2.3.2.1 Thực trạng tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính cho sinh viên trường CĐSP Hà Tây
Kết quả khảo sát bằng phương pháp điều tra an-két thể hiện ở bảng sau:
Bảng 2.3. Đánh giá của cán bộ, giáo viên, sinh viên về thực trạng công tác tổ chức hành chính cho SV của Trường CĐSP Hà Tây
STT
Nội dung công tác tổ chức hành chính Đối tượng khảo sát Ý kiến đánh giá Tốt Trung bình Yếu Số lượng Tỉ lệ % Số lượng Tỉ lệ % Số lượng Tỉ lệ % 1 Công tác tiếp nhận hồ sơ sinh viên trúng tuyển
CB,GV 28 70 8 20 4 10
SV 175 87,5 18 9 7 3,5
2
Hướng dẫn sinh viên bầu ban cán sự lớp
CB,GV 27 67,5 9 22,5 4 10
48 3
Thông tin đến sinh viên về nội, quy chế
HS-SV tại trường
CB,GV 19 47,25 15 37,5 6 15
SV 105 52,25 75 37,5 20 25
4
Thông báo, hướng dẫn quy trình giải quyết thủ tục hành chính có liên quan đến sinh viên CB,GV 22 55 16 40 2 5 SV 140 70 32 16 28 14 5 Hướng dẫn tiếp nhận thông tin sinh viên có nhu cầu ở ngoại trú.
CB,GV 10 25 15 37,5 15 37,5
SV 50 25 95 47,5 55 27,5
6
Tiếp nhận hồ sơ sinh viên chuyển ngành học, phát bằng cho sinh viên
CB,GV 18 45 20 50 2 5
SV 87 43,5 70 35 43 78,5
Kết quả trên đây cho thấy phần lớn kết quả đánh giá công tác đầu khóa của trường là tốt và trung bình, kết quả này sát với thực tế. Vì hàng năm, theo sự chỉ đạo và phân công của nhà trường, Phòng CTHSSV phụ trách tổ chức đón tiếp SV nhập học, tổ chức quản lý SV trong quá trình học và các thủ tục liên quan đến công tác bế giảng khóa học cho sinh viên. Để làm tốt việc này Phòng đã tổ chức xây dựng kế hoạch công tác SV cho mỗi khóa, xin ý kiến chỉ đạo của BGH, xây dựng quy trình cụ thể cho từng đầu việc. Vì vậy, theo các giai đoạn đào tạo của mỗi khóa, Phòng triển khai họp, phối hợp với các phòng chức năng và các khoa của nhà trường, tổ chức phối hợp với Đoàn Thanh niên của nhà trường; tổ chức phân công và đôn đốc các chuyên viên của phòng thực hiện các thủ tục nhập học và hỗ trợ sinh viên mới nhập học, trong quá trình đào tạo và cho đến khi ra trường. Các đầu việc như thu hồ sơ
49
nhập học, nhập danh sách SV, làm thẻ SV,… đã được Phòng thống nhất quy trình, thông báo cho SV đến nhập học, hướng dẫn chu đáo cho các em trong quá trình thực hiện.
Vấn đề phân lớp, phối hợp với GVCN chỉ định ban cán sự lớp lâm thời được quan tâm và triển khai nghiêm túc, cẩn trọng. Nhờ đó, các lớp nhanh chóng ổn định, xây dựng các khóa sinh viên, lớp sinh viên đoàn kết, trách nhiệm.
Tổ chức tuần sinh hoạt công dân đầu khóa phổ biến các nội dung trong chương trình học sát với thực tế, tổ chức gặp mặt Ban giám hiệu trưởng các phòng ban đơn vị, khoa, tổ chức giao lưu SV khóa cũ, tổ chức chương trình chào tân SV, kê khai nội trú ngoại trú, Lấy số điện thoại gia đình và địa chỉ cụ thể, xây dựng hồ sơ sinh viên. Đây là các hoạt động ban đầu của công tác QLSV.
