6. Điểm: (Bằng chữ: )
1.3 BỘ MÁY KẾ TOÁN
Sơ đồ bộ máy kế toán
Sơ đồ bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Phần mềm FPT được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ bộ máy kế toán Công ty FPT Sofware
(Nguồn: Phòng Kế toán)
FSOFT hoạt động theo mô hình rất khoa học và rõ ràng, tất cả công việc được phân công một cách đầy đủ công bằngcho từng phòng ban, bộ phận khác nhau và có sự kiểm tra, giám sát của các quản lý cấp cao hơn. Đó là lý do tại sao Trong phòng Kế toán của Fsoft không có kế toán tiền lương, bởi vì công việc tính lương và quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho mỗi cán bộ nhân viên Công ty là nhiệm vụ của Phòng Nhân sự (HRM), sau đó Kế toán sẽ tiến hành hạch toán và chi trả lương dựa vào chứng từ do Phòng Nhân sự cung cấp.
Vào đầu năm để tăng năng suất và hiệu quả công việc, nhân viên kế toán nói riêng và nhân viên toàn Công ty nói chung đều phải đưa ra OKR1 của mình phù hợp với qui định từng phần hành mà mình phụ trách, sau đó ban lãnh đạo cấp cao sẽ kiểm tra kết quả thực hiện OKR của từng nhân viên vào cuối mỗi quý. Việc này sẽ đảm bảo các nhân viên trong Công ty làm việc cùng nhau, tập trung nỗ lực để đạt được những mục tiêu mà mình đặt ra.
Chức năng và nhiệm vụ các phần hành kế toán
Kế toán trưởng: Là người được bổ nhiệm đứng đầu bộ phận kế toán, người chỉ
1OKR - Objectives and Key Results, (tạm dịch: Mục tiêu và kết quả then chố)t : khuôn khổ để xác định và theo dõi mục tiêu và kết quả làm việc
19 đạo chung và tham mưu chính cho lãnh đạo về tài chính và các chiến lược tài chính, kế toán cho doanh nghiệp. Hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra, điều chỉnh những công việc mà các kế toán viên đã làm sao cho hợp lý nhất. Ký duyệt các chứng từ, sổ sách, chịu trách nhiệm về tính chính xác của các số liệu trong sổ sách. Ngoài ra, còn có nhiệm vụ nắm vững các chế độ và thể lệ kế toán để hướng dẫn các kế toán viên cũng như để sắp xếp thực hiện công tác kế toán theo đúng định kỳ và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về sự chính xác của số liệu kế toán cũng như sự quản lý tài chính trong và ngoài Công ty.
Căn cứ số liệu tài chính kế toán thực hiện phân tích hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nhằm mục đích giảm thiểu chi phí, tránh tình trạng mất mát, thất thoát tài sản của doanh nghiệp. Đưa ra dự báo tài chính hoặc cách giải quyết vấn đề kinh tế hỗ trợ Ban lãnh đạo phòng ngừa rủi ro kinh doanh và các sai phạm tài chính, vi phạm luật kinh doanh của Nhà nước.
Kế toán Tổng hợp: Là người theo dõi bao quát toàn bộ mọi nghiệp vụ và công việc của kế toán viên đã thực hiện, sau đó tổng hợp lại; giúp kế toán trưởng kiểm tra và điều chỉnh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong ngày mà kế toán viên đã hạch toán. Kế toán Tổng hợp còn nhiệm vụ theo dõi tình hình thu chi tiền mặt (đóng vai trò thủ quỹ) tiến hành thanh toán cho các đối tượng; tổ chức việc thực hiện đối chiếu công nợ hằng tháng, tham gia trực tiếp thu hồi công nợ. Ngoài ra Kế toán Tổng hợp đảm nhiệm việc theo dõi các khoản tạm ứng và thanh toán tạm ứng. Đồng thời Kế toán Tổng hợp phối hợp với kế toán ngân hàng theo dõi tình hình biến động các tài khoản tiền gửi, tiền vay ngân hàng bằng tiền Việt Nam và ngoại tệ định kỳ, kiểm tra đối chiếu số dư với ngân hàng. Cuối quý, năm Kế toán Tổng hợp là người trực tiếp tổ chức lưu trữ và bảo quản các chứng từ, hồ sơ tài liệu kế toán của Công ty.
