5. KẾT CẤU:
3.2.2. Doanh thu từ BH hóa
Tiếp đến các KTV sẽ tìm hiểu tiếp về các quy trình liên quan đến chu trình doanh thu từ việc BH hóa như quy trình mua hàng và cập nhật giá bán; quy trình quản lý và xử lý các loại đơn hàng; quy trình xuất hóa đơn ghi nhận doanh thu và điều chỉnh doanh thu. KTV sẽ xem xét cũng như đánh giá việc đơn vị sử dụng các phần mềm hỗ trợ trên có hiệu quả hay không và từ đó sẽ đưa ra các thử nghiệm kiểm soát nhằm đánh giá mức độ rủi ro của hệ thống kiểm soát tại đơn vị. Bên dưới là bản tường trình về việc tìm hiểu quy trình doanh thu BH của đơn vị do KTV.
3.2.2.1. Quy trình mua hàng và cập nhật giá BH
Phòng mua hàng chịu trách nhiệm cập nhật giá mua và giá bán cho từng ngành hàng. Mỗi ngành hàng sẽ được quy định doanh thu và dự toán cho cả năm. Nhân viên mua hàng chịu trách nhiệm tìm kiếm nhà cung cấp và thảo luận điều khoản hợp đồng. Hợp đồng với nhà cung cấp sẽ được quản lý phòng mua hàng xem xét và ký kết. Sau đó nhân
31
viên mua hàng nhập lên hệ thống Seito các thông tin bao gồm: Thông tin hàng hóa, tên công ty, số hợp đồng, giá bán và giá mua vào. Các thông tin này tự cập nhật cho các đơn hàng cùng loại sau này.
Sau đó, Bộ phận triển khai căn cứ thông tin trên hệ thống để kiểm tra, dán mã vạch và đặt báo giá trên các quầy của siêu thị. Giá bán cũng tự động cập nhật vào hệ thống Profit để tính tiền cho KH.
Việc xác định giá bán được quyết định bởi nhân viên mua hàng dựa trên cơ sở cân đối giữa lợi nhuận, kế hoạch doanh thu hoặc thương thảo với KH để đưa ra mức giá hợp lý. Các trưởng phòng có trách nhiệm phân tích doanh thu và hàng tồn kho của từng ngành hàng để phát hiện biến động bất thường và kiểm tra lại. Các quản lý ở từng ngành hàng chịu trách nhiệm đánh giá và xét duyệt giá và các điều chỉnh giá trước khi việc điều chỉnh có hiệu lực.
KTV lưu ý rằng khi nhân viên mua hàng cập nhật giá. Giá bán lẻ chỉ được cập nhật khi có phê duyệt từ cấp quản lý. Tuy nhiên với giá mua thì hệ thống tự cập nhật theo giá mới mà nhân viên mua vào mà không cần được duyệt bởi quản lý.
Rủi ro xác định: doanh thu có thể bị sai vì giá bán được thiết lập bởi nhân viên mua hàng có thể không thích hợp và sự thay đổi về giá bán có thể chưa được cập nhật trên hệ thống phần mềm Profit.
Kiểm soát nội bộ: Giá bán áp dụng được phòng mua hàng chịu trách nhiệm quản lý. Sau khi nhân viên của từng ngành hàng nhập giá bán vào hệ thống, hệ thống sẽ ở trạng thái “chờ được duyệt”. Giá chỉ được cập nhật chính thức vào Profit sau khi quản lý và trưởng bộ phận của từng ngành hàng thực hiện lệnh “cho phép” và lưu trên Profit. Quản lý của các ngành hàng cũng chỉ tìm hiểu những bất thường được phát hiện sau khi thực hiện phân tích doanh thu và hàng tồn kho vào cuối mỗi tháng.
32
Sau khi tìm hiểu về quy trình trên, KTV đưa ra các đánh giá sau về hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị:
- Hệ thống kiểm soát nội bộ là phù hợp để phát hiện và ngăn chặn các sai sót. - Có sự phân chia sự phù hợp về thẩm quyền và đầy đủ của người chịu trách
nhiệm về quy trình để thực hiện kiểm soát. Việc kiểm soát được thực hiện bởi bà TN - nhân viên mua hàng và bà TNAT (Quản lý bộ phận mua hàng) với kinh nghiệm và kiến thức phù hợp để thực hiện việc kiểm soát.
- Cân nhắc về sự phù hợp của mức độ tổng hợp và dự đoán: Việc kiểm soát được thực hiện đầy đủ và chi tiết.
- Tần suất và tính nhất quán của hệ thống kiểm soát là luôn được thực hiện. - Tiêu chí để theo dõi: Không có ngưỡng sai sót cho phép nào được đặt ra và tất
cả sự khác biệt sẽ phải được giải thích với bà TNAT.
