5 Biểu diễn của các thành phần dữ liệu cho hồ sơ
5.18 Kiểm tra tính toàn vẹn (Integrity check)
Định nghĩa Thành phần dữ liệu này xác định hệ thống có sử dụng phương pháp để xác định
liệu các bit tạo nên một hồ sơ số có bị thay đổi trong quá trình truyền tải hoặc lưu trữ hay không.
Mục tiêu Trường này dùng để:
- Kiểm tra xem một đối tượng có bị thay đổi một cách trái phép hoặc chưa được ghi trong tài liệu không, và
- Trợ giúp việc bảo quản các hồ sơ dữ liệu theo thời gian.
Yêu cầu Tùy chọn
Tính lặp lại Không Trường con 5..18.1 Tên hàm băm (Hash function name) Qui định phương pháp tiến hành kiểm tra tính toàn vẹn.
Điều kiện Không
5.18.2 Tóm lược thông điệp (Message digest)
Là giá trị thực để thể hiện hồ sơ dữ liệu đó, được tạo bởi hàm băm, thường được gọi là ‘checksum’.
Điều kiện Không
Giá trị mặc định Không có giá trị mặc định.
Chú thích Yêu cầu bắt buộc khi có tiến hành kiểm tra tính toàn vẹn hố sơ dữ liệu. Dữ liệu đặc tả này nên được tạo tự động để tiến hành kiểm tra tính toàn vẹn dữ liệu.
Phụ lục A
(Tham khảo)
Mô hình quan hệ trong quy trình lưu trữ hồ sơ
Quan hệ của các thực thể trong quy trình lưu trữ hồ sơ được mô tả trong hình 1A. Trong hình còn thể hiện các thực thể ở các mức độ khác nhau trong quy trình. Ví dụ, đối tượng có ba mức độ khác nhau thể hiện trong quy trình là đơn vị/ cơ quan/ tổ chức, hoặc nhóm người hoặc là cá nhân tùy thuộc yêu cầu của quy trình.
Hình 1A – Mô hình quan hệ Đối tượng Cơ quan, tổ chức Nhóm, đơn vị Cá nhân Hồ sơ Hệ thống lưu trữ hồ sơ Các File Trình tự truy cập Quy trình Quy trình nghiệp vụ Các hoạt động Thao tác cụ thể Hạng mục Thực hiện Tạo ra và quản lý Được sử dụng bởi Tài liệu
Được thực hiện bởi
Thực hiện lưu trữ tài liệu
Phụ lục B
(Tham khảo)
Định danh
Bảng 1B – Các phương thức định danh hồ sơ Tên phương thức định danh Định nghĩa
CRS Commonwealth Records Series System
Hệ thống chuỗi hồ sơ khối thịnh vượng chung
Một phương thức mô tả các hồ sơ và hoàn cảnh tạo ra và quản lý chúng theo thời gian.
DOI Digital Object Identifier
Định danh đối tượng kỹ thuật số
Một hệ thống được phát triển bởi tổ chức sáng lập DOI quốc tể để định danh và trao đổi sở hữu trí tuệ trong môi trường số.
ISBN International Standard Book Number
Mã số tiêu chuẩn quốc tế cho sách
Một số 13 chữ số định danh duy nhất cho sách và các sản phẩm giống sách được xuất bản quốc tế.
ISSN International Standard Serial Number
Mã số xeri tiêu chuẩn quốc tế
Một mã duy nhất 8 chữ số để định danh một seri các công bố. Nó có thể được sử dụng ở bất cứ thông tin nào về seri cần cho việc ghi lại hoặc truyền tải.
PURL Persistent Uniform Resource Locator
Địa chỉ tài nguyên thống nhất bền vững
PURL là một bí danh công khai cho một tài liệu.PURLkhông thay đổi, trong khi URL ngầm của tài liệu sẽ thay đổi phụ thuộc vào việc quản lý nó theo thời gian (ví dụ, được chuyển). Một PURL là một dạng của URN.
