D. Cỏc điểm cần chỳ ý trong quỏ trỡnh tham gia kiểm kờ.
2.3.2. Tớnh toỏn lạ
Là quỏ trỡnh kiểm toỏn viờn kiểm tra tớnh chớnh xỏc về mặt số học trong việc tớnh toỏn và ghi sổ. Đối với kiểm tra tớnh chớnh xỏc của việc ghi sổ, kiểm toỏn viờn đối chiếu cỏc chứng từ cú liờn quan để xem cựng một thụng tin được phản ỏnh trờn chứng từ khỏc, ở những nơi khỏc nhau. Kỹ thuật này chỉ quan tõm đến tớnh chớnh xỏc về mặt số học, chưa chỳ ý đến sự phự hợp của phương phỏp tớnh được sử dụng. Do đú kỹ thuật này thường được sử dụng kết hợp với cỏc phương phỏp kỹ thuật khỏc như xỏc minh tài liệu, kiểm tra vật chất, phõn tớch… trong quỏ trỡnh thu thập bằng chứng kiểm toỏn.
Dưới đõy là bằng chứng thu được thụng qua quỏ trỡnh tớnh toỏn lại của kiểm toỏn viờn đối với khoản mục tiền mặt.( Trớch giấy làm việc của KTV)
CễNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN THĂNG LONG
Tờn khỏch hàng: Cụng ty Cổ phần A
Niờn độ kế toỏn: Năm tài chớnh 2008 Tham chiếu: C1/1 Khoản mục:Thuế và cỏc khoản phải nộp NN Người thực hiện: Quảng Bước cụng việc: Đối chiếu Ngày thực hiện: 09/01/2009
Số dư đầu kỳ: 85 539 997 (a1)
Số phỏt sinh Cú: 1 205 525 382 (a3)
Số dư cuối kỳ: 119 699 564 (a4)
(a1) Khớp đỳng với BCTC năm 2007
(a2), (a3) Khớp đỳng với Sổ chi tiết, Sổ Cỏi TK333 (a4) Khớp đỳng với BCTC 2008
CễNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN THĂNG LONG
Tờn khỏch hàng: Cụng ty Cổ phần B
Niờn độ kế toỏn: Năm tài chớnh 2008 Tham chiếu: E1/1
Khoản mục:Tạm ứng Người thực hiện: Quảng Bước cụng việc: Đối chiếu Ngày thực hiện: 15/01/2009
Số dư đầu kỳ: 1.298.459.136 (a1)
Số phỏt sinh Nợ: 1.394.850.000 (a2)
Số phỏt sinh Cú: 1.655.779.344 (a3)
Số dư cuối kỳ: 1.037.529.792 (a4)
(a1) Khớp đỳng với BCTC năm 2007
(a2), (a3) Khớp đỳng với Sổ chi tiết, Sổ Cỏi TK 141 (a4) Khớp đỳng với BCTC 2008
2.3.3. Phỏng vấn
Đõy là quỏ trỡnh KTV thu thập thụng tin bằng văn bản hay bằng lời núi qua việc phỏng vấn những người hiểu biết về cỏc vấn đề mà KTV quan tõm. Qua việc tớnh toỏn lại, xỏc minh tài liệu, nếu cú vấn đề gỡ KTV khụng thể giải thớch bằng nhận định nghề nghiệp hay bằng cỏc dữ liệu cú sẵn, KTV sẽ tiến hành phỏng vấn. Quỏ trỡnh phỏng vấn cú thể được chia làm ba giai đoạn:
Giai đoạn thứ nhất: lập kế hoạch phỏng vấn. KTV xỏc định mục đớch, đối tượng và nội dung cần thiết để đưa ra trọng điểm cần phỏng vấn, thời gian phỏng vấn …
Giai đoạn thứ hai: thực hiện phỏng vấn. KTV đặt ra cõu hỏi, cú thể ở dạng “đúng” (dựng để xỏc nhận với cụm từ Cú hay Khụng) hay “mở” (thu thập thụng tin đầy đủ với cụm từ Thế nào, Cỏi gỡ, Tại sao ..), sau đú lắng nghe cõu trả lời và đỏnh giỏ cỏc cõu trả lời đú. Nếu cảm thấy cõu trả lời chưa cung cấp bằng chứng cần thiết, KTV cú thể hỏi thờm cỏc cõu hỏi liờn quan nhưng phải đi vào trọng điểm của vấn đề.
Giai đoạn thứ ba: kết thỳc phỏng vấn. Sau khi thu được cỏc cõu trả lời, KTV kết luận bằng một phần túm tắt ngắn và ghi chộp kết quả thu được vào giấy tờ làm việc.
