6. Điểm: (Bằng chữ: )
3.3 Tài khoản sử dụng:
Căn cứ vào Thông tƣ 200/2014/TT/BTC, công ty sử dụng Tài khoản 152 - Nguyên liệu - vật liệu để hạch toán
3.4 Nguyên vật liệu tại công ty TNHH Thái Dương Khang a) Nguyên vật liệu chính:
Công ty TNHH Thái Dƣơng Khang là công ty chuyên thi công, thiết kế các công trình điện, điện khí, hệ thống thông gió, lọc gió.... nên nguyên vật liệu chính sẽ bao gồm:
+ Cáp điện:
Hiện tại, thƣơng hiệu cáp điện đƣợc công ty tin dùng là Cadivi và Thịnh Phát. Mỗi công trình sẽ có bản vẽ thiết kế và loại cáp điện khác nhau, một số loại
36 đƣợc sử dụng nhiều nhƣ là dây CVV3C2.5mm, CVV4C.25mm, CXV1C150mm,...Đặc điểm và công dụng của mỗi loại là khác nhau mà có cách đặt tên khác nhau. Ví dụ nhƣ “CVV” là chữ viết tắt của Cu PvC PvC - loại dây đồng có vỏ nhựa bao nhanh, hoặc “CXV” là chữ viết tắt của Cu XLPE PvC - loại dây đồng có một lớp XLPE cách điện và vỏ nhựa bao quanh.
+ Thang điện, máng điện:
Thang điện, máng điện đƣợc sử dụng chủ yếu vào giai đoạn cuối công trình ( khi công trình bắt đầu kéo từ điện trung thế vào điện nhà máy). Nguyên vật liệu này thƣờng đƣờng đặt hàng từ 2 đến 4 tuần qua nhà cung cấp Newsun, bao gồm nhiều chủng loại nhƣ có lớp sơn cách điện hay mạ kẽm, mỗi loại lại bao gồm nhiều kích cơ, kích thƣớc khác nhau.
+ Đầu nối cáp điện:
Đầu nối cáp điện - hay còn gọi là “cos” là nguyên vật liệu dụng để nối các sợi dây điện lại với nhau. Do là công ty thi công theo các tiêu chuẩn của Nhật Bản nên công ty luôn đặt hàng trực tiếp từ các nhà cung cấp Nhật Bản. Đầu nối cáp điện có nhiều loại và nhiều kích thƣớc khác nhau.
Ví dụ: Đầu cos R2-4 là loại đầu cos dành cho loại cáp điện có kích thƣớc 4mm, bản dẹp
Đầu cos BT2-13 là loại đầu cos lá bản mỏng thƣờng dùng cho cắm điện tạm,..
Ngoài ra còn một số loại nguyên vật liệu chính khác.
b) Nguyên vật liệu phụ:
Số lƣợng nguyên vật liệu phụ công ty hiện đang có khoảng 500 loại với các loại mẫu mã khác nhau. Nguyên vật liệu phụ công ty sử dụng nhiều nhất bao gồm các loại nhƣ sau:
+ Băng keo điện Nano
Băng keo điện Nano dùng cho việc đấu nối dây điện với nhau. Lý do công ty tin dùng thƣơng hiệu này là có độ kết dính tốt, dày, ít bị ảnh hƣởng của môi trƣờng tác động. Băng keo điện Nano bao gồm nhiều loại và mẫu mã khác nhau nhƣ đỏ, vàng, xanh, đen... Mỗi loại có một công dụng khác nhau, ví dụ màu đỏ để nối các dây pha (dây nóng), màu vàng và màu xanh dùng cho dây nguội (dây lạnh)
+ Cọ quét, lăn chỉ
Cọ quét dùng để quét bụi và các vết bẩn khỏi các vết nứt và các góc, đồng thời dùng để sơn các bề mặt không đều
37 + Keo silicon:
Keo Silicon là loại nguyên vật liệu có trạng thái dạng lỏng có thể đóng rắn khi tiếp xúc với hơi ẩm. Loại nguyên vật liệu này dùng để bít không khi, bít gas, kết dính... Do có tính chất ikhi gặp không khó có thể đông cứng ngay nên thƣờng xuyên đƣợc sử dụng khi thi công các công trình.
