giúp khách hàng và các nhà phân phối nhận biết thông tin về sản phẩm nhưng ngược lại doanh nghiệp không kiểm soát nội dung các thông điệp được truyền đạt. Bởi vậy doanh nghiệp bảo hiểm cũng khó có thể đảm bảo được nỗ lực của họ có thu được kết quả hay không.
•Công cụ khác như: bán hàng cá nhân, xúc tiến bán...Xúc tiến bán là những khuyến khích của doanh nghiệp đối với các thành viên trong kênh phân phối bán được sản phẩm hoặc khuyến khích khách hàng mua bảo hiểm.
Những khuyến khích mà doanh nghiệp bảo hiểm sử dụng đối với kênh phân phối có thể là những chuyến du lịch miễn phí hay bằng khen cho những đại lý, môi giới bảo hiểm đạt thành tích cao. Xúc tiến bán có thể làm doanh thu phí tăng nhanh nhưng cần tính toán chi phí tăng thêm mà doanh nghiệp đã bỏ ra chính xác để xác định hiệu quả cho đúng.
Cũng cần chú ý nội dung truyền thông phải chính xác không được vì mục tiêu mà lợi dụng lòng tin của khách hàng. Nếu có chính sách đúng thì các công cụ xúc tiến có tác dụng rất lớn đối với doanh nghiệp bảo hiểm nói chung và khai thác viên bảo hiểm nói riêng. Vì qua các phương tiện thông tin đại chúng đã giúp khách hàng hiểu rõ chức năng, tác dụng của việc tham gia bảo hiểm, biết về doanh nghiệp bảo hiểm, loại sản phẩm bảo hiểm, dịch vụ có liên quan do doanh nghiệp bảo hiểm cung cấp. Khai thác viên cũng cần lợi dụng những thuận lợi đó, cập nhật thông tin thương xuyên để có kiến thức thuyết phục khách hàng tham gia bảo hiểm.