Dưới đõy là bằng chứng KTV thu được trong quỏ trỡnh kiểm toỏn tiền tại đơn vị bằng kỹ thuật phỏng vấn, tỡm hiểu về hệ thống kiểm soỏt nội bộ đối với tiền tại Cụng ty Cổ phần A
Cú Khụng 1. Cú phõn chia trỏch nhiệm giữa thủ quỹ
và kế toỏn quỹ khụng?
2. Cú phiếu thu, phiếu chi cú được đỏnh số một cỏch liờn tục khụng?
3. Cú thiết lập trỡnh tự luõn chuyển cho tiền hay khụng?
4. Cú phõn quyền trong phờ chuẩn đối với nghiệp vụ thu, chi hay khụng? 5. Cú xỏc nhận trực tiếp trờn chứng từ
hay khụng?
6. Cú kiểm kờ quỹ hay khụng?
7. Cú đối chiếu giữa Nhật ký quỹ và Sổ quỹ hay khụng?
8. Cú đối chiếu định kỳ giữa Sổ cỏi tài khoản ngõn hàng và Sổ phụ Ngõn hàng khụng? ………… X X X X X X X X
Ngoài ra, trong quỏ trỡnh kiểm toỏn cỏc khoản mục, KTV cú thể đặt ra cỏc cõu hỏi cho kế toỏn trực tiếp làm khoản mục đú. Chẳng hạn, khi kiểm toỏn khoản mục Chi phớ trả trước ngắn hạn của Cụng ty Cổ phần B, sau khi tập hợp được chi tiết số dư cuối kỡ Tài khoản 142 theo nội dung chi phớ, KTV hỏi kế toỏn cỏc tiờu thức phõn bổ và ghi nhận vào giấy tờ làm việc.
(Trớch giấy làm việc của KTV)
Phỏng vấn tiờu thức phõn bổ chi phớ trả trước ngắn hạn
Nội dung 2008
1 Chi phớ làm biển quảng cỏo 10.889.245
2 Chi phớ thuờ cửa hàng, thuế 20.890.786
3 Chi phớ sửa chữa, bảo hiểm xe 9.456.098
4 Chi phớ Nguyờn vật liệu, cụng cụ dụng cụ 12.765.785
5 Chi phớ khỏc 397.709
Tổng 54.399.623
Cỏc khoản chi phớ <1>, <3>, <4>, <5> được phõn bổ theo thời gian nhưng khụng cú mức thời gian cụ thể. Kế toỏn tự ước tớnh thời gian phõn bổ cho phự hợp với từng loại, miễn là trong vũng 12 thỏng. Khoản mục chi phớ <2> được phõn bổ theo thời gian ghi trờn hợp đồng.
Bằng chứng này giỳp KTV nhận thức được cỏc tiờu thức để xõy dựng mụ hỡnh ước tớnh Chi phớ trả trước ngắn hạn.
Để khụng đỏnh giỏ hay loại bỏ những thụng tin do khụng lắng nghe một cỏch đỳng đắn, KTV Cụng ty TNHH Kiểm toỏn và Tư vấn Thăng Long luụn chỳ ý lắng nghe những gỡ khỏch hàng trỡnh bày, phõn tớch cõu trả lời nhằm đỏnh giỏ xem cõu trả lời cú nhất quỏn khụng. Tuy nhiờn, KTV cần kiểm tra chọn mẫu ngẫu nhiờn một số nghiệp vụ để khẳng định để khẳng định tớnh chớnh xỏc và trung thực của thụng tin thu được qua phỏng vấn.
Kĩ thuật phỏng vấn được ỏp dụng kết hợp với tất cả cỏc kĩ thuật thu thập bằng chứng khỏc, trong mọi giai đoạn của quỏ trỡnh thực hiện kiểm toỏn.
Bằng chứng thu được từ kỹ thuật này giỳp KTV cú được cỏi nhỡn sõu và toàn diện hơn về những vấn đề chưa biết nhưng độ tin cậy khụng cao do đối tượng
phỏng vấn chủ yếu là người trong đơn vị, hơn nữa, chất lượng của phỏng vấn cũng tựy thuộc vào trỡnh độ của người được phỏng vấn.
2.3.4.. Lấy xỏc nhận
Lấy xỏc nhận là phương phỏp thu thập cỏc bản xỏc nhận của những người cú trỏch nhiệm, liờn quan, am hiểu cụng việc hoặc đối tượng cần kiểm toỏn ở trong hoặc ngoài doanh nghiệp.
Việc tiến hành thẩm tra và xỏc nhận cú thể được tiến hành bằng cỏch KTV cú văn bản (thư xỏc nhận) yờu cầu những người liờn quan xỏc nhận thụng tin mà KTV quan tõm.
Thụng tin xỏc nhận từ bờn ngoài phải được Ban giỏm đốc đơn vị được kiểm toỏn đồng ý và cung cấp thụng tin cho KTV.