Sys ID [Name]
System Assigned Identifier [System Name]
Định danh gán hệ thống [Tên Hệ thống]
Một định danh được tự động gán cho một thực thể bởi một hệ thống, một ứng dụng, một cơ sở dữ liệu … Các đối tượng có thể chọn đặt tên (hoặc cung cấp liên kết đến thông tin về nó) hệ thống mà hệ thống này gán ID (ví dụ, ‘347134xt [AusTec v2.3]’) URI Uniform Resource Identifier
Định danh tài nguyên thống nhất
Cú pháp cho tất cả các tên/địa chỉ mà liên quan đến các tài nguyên.
URL Uniform Resource Locator Địa chỉ tài nguyên thống nhất
Một kỹ thuật để chỉ tên và vị trí của các tài nguyên internet. URL đặc trưng cho tên và kiểu của tài
nguyên, cũng như máy tính, thiết bị và thư mục mà nó có thể được tìm thấy.
URN Uniform Resource Number Mã số tài nguyên thống nhất
Một kiểu của URI (tên và địa chỉ trên internet) đảm bảo sự bền vững vượt quá bình thương gắn với tên miền hoặc tên máy chủ internet.
Phụ lục C
(Tham khảo)
Lược đồ khuôn dạng dữ liệu
Lược đồ khuôn dạng dữ liệu được xây dựng theo phần tử khuôn dạng dữ liệu bản ghi. Hạn định các phần tử khuôn dạng dữ liệu ở đây chỉ liên quan đến các hồ sơ, dữ liệu kỹ thuật số. Lược đồ này chỉ mang tính minh họa, có thể mở rộng và bổ sung để bao trùm toàn bộ các khuôn dạng trong thực tế.
Bảng C.1 – Lược đồ khuôn dạng dữ liệu
Khuôn dạng dữ liệu Định nghĩa
Tệp văn bản
.doc Tài liệu Microsoft Word .log Tệp nhật ký
.msg Thư tín e-mail
.rtf Khuôn dạng văn bản rtf .txt Tệp văn bản nhị phân .wpd Tài liệu WordPerfect
.wps Tài liệu bộ xử lý văn bản MS
Tệp dữ liệu
.123 Bảng tính Lotus 1-2-3
.csv Tệp giá trị phân tách bởi dấu phẩy .dat Tệp dữ liệu
.db Tệp CSDL
.dll Thư viện liên kết động .mdb Tệp CSDL Access của MS .pps Tệp trình chiếu PowerPoint .ppt Tệp trình chiếu
.sql Dữ liệu ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc .wks Bảng tính công việc của MS
.xls Bảng tính Excel của MS
.xml Tệp XML
.pst Lưu trữ thông tin cá nhân (trong Microsoft Outlook/Exchange Server)
Tệp Ảnh
.mng Đồ họa mạng
Khuôn dạng dữ liệu Định nghĩa
Tệp Ảnh Raster
.bmp Ảnh Bitmap
.gif Tệp khuôn dạng trao đổi đồ họa .jpeg Tệp ảnh JPEG
.jpg Tệp ảnh JPEG
.png Đồ họa mạng linh hoạt .psd Tài liệu Photoshop .psp Tệp ảnh Paint Shop Pro .tif Khuôn dạng tệp ảnh gắn thẻ
Tệp Ảnh Vector
.ai Tệp bộ minh họa Adobe
.drw Tệp hình vẽ
.dxf Khuôn dạng trao đổi hình vẽ .eps Tệp PS được mã hóa
.ps Tệp PS .svg Đồ họa Vector có tỷ lệ Tệp Ảnh 3D .3dm Mô hình 3D Rhino .3dmf Siêu tệp QuickDraw3D Tệp bố trí trang .indd Tệp AdobeInDesign .pdf Tệp khuôn dạng PDF .qxd Tài liệu QuarkXpress
.qxp Tài liệu dự án QuarkXpress6
Tệp Audio
.aac Tệp mã hóa Audiotiên tiến .aif Khuôn dạng tệp trao đổi Audio .iff Khuôn dạng tệp trao đổi .m3u Tệp danh sách Media
.mid Tệp MIDI
.midi Tệp MIDI
Khuôn dạng dữ liệu Định nghĩa
.mpa Tệp Audio MPEG .ra Tệp Audio Real .ram Tệp Audio Real
.wav Tệp âm thanh WAVE của Windows .wma Tệp Audio Media của Windows
Tệp Video
.3gp Tệp 3 multimediaGPP
.asf Tệp khuôn dạng hệ thống tiên tiến .asx Tệp ASF của Microsoft
.avi Tệp xen AudioVideo
.mov Tệp phim QuickTime của Apple .mp4 Tệp VideoMPEG-4
.mpg Tệp VideoMPEG
.qt Tệp phim QuickTime của Apple .rm Tệp Mediacủa Real
.swf Tệp phim FlashMacromedia .wmv Tệp MediaVideo của Windows
Tệp Web
.asp Trang Server tích cực .css Bảng kiểu thác đổ
.htm Tệp ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản .html Tệp ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản .js Tệp JavaScript
.jsp Trang JavaServer
.php Tệp bộ xử lý siêu văn bản
Phụ lục D
(Tham khảo)
Môi trường lưu trữ
Môi trường Định nghĩa
Album ảnh Một album để lưu trữ các bản in ảnh.