+ Ngoài ra còn một số loại nguyên vật liệu phụ khác nhƣ bulon, ốc tán, lồng đền, vít cấy đầu dù, chụp đầu cos, ...
c) Nhiên liệu
Nhiên liệu bao gồm các loại nhƣ xăng, dầu, mỡ bôi trơn, gas R22, R44. Mỗi loại có một công dụng khác nhau.
Ví dụ nhƣ xăng và dầu phục vụ cho các loại xe đẩy, xe ô tô tải. Gas R22, R44 sử dụng cho việc bơm gas cho các block của máy lạnh,...
d) Phụ tùng thay thế:
Phụ tùng thay thế của công ty chủ yếu bao gồm các loại vật tƣ phục vụ cho việc sửa chữa, bảo trì, bảo dƣỡng máy móc thiết bị nhƣ RP7, máng đèn, tăng phô đèn workshop.
Ngoài ra còn một số vật liệu khác nhƣ dây đai, bao tải, bạt, vải lau trắng, vải lau màu,... Các vật tƣ này đóng vai trò nhƣ vật tƣ phụ, sử dụng không nhiều trong quá trình thi công, xây lắp tại công ty.
*Quy trình nhập kho của công ty
Ngƣời yêu cầu Kế Toán Thủ Kho
Yêu cầu nhập kho
Ký phiếu và chuyển hàng Lập phiếu nhập kho Nhận phiếu và nhập kho Ghi sổ kế toán vật tƣ
38
*Quy trình xuất kho nguyên vật liệu
Ngƣời yêu cầu Kế Toán Thủ Kho
Giải thích :
Quy trình nhập kho - Lý thuyết :
ƣớc 1: Ngƣời yêu cầu sẽ gửi số lƣợng và mẫu mã nguyên vật liệu nhập kho cho Kế toán. Kế toán Kho sẽ bắt đầu lập Phiếu nhập kho, trình sếp ký đóng dấu xác nhận sau đó sẽ gửi lại cho Ngƣời yêu cầu. Phiếu nhập kho bao gồm 2 liên, 1 liên Thủ kho lƣu trữ và 1 liên Kế toán lƣu trữ.
ƣớc 2: Ngƣời yêu cầu sẽ chuyển hàng đến kho. Thủ kho tiến hành kiểm tra về số lƣợng mẫu mã theo nhƣ phiếu nhập kho. Ký xác nhận trên 2 liên và gửi 1 liên cho bộ phận Kế toán.
ƣớc 3: Kế toán tiến hành ghi sổ kế toán, nhập kho phần mềm.
- Thực tế : Do Kế toán và ngƣời mua hàng là cùng một ngƣời nên công ty thƣờng xuyên không tiến hành lập phiếu xuất kho mà nhập thẳng vào phần mềm
Quy trình xuất kho
- Lý thuyết :
ƣớc 1: Ngƣời yêu cầu lập danh sách vật tƣ, nguyên vật liệu yêu cầu cho Kế
toán Kho. Kế toán sẽ tiến hành lập Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho bao gồm
Yêu cầu xuất kho
Ký phiếu và nhận hàng
Lập phiếu xuất kho
Ghi sổ kế toán vật tƣ
Nhận phiếu và xuất kho
Nhận lại phiếu
39 2 liên tƣơng tự nhƣ phiếu nhập kho và chuyển về cho Thủ Kho. Phiếu xuất kho phải có chữ ký của Giám Đốc thì mới có hiệu lực.
ƣớc 2: Thủ kho dự trên phiếu xuất kho soạn hàng và xuất hàng theo yêu cầu. Ngƣời nhận hàng sẽ kí và ghi rõ họ tên.
ƣớc 3: Thủ kho gửi 1 liên của phiếu xuất kho về Phòng Kế toán, Kế toán tiến hành ghi sổ.
- Thực tế: Một số loại nguyên vật liệu nhỏ đƣợc yêu cầu gấp, Kế toán kho thƣờng cắt bớt quy trình, trực tiếp xuất kho mà không qua sự đồng ý của
Giám Đốc dẫn đến chênh lệch giữ sổ sách vào thực tế .
