5. KẾT CẤU:
2.4. Thủ tục kiểm toán khoản mục doanh thu BH, CCDV
2.4.1. Xây dựng chiến lược, lập kế hoạch kiểm toán
Trong giai đoạn này, theo giáo trình Kiểm toán, Nhà xuất bản Kinh tế, Thành phố Hồ Chí Minh, trang 137, thì mục tiêu của giai đoạn này là: “Xác định và đánh giá rủi ro có
24
sai sót trọng yếu ở cấp độ báo cáo tài chính và cấp độ cơ sở dẫn liệu, thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị, trong đó có kiểm soát nội bộ, từ đó cung cấp cơ sở cho việc thiết kế và thực hiện các biên pháp xử lý đối với rủi ro có sai sót trọng yếu đã được đánh giá.”
Các nội dung KTV cần tìm hiểu về môi trường doanh nghiệp bao gồm:
- Ngành nghề của đơn vị: mỗi ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh có những đặc điểm riêng trong từng giai đoạn, và chúng có thể tạo ra rủi ro sai sót trong báo cáo tài chính, cụ thể là môi trường kinh doanh và khuôn khổ pháp lý liên quan đến ngành nghề của doanh nghiệp.
- Đặc điểm của đơn vị: bên cạnh những đặc điểm chung của ngành nghề, mỗi đơn vị còn có những đặc điểm riêng về cơ cấu tổ chức và cơ cấu sở hữu.
- Chính sách kế toán của đơn vị: đây là những nguyên tắc, phương pháp kế toán được đơn vị lựa chọn để lập và trình bày báo cáo tài chính. Nhìn chung, các đơn vị sẽ lựa chọn các chính sách kế toán phù hợp với các chuẩn mực kế toán hiện hành. Mặc dù vậy, rủi ro có sai sót trọng yếu trong báo cáo tài chính có thể phát sinh trong những trường hợp đặc biệt.
- Mục tiêu, chiến lược của đơn vị và những rủi ro kinh doanh có liên quan: trong một môi trường kinh doanh cụ thể, lãnh đạo và nhà quản lý của doanh nghiệp sẽ xác định mục tiêu phải đạt và chiến lược đơn cần thực hiện để đạt mục tiêu. Các mục tiêu và chiến lược này có thể tạo ra rủi ro kinh doanh, và từ đó tác động đến rủi ro có sai sót trọng yếu trong báo cáo tài chính.
- Việc đo lường đánh giá kết quả hoạt động của đơn vị: người quản lý thường xây dụng các tiêu thức đo lường và đánh giá kết quả hoạt động của đơn vị, chẳng hạn doanh thu hay thị phần đạt được, tỷ số sinh lời… Các tiêu thức đánh giá trên thúc đẩy người quản lý phải cải thiện hoạt động. KTV tìm hiểu về cách đo lường và đánh giá kết quả hoạt động để lưu ý rủi ro có sai sót trọng yếu trong báo cáo tài chính.
25
- Đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ: đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị nhằm xem xét khả năng của chúng trong việc ngăn chặn các rủi ro, hoặc ngược lại, làm trầm trọng thêm rủi ro hay làm phát sinh rủi ro mới. Với đơn vị có hệ thống kiểm soát nội bộ được đánh giá cao, khối lượng công việc KTV phải làm trong giai đoạn thực hiện kiểm toán sẽ giảm và ngược lại.
2.4.2. Thực hiện kiểm toán
2.4.2.1. Thực hiện thử nghiệm kiểm soát
Theo giáo trình Kiểm toán, Nhà xuất bản Kinh tế, Thành phố Hồ Chí Minh, trang 147: “Thử nghiệm kiểm soát được thiết kế nhằm đánh giá tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ trong việc ngăn ngừa, hoặc phát hiện và sửa chữa các sai sót trọng yếu ở cấp độ cơ sở dẫn liệu. Trong quá trình đánh giá rủi ro ở cấp độ cơ sở dẫn liệu, như đã trình bày, kiêm toán viên có thể tin tưởng rằng đơn vị có những kiểm soát hữu hiệu giúp ngăn chặn những sai sót có thể có từ môi trường kinh doanh, từ đó đánh giá rằng rủi ro còn lại được giảm xuống. Tuy nhiên, để chứng minh cho nhận định này, chuẩn mực kiểm toán quy định KTV phải thực hiện các thử nghiệm kiểm soát để thu thập bằng chứng về sự hữu hiệu thực sự của các kiểm soát trên.”