Việc thông báo, hướng dẫn quy trình giải quyết thủ tục hành chính có liên quan đến sinh viên được Phòng triển khai bằng nhiều hình thức như ban hành
các văn bản thông báo, hướng dẫn, thông qua đội ngũ cán bộ lớp, GVCN,… Trong các nội dung khảo sát, nội dung liên quan đến công tác tiếp nhận giải quyết nhu cầu sinh viên ở ngoại trú được cán bộ giảng viên và sinh viên đánh giá chủ yếu trung bình và yếunguyên nhân do nhà trường có đủ ký túc xá cho tất cả sinh viên có nhu cầu ở nội trú. Số lượng SV có nhu cầu ngoại trú không nhiều nên việc tư vấn và tiếp nhận sinh hồ sơ ngoại trú của sinh viên chưa được quan tâm đúng mức.
2.3.2.2 Thực trạng quản lý điểm học tập, đánh giá kết quả rèn luyện của sinh viên trường CĐSP Hà Tây
Tác giả sử dụng phương pháp điều tra viết kết hợp với phỏng vấn CB, GV nhằm thu thông tin về công tác quản lý điểm, đánh giá kết quả rèn luyện của SV trường CĐSP Hà Tây. Kết quả khảo sát bằng phiếu hỏi thể hiện như sau:
50
Bảng 2.4. Đánh giá của CBQL, GV, sinh viên về thực trạng công tác công tác quản lý điểm học tập, đánh giá kết quả rèn luyện của SV trường
Cao đẳng Sư phạm Hà Tây hiện nay
STT
Nội dung theo dõi ý thức học tập và đánh giá kết quả rèn luyện của SV Đối tượng KS Ý kiến đánh giá Tốt Trung bình Yếu SL % SL % SL % 1
Triển khai hoạt động thi đua, khen thưởng cho SV trong học tập, rèn luyện.
CB, GV 25 62,5 10 25 5 12,5 SV 134 67 38 19 28 14
2
Thông báo về nội quy
học tập, tiêu chí đánh giá kết quả học tập và rèn luyện đối với SV nhà trường.
CB, GV 16 40 11 37,5 11 27,5
SV 157 78,5 38 19 5 2,5
3
Thông báo và giải đáp thắc mắc cho SV về Kế
hoạch năm học,
chương trình đào tạo
CB, GV 20 50 12 30 8 20 SV 147 73,5 40 20 13 6,5
4
Thông tin và hướng dẫn SV tham gia các hoạt động nghiên cứu khoa học, Olympic các môn học;… CB, GV 22 62,5 9 22,5 6 15 SV 162 81 28 14 10 2,5 5
Theo dõi, quản lý điểm học tập, rèn luyện của HSSV; phân loại, xếp loại SV;
CB, GV 30 75 7 17,5 3 7,5 SV 170 85 21 10,5 9 4,5 Dựa trên kết quả khảo sát và phỏng vấn sâu đối với cán bộ làm công tác quản lý sinh viên tại trường hầu hết các ý kiến của CBQL, GV và sinh viên cho
51
là công tác học tập và rèn luyện của trường làm tốt, kết quả này sát với thực tế của trường. Trong những năm vừa qua nhà trường luôn chú trọng đến việc học tập và rèn luyện của sinh viên ngay từ ngày nhập học đầu tiên, Phòng Công tác
HS-SV kết hợp với các phòng chức năng, đặc biệt là phòng Đào tạo của nhà trường đãphát cho mỗi sinh viên 01 kế hoạch đào tạo và 01 sổ tay sinh viên trong đó ghi đầy đủ nội quy, quy định về thi đua khen thưởng, quy chế xét điểm rèn luyện, khen thưởng học bổng, trợ cấp xã hội… Kết quả phỏng vấn sâu chuyên
viên phòng Công tác HS-SV và một số chuyên viên làm công tác GVCN chủ nhiệm chuyên trách ở các khoa của trường cho thấy: ngay từ khi sinh viên nhập học và khi tiếp nhận sinh viên về khoa chuyên môn, đội ngũ này luôn bám sát sinh viên và sẵn sàng giải đáp tất cả những thắc mắc của sinh viên lớp chủ nhiệm qua nhiều kênh thông tin, hình thức. Các chuyên viên trên được được phân công theo dõi và quản lý sinh viên tại khoa, làm việc hành chính nên rất thuận tiện cho việc trao đổi và giải đáp thắc mắc của sinh viên.