Về việc thực hiện thử nghiệm kiểm soát: KTV yêu cầu bà T - Nhân viên BH mở hệ thống Profit và thực hiện lệnh thay đổi giá. KTV đã kiểm tra nghiệp vụ thay đổi giá số 1094 để biết giá đã thay đổi của danh mục hàng hóa. Hệ thống luôn hiển thị lệnh thay đổi giá đã thực hiện với sản phẩm kể cả lệnh đang chờ duyệt. KTV đã kiểm tra lệnh thay đổi giá số 1094 để thay đổi giá của bộ váy Kitty lớn HN 1706-07 được yêu cầu vào ngày 20 tháng 10 năm 2019. Giá đã thay đổi từ 279.000 đồng thành 200.000 đồng. Trạng thái của Đơn hàng đã được bà TNAT áp dụng và cập nhật vào hệ thống cùng với khoảng thời gian của giá này từ ngày 21 tháng 10 năm 2019 đến ngày 31 tháng 10. Lệnh thay đổi giá đã được phê duyệt vào ngày 20 tháng 10 năm 2019. Vào ngày KTV thực hiện kiểm toán, không có thay đổi giá nào đang chờ xử lý.
3.2.2.2 . Quản lý và xử lý đơn hàng
Theo KTV tìm hiểu thì công ty ABC áp dụng hai hình thức đặt hàng hóa cho KH có nhu cầu mua hàng tại siêu thị:
33
- Giao hàng thu tiền: hình thức này chỉ áp dụng cho tất cả các mặt hàng với giá trị hóa đơn từ 500.000 VND
- Mua hàng tại siêu thị: KH mua hàng trực tiếp tại siêu thị và thực hiện thanh toán tại quầy theo các hình thức thanh toán.
KTV tiến hành tìm hiểu rõ hơn 2 quy trình xử lý đơn hàng mà ABC đang áp dụng và tường trình lại như bên dưới:
Quy trình giao hàng thu tiền
1. Lập phiếu BH: khi KH yêu cầu giao hàng thu tiền, nhân viên BH ghi nhận đầy đủ thông tin và điền thời gian giao hàng vào phiếu BH (3 liên).
2. Kiểm tra thông tin: giám sát thu ngân kiểm tra thông tin mã hàng, tên hàng, giá trị và lập phiếu giao hàng. Sau đó kí xác nhận trên phiếu giao hàng thu tiền và lưu 1 liên (bộ phận phát hành)
3. Chuyển hàng hóa và phiếu giao hàng thu tiền cho bộ phận vận chuyển hàng hóa: nhân viên ngành hàng mang hàng và phiếu giao hàng thu tiền đã được ký duyệt đến quầy vận chuyển. Phụ trách quầy vận chuyển kiểm tra hàng, ký xác nhận đã nhận hàng lên phiếu. Ngành hàng giữ 1 liên phiếu giao hàng thu tiền. Phụ trách quầy vận chuyển hàng và lập nhật ký giao hàng. Sau đó gửi lại phiếu giao hàng thu tiền cho bộ phận giao nhận.
4. Kiểm tra hàng trước khi hàng được vận chuyển ra khỏi kho: Bộ phận giao nhận hàng hóa kiểm tra hàng, đối chiếu hàng hóa thực tế với thông tin trên phiếu giao hàng thu tiền và đóng dấu “Đồng ý giao hàng” và có ký xác nhận trên phiếu giao hàng thu tiền. Bộ phận giao nhận kiểm tra nhật ký giao hàng đối chiếu với số phiếu giao hàng thu tiền để đối chiếu các thông tin.
5. Sau khi hàng hóa được giao cho KH, người giao hàng giữ lại 1 liên phiếu giao hàng thu tiền, sau đó gửi toàn bộ tiền hàng và 1 liên phiếu giao hàng thu tiền cho giám sát thu ngân trước 22:00 cùng ngày. Nếu nhân viên giao hàng về trễ hơn 22h và không
34
nộp kịp tiền thì tiền sẽ được nộp lại cho công ty ABC vào 10h sáng hôm sau cho giám sát thu ngân. Trường hợp KH không đồng ý nhận hàng, người vận chuyển phải chuyển hàng hóa và đầy đủ 3 liên phiếu giao hàng thu tiền về bộ phận giao nhận hàng hóa. Trưởng ngành hàng, nhân viên bộ phận giao nhận đối chiếu hàng hóa thực tế với các thông tin trên phiếu giao hàng thu tiền và ký xác nhận lên 3 phiếu. Người giao hàng giữ 1 liên phiếu giao hàng thu tiền và chuyển 2 liên còn lại cho thu ngân.