KTV tiến hành nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ khoản mục doanh thu BH và CCDV của đơn vị được kiểm toán:
(a) KTV tìm hiểu các bộ phận cấu thành chu trình doanh thu của đơn vị bao gồm: những cá nhân liên quan, bộ phận quản lý, giám sát, đánh giá các rủi ro có thể xảy ra.
(b) Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát: KTV mô tả, tường thuật về hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị bằng văn bản; khảo sát về quá trình kiểm soát chu trình doanh thu của đơn vị thông qua bảng câu hỏi đã chuẩn bị sẵn.
26
(c) Thiết kế và thực hiện thử hiệm kiểm soát: dựa vào kết quả đánh giá sơ bộ, KTV tiến hành KTCT hàng loạt các nghiệp vụ ghi nhận doanh thu nhằm đảm bảo mỗi nghiệp vụ đều thực hiện đầy đủ các thủ tục kiểm soát nội bộ của đơn vị.
(d) Đánh giá lại rủi ro kiểm soát: dựa vào kết quả thực hiện thử nghiệm kiểm soát, KTV đánh giá kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp là hiệu quả và có phát hiện rủi ro mới hay không.
Các thủ tục khảo sát kiểm soát thông thường chỉ được KTV áp dụng đối với các bước, quy trình kiểm soát mà đã được đánh giá hữu hiệu và có thể dựa vào để giảm thiểu tối đa thực hiện thử nghiệm cơ bản từ bước lập kế hoạch.
2.4.2.2. Thực hiện thử nghiệm cơ bản đối với doanh thu BH và CCDV
TTPT cơ bản
Theo giáo trình Kiểm toán, Nhà xuất bản Kinh tế, Thành phố Hồ Chí Minh, trang 499- 500:
“Để kiểm tra tính hợp lý chung của doanh thu BH và CCDV, KTV có thể sử dụng một số TTPT sau đây:
- Lập bảng phân tích doanh thu theo từng tháng, từng mặt hàng, từng bộ phận, từng đơn vị trực thuộc.
- So sánh doanh thu của kỳ này với kỳ trước theo từng tháng.
- Tính tỷ số lãi gộp của những mặt hàng, loại hình dịch vụ chủ yếu của năm hiện hành và so sánh với năm trước.
KTV tập trung chú ý các biến động bất thường và tìm hiểu nguyên nhân.”
27
Để đảm bảo tài khoản doanh thu BH và CCDV đạt mục tiêu của các cơ sở dẫn liệu đã đề ra và đảm bảo hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự hoạt động, KTV thực hiện các thử nghiệm chi tiết sau:
- Kiểm tra việc tổng hợp, chuyển sổ doanh thu BH và CCDV: KTV kiểm tra xem đơn vị đã tổng hợp và chuyển sổ chính xác về mặt số học hay không.
- Kiểm tra việc tính giá đối với doanh thu BH và CCDV: KTV kiểm tra tính chính xác trong việc tính giá của các nghiệp vụ BH và dịch vụ cung cấp có được xác định theo giá trị hợp lý hay không. Ngoài ra, có một số hoạt động kinh doanh, doanh thu cần được xác định dựa trên những quy định khác của chuẩn mực và chế độ kế toán.
- Kiểm tra chừng từ gốc của các khoảng doanh thu BH và CCDV đã được ghi chép: mục tiêu là để phát hiện các nghiệp vụ BH và CCDV không xảy ra nhưng được ghi trên sổ Nhật ký BH.
- Kiểm tra việc khóa sổ đối với nghiệp vụ BH và CCDV: KTV lựa chọn một số nghiệp vụ trước và sau thời điểm khóa sổ để kiểm tra chứng từ gốc, só sánh giữa ngày ghi trên vận đơn với ngày hóa đơn, nhật ký BH và sổ chi tiết nhằm tìm kiếm các nghiệp vụ BH ghi sai niên độ.
- Kiểm tra việc ghi nhận doanh thu BH và CCDV đúng kỳ và đúng tài khoản: KTV chọn một vài các nghiệp vụ BH hoặc CCDV để kiểm tra xem có phù hợp với quy định trong chuẩn mực hay không để kiểm tra xem doanh thu có được ghi đúng kỳ hay không.
- Kiểm tra việc phân loại doanh thu và các thuyết minh cần thiết: kiểm tra việc thuyết minh doanh thu BH là thực sự xảy ra, thuộc về đơn vị, đầy đủ, chính xác về số tiền, diễn đạt dễ hiểu và phân loại đúng hay không.