Thẻ Aperture Một thẻ với một hình ảnh phim micrographic cố định bên trong nó. Hộp <chỉ định
loại>
Một hộp vật lý hoặc thùng carton để lưu trữ các tập tin hoặc mục bản ghi.
Thẻ <xác định kích thước>
Một thẻ chỉ số vật lý cho các hồ sơ lập chỉ mục.
CD-R Phương tiện lưu trữ quang học, có thể được ghi vào một lần duy nhất. Phim dùng để
quay phim
Phim chụp ảnh ở dạng cuộn hoặc (16 hoặc 35mm) được sử dụng để lưu trữ và hiển thị các hình ảnh chuyển động.
Hình trụ <xác định kích thước>
Một hình trụ để lưu trữ bản đồ và kế hoạch, vv
DAT Digital Audio Tape - băng từ kỹ thuật số. DVD (xác định
cụ thể)
Phương tiện lưu trữ quang học, có thể được ghi vào nhiều lần với mật độ cao.
Phong bì (xác định cụ thể)
Một hộp phong bì được sử dụng để lưu trữ các công ty / báo cáo kỹ thuật, vv
Thư mục tập tin Một thư mục tập tin để lưu trữ vật lý cho các tổ chức mục lục. Phim <xác định
kích thước>
Phim chụp ảnh ở dạng cuộn hoặc (16 hoặc 35mm) được sử dụng để lưu trữ và hiển thị hình ảnh tĩnh.
Đĩa mềm Một đĩa máy tính di động, lưu trữ dạng từ tính, với khả năng lưu trữ hạn chế. Đĩa cứng nội bộ Đĩa cố định gắn theo hệ thống nội bộ trong một máy tính
Đĩa cứng kết nối mạng
Một đĩa máy tính cố định của một máy tính có kết nối qua mạng
Ổ đĩa JAZ Ổ đĩa di chuyển được
Microfiche Phim ở dạng tấm (thường là 105 x 148 mm trong kích thước) được sử dụng để lưu trữ giảm hình ảnh của văn bản và đồ họa.
Microfilm Phim ở dạng cuộn (16mm hoặc 35mm) được sử dụng để giữ những hình ảnh và văn bản đã được giảm kích cỡ hoặc điểm ảnh
Giấy (Kích cỡ xác định)
Thường sử dụng để lưu trữ văn bản gốc và các hình ảnh / bản vẽ/ ảnh chụp cố định.
Ảnh chụp Hình ảnh dạng bản sao cứng. Không tính những ảnh được lưu trữ trong một album. Slides 35mm Phim sử dụng cho nhiếp ảnh - định dạng 35 mm với một bức ảnh cho mỗi slide. Đĩa từ Băng từ để ghi lại và lưu trữ hình ảnh di chuyển video và âm thanh. Theo hệ VHS,
Beta.
Tập Một số cuốn sách số lượng ràng buộc, thường được sử dụng để đăng ký.
