5 Biểu diễn của các thành phần dữ liệu cho hồ sơ
5.17 Đối tượng của hồ sơ (Record Agent)
Định nghĩa Thành phần dữ liệu này xác định các đơn vị/ cơ quan, cá nhân chịu trách nhiệm về một số hành động thực hiện trên một hồ sơ hoặc tập hợp các hồ sơ.
Mục tiêu Thành phần dữ liệu này:
- Đảm bảo trách nhiệm giải trình về quyết định lưu trữ hồ sơ quan trọng và - cung cấp bối cảnh tạo ra các hồ sơ, và
- tạo điều kiện tìm kiếm và khôi phục các hồ sơ được một người cụ thể hoặc một cơ quan/ đơn vị cụ thể tạo ra.
Yêu cầu Tùy chọn
Tính lặp lại Có
Giá trị mặc định Không
Thành phần dữ liệu chi tiết
5.17.1 Người khởi tạo hồ sơ
Thông tin về tác giả nhằm xác định người, con người, nhóm làm việc hoặc tổ chức chịu trách nhiệm cho việc lập ra một mục, hoặc hồ sơ. Tùy chọn Không 5.17.2Người nhận hồ sơ Thông tin xác định người nhận hồ sơ. Tùy chọn Không
5.17.3 Đăng ký hồ sơ Thông tin về hành
động đăng ký các hồ sơ vào một hệ thống lưu trữ hồ sơ. Người
đăng ký hồ sơ có thể hoặc có thể không phải là người tạo lập hồ sơ. 5.17.4 Đơn vị chịu trách nhiệm Thông tin về tổ chức có trách nhiệm quản lý hồ sơ Bắt buộc Có Khuôn dạng lưu trữ
<meta name="Đối tượng của hồ sơ" NguoiKhoiTao="A1" NguoiNhan="A2" DangKyHoSo=”A3” DonViChiuTrachNhiem="A4">
A1: Chuỗi ký tự mô tả người khởi tạo hồ sơ. A2: Chuỗi ký tự mô tả người nhận hồ sơ. A3: Chuỗi ký tự mô tả đăng ký hồ sơ.
A4: Chuỗi ký tự mô tả đơn vị chịu trách nhiệm.
Ví dụ <meta name="Đối tượng của hồ sơ" NguoiKhoiTao="X" NguoiNhan="Y" DangKyHoSo=”0” DonViChiuTrachNhiem="Đơn vị X">
Chú thích - Thành phần dữ liệu chi tiết “Người tạo lập hồ sơ”, “Người nhận hồ sơ”: Những người tạo lập và nhận hồ sơ nên được xác định ở mức độ cụ thể nhất có thể: ví dụ, nêu tên cá nhân người tạo lập hồ sơ (nếu biết) chứ không phải chỉ là tên của tổ chức.
- Thành phần dữ liệu chi tiết “Đơn vị chịu trách nhiệm” là tên của tổ chức chịu trách nhiệm quản lý đối với các hồ sơ.Tổ chức này có thể giống hoặc không với tổ chức chịu trách nhiệm cho việc khởi tạo ra các hồ sơ.
- Đôi khi thành phần dữ liệu chi tiết “Đăng ký hồ sơ” có thể được tự động tạo ra khi có thực hiện thao tác lưu trữ và được lấy từ thông tin đăng nhập của người sử dụng hệ thống.