2.4.3. Hoàn thành kiểm toán
Kiểm tra việc trình bày doanh thu BH trên báo cáo tài chính xem có phù hợp với chế độ kế toán quy định. Đồng thời, so sánh số liệu doanh thu BH trên báo cáo tài chính với số
28
liệu trên sổ kế toán doanh thu BH của đơn vị để đảm bảo sự trình bày và công bố doanh thu BH đúng đắn.
TÓM TẮT CHƯƠNG 2
Trong chương 2, người viết đã trình bày cơ sở lý luận của quy trình thực hiện kiểm toán doanh BH và CCDV tại VN bao gồm định nghĩa, khái niệm doanh thu và các bước thực hiện thủ tục kiểm toán. Trong chương 3 người viết sẽ tiến hành mô tả quy trình thực hiện kiểm toán mà công ty kiểm toán TNHH Deloitte VN áp dụng tại KH ABC.
29
CHƯƠNG 3: TÌM HIỂU QTKT KHOẢN MỤC DOANH THU BH VÀ CCDV CỦA CÔNG TY TNHH DELOITTE
3.1. Tìm hiểu chung về doanh nghiệp ABC
- Loại hình doanh nghiệp : Công ty TNHH ABC VN.
- Ngày thành lập : Tháng 1 năm 2013.
- Trụ sở chính : Phường Long Biên, quận Long Biên, Hà Nội.
- Chế độ kế toán : Công ty áp dụng thông tư 200 /2014/TT-BTC. - Năm tài chính : Công ty bắt đầu năm tài chính từ ngày 01/01-31/12 - Hoạt động chính của công ty: Phát triển trung tâm thương mại quy mô lớn, cho
thuê và vận hành/ quản lý trung tâm thương mại. Bán lẻ sản phẩm tiêu dùng, thời trang, điện tử gia dụng.
3.2. Tìm hiểu và lập kế hoạch kiểm toán khoản mục doanh thu BH và CCDV 3.2.1. Tìm hiểu đặc điểm doanh thu và hệ thống phần mềm ghi nhận doanh thu của 3.2.1. Tìm hiểu đặc điểm doanh thu và hệ thống phần mềm ghi nhận doanh thu của đơn vị ABC
Trong giai đoạn này, KTV tìm hiểu về các loại hình doanh thu BH và CCDV của doanh nghiệp và hệ thống phần mềm đơn vị ABC dùng để ghi nhận doanh thu vào sổ sách kế toán. Điều này sẽ giúp KTV hiểu rõ hơn về đơn vị và lập kế hoạch phù hợp.
Qua tìm hiểu, KTV thấy rằng do công ty ABC hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh siêu thị và có 4 chi nhánh hiện đang hoạt động và doanh thu của công ty đến từ các mảng sau:
- Doanh thu BH hóa lẻ cho cá nhân. - Doanh thu BH hóa sỉ cho các cửa hàng.
- Doanh thu BH cho cửa hàng thuộc sở hữu của công ty ABC. - Doanh thu BH ký gửi giùm nhà cung cấp.
30
Tiếp đến, KTV tìm hiểu các phần mềm liên quan đến quy trình ghi nhận doanh thu và biết được rằng công ty ABC sử dụng 3 phần mềm với những chức năng riêng biệt sau:
- Seito: Phần mềm dùng để quét mã vạch để ghi nhận hàng nhập kho, xuất kho. Thông tin BH đầu tiên được cập nhật vào Seito. Sau một đêm, thông tin được cập nhật lên Profit. Dữ liệu từ Seito chuyển vào Profit sẽ được phân loại theo các loại hình doanh thu và các hình thức thu tiền (Thẻ, tiền mặt,..).
- Profit: Phần mềm dùng để quét mã vạch để ghi nhận hàng hóa đã giao dịch. Thông tin được tải lên từ Seito. Phần mềm này cũng được dùng để theo dõi công nợ phải trả nhà cung cấp hàng hóa siêu thị. Phần mềm Profit sẽ đổ dữ liệu để ghi nhận doanh thu và giá vốn hàng tháng vào ngày cuối cùng của mỗi tháng.
- SAP: Phần mềm kế toán, báo cáo kế toán, tổng hợp công nợ. Các bút toán sẽ được kế toán nhập vào phần mềm và sẽ được duyệt nhập vào hệ thống sau khi được duyệt bởi kế toán trưởng.
