5 Biểu diễn của các thành phần dữ liệu cho hồ sơ
5.10 Định dạng hồ sơ (Record format)
Định nghĩa Thành phần dữ liệu này xác định phương thức truyền dữ liệu, định dạng dữ liệu, mức độ và hình dạng vật lý của một hồ sơ hoặc một tập hợp các hồ sơ.
Mục tiêu Thành phần này dùng để:
- Dễ dàng quản lý của hồ sơ hoặc một tập hợp các hồ sơ theo thời gian - Cung cấp thông tin về định dạng, phương tiện lưu trữ, kích thước vật lý và
không gian lưu trữ cần thiết cho một hồ sơ hoặc một nhóm các hồ sơ - Tạo điều kiện tìm kiếm và xử lý hồ sơ
- Kết hợp với các yêu cầu về công nghệ để lên kế hoạch quản lý các định dạng đặc biệt của hồ sơ theo thời gian.
Tính lặp lại Chỉ các thành phần dữ liệu chi tiết được lặp lại
Thành phần dữ liệu chi tiết
Tên thành phần dữ liệu chi tiết
Mô tả Yêu cầu Tính lặp lại
5.10.1 Định dạng dữ liệu
Phụ lục C Tùy chọn Có
5.10.2 Môi trường lưu trữ
Phụ lục D Bắt buộc Không
5.10.3 Phần mở rộng Tùy chọn Tùy chọn Không
5.10.4 Môi trường khởi tạo gốc
Tùy chọn
Tùy chọn Không
5.10.5 Môi trường hiện tại
Tùy chọn
Tùy chọn Không
Khuôn dạng lưu trữ
<meta name="Định dạng hồ sơ" DinhDangDuLieu="A1"
MoiTruongLuuTru="A2"PhanMoRong=”A3” MoiTruongKhoiTaoGoc=”A4” MoiTruongHienTai=”A5”>
A1: Chuỗi ký tự mô tả định dạng dữ liệu (Xem Phụ lục C). A2: Chuỗi ký tự mô tả môi trường lưu trữ (Xem Phụ lục D). A3: Chuỗi ký tự mô tả phần mở rộng.
A4: Chuỗi ký tự mô tả mô trường khởi tạo gốc. A5: Chuỗi ký tự mô tả môi trường hiện tại.
Ví dụ <meta name="Định dạng hồ sơ" DinhDangDuLieu=".mng"
MoiTruongLuuTru="Album Ảnh" PhanMoRong=”0” MoiTruongKhoiTaoGoc=”0” MoiTruongHienTai=”0”>
Giá trị mặc định Không
Chú thích - Các thành phần dữ liệu mô tả định dạng hồ sơ không được sử dụng một mình, mà phải kết hợp với ít nhất là một thành phần dữ liệu chi tiết bắt buộc của nó.
- Định dạng dữ liệu ghi lại các định dạng logic của dữ liệu trong các hồ sơ. Nó thường được nhận ra bằng phần mở rộng của tập tin của một hồ sơ. Ví
dụ phần mở rộng ".pdf" biểu thị một tập tin sử dụng trong Adobe Portable Document Format. Thông tin về phiên bản cũng cần được thể hiện trong thành phần này. Định dạng dữ liệu được yêu cầu nhằm cung cấp thông tin cụ thể về các định dạng của một hồ sơ để người sử dụng biết chương trình nào thích hợp để mở hoặc đọc hồ sơ này. Các thông tin này có thể được chỉ định tự động do chương trình khởi tạo hồ sơ tự thiết lập (ví dụ: các văn bản sử dụng phần mềm microsoft word tự động nhận đuôi .doc hoặc .docx) hoặc được người khởi tạo thiết lập thủ công.
- Môi trường lưu trữ là vật mang hoặc phương tiện cụ thể dùng để lưu trữ hồ sơ. Thông tin này cho phép người dùng biết và chỉ định các điều kiện để bảo quản và theo dõi hồ sơ, xác định được dung lượng lưu trữ và phương pháp lưu hồ sơ với mục đích bảo quản. Nó cũng cho phép xử lý hồ sơ thông qua vật lưu trữ, ví dụ, các đĩa CD-ROM.
- Thành phần mở rộng: Thông tin về kích thước vật lý và/ hoặc dung lượng của hồ sơ.
- Môi trường khởi tạo gốc: là thông tin về phần cứng, phần mềm và/ hoặc hệ điều hành ban đầu được sử dụng để tạo ra các hồ sơ. Các hồ sơ kỹ thuật số này cần được giữ lại trong một khoảng thời gian nhất định.
- Môi trường hiện nay: cho phép nắm bắt thông tin về phần cứng, phần mềm và/ hoặc hệ điều hành cần thiết để xem hoặc truy cập vào một hồ sơ. Đây là thông tin cần thiết khi một bản ghi không thể được truy cập trong môi trường hoạt động tiêu chuẩn của các tổ chức kiểm soát.