6. Báo cáo giao hàng thu tiền: Giám sát thu ngân nhận bàn giao tiền hàng từ người vận chuyển, xuất hóa đơn và đóng dấu đã giao hàng trên hóa đơn. Sau đó chuyển tiền vào két sắt, bàn giao phiếu giao hàng và báo cáo cho kế toán kho, hành chính kho.
7. KTV lưu ý rằng doanh thu được ghi nhận khi hàng đã xuất ra khỏi kho. Dịch vụ vận chuyển S sẽ chịu trách nhiệm bảo quản hàng hóa ngay từ lúc xuất hàng ra khỏi kho của ABC.
Thực hiện kiểm soát: KTV nhận thấy quy trình kiểm soát chặt chẽ, có phân chia nhiệm vụ và thực hiện giám sát. KTV chọn một vài nghiệp vụ và đối chiếu đơn đặt hàng, phiếu xuất hàng, hóa đơn doanh thu, bảng kê thu tiền, phiếu giao hàng và cho rằng các bước kiểm soát được thực hiện đầy đủ và chi tiết.
Quy trình mua hàng tại siêu thị
Hàng hóa tại siêu thị đã có tem giá và sẽ được quét mã vạch tại máy POS để ghi nhận doanh thu. Trước khi thực hiện thanh toán, thu ngân sẽ hỏi KH liệu KH có thông tin thẻ thành viên. Nếu có, thẻ sẽ được quét mã vạch tại máy POS để được nhận ưu đãi.
Vì đặc thù hàng hóa siêu thị dễ bị mất cắp, công ty ABC áp dụng các biện pháp kiểm soát khác nhau để giảm thiểu thất thoát. Có các hình thức kiểm soát hàng hóa tại siêu thị như sau:
- Các hàng hóa này có thể được bảo vệ bằng hộp từ, tem từ, khóa từ. Khi thực hiện thanh toán, thu ngân sẽ gỡ bỏ các thiết bị từ này khỏi hàng hóa. Hàng hóa
35
chưa được gỡ bỏ tem từ, khóa từ bị đem qua cửa kiểm tra sẽ phát ra âm thanh và bảo vệ siêu thị sẽ giữ KH nắm giữ hàng hóa lại.
- Đối với một số hàng hóa có giá trị thấp, công ty ABC không áp dụng các hình thức bảo vệ bằng tem từ. Việc giám sát các hàng hóa này được thực hiện từ xa thông qua phòng giám sát. Phòng giám sát bằng các nghiệp vụ sẽ luân phiên quan sát các camera trong siêu thị, phát hiện các hành vi gian lận, trộm cắp và thực hiện thủ tục cần thiết nhằm xử lý người vi phạm. Phòng giám sát nằm độc lập với siêu thị, được khóa cẩn thận và chỉ các nhân viên được ủy quyền mới có quyền truy xuất.
- Để ngăn hàng hóa được mang ra ngoài siêu thị mà không được quét mã vạch trên hệ thống Seito, có hệ thống báo động bên cạnh mỗi quầy thu ngân, nếu hàng hóa không được quét qua Seito, máy sẽ báo động để báo cho nhân viên bảo vệ. Công ty ABC cũng có nhân viên an ninh tại mỗi quầy thu ngân để ngăn chặn và giải quyết mọi vấn đề của kẻ trộm.
Thực hiện thử hiện kiểm soát: KTV quan sát thấy các mặt hàng có giá trị cao đã bị khóa trong hộp có gắn chip chống trộm. Hộp không thể được mở trừ khi sử dụng các thiết bị tại quầy thu ngân. Máy quét báo động cũng đặt tại mỗi quầy thu ngân. KTV thử nghiệm mang một món hàng ra bên ngoài và chuông báo thức reo. Kiểm soát là hiệu quả.
3.2.2.3. Quy trình thu tiền và ghi nhận doanh thu
Khi thực hiện thanh toán cho hàng hóa tại quầy thu ngân của siêu thị, KH có thể lựa chọn giữa các hình thức khác nhau để thanh toán cho đơn hàng của mình. Có các hình thức thanh toán chính tại quầy thu ngân như sau:
- Thanh toán bằng tiền mặt.
- Thanh toán bằng thẻ Debit/Credit. - Thanh toán trả góp.
36
KTV tiến hành tìm hiểu về các quy trình thu tiền và ghi nhận doanh thu tại công ty ABC. Sau quá trình tìm hiểu sẽ bắt đầu đánh giá và thực hiện thử nghiệm kiểm soát đối với các quy trình thanh toán. Bên dưới là tường trình hiểu biết về quy trình của KTV.