2.3.2.3. Thực trạng công tác sinh viên nội trú, ngoại trú của trường Cao đẳng Sư phạm Hà Tây
Kết quả khảo sát bằng phiếu hỏi thể hiện như sau :
Bảng 2.5. Đánh giá của CBQL, chuyên viên, GV, SV về thực trạng công tác sinh viên nội trú, ngoại trú của Trường CĐSP Hà Tây hiện nay STT Nội dung công tác sinh
viên nội trú, ngoại trú Đối tượng khảo sát Tốt Trung bình Yếu SL % SL % SL % 1 Làm thủ tục đăng ký tạm trú cho người học ở nội trú hoặc hướng dẫn người học làm thủ tục đăng ký tạm trú, thực hiện các quy định khác tại địa phương về an ninh trật tự
CBQL-GV 17 42,5 13 32,5 10 2
52 2
Bố trí chỗ ở cho người học theo điều kiện, thứ
tự ưu tiên quy định và chủ trương, kế hoạch của nhà trường CBQL-GV 18 45,5 16 39,5 6 15 SV 100 50 70 35 30 25 3 Kiểm tra, giám sát, giáo dục sinh viên thực hiện nội quy trong khu nội trú, các quy định về đảm bảo an ninh, trật tự trong nhà trường CBQL-GV 20 50 16 40 4 10 SV 98 49 75 37,5 27 13,5 4 Cập nhật đầy đủ, kịp thời việc thay đổi chỗở của sinh viên nội trú, ngoại trú CBQL-GV 6 15 20 50 14 35 SV 40 20 95 47,5 65 32,5 5 Tổ chức thực hiện nếp sống văn minh, lành mạnh, an toàn, phòng chống dịch bệnh và các tệ nạn xã hội trong khu nội trú. CBQL-GV 10 25 22 55 8 20 SV 55 27,5 95 47,5 50 25 6 Giải quyết các vấn đề liên quan đến công tác sinh viên ngoại trú
CBQLGV 9 22,5 15 37,5 16 40 SV 35 17,5 98 49 67 33,5
Từ kết quả trên bảng trên cho ra một số nhận xét như sau.
Mức độ thực hiện đối với sinh viên nội trú, ngoại trú theo đánh giá đều đáp ứng được yêu cầu, công tác tổ chức bố trí sắp xếp chỗ ở cho người học theo điều kiện cơ sở vật chất theo thứ tự ưu tiên được đánh giá khá tốt
53
do ngay từ khi sinh viên mới nhập học nhà trường đã phân công bộ phận làm công tác tại ký túc xá tiếp nhận hồ sơ và nguyện vọng sinh viên muốn ở nội trú sắp xếp chỗ ở theo vùng miền theo đối tượng, theo nguyện vọng của phụ huynh. Công tác thực hiện nếp sống văn minh bảo đảm an ninh trật tự, an toàn chống dịch bệnh và các tệ nạn xã hội khác, công tác nắm bắt tình hình, giải quyết các vấn đề có liên quan đến công tác sinh viên ngoại trú không được đánh giá cao, để biết thêm về vấn đề này tác giả đã dùng phương pháp phỏng vấn cán bộ quản lý ký túc xá y tế. Thầy N.V.Đ- Trưởng ban quản lý ký túc xá y tế được biết nhà trường có 02 khu ký túc xá khu mới được xây dựng khang trang hiện đại dành cho học sinh và sinh viên năm 3
khu ký túc xá cũ dành cho sinh viên năm 1,2 ; đội ngũ quản lý ký túc xá mỏng phải quản lý 02 khu nên việc nắm bắt tình hình của sinh viên trong ký túc đôi lúc chưa được kịp thời bên cạnh đó nhà trường có dư phòng ở cho sinh viên nội trú nên việc nắm bắt diễn biến tình hình sinh viên ở ngoại trú chỉ mang tính hình thức thông qua kênh GVCN chưa sát sao chưa thực tế, đấy chính là nguyên nhân phiếu điều tra chiếm tỉ lệ tốt thấp hơn với các nội
dung khác.