Phụ lục E
(Tham khảo)
Lược đồ kiểu loại đối tượng Kiểu loại đối tượng Định nghĩa
Cá nhân (Individual) Cá nhân thực hiện nghiệp vụ.
Xem ISO 23081.2 – Person/Instrument Nhóm làm việc
(Workgroup)
Tập hợp chính thức hoạt không chính thức của những người hoặc các vị trí trong nhóm cho mục đích quản lý để thu được kết quả.
Xem ISO 23081.2 – Workgroup Tổ chức
(Organisation)
Một tập hợp của những nhóm được kết nối với nhau bằng một ràng buộc để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể.
Phụ lục F
(Tham khảo)
Lược đồ kiểu loại dữ liệu Kiểu loại dữ liệu Định nghĩa
Mục (Item) Một mục lưu trữ riêng như thư, báo cáo, thời gian, hình ảnh, đối tượng hoặc email.
Xem ISO 23081.2 – Item Chuỗi trao đổi
(Transaction sequence)
Một chuỗi các mục, vật lý hoặc ảo đã nối với nhau thành một tài liệu trong quá trình trao đổi.
Xem ISO 23081.2 – Transaction Sequence
Hồ sơ (File) Một tập các dữ liệu được lưu thành cùng một tập dựa trên quy trình nghiệp vụ. Tập có thể có hoặc không có tọa độ vật lý.
Xem ISO 23081.2 – File
Chuỗi (Series) Một tập hợp các mục hoặc hồ sơ lưu trữ trong cùng một hệ thống, kết quả của quy trình nghiệp vụ.
Xem ISO 23081.2 – Series Hệ thống hồ sơ lưu
trữ (Recordkeeping system)
Một hệ thống mà nắm bắt và bảo quản dữ liệu về các hoạt động nghiệp vụ công cộng.
Chú ý: hệ thống hồ sơ lưu trữ có thể là một hệ thống số thuần túy hoặc hệ thống quản lý các dữ liệu vật lý.
Phụ lục G
(Tham khảo)
Lược đồ loại hồ sơ Loại hồ sơ Định nghĩa
Hợp đồng (Agreement)
Hợp đồng, hợp đồng chính thức, giấy phép hoạt động, tài liệu tế nhị.
Thư từ
(Correspondence)
Thư điện tử, fax, scan, thư báo, thư từ, chú thích vắn tắt, …
Mẫu (Form) Tài liệu có phần để trống để điền vào. Phần phụ nhìn thấy
(Visual aid)
Miêu tả nhìn thấy được về cái gì đó: đồ thị, biểu đồ, hình vẽ, ảnh, phim, đa phương tiện
Quan điểm hợp pháp (Legal opinion)
Lời khuyên hợp pháp cung cấp bởi tồ chức nguồn gốc bên trong hoặc bên ngoài.
Xuất bản truyền thông (Media release)
Các xuất bản và phát biểu chính thức để truyền thông.
Tài liệu cuộc họp (Meeting document)
Đề tài cuộc họp, thời gian, hồ sơ ghi chú, bài báo
Kế hoạch (Plan) Ngân sách, kinh doanh, chiến lược, hành động,… Chính sách/thủ tục
(Policy/proceduce)
Thủ tục, chính sách, chỉ dẫn hành động, phát biểu về vai trò, hướng dẫn thực hiện.
Giới thiệu (Presentation)
Áp phích, thư mới, giới thiệu, quảng cáo.
Báo cáo (Report) Sự tiện lợi, đầu tư, nghiên cứu, kiểm tra, trạng thái, hoạt động, thường niên,…
Đệ trình (Submission)
Đề xuất, đề xuất dự án, đề xuất chính thức, khả năng kinh doanh, nội các.
Kỹ thuật (Technical) Tiêu chuẩn, chi tiết kỹ thuật, dự định (về kiến trúc), bản đồ (khảo sát, về topo)
Phụ lục H
(Tham khảo)
Lược đồ cảnh báo Cảnh báo Định nghĩa
Kiểm tra (Audit) Thông tin liên quan đến các hoạt động kiểm tra mà chỉ giới hạn truy cập trong văn phòng kiểm tra hoặc được lãnh đạo ủy quyền. Ví dụ, kiểm tra và báo cáo nguy cơ về an ninh và quản lý yếu kém.