Thanh toán bằng tiền mặt
Nhân viên thu ngân tại quầy thu ngân in phiếu thu tiền cho KH. Doanh số tự động cập nhật lên hệ thống Seito. Và cuối ngày dữ liệu tự động cập nhật lên Profit.
Tiền thu từ các quầy thu ngân sẽ được tập hợp vào cuối ngày và kiểm đếm bởi nhân viên ngân hàng và nhân viên công ty ABC. Sau khi kiểm đếm, ngân hàng lập báo cáo kiểm đếm gửi cho kế toán. Phiếu này sau đó được gửi đến bà QB – kế toán doanh thu và lưu trữ bởi ông HG – kế toán tiền.
Hàng ngày, bà QB xuất báo cáo doanh thu tiền mặt từ Profit và đối chiếu với báo cáo kiểm đếm từ ngân hàng, các sai sót sẽ được truy vấn và điều chỉnh trước khi hạch toán bút toán: Nợ 112/ Có 111.
Ghi nhận doanh thu: Profit tự động ghi nhân doanh thu bằng tiền mặt Nợ 111/Có 511, 3331 tuy nhiên bút toán này cũng chưa được nhập vào hệ thống kế toán SAP. Cuối mỗi tháng, hệ thống sẽ tập hợp một bút toán tổng của cả tháng để ghi nhận vào SAP N111/C511,3331. Ông PL – Quản lý tài chính sẽ xuất bút toán này dưới dạng văn bản để kiểm tra sau đó nhập bút toán này vào SAP.
Sau khi tìm hiểu KTV xác định có rủi ro sau: việc BH không được ghi lại trong khoảng thời gian thích hợp bao gồm BH thông qua Profit (ví dụ: có thể xuất phát từ thực tế là Ptofit chuyển giao nghiệp vụ BH hôm nay cho SAP vào ngày hôm sau) và không thông qua Profit (ví dụ: có thể đến từ độ trễ trong chuyển nhượng tài liệu ghi nhận doanh thu, doanh thu từ các cam kết thương mại, đến từ việc ghi nhận doanh thu cho thuê trong một
37
khoảng thời gian nhất định tại thời điểm phát hành hóa đơn, không phân bổ cho các giai đoạn khác).
Về kiểm soát nội bộ tại đơn vị để ngăn chặn rủi ro trên: hàng tháng, bà QB - kế toán sẽ trích xuất tệp từ hệ thống Profit cho doanh số BH trong tháng đó. Điều này sẽ được so sánh với mỗi người phụ trách các số liệu. Nếu có bất kỳ sự khác biệt, điều này sẽ được điều tra bởi người phụ trách và lý do sẽ được ghi nhận ngay bên cạnh sự khác biệt. Tập tin này sẽ được in và ký tên bởi mỗi người phụ trách vào cuối tháng đó. Sau đó, sẽ được bà H - kế toán tổng hợp xem xét và tự mình xét duyệt để đảm bảo rằng các số liệu từ lợi nhuận đã được điều chỉnh bởi mỗi cá nhân để đảm bảo rằng con số là chính xác trước khi nhập vào SAP.
Cuối cùng KTV đưa ra đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ của quy trình trên như sau: - Hệ thống kiểm soát nội bộ là phù hợp để phát hiện và ngăn chặn các sai sót. - Cân nhắc về sự phù hợp về thẩm quyền và đầy đủ của người chịu trách nhiệm về
quy trình để thực hiện kiểm soát. Việc kiểm soát được thực hiện bởi bà QB – kế toán doanh thu và bà H – kế toán tổng hợp với kinh nghiệm và kiến thức phù hợp để thực hiện việc kiểm soát.
- Việc kiểm soát được thực hiện đầy đủ ở mức chi tiết.
- Tần suất và tính nhất quán của hệ thống kiểm soát luôn được thực hiện.
- Tiêu chí để theo dõi: Không có ngưỡng sai sót nào được đặt. Tất cả sự khác biệt sẽ phải được giải thích với ông LHP – trưởng phòng tài chính.
Về việc thực hiện thử nghiệm kiểm soát: KTV đã kiểm tra hồ sơ do chị QB chuẩn bị vào tháng 11 năm 2019. Tập tin chuẩn bị và đối chiếu với số của từng người chịu trách nhiệm. Nếu có bất kỳ khác biệt nào, điều này sẽ được điều tra trước khi tải lên hệ thống SAP. Hồ sơ đã được bà H – kế toán tổng hợp xem xét và ký tên. KTV cho rằng kiểm soát nội bộ được thực hiện đầy đủ và hợp lý.
38
Với KH thanh toán qua thẻ, nhân viên quẹt thẻ tại quầy, máy này sẽ in 3 phiếu và KH sẽ