Thư xỏc nhận được gửi trực tiếp tới Bờn thứ ba và yờu cầu phản hồi lại cho KTV theo hai hỡnh thức: thư xỏc nhận dạng đúng và thư xỏc nhận dạng mở hoặc cú thể kết hợp cả hai:
Thư xỏc nhận mở là đề nghị người được yờu cầu trả lời, ký nhận trong mọi trường hợp hoặc phỳc đỏp lại cho KTV bằng cỏch điền vào thụng tin mà KTV muốn thu thập. Thư xỏc nhận dạng này cú logo của Cụng ty TNHH Kiểm toỏn và Tư vấn Thăng Long, do KTV kớ tờn và được Cụng ty khỏch hàng ủy quyền.
Thư xỏc nhận đúng đề nghị người được yờu cầu phỳc đỏp cho KTV bằng cỏch ký nhận mỡnh cú đồng ý hay khụng với số liệu mà KTV đó đưa ra trong thư. Thư xỏc nhận dạng này cú logo của Cụng ty khỏch hàng và do người đại diện cụng ty khỏch hàng kớ tờn (sau khi đó được Ban giỏm đốc cụng ty khỏch hàng phờ
chuẩn).
Tựy vào mức độ hệ trọng của thụng tin cần xỏc nhận mà KTV sẽ xỏc định hỡnh thức gửi thư xỏc nhận phự hợp.
Phương phỏp này cú ưu điểm là thụng tin được cung cấp từ bờn ngoài, cú độ tin cậy cao nếu đảm bảo thụng tin được xỏc nhận theo yờu cầu của KTV, sự xỏc nhận được thực hiện bằng văn bản, bờn thứ ba là độc lập và KTV kiểm soỏt được quỏ trỡnh gửi và nhận thư xỏc nhận. Tuy nhiờn, thực hiện kỹ thuật này đũi hỏi chi phớ lớn nờn phạm vi ỏp dụng bị giới hạn hoặc cú khả năng đơn vị kiểm toỏn và bờn thứ ba cú sự dàn xếp.
Khi thực hiện cỏc thủ tục xỏc nhận từ bờn ngoài, KTV phải kiểm soỏt thủ tục lựa chọn đối tượng gửi yờu cầu xỏc nhận và hỡnh thức thư phản hồi từ bờn ngoài . Cụng ty TNHH Kiểm toỏn và Tư vấn Thăng Long cú yờu cầu rất nghiờm ngặt về việc kiểm soỏt quỏ trỡnh gửi thư xỏc nhận nhằm đảm bảo thụng tin thu thập được là đỏng tin cậy. Cụng việc kiểm soỏt được duy trỡ giữa những người này và KTV nhằm giảm thiểu khả năng cỏc kết quả xỏc nhận là khụng khỏch quan do cỏc yờu cầu xỏc nhận và thụng tin phản hồi bị ngăn chặn hoặc bị thay đổi. Ngoài ra, KTV cũng cần phải đảm bảo rằng đó gửi cỏc nội dung đề nghị xỏc nhận đến đỳng địa chỉ và cỏc phản hồi sẽ được gửi trực tiếp tới KTV. KTV cũng phải xem xột tới việc cỏc thụng tin phản hồi cú được gửi cho những người liờn quan hay khụng.
Trường hợp khụng cú sự phản hồi về cỏc yờu cầu xỏc nhận, KTV phải thực hiện cỏc thủ tục kiểm toỏn khỏc thay thế. Cỏc thủ tục kiểm toỏn bổ sung đú phải cung cấp đầy đủ bằng chứng kiểm toỏn thớch hợp về cỏc cơ sở dẫn liệu của bỏo cỏo tài chớnh mà yờu cầu xỏc nhận định đưa ra. Thường thỡ cỏc thủ tục kiểm toỏn thay thế là kiểm tra cỏc nghiệp vụ sau ngày khúa sổ hoặc kiểm tra nghiệp vụ hỡnh thành số dư để đảm
bảo số dư được ghi nhận cú cơ sở.
Cựng với sự phỏt triển ngày càng cao trong việc sử dụng cụng nghệ, KTV ngày càng quan tõm đến tớnh chớnh xỏc của nguồn thụng tin phản hồi mà họ nhận được thụng qua cỏc hỡnh thức lưu chuyển điện tử như fax hay thư điện tử. Sự xỏc nhận bằng lời núi phải được ghi bằng văn bản. Nếu những thụng tin xỏc nhận bằng lời núi là quan trọng, KTV nờn đề nghị bờn liờn quan gửi Thư xỏc nhận qua giấy tờ trực tiếp tới KTV.
