5 Biểu diễn của các thành phần dữ liệu cho hồ sơ
5.14 Vị trí của hồ sơ (Record location)
Định nghĩa Thành phần dữ liệu này xác định vị trí thực tế hoặc “ảo” đang lưu trữ hồ sơ.
Mục tiêu Thành phần dữ liệu này:
- Tạo điều kiện tìm kiếm và khôi phục các hồ sơ - Góp phần vào tính khả dụng của hồ sơ
- Cho phép cơ quan công quyền để theo dõi vị trí của một hồ sơ, và
- Giúp cơ quan công quyền để xác định rằng các hồ sơ được lưu trữ theo cách phù hợp
Yêu cầu Bắt buộc áp dụng
Tính lặp lại Chỉ các thành phần dữ liệu chi tiết được lặp lại
Giá trị mặc định Là tên của hệ thống lưu trữ điện tử
Thành phần dữ liệu chi tiết
Tên thành phần dữ liệu chi tiết
Mô tả Yêu cầu Tính lặp lại
Vị trí hiện tại Do đơn vị/ cơ quancó
chức năng quy định
Bắt buộc Không
chức năng quy định
Ngày lưu trữ Theo tiêu chuẩn ISO
8601:2004. Trình diễn theo định dạng YYYY- MM-DD và HH:mm:SS tương ứng năm-tháng-ngày và giờ-phút-giây. Bắt buộc Không Khuôn dạng lưu trữ
<meta name="Vị trí hồ sơ" ViTriHienTai="A1" ViTriLuuTru="A2" NgayLuuTru="A3">
A1: Chuỗi ký tự mô tả vị trí hiện tại hồ sơ. A2: Chuỗi ký tự mô tả vị trí lưu trữ hồ sơ.
A3: Ngày lưu trữ được mã hóa gồm ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây theo dạng YYYY-MM-DDTHH-MM-SS.
Ví dụ <meta name="Vị trí hồ sơ" ViTriHienTai="Hồ sơ X" ViTriLuuTru="Phòng lưu trữ hồ sơ" NgayLuuTru="2014-08-16T09-17-20">
Chú thích Thành phần dữ liệu “Vị trí của một hồ sơ” không sử dụng một mình mà phải sử dụng cùng với ít nhất một thành phần dữ liệu chi tiết bắt buộc của nó.
Thành phần dữ liệu chi tiết “Vị trí lưu trữ” chỉ vị trí hiện tại chi tiết đang lưu trữ hồ sơ. Đôi khi, thông tin này có thể được đánh dấu là do một cá nhân cụ thể lưu trữ. Thành phần dữ liệu chi tiết “Vị trí lưu trữ” là vị trí của hệ thống lưu trữ hồ sơ. Thành phần dữ liệu chi tiết “Ngày lưu trữ” là thông tin về ngày tháng mà hồ sơ được chuyển đến vị trí lưu trữ hiện tại.