5. KẾT CẤU:
3.2.3. Doanh thu từ dịch vụ cho thuê quầy
Tại ABC, đang có hai loại hình cho thuê:
- Tính phí thuê theo doanh thu: tính phí mặt bằng theo doanh thu (có mức doanh thu tối thiểu → Phí thuê mặt bằng tối thiểu).
43
- Tính phí cố định: tính phí tiền thuê theo diện tích mặt bằng. Diện tích cho thuê thường sẽ cố định theo hợp đồng. Nếu có thay đổi về diện tích thì người thuê sẽ kí lại hợp đồng/phụ lục hợp đồng với ABC. Phí thuê thường sẽ theo diện tích và định sẵn giá theo hợp đồng. Các biến phí làm thay đổi tiền thuê hằng tháng sẽ là chi phí điện, nước, …
Theo như phỏng vấn với chị YN – kế toán dịch vụ cho thuê ở ABC thì hình thức tính phí theo doanh thu (cuối mỗi ngày ABC sẽ đi thu tiền và cấn trừ công nợ thẳng trên đó và hoàn lại số tiền còn lại cho KH) sẽ được ưa chuộng hơn do ABC đã thu được tiền rồi và cuối tháng chỉ cần hoàn trả lại số dư. Nếu 1 người thuê muốn là tính phí theo diện tích thì phải có uy tín cao mới được chấp nhận. Trường hợp người thuê là tính theo diện tích nhưng chậm trả tiền thì ABC sẽ buộc người thuê này chuyển thành dạng tính phí theo doanh thu. Chị YN cho biết trong năm 2019 không có xảy ra trường hợp này.
Còn đối với những ngành nghề đặc thù (không chắc chắn về doanh thu cố định như giáo dục,…) sẽ có xu hướng chọn phí thuê dựa trên diện tích.
3.2.3.1. Doanh thu từ tính phí theo doanh thu
Để giảm thiểu rủi ro không thu hồi được tiền, ABC kiểm soát tiền mặt (thu tiền trước hàng ngày và sẽ cấn trừ sau) và tiền thu được từ quẹt thẻ. Về tiền mặt, chủ cửa hàng sẽ chuyển tiền cho ngân hàng. Về thẻ tín dụng, KH sẽ thanh toán qua quầy thu ngân. Tất cả người thuê quầy phải có máy tính tiền để ghi nhận số thu tiền. Máy phải đáp ứng được các yêu cầu của ABC. Người thuê tự trang bị hoặc nhờ ABC lắp đặt và việc sử dụng máy tính tiền từ ABC là miễn phí. Máy tính tiền được kết nối và chuyển tiền trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của ABC. Chi tiết phát sinh cho các nghiệp vụ này như sau:
44
Đối với tiền mặt: hằng ngày, 10 giờ tối thu ngân của các cửa hàng (mỗi người thuê có nhân viên thu ngân riêng của họ) phải nộp tiền mặt (nhận từ người mua) cho ABC. Số tiền này sẽ được đối chiếu với số tiền thu được từ hóa đơn in ra từ máy tính tiền để đảm bảo quầy nộp đủ doanh thu trong ngày. Sáng hôm sau nhân viên của ABC nộp tiền cho ngân hàng. Nhân viên ngân hàng và nhân viên ABC tiến hành kiểm đếm và chuẩn bị 3 chứng từ nộp tiền (Biên bản mở túi niêm phong, Biên bản kiểm đếm tiền và Giấy nộp tiền) với chữ kí của cả 2 bên. Sau đó ngân hàng sẽ chuyển tiền thu được vào tài khoản của ABC. Các chứng từ nộp tiền hàng ngày được lưu bởi kế toán của mỗi chi nhánh và cuối mỗi tháng sẽ được chị YN – kế toán doanh thu cho thuê tổng hợp và báo cáo. Hàng ngày ngân hàng gửi tập tin tồng hợp chi tiết tiền nhận vào và gửi cho YN. YN cập nhật vào tập tin theo dõi riêng và mỗi 15 ngày sẽ nhập vào hệ thống SAP để hạch toán như một khoản ứng trước N 112/ C131 theo chi tiết từng cửa hàng.
Đối với tiền thu từ quẹt thẻ
Thẻ của khách sẽ được quẹt qua máy tính tiền và tiền tự động chuyển tiền vào tài khoản của ABC. Hằng ngày ngân hàng báo cáo lượng tiền được chuyển từ các máy tính tiền chính là doanh thu hàng ngày từ quẹt thẻ. Ngân hàng sẽ chuyển tiền và tập tin chi tiết nhận tiền vào tài khoản cho ABC. Sau đó Kế toán - chị YN sẽ kiểm tra số tiền thực nhận và tập tin chi tiết. Sau đó ghi nhận bút toán trên hệ thống như 1 khoản nhận tiền trước (113 – tiền đang chuyển).
Quy trình ghi doanh thu và xuất hóa đơn cho thuê tính phí theo doanh thu
Trong cả hai trường hợp, ABC sẽ hoàn lại tiền cho người thuê nếu phần đã thu lớn hơn phần hóa đơn hay yêu cầu trả tiền nếu phần đã thu thấp hơn phí đã ghi hóa đơn. ABC thường hoàn trả cho khách 15 ngày sau xuất hóa đơn.
