6. Điểm: (Bằng chữ: )
3.2 ĐẶC ĐIỂM VỀ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ
KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM FPT Đối với doanh thu
- Khái niệm
Doanh thu trong Công ty chủ yếu từ hoạt động phát triển phần mềm, tích hợp hệ thống và dịch vụ công nghệ thông tin. Các doanh thu này được ghi nhận trong báo cáo kết quả hoạt dộng kinh doanh hợp nhất theo tỷ lệ phần trăm hoàn thành của giao dịch tại ngày kết thúc niên độ kế toán. Tỷ lệ phần trăm hoàn thành công việc được đánh giá dựa trên khảo sát các công việc đã được thực hiện, hoặc tỷ lệ phân trăm giữa chi phí phát sinh của phần công việc đã hoàn thành tại ngày kết thúc niên độ kế toán
71 so với tổng chi phí dự toán của hợp đồng. Doanh thu không được ghi nhận nếu như có những yếu tố không chắc chắn trọng yếu liên quan tới khả năng thu hồi các khoản phải thu
Quy trình thu tiền của kế toán phải thu sẽ giúp hiểu rõ hơn về trình tự các bước thu tiền và ghi nhận doanh thu phát sinh tại Doanh nghiệp.
(PHỤ LỤC 1 đính kèm quy trình thu tiền)
- Nguyên tắc hạch toán
Khi hạch toán các tài khoản loại 5 - Doanh thu kế toán Công ty tuân thủ các quy định theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC như sau:
1) Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải tuân theo nguyên tắc phù hợp. Khi ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó.
2) Một hợp đồng kinh tế có thể bao gồm nhiều giao dịch. Kế toán phải nhận biết các giao dịch để áp dụng các điều kiện ghi nhận doanh thu phù hợp với quy định của Chuẩn mực kế toán “Doanh thu”.
3) Doanh thu phải được ghi nhận phù hợp với bản chất hơn là hình thức hoặc tên gọi của giao dịch và phải được phân bổ theo nghĩa vụ.
4) Đối với các giao dịch làm phát sinh nghĩa vụ của người bán ở thời điểm hiện tại và trong tương lai, doanh thu phải được phân bổ theo giá trị hợp lý của từng nghĩa vụ và được ghi nhận khi nghĩa vụ đã được thực hiện. 5) Doanh thu, lãi hoặc lỗ chỉ được coi là chưa thực hiện nếu DN còn có trách
nhiệm thực hiện các nghĩa vụ trong tương lai (trừ nghĩa vụ bảo hành thông thường) và chưa chắc chắn thu được lợi ích kinh tế không phụ thuộc vào việc đã phát sinh dòng tiền hay chưa.
6) Doanh thu không gồm các khoản thu hộ bên thứ ba
7) Thời điểm, căn cứ để ghi nhận doanh thu kế toán và doanh thu tính thuế có thể khác nhau tùy vào từng tình huống cụ thể. Doanh thu tính thuế chỉ được sử dụng để xác định số thuế phải nộp theo luật định; Doanh thu ghi nhận trên sổ kế toán để lập BCTC phải tuân thủ các nguyên tắc kế toán và tùy theo từng t/hợp không nhất thiết phải bằng số đã ghi trên hóa đơn bán hàng.
72
Đối với chi phí
- Khái niệm
Chi phí là các khoản chi phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, và các hoạt động khác … mà doanh nghiệp phải bỏ ra để thực hiện trong một kỳ. Chi phí trong Công ty bao gồm giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí khác.
Chi phí của Công ty phát sinh chiếm tỉ trọng chủ yếu là giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp, còn chi phí tài chính và chi phí khác chiếm tỷ trọng không nhiều.
Do cơ cấu tổ chức của Công ty gồm nhiều đơn vị mỗi đơn vị sẽ bao gồm nhiều phòng ban khác nhau nên việc phân loại chi phí đòi hỏi tính cẩn trọng cao. Hằng ngày khi có phát sinh chi phí, kế toán sẽ căn cứ vào mã bộ phận được ghi trong bộ chứng từ để xác định tài khoản chi phí liên quan. Cụ thể các tài khoản sẽ phân theo các khối sau:
Quy trình lưu chuyển chứng từ và thanh toán cho nhà cung cấp trong Công ty như sau:
73
Hình 3.1 Quy trình thanh toán
(Nguồn phòng Kế toán)
Quy trình thanh toán mua hàng hóa, dịch vụ được Công ty thực hiện theo bảy (7) bước sau:
✓ Nhân viên tạo yêu cầu (1). CBNV các phòng ban nếu có nhu cầu thanh toán sẽ tập hợp chứng từ và nhập đề nghị thanh toán lên hệ thống thanh toán online của Công ty, điền đầy đủ các nội dung theo yêu cầu của hệ thống và chờ CBQL gồm Trưởng bộ phận, Giám đốc trung tâm (2) của đơn vị phê duyệt.