3.2.2. Doanh thu từ BH hóa
Tiếp đến các KTV sẽ tìm hiểu tiếp về các quy trình liên quan đến chu trình doanh thu từ việc BH hóa như quy trình mua hàng và cập nhật giá bán; quy trình quản lý và xử lý các loại đơn hàng; quy trình xuất hóa đơn ghi nhận doanh thu và điều chỉnh doanh thu. KTV sẽ xem xét cũng như đánh giá việc đơn vị sử dụng các phần mềm hỗ trợ trên có hiệu quả hay không và từ đó sẽ đưa ra các thử nghiệm kiểm soát nhằm đánh giá mức độ rủi ro của hệ thống kiểm soát tại đơn vị. Bên dưới là bản tường trình về việc tìm hiểu quy trình doanh thu BH của đơn vị do KTV.
3.2.2.1. Quy trình mua hàng và cập nhật giá BH
Phòng mua hàng chịu trách nhiệm cập nhật giá mua và giá bán cho từng ngành hàng. Mỗi ngành hàng sẽ được quy định doanh thu và dự toán cho cả năm. Nhân viên mua hàng chịu trách nhiệm tìm kiếm nhà cung cấp và thảo luận điều khoản hợp đồng. Hợp đồng với nhà cung cấp sẽ được quản lý phòng mua hàng xem xét và ký kết. Sau đó nhân
31
viên mua hàng nhập lên hệ thống Seito các thông tin bao gồm: Thông tin hàng hóa, tên công ty, số hợp đồng, giá bán và giá mua vào. Các thông tin này tự cập nhật cho các đơn hàng cùng loại sau này.
Sau đó, Bộ phận triển khai căn cứ thông tin trên hệ thống để kiểm tra, dán mã vạch và đặt báo giá trên các quầy của siêu thị. Giá bán cũng tự động cập nhật vào hệ thống Profit để tính tiền cho KH.
Việc xác định giá bán được quyết định bởi nhân viên mua hàng dựa trên cơ sở cân đối giữa lợi nhuận, kế hoạch doanh thu hoặc thương thảo với KH để đưa ra mức giá hợp lý. Các trưởng phòng có trách nhiệm phân tích doanh thu và hàng tồn kho của từng ngành hàng để phát hiện biến động bất thường và kiểm tra lại. Các quản lý ở từng ngành hàng chịu trách nhiệm đánh giá và xét duyệt giá và các điều chỉnh giá trước khi việc điều chỉnh có hiệu lực.
KTV lưu ý rằng khi nhân viên mua hàng cập nhật giá. Giá bán lẻ chỉ được cập nhật khi có phê duyệt từ cấp quản lý. Tuy nhiên với giá mua thì hệ thống tự cập nhật theo giá mới mà nhân viên mua vào mà không cần được duyệt bởi quản lý.
Rủi ro xác định: doanh thu có thể bị sai vì giá bán được thiết lập bởi nhân viên mua hàng có thể không thích hợp và sự thay đổi về giá bán có thể chưa được cập nhật trên hệ thống phần mềm Profit.
Kiểm soát nội bộ: Giá bán áp dụng được phòng mua hàng chịu trách nhiệm quản lý. Sau khi nhân viên của từng ngành hàng nhập giá bán vào hệ thống, hệ thống sẽ ở trạng thái “chờ được duyệt”. Giá chỉ được cập nhật chính thức vào Profit sau khi quản lý và trưởng bộ phận của từng ngành hàng thực hiện lệnh “cho phép” và lưu trên Profit. Quản lý của các ngành hàng cũng chỉ tìm hiểu những bất thường được phát hiện sau khi thực hiện phân tích doanh thu và hàng tồn kho vào cuối mỗi tháng.
32
Sau khi tìm hiểu về quy trình trên, KTV đưa ra các đánh giá sau về hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị:
- Hệ thống kiểm soát nội bộ là phù hợp để phát hiện và ngăn chặn các sai sót. - Có sự phân chia sự phù hợp về thẩm quyền và đầy đủ của người chịu trách
nhiệm về quy trình để thực hiện kiểm soát. Việc kiểm soát được thực hiện bởi bà TN - nhân viên mua hàng và bà TNAT (Quản lý bộ phận mua hàng) với kinh nghiệm và kiến thức phù hợp để thực hiện việc kiểm soát.
- Cân nhắc về sự phù hợp của mức độ tổng hợp và dự đoán: Việc kiểm soát được thực hiện đầy đủ và chi tiết.
- Tần suất và tính nhất quán của hệ thống kiểm soát là luôn được thực hiện. - Tiêu chí để theo dõi: Không có ngưỡng sai sót cho phép nào được đặt ra và tất
cả sự khác biệt sẽ phải được giải thích với bà TNAT.
Về việc thực hiện thử nghiệm kiểm soát: KTV yêu cầu bà T - Nhân viên BH mở hệ thống