- Phân xởng bao mềm, phân xởng bao cứng, phân xởng Dunhill là các phân xởng cuốn điếu, đóng bao Nhiệm vụ của các phân xởng này là từ sợ
2.1.4.3. Về phần mềm kế toán Thăng Long
Phần mềm kế toán Thăng Long đợc thiết kế riêng cho Nhà máy để phù hợp với đặc điểm đặc thù tại Nhà máy. Chứng từ đợc kế toán đa vào máy rất thuận tiện cho viẹc xem xét đối chiếu một cách tổng hợp đồng thời kế toán cũng lu lại chứng từ đó ở ngoài để có cơ sở pháp lý cho các số liệu chứng từ trên máy.
Ngoài các đặc điểm chung so với các phần mềm kế toán khác, phần mềm Thăng Long có những đặc điểm riêng sau:
Việc mã hoá cho các đối tợng:
Các danh mục trong phần mềm đợc thiết kế phù hợp để có thể quản lý đ- ợc các hoạt động của Nhà máy. các danh mục đã đợc thiết kế trong máy là danh mục TSCĐ, danh mục vật t sản phẩm hàng hoá, danh sách các CBCNV .…
Danh mục vật t: Vật t đợc quản lý theo nhóm 3 số, trong nhóm quản lý theo mã gồm 5 số
.Danh mục sản phẩm : Danh mục SP đợc quản lý trên các đặc tính phục vụ cho mục đích liên quan đến thuế TTĐB, tiền lơng trích vào giá thành…
Mã Tên SP Tên in đơn giá Tl
thuế Mức thuế Hệ số
10101 DUNHILL Dunhill 8 200 65 165 0,9
10102 DUNHILL(CH GTSP) Dun CHGT 8 500 65 165 0,9
… … … … .. … …
Danh mục khách hàng: Phần mềm này không có một danh mục khách hàng chung nh các phần mềm khác. mỗi KTV sẽ quản lý danh mục khách hàng riêng tơng ứng với mục đích quản lý của từng phần hành
Danh mục khách hàng của kế toán tiêu thụ:
Nhóm Mã Tên VT ĐVT
01Z 00001 Sợi gia công Kg
01Z 00002 Sợi nhập khẩu Kg
… …. … …
MĐV Tên đơn vị địa chỉ Mã số thuế Shtk Mã tỉnh
Các ĐL phía bắc 1*
… … … … .. …
Bán lẻ Hà Nội 1**
… … … … .. …
Chứng từ tương ứng trên máy
Máy xử lý và các thao tác trên máy
Dạnh mục khách hàng của kế toán phải trả ngời bán:
Chứng từ kế toán:
Phần mềm này không có một màn hình nhập liệu chung nh Effect. Mỗi phần hành có một màn hình nhập liệu riêng tuỳ thuộc vào tính chất đặc thù của từng phần hành. Chứng từ đợc các nhân viên kế toán chuyên trách từng phần hành tiến hành nhập liệu. Chứng từ trên máy tơng ứng có đầy đủ các yếu tố bắt buộc, cần thiết theo đúng chế độ yêu cầu.
Hệ thống TK kế toán
Ngoài việc sử dụng các TK cấp 1 cấp 2 theo đúng nội dung phơng pháp ghi chép đã đợc qui định, Nhà máy còn mở thêm TK chi tiết cấp 3 cấp 4 cho phù hợp với yêu cầu quản trị doanh nghiệp, quản lý vật t, TSCĐ…
Hệ thống sổ kế toán
Nhà máy áp dụng hình thức kế toán NKCT. Do đó hệ thống sổ kế toán,trình tự hệ thống hoá thông tin kế toán diễn ra theo đúng nguyên tắc trình tự hình thức NKCT của kế toán thủ công. Tuy nhiên qui trình xem , in các sổ kế toán đợc tự động hoá,không hoàn toàn phù hợp với qui trình ghi sổ kế toán thủ công mà chế độ kế toán đã qui định.
Hệ thống sổ sử dụng trong Nhà máy gồm có: -Các bảng kê số 1, số 2, số 11…
-Nhật ký chứng từ số 1,số 2, số 5, số 7, số 10 -Các bảng phân bổ số 1, số 2, số 3
- Các sổ kế tóan tổng hợp, chi tiết - Sổ cái các TK
Mã
ĐV Tên đơn vị địa chỉ Mã số thuế Shtk Số HĐ 101 NMin và VHP Phúc Yên Phúc Yên 01 00530956-1 421425-00002 01
… … … … … …
Chứng từ tương ứng trên máy
Máy xử lý và các thao tác trên máy
.Các mẫu sổ kế toán của Nhà máy đ… ợc áp dụng đúng mẫu của vụ chế độ kế toán có sửa đổi điều chỉnh phù hợp với các nghiệp vụ và tình hình phát sinh tại Nhà máy ‘
Sơ đồ kế toán theo hình thức NKCT trên máy:
Trình bày và cung cấp thông tin
Với phần mềm này, ngời sử dụng có thể dễ dàng lọc từ chơng trình để lấy ra các báo cáo kế toán, các sổ sách kế toán.
Ngoài các báo cáo theo qui định của BTC Nhà máy phải báo cáo một số chỉ tiêu cho tổng công ty theo mẫu biểu sau:
Chứng từ gốc
Nhập dữ liệu vào máy vi tính
Chứng từ tương ứng trên máy
Máy xử lý và các thao tác trên máy
Bảng kê
Nhật ký chứng từ
Thẻ, sổ kế toán chi tiết
Sổ cái
Bảng tổng hợp chi tiết
Biểu số B01- TCKT- ‘Báo cáo tiêu thụ lãi lỗ từng mặt hàng’ Biểu số B02- TCKT- ‘Báo cáo giá thành đơn vị chủ yếu’ Biểu số B03- TCKT- ‘Báo cáo tình hình công nợ’
Biểu số B04- TCKT- ‘Báo cáo tình hình đầu t XDCB’
Biểu số B05- TCKT- ‘Báo cáo thanh toán với tổng công ty ‘
Biểu số B06- TCKT- ‘Báo cáo tăng giảm TSCĐ và nguồn vốn CSH’ Biểu số B07- TCKT- ‘Báo cáo N-X-T kho nguyên liệu ’
Quản trị ngời dùng
Với cơ cấu bộ máy kế toán gồm các nhân viên chịu trách nhiệm về các phàn hành khác nhau, phần mềm TL đợc thiết kế đảm bảo tính bảo mật dữ liệu cao. Công việc đợc chuyên môn hoá, phân quyền nhập liệu cũng nh quyền in ra sổ sách báo cáo kế toán cho từng nhân viên kế toán.
Việc cài đặt hệ thống password cho từng KTV đảm bảo thông tin kế toán mà KTV phụ trách không bị xem, sửa nếu không đợc phép
Tổ chức bộ máy kế toán
Nhà máy thực hiện nối mạng nội bộ. Các phòng ban có chức năng hoạt động liên quan đến nhau đều đợc nối mạng. Do đó việc xử lý theo dõi kết chuyển đợc dễ dàng,tránh hiện tợng trùng lắp hay bỏ xót khi xử lý thông tin, tiết kiệm đợc thời gian và nâng cao tính khoa học cho công tác kế toán.