2.3.2.4. Thực trạng thực hiện chế độ chính sách cho sinh viên trường CĐSP Hà Tây
Một trong những nội dung hoạt động của phòng Công tác HS-SV là
tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn, theo dõi, tổng hợp giải quyết các chế độ chính sách cho sinh viên theo quy định của nhà nước. Tìm hiểu thực trạng công tác này, tác giả sử dụng phương pháp điều tra viết, kết quả thể hiện như sau:
54
Bảng 2.6. Đánh giá về thực trạng công tác thực hiện chế độ chính sách cho SV của CBQL, CV, GV, SV trường CĐSP Hà Tây
STT Nội dung thực hiện chính sách SV Đối tượng khảo sát Tốt Trung bình Yếu SL % SL % SL % 1 Thực hiện chính sách trợ cấp xã hội cho sinh viên CB,GV 14 35 20 50 6 15 SV 65 32,5 86 43 49 24,5 2 Chính sách ưu đãi trong đào tạo cho sinh
viên CB,GV 12 25 15 37,5 13 32,5 SV 45 22,5 135 67,5 20 10 3 Học bổng khuyến khích học tập CB,GV 22 55 16 40 2 5 SV 135 67,5 45 22,5 20 10 4 Tín dụng
vay vốn trong đào tạo
CB,GV 8 20 9 22,5 23 57,5 SV 37 18,5 48 24 115 57,5 5 Thực hiện công tác y tế học đường, chăm sóc sức khỏe định kỳ
cho sinh viên trong
thời gian học tập
CB,GV 7 17,5 25 62,5 8 20
SV 38 19 90 45 72 36
Qua điều tra bằng hình thức phiếu hỏi và phỏng vấn cán bộ quản lý công tác y tế học đường và chuyên viên phòng công tác sinh viên tác giả thu được kết quả như sau. Công tác học bổng khuyến khích học tập được CBQL, GV và sinh viên đánh giá tốt nhất với tỷ lệ đánh giá tốt 55% của CBGV và 67,5% của sinh viên, trung bình 37% , 40%, yếu 5% 10% kết quả như
55
vậy do nhà trường bán sát quy chế xét học bổng khuyến kích học tập và QĐ
số 214/QĐ-ĐKTCN ngày 13 tháng 12 năm 2018 và quy định của trường
CĐSP Hà Tây, quy trình xét học bổng của trường được xét công khai minh bạch theo đúng quy định sinh viên dự kiến học bổng cấp khoa sau khi xét cấp trường GVCN thông báo danh sách sinh viên được hưởng học bổng về lớp, sinh viên có quyền được phản hồi và thắc mắc trong vòng 2 ngày trước
khi ra quyết định công nhận, việc nhận học bổng cũng được tiến hành nhanh và thuận tiện cho sinh viên. Phần đánh giá về việc tín dụng vay vốn trong đào tạo được cán bộ giảng viên đánh giá thấp với số phiếu tốt 8 phiếu chiếm
20%, trung bình 9 phiếu chiếm 22,5%, Yếu 23 phiếu chiếm 57,5%. Với sinh viên mục này cũng đánh giá chủ yếu trung bình và yếu, tốt 37 tỉ lệ 37,5% trung bình 48 phiếu tỉ lệ 24%, Yếu 115 phiếu chiếm tỉ lệ 57,5% như vậy cho thấy công tác tín dụng trường CĐSP Hà Tây làm chưa tốt, tác giả đã phóng vấn cán bộ quản lý phòng công tác sinh viên được biết nhà trường chỉ cho sinh viên thuộc hộ nghèo và con của người có công với cách mạng được vay vôn không chế chấp, do đặc thù của trường sư phạm sinh viên được miễn hoàn toàn học phí trong suốt quá trình học tập mà mục đích của việc vay vốn là để sinh viên có thể đóng học phí. Qua việc điều tra bằng phiếu hỏi kết quả thu được bảng trên công tác y tế học đường được đánh giá khá thấp số phiếu tốt từ 17,5 19%, Trung bình từ
4562,5, yếu 2036%, ngoài phương pháp điều tra bằng phiếu hỏi tác giả đã trực tiếp phỏng vấn cán bộ quản lý ký túc xá y tế được biết bộ phận y tế của trường quá mỏng nên việc thăm khám định kỳ với sinh viên còn hạn chế mang tính hình thức chưa được sát sao.