D. Cỏc điểm cần chỳ ý trong quỏ trỡnh tham gia kiểm kờ.
thập bằng chứng kiểm toỏn trong kiểm toỏn BCTC tại Cụng ty TNHH Kiểm toỏn và Tư vấn Thăng Long
3.3.3. Lấy xỏc nhận
Kỹ thuật này dựng để xỏc nhận sự tồn tại là tớnh cú thật của cỏc khoản mục cụng nợ, cỏc khoản đầu tư… KTV cú thể sử dụng cỏc biờn bản đối
cỏc doanh nghiệp hiện nay rất ớt khi thực hiện thủ tục xỏc nhận số dư cuối năm với cỏc tài khoản cụng nợ, trong khi cỏc tài khoản này lại ảnh hưởng trọng yếu lờn BCTC và tỡnh hỡnh tài chớnh của doanh nghiệp. Cụng ty TNHH Kiểm toỏn và tư vấn Thăng Long thường mở rộng mẫu chọn với cỏc khoản cụng nợ khụng cú số dư để đảm bảo số dư ấy là chớnh xỏc. Tuy nhiờn, việc làm này mất thờm nhiều thời gian và chi phớ, trong khi bản thõn quỏ trỡnh gửi thư xỏc nhận đến khi nhận được thư trả lời mất rất nhiều thời gian, đụi khi kết thỳc thời gian làm việc tại khỏch hàng mà vẫn chưa nhận được thư trả lời (thư xỏc nhận bị thất lạc, khỏch hàng chưa kịp trả lời hoặc thư trả lời chưa kịp đến tay KTV…). Một số khoản mục như phải thu, phải trả, cỏc khoản vay, cho vay… ảnh hưởng trọng yếu tới BCTC và tỡnh hỡnh tài chớnh của doanh nghiệp, KTV phải dựa rất nhiều vào kết quả từ thư xỏc nhận để cú được kết luận kiểm toỏn.
Vỡ vậy mà trong quỏ trỡnh gửi thư xỏc nhận, KTV nờn liờn lạc trước với khỏch hàng ngay từ khi cú kế hoạch kiểm toỏn để thu thập thụng tin, tài liệu kế toỏn (sổ chi tiết cỏc tài khoản cụng nợ theo từng khỏch hàng), lấy danh sỏch cỏc đối tượng cụng nợ (xem đõu là khỏch hàng thường xuyờn, khỏch hàng đơn lẻ, khỏch hàng cú số dư lớn hoặc bất thường), bảng phõn tớch cụng nợ theo từng khỏch hàng… và chọn mẫu gửi thư xỏc nhận trước khi bắt đầu thực hiện kiểm toỏn. Việc chọn mẫu được bắt đầu với việc chọn cỏc khỏch hàng cú số dư lớn hoặc bất thường, nợ quỏ hạn chưa thanh toỏn…, sau đú chọn mẫu với cỏc khỏch hàng khỏc cú số dư nhỏ hơn cho đến khi đủ số mẫu. Như vậy, đến khi hoàn thành cuộc kiểm toỏn, KTV đó cú thời gian tương đối dài để thu thập thư xỏc nhận. Việc này giỳp KTV thu thập được thư xỏc nhận kịp thời. Việc làm này cũng giỳp KTV chủ động hơn trong quỏ trỡnh
bỏo cỏo kiểm toỏn đỳng thời hạn quy định.
3.3.4. Phỏng vấn
Đõy là kỹ thuật cần nhiều đến kĩ năng và kinh nghiệm của KTV để cú thể thu thập thụng tin từ khỏch hàng. Thụng qua phỏng vấn, KTV cú thể tốn ớt thời gian hơn mà vẫn cú thể thu được thụng tin mong muốn. Tuy nhiờn, nếu KTV khụng thực hiện tốt kỹ thuật này và khụng thu được bằng chứng trờn (do kế toỏn khụng hợp tỏc, do khụng chỳ ý lắng nghe kế toỏn, do khụng hiểu những giải thớch của kế toỏn…), việc xõy dựng mụ hỡnh ước tớnh thớch đỏng là khụng thể và KTV phải thực hiện cỏc thủ tục thay thế, mất nhiều thời gian và cụng sức vào một khoản mục nhỏ, từ đú khụng đảm bảo hiệu quả cụng việc, chưa kể đến chất lượng kiểm toỏn bị ảnh hưởng. Vỡ vậy, hoàn thiện kỹ thuật phỏng vấn chớnh là nõng cao những kĩ năng “mềm” cho KTV.
Thu thập thụng tin về hệ thống kiểm soỏt nội bộ của khỏch hàng là rất quan trọng và phỏng vấn là kỹ thuật thường xuyờn được sử dụng. Tuy nhiờn, ở Cụng ty TNHH Kiểm toỏn và Tư vấn Thăng Long mới chỉ dừng lại ở mức đưa ra Bản tường thuật về hệ thống kiểm soỏt nội bộ chứ chưa cú hệ thống Bảng cõu hỏi hay Lưu đồ, hoặc chỉ cú Bảng cõu hỏi về mụi trường kiểm soỏt, cũn cỏc yếu tố khỏc thỡ tường thuật. Bảng tường thuật cũng cung cấp cho KTV những thụng tin đầy đủ và chi tiết về hệ thống kiểm soỏt nội bộ của khỏch hàng nhưng lại gõy khú khăn trong quỏ trỡnh theo dừi, soỏt xột, đồng thời khụng đưa ra quy trỡnh chuẩn khi thu thập thụng tin về hệ thống kiểm soỏt nội bộ. Cụng ty nờn thiết lập một Bảng cõu hỏi về hệ thống kiểm soỏt nội bộ của khỏch hàng. Bảng này đưa ra cỏc cõu hỏi theo cỏc mục tiờu chi tiết của hệ thống kiểm soỏt nội bộ. Cỏc cõu hỏi được thiết kế dưới dạng
thống Kiểm soỏt nội bộ. Bờn cạnh đú, những KTV mới chưa cú kinh nghiệm cú thể nhỡn vào Bảng cõu hỏi để phỏt hiện ra yếu tố kiếm soỏt nào mỡnh cũn bỏ sút, từ đú hoàn thiện kiến thức của mỡnh.
Bờn cạnh đú, sau khi cú được những hiểu biết về hệ thống kiểm soỏt nội bộ của khỏch hàng nhờ Bảng tường thuật và Bảng cõu hỏi, KTV nờn sử dụng Lưu đồ để khỏi quỏt húa, giỳp nhận xột chớnh xỏc hơn về cỏc thủ tục kiểm toỏn ỏp dụng với cỏc hoạt động và dễ dàng chỉ ra thủ tục kiểm soỏt nào cần bổ sung.