Cú thể túm tắt lại quỏ trỡnh lấy xỏc nhận như sau:
Sơ đồ 13
Quỏ trỡnh lấy xỏc nhận
Bựi Thị Hoàng Anh 61 Kiểm toỏn 47A
Thư xỏc nhận thường được gửi tới đối tượng là Ngõn hàng để xỏc nhận số dư tài khoản Tiền gửi ngõn hàng, Vay ngắn và dài hạn, cỏc khoản kỹ quỹ, Tài sản thế chấp …(thường gửi tới tất cả cỏc Ngõn hàng mà khỏch hàng giao dịch); tới cỏc đối tượng cụng nợ để xỏc nhận nghĩa vụ phải trả hay quyền lợi phải thu của khỏch hàng (KTV chọn mẫu để gửi thư xỏc nhận).
Dưới đõy là quỏ trỡnh gửi thư xỏc nhận số dư của Cụng ty Cổ phần A
- Số dư tiền gửi ngõn hàng cuối kỳ:
Chuẩn bị gửi thư và kiểm soỏt quỏ trỡnh gửi thư
Khụng nhận được thư trả lời Nhận được thư trả lời
Gửi thư lần thứ 2 Thực hiện thủ tục thay thế Khụng cú chờnh lệch Cú chờnh lệch Kiểm tra sự chờnh lệch Đỏnh giỏ và kết luận
Ngõn hàng Cụng thương Việt Nam 5.774.878
Ngõn hàng VP Bank 2.282.080
Ngõn hàng ĐT&PT Việt Nam CN Đụng Đụ 360.949.030
Ngõn hàng Habubank CN Thanh Quan 55.047.591
Tổng 424.053.579
Thư xỏc nhận số dư Tiền gửi
Ngày 10 thỏng 02 năm 2009
Kớnh gửi : ễng/ Bà Kế toỏn trưởng
Ngõn hàng ĐT & PT Việt Nam Chi nhỏnh Đụng Đụ
Thưa Quý ễng/Bà
THƯ YấU CẦU NGÂN HÀNG XÁC NHẬN CHO MỤC ĐÍCH KIỂM TOÁN
Tờn Khỏch hàng : CễNG TY CỔ PHẦN A
Tài Khoản : Tất cả cỏc Tài khoản
Theo yờu cầu của khỏch hàng cú tờn nờu trờn của Quý Ngõn Hàng, xin vui lũng gửi cho chỳng tụi, với tư cỏch là KTV cho khỏch hàng của Quý Ngõn hàng - vỡ mục đớch kiểm toỏn mà khụng phải tiến hành những quan hệ theo hỡnh thức hợp đồng nào, những thụng tin được yờu cầu trong bản phụ lục kốm theo lỏ thư này về khỏch hàng núi trờn tại Quý Ngõn hàng tại thời điểm 31/12/2008 và trong cỏc mục 2, 4 và 10, trong giai đoạn từ 01/01/2008 đến 31/12/2008. Đối với mỗi một mục đú, xin nờu rừ những yếu tố cú thể hạn chế tớnh hoàn chỉnh của thư xỏc
nhận của Quý ễng/Bà (nếu cú). Nếu như khụng cú gỡ để xỏc nhận, xin Quý ễng/Bà hóy đề: "Khụng''.
Chỳng tụi xin được gửi kốm theo đõy bản phụ lục của thư yờu cầu này, xin Quý ễng/Bà xỏc nhận vào khoảng bỏ trống của bản phụ lục đú. Trong trường hợp khoảng trống đú khụng đủ thỡ Quý ễng/Bà cú thể xỏc nhận thụng tin vào một tờ giấy khỏc đồng thời ký và đúng dấu. Nếu như ễng/Bà cho là cần thiết phải xỏc nhận vào một mẫu khỏc của Quý Ngõn hàng thỡ xin gửi lại bản phụ lục đú cựng với thư xỏc nhận của ễng/Bà. Mọi xỏc nhận của Ngõn hàng đều được đảm bảo bớ mật.
Trõn trọng,
CễNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN THĂNG LONG
Người nhận: Trần Bỏ Quảng – KTV
Cụng ty TNHH Kiểm toỏn và Tư vấn Thăng Long 23/61 Trần Duy Hưng, Cầu Giấy, Hà Nội
Tel: (04) 2 510 008 Fax: (04) 2 511 327
Thay mặt cho CễNG TY CỔ PHẦN A ủy quyền cho Ngõn hàng Đầu tư và
Phỏt triển Việt Nam Chi nhỏnh Đụng Đụ cung cấp cỏc thụng tin cần thiết cho
KTV của chỳng tụi.
PHỤ LỤC
Trang 1/3
THễNG TIN YấU CẦU CHO MỤC ĐÍCH KIỂM TOÁN CễNG TY CỔ PHẦN A