5 Biểu diễn của các thành phần dữ liệu cho hồ sơ
5.16 Phân loại hồ sơ (Record classiffication)
cập hoặc các hoạt động sử dụng được thực hiện trên một hồ sơ hoặc một tập hợp các hồ sơ.
Mục tiêu Thành phần này dùng để:
- Tăng cường và bổ sung giá trị thông tin đối với hoạt động quản lý thao tác; - Tạo thuận lợi cho việc tìm kiếm và truy lục hồ sơ.
Yêu cầu Tùy chọn
Tính lặp lại Có
Giá trị mặc định Giá trị mặc định chỉ áp dụng cho các thành phần dữ liệu chi tiết.
Thành phần dữ liệu chi tiết
Tên thành phần dữ liệu chi tiết
Mô tả Yêu cầu Tính lặp lại
5.16.1 Mô tả chức năng Theo quy định về chức năng của Chính phủ. Xác định quy trình xử lý hồ sơ. Tùy chọn Không
5.16.2 Mô tả hoạt độngXác định hoạt động
thực hiện trên hồ sơ.
Tùy chọn Không
5.16.3 Mô tả quy trình Xác định các thao tác
cụ thể trong quy trình xử lý hồ sơ
Tùy chọn Có
Khuôn dạng lưu trữ
<meta name="Phân loại hồ sơ" MoTaChucNang="A1" MoTaHoatDong="A2" MoTaQuyTrinh="A3">
A1: Chuỗi ký tự mô tả chức năng của hồ sơ. A2: Chuỗi ký tự mô tả hoạt động của hồ sơ. A3: Chuỗi ký tự mô tả quy trình của hồ sơ.
Ví dụ <meta name="Phân loại hồ sơ" MoTaChucNang="Hướng dẫn"
MoTaHoatDong="Áp dụng cho phòng" MoTaQuyTrinh="Thứ tự áp dụng"> Chú thích Phân loại thường được áp dụng cho các tập tin. Các hạng mục áp dụng phân loại
kế thừa từ phân loại các tập tin mà mục có liên quan đến. Tương tự như vậy, các hồ sơ trong một hệ thống có thể đều liên quan đến một chức năng và/ hoặc hoạt
động. Trong tình huống này, việc phân loại có thể được áp dụng cho toàn bộ hệ thống chứ không phải cho từng hạng mục.