Nhân viên tạo yêu cầu (1) Trưởng bộ phận (2.0.1) Kế toán trưởng (4) KT ngân hàng (7.01) Thủ quỹ (7.02) Kết thúc Từ chối OK Từ chối Từ chối OK KT nhận tài liệu (3)
OK Từ chối Từ chối Kế toán ERP (5) Từ chối OK OK OK
Giám đốc trung tâm (2.0.2)
CFO (2.1.2) FC (2.1.1)
OK
OK
OK Nếu Loại ngân sách đề nghị vượt
quá hạn mức phê duyệt của Giám đốc trung tâm, đề nghị sẽ cần qua
FC và CFO Từ chối Từ chối Từ chối Kế toán trưởng (6) OK OK Từ chối
Nếu KT ERP sửa số tiền hạch toán hoặc KTT bước 4 mong muốn duyệt lại thì workflow sẽ qua bước (6), nếu không bỏ qua bước (6)
74
✓ FC, CFO (2.1): trưởng bộ phận FC2, CFO3 xem xét các đề nghị nếu tổng số tiền của 1 Loại ngân sách trong đề nghị vượt quá số tiền hạn mức được quy định.
✓ Kế toán nhận tài liệu (3): Sau khi được phê duyệt online, CBNV tiến hành in đề nghị thanh toán đã được phê duyệt và nộp lên phòng kế toán cùng các hóa đơn và các chứng từ bản cứng liên quan
✓ Kế toán trưởng (4) (6) Kế toán viên kiểm tra, đối chiếu lại và gửi bộ chứng từ cho KTT phê duyêt. Trường hợp có sai lệch thì tùy vào lỗi sai KTT xem xét có chấp thuận hay không chấp thuận.
✓ Kế toán ERP (5): Sau khi KTT chấp nhận bộ chứng từ, kế toán ERP sẽ nhập thông tin và hạch toán lên phần mềm ghi nhận chi phí liên quan.
✓ Kế toán trưởng (6) Nếu trong quá trình có xảy ra sai sót: KTT muốn duyệt lại (4) hoặc Kế toán ERP nhập sai thông tin muốn sửa lại thì quy trình sẽ đến bước (6), nếu không thì bỏ qua bước (6)
✓ Sau khi hoàn tất các bước hồ sơ, phòng kế toán sẽ căn cứ vào điều khoản thanh toán được quy định trong hóa đơn, hợp đồng, phụ lục hợp đồng hoặc đơn đặt hàng tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp:
✓ Kế toán ngân hàng (7.01): Tiếp nhận hồ sơ nếu hình thức thanh toán bằng chuyển khoản.
✓ Kế toán tiền mặt (7.02): Tiếp nhận hồ sơ nếu hình thức thanh toán bằng tiền mặt và giá trị hóa đơn dưới 20 triệu đồng.
*Chú thích: Tất cả các quyền đều có quyền Duyệt, Reset hoặc từ chối đề nghị.
❖ Duyệt: đồng ý với đề nghị và chuyển tới bước tiếp theo
❖ Reset: Đề nghị được chuyển về cho Nhân viên tạo để sửa và gửi lại đề nghị
❖ Từ chối đề nghị: không đồng ý với đề nghị, đề nghị chấm dứt tại bước từ chối
(PHỤ LỤC 2 đính kèm Quy trình thanh toán)
2 FC (Finacial Controller): Phòng Kiểm soát Tài chính 3 CFO (Chief Finance Officer):Giám đốc Tài chính
75
- Nguyên tắc hạch toán chi phí
Khi hạch toán các tài khoản loại 6 – Chi phí kế toán Công ty tuân thủ các quy định theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC như sau:
- Chi phí là những khoản làm giảm lợi ích kinh tế, được ghi nhận tại thời điểm giao dịch phát sinh hoặc khi có khả năng tương đối chắc chắn sẽ phát sinh trong tương lai không phân biệt đã chi tiền hay chưa
- Việc ghi nhận chi phí ngay cả khi chưa đến kỳ hạn thanh toán nhưng có khả năng chắc chắn sẽ phát sinh nhằm đảm bảo nguyên tắc thận trọng và bảo toàn vốn.