Ngân sách (Budget) Thông tin liên quan đến các hồ sơ ngân sách chính thức về các đệ trình và giao dịch tài chính mà chỉ giới hạn truy cập cho những cán bộ ngân sách, cán bộ tài chính hoặc được lãnh đạo ủy quyền. Ví dụ, báo cáo và đề xuất về ngân sách.
Thành viên nội các (Cabinet)
Các thông tin liên quan đến các hoạt động nội các mà chỉ giới hạn truy cập với văn phòng của các thành viên nội các hoặc được lãnh đạo ủy quyền. Ví dụ, ghi chú vắn tắt và báo cáo được chuẩn bị cho đề xuất nội các.
Thương mại (Commercial)
Các thông tin liên quan đến thu mua/hợp đồng hoặc các thông tin thương mại khác như các thuộc tính trí óc mà chỉ giới hạn truy cập đối với các nhân viên mua/hợp đồng hoặc được lãnh đạo ủy quyền. Ví dụ, đòi hỏi nháp với thông tin đề xuất.
Hội đồng (Council) Chỉ áp dụng đối với Hội đồng địa phương.
Các thông tin liên quan đến tính toán của Hội đồng địa phương chỉ giới hạn một cách chính thức đối với những người được lãnh đạo ủy quyền hoặc các thành viên hội đồng. Ví dụ, thời gian cuộc họp hội đồng kết thúc Điều hành
(Executive)
Thông tin liên quan đến quản lý điều hành của tổ chức mà chỉ giới hạn một cách chính thức đối với quản lý hoặc người được lãnh đạo ủy quyền. Ví dụ, các báo cáo tài chính nhạy cả, kế hoạch chiến lược.
Tài chính (Finance) Thông tin liên quan đến hồ sơ tài chính chính thức liên quan đến các giao dịch tài chính mà chỉ được giới hạn truy cập đối với các nhân viên tai chính và người được lãnh đạo
Nhân viên Thông tin liên quan đến hồ sơ nhân viên chính thức mà chỉ giới hạn truy cập đối với các nhân viên hành chính nhân sự và người được lãnh đạo ủy quyền.
Phụ lục I
(Tham khảo)
Lược đồ quyền truy cập Quyền truy cập Định nghĩa
Không phát hành Hồ sơ không được phát hành hoặc xuất bản Có thể phát hành Hồ sơ có thể được xuất bản, phát hành Có thể phát hành
theo yêu cầu về tự do thông tin
Hồ sư có thể được xuất bản cho các nhân hoặc tổ chức do yêu cầu về tự do thông tin.
Phát hành giới hạn Do tính nhạy cảm riêng biệt và an ninh, hồ sơ có thể được xuất bản cho một số giới hạn các nhân, hoặc những phần giới hạn của hồ sơ có thể được xuất bản để phát hành.
Phụ lục K
(Tham khảo)
Lược đồ tình trạng xử lý Tình trạng xử lý Định nghĩa
Hủy bỏ Hồ sơ đã được hủy bỏ theo một lịch xử lý.
Vĩnh cửu Hồ sơ về các giá trị vĩnh cửu và đã được tuyên lưu giữ vĩnh cửu. Tạm thời Hồ sơ sẽ bị hủy bỏ tại một thời điểm trong tương lai.
Chưa biết Hồ sơ không được theo dõi xử lý, hoặc không đủ thông tin về hồ sơ để xác định trạng thái của nó.
Thư mục tài liệu tham khảo
[1] ISO 23081-1:2006, Information and documentation -- Records management processes -- Metadata for records -- Part 1: Principles;
[2] ISO 23081-2:2009, Information and documentation -- Managing metadata for records -- Part 2: Conceptual and implementation issues;
ISO/TR 15489-2:2001, Information and documentation -- Records management -- Part 2: Guidelines;