3.5 Một số nghiệp vụ phát kinh tế phát sinh tại công ty TNHH Thái Dƣơng Khang Khang
3.5.1 Kế toán nhập kho nguyên vật liệu
Nghiệp vụ 1 : Nhập kho Nguyên Vật liệu chính - mua hàng trong nƣớc
Căn cứ vào Hóa đơn GTGT số 0021288. Ký hiệu PQ/18P ngày 08/03/2019. Công ty TNHH Thái Dƣơng Khang mua của Công ty Cổ phần Tập đoàn Đức Tƣờng mua 30 m t cáp điện CVV 3C10 Cadivi với giá 62.480đ/1 m t và 200 m t cáp điện CV16-0.6/1kV-AS/NZS Cadivi với giá 27.040đ/1 m t, thuế GTGT 10%, Thanh toán bằng chuyển khoản (Phụ lục 1)
Kế toán ghi sổ nhƣ sau: Nợ TK152: 7.282.400đ Nợ TK133: 728.240đ
Có TK112: 8.010.640đ
Nghiệp vụ 2:Nhập kho nguyên vật liệu trong nƣớc ( Cần giấy chứng nhận nguồn gốc theo quy định của nhà máy công trình)
Căn cứ vào Biên bản bàn giao và bảo hành thiết bị ngày 02/04/2019 và Hóa đơn GTGT số 0002282 Ký hiệu :TP/16P Công ty mua Thuốc Hàn hóa nhiệt của Tây Ban Nha 20 lọ với giá 250.000đ/ 1 lọ , thuế VAT 10%, đã thanh toán bằng chuyển khoản. ( Phụ lục 2)
Kế toán ghi sổ kế toán: Nợ TK 152 : 5.000.000đ Nợ TK 133 : 500.000đ
Có TK 112: 5.500.000đ
40
Căn cứ vào Phiếu giao hàng ( Delivery Note) , Công ty TNHH Thái Dƣơng Khang mua 20 con T288 của công ty Kanetsu Việt Nam với giá 156.200đ/1 con , thuế VAT 10%, Chƣa thanh toán. Giao hàng trực tiếp tại Công trình Lộc An ình Sơn. Địa chỉ : Khu công nghiệp Lộc An ình Sơn , Long Thành , Đồng Nai.(Phụ lục 3)
Kế toán ghi sổ :
Nợ TK 621 : 3.124.000đ Nợ TK 133 : 312.400đ
Có TK331 : 3.436.400đ
Nghiệp vụ 4 : Mua hàng đƣợc hƣởng chiết khấu thƣơng mại từ nhà cung cấp. Căn cứ vào phiếu giao hàng 001698.Ngày 26/03/2019 Công ty TNHH Thái Dƣơng Khang mua 10 cái Phích cắm F0132_6 với giá 265.000đ/ 1 cái và 10 cái Ổ cắm nổi F1132_6 với giá 407.000đ/ 1 cái, đƣợc hƣởng chiết khấu 30 % , chƣa thanh toán cho ngƣời bán.(Phụ lục 4)
Kế toán hạch toán : Nợ TK 152 : 4.704.000đ
Có TK 331: 4.704.000đ
Nghiệp vụ 5 :Hàng mua đang đi đƣờng - Trả lại hàng cho nhà cung cấp do không đủ phẩm chất
Căn cứ vào phiếu giao hàng số BG03-01/01, NGÀY 11/3/2019. Công ty TNHH Điện Võ Hoàng giao hàng 130 Hộp điện H120*W70*D50(mm), hàn kín 6 mặt,dập lỗ lắp thiết bị, sơn tĩnh điện màu Jotun 520.Hóa đơn GTGT số 00000004 Kí hiệu VH/19E ngày 15/03/2019,công ty mua với giá 75.000đ/ 1 sản phẩm, thuế VAT 10%, công ty chƣa thanh toán chƣa Nhƣng khi nhận hàng (giao sớm hơn lịch đặt hàng ), do hàng không đủ chất lƣợng, mặt sơn tĩnh điện bị tróc, không đủ chất lƣợng cho với yêu cầu nên quản lý kho công ty TNHH Thái Dƣơng Khang không đồng ý nhận hàng.(Phụ lục 5)
Kế toán hạch toán : Nợ TK 151 : 9.750.000đ Nợ TK 133 : 975.000đ
41 Đến ngày 15/03/2019 , căn cứ vào phiếu giao hàng BG03-01/04, Công ty TNHH Điện Võ Hoàng giao hàng 130 cái hộp điện H120*W70*D50. Sau khi xác nhận với Kế toán Kho - kiêm ngƣời đặt mua hàng và giám đốc, công ty chấp nhận nhận hàng. Kế toán hạch toán :
Nợ TK 152 : 9.750.000đ
Có TK 151 : 9.750.000đ
Nghiệp vụ 6: Nguyên vật liệu đƣa đi gia công , sau đó nhập lại kho.