- Kế toán phải theo dõi chi tiết các khoản chi phí phát sinh theo yếu tố, tiền lương, nguyên vật liệu, chi phí mua ngoài, khấu hao TSCĐ…
- Các khoản chi phí không được coi là chi phí tính thuế TNDN theo quy định của Luật thuế nhưng có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch toán đúng theo chế độ kế toán thì không được ghi giảm chi phí kế toán mà chỉ điều chỉnh trong quyết toán TNDN để làm tăng số thuế TNDN phải nộp.
- Các tài khoản phản ánh chi phí không có số dư, cuối kỳ kế toán phải kết chuyển tất cả các khoản chi phí phát sinh trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh.
Kết quả kinh doanh
Kết quả kinh doanh của Công ty xác định thu nhập Công ty nhận được trong kỳ, thu nhập được xác định từ khoản chênh lệch giữa chi phí và doanh thu.
Xác định kết quả kinh doanh bao gồm kết quả từ hoạt động bán hàng, hoạt động tài chính và hoạt động khácv.v...
3.3 KẾ TOÁN HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG
Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
3.3.1.1 Khái niệm
Công ty phần mềm FPT thuộc doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ, vì thế doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty chủ yếu từ việc sáng chế, cung cấp, phát triển và đưa ra giải pháp công nghệ hoàn thiện phần mềm theo yêu cầu của khách hàng và đối tác, ngoài ra Công ty còn nghiên cứu, phát triển và phân phối các phần mềm do mình tạo ra. Khách hàng của FPT Software chủ yếu là các Công ty nước ngoài, trong số đó có nhiều tập đoàn lớn như Hitachi, Canon, Unilever, Pepsi, Harvey Nash, IBM, Panasonic…
76
3.3.1.2 Điều kiện ghi nhận doanh thu
Doanh thu cung cấp dịch vụ được ghi nhận khi kết quả của giao dịch đó được xác định một cách đáng tin cậy. Trường hợp giao dịch về cung cấp dịch liên quan đến nhiều năm thì doanh thu được ghi nhận trong năm theo kết quả phân công công việc đã hoàn thành tại ngày của bảng cân đối kế toán hợp nhất của năm đó. Kết quả của giao dịch cung cấp dịch vụ được xác định khi thỏa mãn tất cả bốn (4) điều kiện sau:
(1)Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;
(2)Có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ đó;
(3)Xác định được phần công việc đã hoàn thành tại ngày của bảng cân đối kế toán hợp nhất;
(4) Xác định được chi phí phát sinh cho giao dịch và chi phí để hoàn thành giao dịch cung cấp dịch vụ đó.
3.3.1.3 Quy trình bán hàng và phương thức thanh toán - Quy trình bán hàng:
Quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và thu tiền trong Công ty trải qua 5 hoạt động chính như sau:
Sơ đồ 3.1: Quy trình cung cấp dịch vụ cho khách hàng
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp) Nhận đơn hàng Bước 1 Xét duyệt đơn hàng Bước 2 Tiến hành cung cấp dịch vụ Bước 3
Lập hóa đơn, theo dõi công nợ
Bước 4
Thu tiền và ghi nhận doanh thu
77 (1) Nhận đơn đặt hàng:
Khi khách hàng có nhu cầu về hàng hóa thì sẽ lên đơn hàng gửi về Công ty bằng nhiều hình thức như lên trực tiếp phòng Công ty lập phiếu giao hàng trực tiếp cho nhân viên khối Sales (đơn vị phát triển bán hàng), gọi điện thoại đến văn phòng Công ty yêu cầu đặt hàng, nhân viên giao dịch Công ty tiếp nhận và ghi đơn đặt hàng….
(2) Xét duyệt đơn hàng:
Khối Sales sau khi tiếp nhận các đơn hàng trên, kiểm tra và xử lý đơn hàng theo yêu cầu, kiểm tra xem công nợ của khách hàng tại thời điểm tiếp nhận đơn hàng của khách hàng căn cứ trên báo cáo công nợ nhanh do kế toán công nợ (AR) cung cấp hàng ngày để quyết định đơn hàng có được chấp nhận hay không, đồng thời kiểm tra xem có đủ hàng đáp ứng đơn đặt hàng này hay không. Nếu đơn hàng được chấp nhận thì nhân viên Phòng Sale sẽ thỏa thuận với khách hàng về loại dịch vụ, đơn giá, số lượng thiết bị sẽ sử dụng dịch vụ. Sau khi thỏa thuận đạt được sự hài lòng cả đôi bên. Trưởng phòng khối Sales sẽ xét duyệt đơn đặt hàng, nếu thấy đủ khả năng cung cấp dịch vụ thì sẽ tiến hành ký kết hợp đồng dịch vụ. Hợp đồng dịch vụ được lập thành ba bản: hai bản giao cho khách hàng, một bản Công ty sẽ lưu ở bộ phận văn phòng (trong Công ty bộ phận văn phòng có trách nhiệm lưu giữ hợp đồng bằng cách lưu bản cứng và scan một bản lên trang web nội bộ mà chỉ bộ phận có liên quan như ban giám đốc, trưởng phòng Sales, các giám đốc và phó giám đốc trung tâm, các trưởng bộ phận mới có quyền xem điều khoản và nội dung trong hợp đồng).