Kế toán Ngân hàng kiêm thủ quỹ: Kế toán Ngân hàng là việc thu thập, ghi chép, xử lý, phân tích các nghiệp vụ, chứng từ liên quan đến ngân hàng, cụ thể đối tượng chính của kế toán Ngân hàng là tài khoản 111, 112.
Chuẩn bị các hồ sơ vay vốn, mua bán ngoại tệ, đồng thời theo dõi, tất toán các khoản vay khi đến hạn. Mỗi ngày, thực hiện các nghiệp vụ cụ thể như: nộp tiền, lập lệnh chi tiền, ủy nhiệm chi, công văn mua ngoại tệ, ký cược, ký quỹ, hồ sơ bảo lãnh, thông tin về tài khoản tiền gửi cho ban quản lý,…. Cuối mỗi tháng, kế toán ngân hàng sẽ sắp xếp các ủy nhiệm chi theo thứ tự và lưu giữ theo tháng; lập file tổng kết số dư các tài khoản theo từng ngân hàng sau đó báo cáo với cấp trên. Đồng thời Kế toán Ngân hàng cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho công tác quản lý hoạt động tiền tệ ở ngân hàng, và cung cấp thông tin cho các tổ chức, cá nhân theo qui định của pháp
20 luật.
Công việc thủ quỹ: theo dõi, kiểm quỹ báo cáo thông tin cho kế toán trưởng, đồng thời thực hiện các công việc thu chi phát sinh hàng ngày.
Hiện nay FPT Software giao dịch chủ yếu qua ngân hàng Tiên Phong Bank.
Kế toán phải trả (AP - Accounts Payable): Kế toán phải trả có nhiệm vụ cập nhật các hóa đơn mua hàng của Công ty, thực hiện thanh toán các khoản chi phí, tạm ứng, hóa đơn hằng ngày; đồng thời, hạch toán các khoản phải trả. Ngoài ra kế toán phải trả còn có nhiệm vụ theo dõi tình hình thực hiện các hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ trong và ngoài nước của các bộ phận, xuất phiếu thu, hóa đơn đầu ra, lưu các chứng từ thu có liên quan.
Kế toán phải thu (AR - Accounts Recevaible): Kế toán phải thu có nhiệm vụ theo dõi ghi chép công nợ khách hàng, theo dõi công nợ nội bộ như các khoản tạm ứng cho nhân viên (nhân viên mua hàng, nhân viên đi công tác,...) xử lý các khoản phải thu, hạch toán các khoản phải thu trên phần mềm, đảm bảo các khoản thanh toán sao cho hiệu quả. Ngoài ra kế toán phải thu thường xuyên cập nhật tình hình tạm ứng và hoàn ứng của nhân viên, lưu các chứng từ có liên quan.
Kế toán lương và Tài sản cố định: Tổng hợp số liệu, ghi chép, phản ánh kịp thời số lượng, giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng giảm và di chuyển TSCĐ trong Công ty, cũng như tại bộ phận sử dụng TSCĐ. Định kỳ, tính toán và phân bổ chính xác mức khấu hao TSCĐ hữu hình vào chi phí tùy vào mục đích sử dụng theo mức độ hao mòn của tài sản và chế độ quy định.
Chế độ và chính sách kế toán đang áp dụng tại Công ty
1.3.3.1 Chế độ kế toán
Doanh nghiệp áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Hệ thống báo cáo tài chính: Công ty thực hiện chế độ báo cáo tài chính theo 5 biểu mẫu sau:
+ Bảng cân đối kế toán (mẫu số B01 – DN)
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (mẫu số B02 – DN) + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (mẫu số B03 – DN)
+ Thuyết minh báo cáo tài chính (mẫu số B09 – DN). + Bảng cân đối số phát sinh (Bảng cân đối tài khoản)
21
1.3.3.2 Chính sách kế toán:
Chính sách kế toán mà Công ty đang áp dụng là:
❖ Đơn vị tiền tệ sử dụng để hạch toán kế toán là Việt Nam Đồng (VNĐ).