Căn cứ vào Hóa đơn GTGT ngày 1/3/2019số 0002622 ký hiệu VG/18P , Công ty Cổ phần Mạ kẽm Công nghiệp Vingal - Vnstell gia công 330 kg Tôn gân theo đơn hàng của công ty TNHH Thái Dƣơng Khang với giá 6.909đ/1 kg , thuế VAT 10%, đã thanh toán bằng tiền mặt .(Phụ lục 6)
Kế toán hạch toán : Nợ TK 154 : 2.279.970 Nợ TK 133 : 227.997 Có TK 111 : 2.507.967 Nợ TK 152 : 2.279.970 Có TK 154 : 2.279.970
Nghiệp vụ 7: Nguyên vật liệu xuất kho , công trình sử dụng không hết trả về kho.
Căn cứ vào phiếu nhập kho ngày 19/3/2019, công trình Sankyo trả về kho 5 chai Silicon Apollo A500 do không sử dụng hết. ( Phụ lục 7 )
Kế toán tiến hành nhập kho , hạch toán nhƣ sau Nợ TK 152 : 190.000đ
Nợ TK 711 : 190.000đ
3.5.2 Kế toán xuất kho nguyên vật liệu
Nghiệp vụ 1 : Xuất kho nguyên vật liệu dùng để thi công tại công trình cơ điện Căn cứ vào phiếu xuất kho sô 7217 ngày 14/03/2019, công ty có xuất cho công trình Nidec Sankyo 3 cái Quạt thông gió vuông FA10-30 SOFFNET và Căn cứ vào hóa đơn GTGT mua hàng số 0001375 ngày 15/03/2019 kí hiệu :KV/18P , Thái Dƣơng Khang có mua 03 Quạt thông gió vuông FA10-30
42
SOFFNET của công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ Kỹ thuật Khang Vy với giá 864.000đ/1 cái, thuế VAT 10%, đã trả tiền cho ngƣời bán (Phụ lục 8)
Khi nhận hàng , kế toán hạch toán Nợ TK 152 : 2.592.000đ
Nợ TK 133 : 259.200đ
Có TK 112 : 2.851.200đ
Khi xuất hàng cho công trình , kế toán hạch toán Nợ TK 621 : 2.592.000đ
Có TK 152 : 2.592.000
Nghiệp vụ 2 : Thanh lý , nhƣợng bán nguyên vật liệu phế liệu
Ngày 31/3/2019, công ty tiến hành dọn dẹp kho bãi và phát hiện một số khung giàn giáo lỗi không còn khả năng để sử dụng và sắt vụn dƣ thừa, sau khi xác nhận với cấp trên, giám đốc xác nhận thanh lý số hàng lỗi ở trên. Thủ kho tiến hành bán cho ngƣời mua phế liệu với giá 6000đ/kg sắt vụn, tổng số lƣợng sắt vụn đƣợc bán đi là 968 kg. Số tiền thu đƣợc từ việc bán phế liệu là 5.808.000đ. Kế toán tiến hành nhập quỹ số tiền trên. ( Phụ lục 9 )
Kế toán hạch toán: Nợ TK 111 : 5.808.000đ
Có TK 511 : 5.808.000đ Nợ TK 632 : 1.868.000
Có TK 152 : 1.868.000đ
Vào cuối kì , kế toán nguyên vật liệu ở văn phòng sẽ tiến hành kế hợp với thủ quỹ kho kiểm tra đối chiếu về số lƣợng tồn kho NVL.
Thủ kho tiến hàng kiểm tra số tổng NVL xuất kho - nhập kho - tồn kho hiện tại để đối chiếu với sổ chi tiết kế toán NVL.
Kế toán NVL sau khi thực kế chứng kiến kiểm kê sẽ tiến hàng ghi chép và nhập dữ liệu , đối chiếu toàn bộ các nghiệp vụ xuất nhập NVL vào phần mềm kế toán. Tiến hành lập báo cáo nhập - xuất - tồn NVL hiện tại và điều chỉnh nếu có sai sót. Từ báo cáo, cấp trên có thể có những điều chỉnh phù hợp đối với các nghiệp vụ đặt hàng mua hàng để hạn chế chi phí đến mức thấp nhất.