(3) Tiến hành cung cấp dịch vụ:
Khi hợp đồng dịch vụ được ký kết, tính từ ngày có hiệu lực cho đến ngày kết thúc hiệu lực HĐ, nếu thiết bị nằm trong HĐ đã ký kết gặp sự cố thì khách hàng có trách nhiệm báo bằng mail, hotline, fax (đã được thỏa thuận và thể hiện trên HĐ) và Công ty sẽ cử nhân viên khối Delivery (khối sản xuất) đi xử lý cho khách hàng. Sau khi xử lý xong, thiết bị đã hoạt động bình thường, phòng Sales sẽ lập biên bản và có chữ ký và dấu giữa bên sử dụng dịch vụ và bên cung cấp dịch vụ để khẳng định thiết bị đã hoạt động bình thường.
(4) Lập hóa đơn,theo dõi công nợ:
Sau khi hoàn tất cung cấp dịch vụ, phòng Sale gửi chứng từ liên quan tới phòng kế toán. Kế toán AR kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của các
78 chứng từ sau đó xuất hóa đơn và nhập giao dịch thu tiền có công nợ lên PMKT.
(5) Thu tiền và ghi nhận doanh thu:
Sau khi khách hàng thanh toán tiền hàng, kế toán thực hiện áp khoản thu các hóa đơn để giảm trừ công nợ cho khách hàng đồng thời ghi nhận doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
*Lưu ý: Đối với loại hình dịch vụ bảo trì, Công ty sẽ ký kết trực tiếp với khách hàng và sẽ có chu kỳ thực hiện (ví dụ như bảo trì 2 tháng/lần). Việc thanh toán với khách hàng được tiến hành sau khi kết thúc mỗi chu kỳ. Kế toán sẽ viết hóa đơn GTGT theo số tiền đã ký kết cộng với bộ biên bản do khối Sales và Delivery lập có chữ ký và đóng dấu của hai bên để làm căn cứ thanh toán với khách hàng.
- Hình thức thanh toán:
Hình thức thanh toán chủ yếu mà Công ty áp dụng là hình thức thanh toán qua ngân hàng. Khi khách hàng thanh toán, ngân hàng sẽ gửi Phiếu báo có cho Công ty. Cùng với hồ sơ khách hàng đã được cập nhật vào phần mềm kế toán công nợ, kế toán phải thu (AR) đối chiếu với giấy báo có sẽ tiến hành nhập liệu và điều chỉnh công nợ cho khách hàng. Sau đó giấy báo có sẽ được chuyển sang cho kế toán ngân hàng nhập liệu vào phần mềm Oracle và lưu lại file cứng bộ chứng từ đồng thời tiến hành theo dõi công nợ còn thiếu (nếu có) của khách hàng thường xuyên trên hệ thống.
3.3.1.4 Tài khoản và chứng từ sử dụng
-Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng Tài khoản 511 để ghi nhận các khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ phát sinh trong kỳ. Ngành nghề kinh doanh chính của Công ty cung cấp sản phẩm và dịch vụ phần mềm cho khách hàng trong và ngoài lãnh thổ Việt Nam. Do đó, Công ty sử dụng tài khoản 5113 - Doanh thu cung cấp dịch vụ để phản ánh doanh thu bán dịch vụ và tài khoản 5118 – Doanh thu khác để phản ánh các khoản doanh thu ngoài doanh thu cung cấp dịch vụ. Để tiện cho việc theo dõi và ghi nhận TK 511 được Công ty tách thành nhiều tài khoản chi tiết, bao gồm:
+ TK 5113: Doanh thu bán dịch vụ.
• 51130011: Doanh thu cung cấp dịch vụ - bên thứ 3 • 51130012: Doanh thu cung cấp dịch vụ - FSOFT • 51130013: Doanh thu cung cấp dịch vụ - FPT
79 + Và một số tài khoản liên quan như 13110010 (Phải thu bên thứ ba), 11210010 (Tiền Việt Nam - Thanh toán),…
- Chứng từ sử dụng
Công ty sử dụng một số chứng từ sau để theo dõi tình hình phát sinh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trong kỳ:
+ Đơn đặt hàng, Báo giá;
+ Hợp đồng dịch vụ, hợp đồng kinh tế;