❖ Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 (tính
theo năm dương lịch)
❖ Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: theo phương pháp khấu trừ
❖ Kế toán hàng tồn kho: FSOFT là Công ty kinh doanh về dịch vụ nên sẽ
không có hàng tồn kho.
❖ Phương pháp khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng
Công ty thực hiện đầy đủ các quy định của Bộ tài chính về việc lập báo cáo tài chính (Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài chính). Hầu hết chứng từ Công ty tự thiết kế sao cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty nhưng vẫn đầy đủ nội dung và thông tin theo mẫu quy định của Bộ Tài chính.
1.3.3.3 Hình thức kế toán:
- Công ty sử dụng hình thức kế toán máy và tổ chức sổ theo hình thức Nhật ký chung, qui trình được thể hiện qua sơ đồ như sau:
Sơ đồ 1.3Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy tính
(Nguồn: Theo điều 122 Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 [1])
Chú thích:
Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng năm Đối chiếu, kiểm tra.
22
- Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính
Công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi nợ , tài khoản ghi có để nhập dữ liệu vào máy tính theo trình tự thời gian vào các bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán ORACLE.
Theo quy trình của phần mềm kế toán ORACLE, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (sổ cái, sổ chi tiết …), thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Sổ sách kế toán: Sổ sách kế toán sử dụng tại Công ty gồm có: sổ cái, bảng cân đối kế toán, sổ chi tiết tài khoản, và các báo cáo: doanh thu, sổ quỹ tiền mặt,… Được in ra thông qua các chứng từ tại sổ cái sẵn trên máy vi tính.
- Giới thiệu phần mềm kế toán
Oracle là một phần mềm kế toán được thiết kế sử dụng online trên web, phần mềm được tích hợp nhiều tính năng ưu việt và hiện đại, Tập đoàn FPT đã mua bản quyền để sử dụng phần mềm Oracle cho bộ phận kế toán của toàn thể Công ty.
Hình 1.1:Hình giao diện đăng nhập phần mềm Oracle
23 Phần mềm có giao diện thiết kế đơn giản nền màu xanh, ngôn ngữ chủ yếu là tiếng Anh. Mỗi nhân viên kế toán sẽ được cấp một tài khoản cá nhân tương ứng với phần hành mình đang làm việc. Mỗi tài khoản sẽ có một mật khẩu riêng do người dùng tự đặt, mật khẩu này sẽ được cập nhật lại mỗi 3 tháng một lần (mật khẩu mới không được trùng với 2 mật khẩu trước đó) để tăng tính bảo mật thông tin trong Công ty.
Phần mềm ORACLE bao gồm những phần hành sau: + GL – General Ledger: Phần hành tổng hợp.
+ CM – Cash Management: Phần hành kế toán tiền
+ AP – Account Payables: Phần hành kế toán công nợ phải trả. + AR – Account Receivables: Phần hành kế toán công nợ phải thu. + FA – Fixed Asset: Phần hành kế toán tài sản cố định.
+ INV – Inventory Management: Phần hành kế toán hàng hóa. + OM – Order Management: Phần hành kế toán bán hàng. + PO – Purchase Order: Phần hành kế toán mua hàng. + TA – Tax: Phần hành kế toán thuế.
Nhân viên phụ trách công việc nào sẽ được tích hợp phần hàng đó và có thể một số phần hành liên quan khác (phải được sự cho phép của kế toán trưởng) vào tài khoản ORACLE của mình và đảm bảo không được xem hoặc sửa nội dung của các phần hành khác.
Bản chất của ORACLE là phần mềm mở, tức là đối với từng doanh nghiệp, tuỳ thuộc vào loại hình sản xuất kinh doanh, tuỳ thuộc vào hình thức sổ sách kế toán áp dụng mà doanh nghiệp có thể tuỳ chỉnh thêm các chức năng khác cho phù hợp, điều này giúp cho bộ máy kế toán của Công ty FPT Sofware giảm bớt được các công việc phải làm bằng thủ công, hơn nữa khi đưa lên báo cáo để trình các nhà quản lý thì báo cáo rất chi tiết, rõ ràng và mạch lạc vì tất cả thao tác đều được thực hiện trên máy tính.