Nghiệp vụ 3 : Kế toán thừa nguyên vật liệu
Căn cứ vào “ iên bản kiểm kho nguyên vật liệu tháng 3/2019” ngày 31/3/2019, thủ kho phát hiện thừa 50 cuộn băng keo điện đen Nano , chƣa ác
43
định đƣợc nguyên nhân, giá mỗi cuộn keo ác định có giá là 2.900đ/1 cuộn.( Phụ lục 10)
Kế toán tiến hành hạch toán ghi sổ Nợ TK 152 : 145.000đ
Có TK 338 : 145.000đ
Khi xác định đƣợc nguyên nhân, kế toán sẽ tiến hành lập bút toán điều chỉnh.
Nghiệp vụ 4 : Kế toán thiếu nguyên vật liệu
Tại công ty TNHH Thái Dƣơng Khang quy định :
Tất cả các trƣờng hợp phát hiện thiếu nguyên vật liệu đều phải tiến hành lập biên bản và xác định nguyên nhân trong thời hạn 30 ngày kể từ phát hiện thiếu nguyên vật liệu.
Tiến hành hạch toán thiếu nguyên vật liệu và khi tìm đƣợc nguyên nhân sẽ có bút toán điều chỉnh cho phù hợp
Căn cứ vào “ iên bản kiểm kê nguyên vật liệu tháng 3/2019” ngày 31/3/2019, thủ kho phát hiện mất 4 chai Dầu chống rỉ sét RP7 (loại 300ml/1 chai) với giá 73.000đ/1 chai, chƣa ác định đƣợc nguyên nhân.
Kế toán tiến hành hạch toán: Nợ TK 138 : 291.000đ
Có TK 152 : 291.000đ
Công ty phát hiện anh Nguyễn Đăng Thức làm mất trong quá trình vận chuyển vận chuyển và có quyết định xử lý bằng việc trừ lƣơng. Kế toán hạch toán :
Nợ TK 334 : 291.000đ Có TK138: 291.000
Tại công ty TNHH Thái Dƣơng Khang vào tháng 3/2019, công ty không phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến xuất NVL sửa chữa lớn hoặc đem đi góp vốn vào các cơ sở kinh doanh, công ty liên kết ,biếu tặng
44
Chƣơng 4 NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 4.1 Nhận t
4.1.1 ộ máy kế toán a) Ƣu điểm a) Ƣu điểm
Bộ máy kế toán đơn giản , dễ vận hành, có trình độ chuyên môn.Công tác kế toán hạch toán theo Thông tƣ 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài Chính và phù hợp với các Chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ tài chính ban hành, ghi sổ hạch toán đầy đủ, kịp thời phản ánh các nghiệp vụ kế toán lên sổ tổng hợp.
Định kỳ kiểm tra sổ sách, kịp thời chốt quyết toán số liệu nguyên vật liệu xuất kho, lập báo cáo.
Các khoản phải trả đƣợc kiểm tra thƣờng xuyên, và chủ động liên hệ nhà cung cấp để quyết toán.
Công ty sử dụng phần mềm Kế toán Misa và phân quyền ngƣời sử dụng nên mỗi phân hệ Misa đƣợc chia theo từng bộ phận nên khá thuận tiện, tránh sai sót, dễ dàng kiểm tra và đối chiếu.
b) Hạn chế:
- Quy trình hạch toán
Quy trình hạch toán nguyên vật liệu nhập kho hoặc giao hàng trực tiếp không qua kho chủ yếu dựa trên hóa đơn hay phiếu giao hàng của nhà cung cấp mà không có phiếu nhập kho riêng và không thông báo dẫn đến có những phiếu xuất kho thực tế nguyên vật liệu chƣa giao nhƣng đã hạch toán trên phần mềm.
Một số phiếu nhập xuất kho không có đầy đủ chữ ký ngƣời nhận và ngƣời xuất nhƣng vẫn đƣợc hạch toán trên phần mềm dẫn để số liệu không thực sự chính xác.
Trong quá trình làm việc, nguyên vật liệu đƣợc chuyển từ công trình này qua