5 Biểu diễn của các thành phần dữ liệu cho hồ sơ
5.12 Truy cập hồ sơ (Record access)
Định nghĩa Thành phần dữ liệu này qui định việc tiếp cận hồ sơ trong hệ thống lưu trữ điện tử. Các qui định này bao gồm các thông tin về phân quyền hoặc qui định pháp luật đối với việc truy cập các thông tin của hồ sơ.
Việc quản lý truy cập được đưa thành một hồ sơ bao gồm phân loại an ninh, các vấn đề đảm bảo quyền riêng tư, quy tắc bảo mật, thời gian truy cập bị hạn chế hoặc các điều kiện quy định khác
Mục tiêu Thành phần dữ liệu này dùng để:
- Tăng cường và bổ sung giá trị thông tin đối với việc quản lý các thao tác thực hiện trên hồ sơ;
- Tạo thuận lợi cho việc tìm kiếm và truy lục hồ sơ.
Yêu cầu Bắt buộc
Tính lặp lại Chỉ áp dụng cho các thành phần dữ liệu chi tiết.
Giá trị mặc định Giá trị mặc định chỉ áp dụng cho các thành phần dữ liệu chi tiết.
Thành phần dữ liệu chi tiết
Tên thành phần dữ liệu chi tiết
Mô tả Yêu cầu Tính lặp lại
5.12.1 Phân loại an ninh
Theo quy định về chức năng của Chính phủ
Bắt buộc Không
5.12.2 Cảnh báo Theo khu vực của
chính quyền địa phương (Xem Phụ lục H)
Tùy chọn Không
5.12.3 Quyền truy cập Theo quy định về chức
năng của Chính phủ (Xem Phụ lục I)
Tùy chọn Không
5.12.4 Điều kiện sử dụng
Không có thông tin
Tùy chọn Có
truy cập
5.12.6 Ngày bắt đầu hiệu lực
Theo tiêu chuẩn ISO 8601:2004. Trình diễn theo định dạng YYYY- MM-DD và HH:mm:SS tương ứng năm-tháng-ngày và giờ-phút-giây. Bắt buộc Có 5.12.7 Ngày hết hiệu lực
Theo tiêu chuẩn ISO 8601:2004. Trình diễn theo định dạng YYYY- MM-DD và HH:mm:SS tương ứng năm-tháng-ngày và giờ-phút-giây. Bắt buộc Có Khuôn dạng lưu trữ
<meta name="Truy cập hồ sơ" PhanLoaiAnNinh="A1" CanhBao="A2" QuyenTruyCap=”A3” DieuKienTruyCap=”A4” CanhBaoVeTruyCap=”A5" start_time="A6" end_time="A7">
A1: Chuỗi ký tự mô tả phân loại an ninh.
A2: Chuỗi ký tự mô tả cảnh báo (Xem Phụ lục H). A3: Chuỗi ký tự mô tả quyển truy cập (Xem Phụ lục I). A4: Chuỗi ký tự mô tả điều kiện truy cập.
A5: Chuỗi ký tự mô tả cảnh báo về truy cập.
A6: Ngày bắt đầu được mã hóa gồm ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây theo dạng YYYY-MM-DDTHH-MM-SS.
A7: Ngày kết thúc được mã hóa gồm ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây theo dạng YYYY-MM-DDTHH-MM-SS.
Ví dụ <meta name="Truy cập hồ sơ" PhanLoaiAnNinh="mật" CanhBao="Kiểm tra" QuyenTruyCap=”Không xuất bản” DieuKienTruyCap=”0”
CanhBaoVeTruyCap=”0” start_time= "2014-08-16T09-15-35" end_time= "2014- 08-16T09-17-20">
thành phần dữ liệu bắt buộc của nó. Đối với các thành phần dữ liệu chi tiết thì: “Phân loại an ninh” mô tả mức độ bí mật của một hồ sơ và vạch ra các hậu quả về tác động của nó đối với các cơ quan công quyền hoặc đất nước khi bị phát tán thông tin.
“Cảnh báo” là các thông báo trước về quyền truy cập vào một hồ sơ nhất định cho những người có thẩm quyền muốn truy cập chúng. Thành phần này thường được sử dụng kết hợp với thành phần “Phân loại an ninh“ để ngăn chặn mọi người vô tình truy cập.
“Quyền truy cập” xác định khả năng tiếp cận của hồ sơ (hoặc các hạn chế áp dụng cho việc truy cập vào hồ sơ này). Một tập hợp các hồ sơ có thể 'thừa hưởng' cấp độ cao nhất của quyền truy cập từ các thông tin chứa trong đó.
“Điều kiện sử dụng” mô tả các điều kiện để một hồ sơ có thể sẵn sàng để truy cập.
“Cảnh báo về truy cập” mô tả lý do cụ thể tại sao phải áp dụng các giới hạn truy cập vào hồ sơ này (ví dụ: phân loại an ninh, cảnh báo trước hoặc điều kiện sử dụng), hoặc được dùng để thông báo các hình phạt áp dụng nếu người dùng cố tình truy cập hồ sơ này khi không đủ thẩm quyền.
“Ngày bắt đầu hiệu lực” là ngày bắt đầu áp dụng việc hạn chế truy cập đối với một hồ sơ xác định.
“Ngày hết hiệu lực” là ngày chấm dứt việc hạn chế truy cập đối với một hồ sơ xác định. Thông tin này cũng có thể là một khoảng thời gian được đặt tự động theo quy định của pháp luật hiện hành.
Các thông tin về “Cảnh báo về truy cập”, “ Ngày bắt đầu hiệu lực”, “Ngày hết hiệu lực” của một hồ sơ phải được kết nối với thành phần dữ liệu chi tiết tương ứng.