Trường hợp chi phí < số đã thu:
45 N131/C511: doanh thu thực
Trường hợp chi phí > số đã thu:
N131/C511 : số đã thu
N131/C511: số thu thêm
Sau đó , chị YN sẽ ghi nhận doanh thu vào SAP dựa trên hóa đơn và chi tiết theo từng loại theo ngày hóa đơn.
3.2.3.2. Doanh thu từ thuê tính phí cố định
Doanh thu từ thuê cố định
Hàng tháng ABC sẽ cập nhật báo cáo hàng tháng của các cửa hàng và AEON Vietnam sẽ dựa trên đó xuất hóa đơn cho KH để tính phí quản lý, dịch vụ, điện nước, Internet vào ngày 15 và 30 hàng tháng. Sau đó chị YN sẽ dựa trên hóa đơn để ghi nhận doanh thu N131/C511 theo từng của hàng tương ứng.
Chị YN sẽ theo dõi các khoản công nợ phải thu và liên hệ quản lý siêu thị để yêu cầu quản lý thúc giục trả nợ. ABC thực hiện theo dõi tuổi nợ và có các quy trình cần thiết đối với nợ quá hạn, cụ thể như sau:
- Hàng tuần và hàng tháng, kế toán lập danh sách các khoản phải thu quá hạn 1 tuần và 1 tháng để gọi điện và gửi giấy báo nhắc nhở. Những người thuê này được đưa vào danh sách nợ xấu.
- Khi người thuê trong danh sách nợ xấu quá hạn thanh toán 2 tháng, kế toán sẽ sắp xếp cuộc họp với người thuê để giải quyết nợ quá hạn.
- Nếu khoản nợ quá hạn 3 tháng, kế toán thông báo với ban lãnh đạo để được được phê duyệt việc quá hạn của khoản nợ. Nếu không người thuê sẽ bị cắt hợp đồng. - Nếu khoản nợ quá hạn 6 tháng, ABC sẽ xem xét đưa sự việc ra toà án để phân xử.
46
Hóa đơn vào ngày 1 hàng tháng cho thuê cố định bao gồm:
- Tiền thuê tính trên tỷ lệ của doanh thu tối thiểu quy định trong hợp đồng hoặc tính bằng đơn giá cố định/m2 * tổng số diện tích thuê theo hợp đồng.
- Phí dịch vụ: tính bằng mức phí cố định trên diện tích thuê. Giá phí này thay đổi hằng năm và cố định cho tất cả các khách thuê.
- Phí quảng cáo: tính bằng mức phí cố định trên diện tích thuê. Giá phí này thay đổi hằng năm và cố định cho tất cả các khách thuê.
- Phí thuê vị trí đặt bảng hiệu: phí cố định 6,450,000 VND/tháng cho tất cả các khách thuê
Hóa đơn vào ngày 31 hàng tháng:
- Phí điện, nước, phí môi trường, phí bảo vệ ngoài giờ… các loại phí này chốt cuối tháng nên được bao gồm trong hóa đơn cuối tháng.
- Phí khác phát sinh trong tháng (nếu có).
Sau khi đã tìm hiểu môi trường của doanh nghiệp, chu trình doanh thu, đánh giá rủi ro, đánh giá thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ và thực hiện thử nghiệm kiểm soát, KTV thực hiện đánh giá tính hiệu quả của thủ tục kiểm soát. KTV tiến hành kiểm tra doanh thu của các tháng 2, 7 và 11, được xuất ra từ cả 3 hệ thông Seito, Profit để đối chiếu với nhau cũng như đối chiếu với lượng hàng hóa đã xuất kho, và so sánh với khoản doanh thu cũng như thuế giá trị gia tăng được hạch toán trong phần mềm SAP. KTV nhận thấy, doanh thu được ghi nhận chính xác, ghi nhận giống nhau ở cả 3 nguồn dữ liệu và được ghi nhận đúng kì.
Tiếp đến, KTV sẽ dựa trên hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ đã tìm hiểu được sẽ trả lời bảng câu hỏi được thiết kế riêng bởi Deloitte để đánh giá về mức độ hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ của KH. Bảng câu hỏi này sẽ được định dạng dưới dạng tệp excel được thiết kế bởi Deloitte, các câu trả lời được thiết kế dưới dạng phụ thuộc (không phụ thuộc) vào hệ thống kiểm soát, các mức độ rủi ro được đặt ở các mốc từ 1-5 (không
47
rủi ro – rất rủi ro). Sau đó, bằng các hàm công thức được thiết lập sẵn sẽ tính ra mức độ rủi ro chung và tính hữu hiệu của toàn bộ hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ được tính ra. Từ đó, KTV sẽ dựa trên mức độ rủi ro và hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty để tính mức trọng yếu sẽ dùng để thực hiện việc mẫu trong thủ tục KTCT cũng như để đánh giá các sai sót (nếu có) là trọng yếu hay không trong quá trình kiểm toán. Với công ty ABC, KTV đã tính ra mức trọng yếu, mức trọng yếu thực hiện, ngưỡng sai sót có thể chấp nhận sau:
Mức trọng yếu tổng thể 80.000.000.000 VNĐ
Mức trọng yếu thực hiện 61.900.000.000 VNĐ
Ngưỡng sai sót có thể chấp nhận 4.000.000.000 VNĐ
Bảng 3.1: Mức trọng yếu được áp dụng tại công ty ABC
KTV sẽ dựa trên các mức trọng yếu trên để đánh giá các sai sót cũng như chọn mẫu trong thủ tục KTCT.