Sử dụng chức năng này để tra cứu tờ khai tồn tại trong hệ thống dữ liệu của doanh nghiệp. Chạy chức năng này như sau:
Từ menu "Công cụ", chọn chức năng “Tra cứu tờ khai”. Trên màn hình xuất hiện cửa sổ làm việc như sau:
HTKKThue Tài liệu hướng dẫn sử dụng v2.5.3
28/160 Khi bắt đầu làm việc hệ thống mặc định chọn loại tờ khai là tất cả và từ kỳ kê khai, đến kỳ kê khai là năm hiện tại.
Trong danh sách thả xuống "Loại tờ khai" chọn loại tờ khai để thực hiện tra cứu.
Sau khi lựa chọn xong loại tờ khai tra cứu hệ thống sẽ tự động thay đổi kiểu nhập kỳ kê khai cho phù hợp. Người sử dụng có thể thay đổi giá trị từ kỳ, đến kỳ mặc định cho phù hợp với điều kiện tra cứu cụ thể.
Ví dụ: Khi chọn "Tờ khai GTGT khấu trừ" hệ thống sẽ tựđộng điền giá trị là năm và tháng hiện tại và 2 ô nhập từ kỳđến kỳ (Từ kỳ: 08/2008, Đến kỳ: 08/2008). Tương tự nếu người sử dụng chọn "Tờ khai TNDN tạm nộp quý" 2 ô nhập từ kỳ đến kỳ sẽ có giá trị là quý và năm hiện tại (Từ kỳ: 08/2008, Đến kỳ: 08/2008). Trong trường hợp người sử dụng chọn loại tờ khai là "Tất cả" hoặc "Tờ khai quyết toán năm" thì giá trị 2 ô nhập từ kỳ đến kỳ chỉ là năm hiện tại (2008).
Chú ý: Nếu 2 ô nhập từ kỳ, đến kỳ được xóa trắng hệ thống sẽ cho phép cho cứu toàn bộ các tờ khai ( không phụ thuộc và điều kiện kỳ kê khai). Nếu một trong 2 ô nhập được xóa trắng hệ thống chỉ tra cứu dựa trên ô nhập có giá trị.
Sau khi đã lựa chọn xong các điều kiện loại tờ khai và kỳ kê khai để thực hiện tra cứu nguời sử dụng có thểấn phím "Enter", tổ hợp phím "Alt+C" hay nhấn vào nút "Tra cứu" để thực hiện tra cứu.
Ví dụ dưới đây thực hiện tra cứu tất cả các tờ khai có kỳ kê khai từ tháng 1 đến tháng 12 năm 2008:
29/160 Để có thể mở một tờ khai đã hiển thị trên kết quả tra cứu người sử dụng chọn đúng tờ khai cần mởđược đánh dấu bằng dòng màu xanh trên màn hình hiển thị kết quả sau đó có thểấn tổ hợp phím "Alt+M" hoặc nhấn vào nút "Mở" để thực hiện chức năng mở tờ khai.
Chú ý: Những dòng có màu đỏ tương ứng với những tờ khai có kỳ hiệu lực không đúng. Người sử dụng không thể sử dụng chức năng "Mở" đối với những tờ khai này.
Để có thể xóa một hay nhiều tờ khai đã hiển thị trên kết quả tra cứu người sử dụng check chọn vào các ô chọn có dòng tương ứng với các tờ khai cần xóa sau đó có thểấn tổ hợp phím "Alt+X" hoặc nhấn vào nút "Xóa" để thực hiện chức năng xóa tờ khai. Màn hình xuất hiện thông báo như sau:
HTKKThue Tài liệu hướng dẫn sử dụng v2.5.3
30/160 Chọn "Có" nếu muốn thực sự xóa dữ liệu và "Không" nếu ngược lại.
Chú ý: Để lựa chọn tất cả các tờ khai hiển thị trên cửa sổ làm việc người sử dụng có thể check chọn vào nút chọn trên cùng của cửa sổ hiển thị kết quả tra cứu