Dưới đây là hình minh họa sau khi đăng nhập tài khoản vào phần hành AP – kế toán công nợ phải trả và phần hành AR – kế toán công nợ phải thu.
24
Hình 1.1 Hình giao diện chức năng của kế toán AP trên PMKT
(Nguồn: Phòng Kế toán)
Hình 1.2 Hình giao diện chức năng của kế toán AR trên PMKT
25
▪ Báo cáo tài chính
ORACLE.ERP cung cấp một loạt các báo cáo phân tích số liệu của nhiều kỳ hạch toán kinh doanh khác nhau trên một bảng nhiều cột. Số liệu của mỗi kỳ được in ra ở một cột riêng. Người sử dụng có thể lựa chọn so sánh kỳ báo cáo là ngày, tuần, tháng, quý, năm và số kỳ so sánh là tùy ý. Có các báo cáo so sánh giữa các kỳ kế tiếp và cùng kỳ, so sánh giữa các năm.
Chương trình tự động tổng hợp số liệu và lên đầy đủ các báo cáo tài chính giữa niên độ, báo cáo quyết toán năm theo các chế độ kế toán hiện hành và được cập nhật mẫu biểu báo cáo mới nhất khi có sự thay đổi.
Các báo cáo:
- Bảng cân đối số phát sinh - Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả kinh doanh - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Thuyết minh báo cáo tài chính
▪ Tổng kết về phần mềm Oracle
* Ưu điểm:
Phần mềm Oracle là phần mềm online được làm trên nền web nên có thể sử dụng được ở bất cứ đâu và báo cáo được một cách dễ dàng. Điều này thuận lợi rất nhiều khi các nhân viên kế toán đi công tác hoặc không thể có mặt tại Công ty thì dù ở bất cứ đâu miễn có Internet là có thể truy cập vào ORACLE.
Giao diện phần mềm sử dụng tông màu xanh khá dễ chịu và thân thiện với người dùng. Phần mềm có tích hợp phím tắt giúp cho việc nhập dữ liệu của kế toán viên được tiến hành nhanh chóng và ít sai sót hơn so với khi dùng chuột.
Tất cả các phần hành kế toán đều được làm trên ORACLE không như một số phần mềm kế toán của doanh nghiệp khác, chỉ có thể làm được một vài phần hành kế toán còn lại là làm thủ công trên Excel.
Đặc biệt, mỗi tài khoản ORACLE phải thay đổi mật khẩu của mình 3 tháng một lần, mật khẩu mới không được trùng với 3 mật khẩu cũ trước đó. Việc này sẽ giúp tăng tính bảo mật thông tin cho Công ty, tránh kẻ gian xâm nhập lấy cắp dữ liệu.
Bên cạnh những ưu điểm đó, trong quá trình sử dụng, tác giả nhận thấy Oracle còn tồn tại một số nhược điểm nhất định:
26 Do phải làm việc trên webside nên phần mềm ORACLE phải phụ thuộc vào đường truyền. Nếu đường truyền có lỗi xảy ra thì công việc cũng sẽ bị đình trệ. Mặt khác, tất cả các bộ số tập đoàn FPT đều để chung, các nhân viên đều phải làm việc trên server đó, do vậy khi có quá nhiều người truy cập vào thì rất có thể gây nghẽn mạng.
Khi làm báo cáo trên ORACLE thì các số liệu đều phải rất chi tiết và cụ thể, nếu nhập sai thì việc sửa hoặc xóa phải qua rất nhiều bước chính vì vậy các nhân viên kế toán phải nhập rất nhiều trường dữ liệu đồng thời phải mất nhiều thời gian để thực hiện một giao dịch.
Các phân hệ trên ORACLE sử dụng ngôn ngữ là Tiếng Anh, việc này sẽ gặp chút khó khăn để ghi nhớ cho những ai mới bắt đầu sử dụng phần mềm.
TÓM TẮT CHƯƠNG I
Ở chương này, giới thiệu tổng quát về lịch sử hình thành, lĩnh vực hoạt động, chức năng nhiệm vụ của Công ty TNHH Phần mềm FPT. Qua đó thấy được sau 32