6. Điểm: (Bằng chữ: )
3.5.1 Kế toán nhập kho nguyên vật liệu
Nghiệp vụ 1 : Nhập kho Nguyên Vật liệu chính - mua hàng trong nƣớc
Căn cứ vào Hóa đơn GTGT số 0021288. Ký hiệu PQ/18P ngày 08/03/2019. Công ty TNHH Thái Dƣơng Khang mua của Công ty Cổ phần Tập đoàn Đức Tƣờng mua 30 m t cáp điện CVV 3C10 Cadivi với giá 62.480đ/1 m t và 200 m t cáp điện CV16-0.6/1kV-AS/NZS Cadivi với giá 27.040đ/1 m t, thuế GTGT 10%, Thanh toán bằng chuyển khoản (Phụ lục 1)
Kế toán ghi sổ nhƣ sau: Nợ TK152: 7.282.400đ Nợ TK133: 728.240đ
Có TK112: 8.010.640đ
Nghiệp vụ 2:Nhập kho nguyên vật liệu trong nƣớc ( Cần giấy chứng nhận nguồn gốc theo quy định của nhà máy công trình)
Căn cứ vào Biên bản bàn giao và bảo hành thiết bị ngày 02/04/2019 và Hóa đơn GTGT số 0002282 Ký hiệu :TP/16P Công ty mua Thuốc Hàn hóa nhiệt của Tây Ban Nha 20 lọ với giá 250.000đ/ 1 lọ , thuế VAT 10%, đã thanh toán bằng chuyển khoản. ( Phụ lục 2)
Kế toán ghi sổ kế toán: Nợ TK 152 : 5.000.000đ Nợ TK 133 : 500.000đ
Có TK 112: 5.500.000đ
40
Căn cứ vào Phiếu giao hàng ( Delivery Note) , Công ty TNHH Thái Dƣơng Khang mua 20 con T288 của công ty Kanetsu Việt Nam với giá 156.200đ/1 con , thuế VAT 10%, Chƣa thanh toán. Giao hàng trực tiếp tại Công trình Lộc An ình Sơn. Địa chỉ : Khu công nghiệp Lộc An ình Sơn , Long Thành , Đồng Nai.(Phụ lục 3)
Kế toán ghi sổ :
Nợ TK 621 : 3.124.000đ Nợ TK 133 : 312.400đ
Có TK331 : 3.436.400đ
Nghiệp vụ 4 : Mua hàng đƣợc hƣởng chiết khấu thƣơng mại từ nhà cung cấp. Căn cứ vào phiếu giao hàng 001698.Ngày 26/03/2019 Công ty TNHH Thái Dƣơng Khang mua 10 cái Phích cắm F0132_6 với giá 265.000đ/ 1 cái và 10 cái Ổ cắm nổi F1132_6 với giá 407.000đ/ 1 cái, đƣợc hƣởng chiết khấu 30 % , chƣa thanh toán cho ngƣời bán.(Phụ lục 4)
Kế toán hạch toán : Nợ TK 152 : 4.704.000đ
Có TK 331: 4.704.000đ
Nghiệp vụ 5 :Hàng mua đang đi đƣờng - Trả lại hàng cho nhà cung cấp do không đủ phẩm chất
Căn cứ vào phiếu giao hàng số BG03-01/01, NGÀY 11/3/2019. Công ty TNHH Điện Võ Hoàng giao hàng 130 Hộp điện H120*W70*D50(mm), hàn kín 6 mặt,dập lỗ lắp thiết bị, sơn tĩnh điện màu Jotun 520.Hóa đơn GTGT số 00000004 Kí hiệu VH/19E ngày 15/03/2019,công ty mua với giá 75.000đ/ 1 sản phẩm, thuế VAT 10%, công ty chƣa thanh toán chƣa Nhƣng khi nhận hàng (giao sớm hơn lịch đặt hàng ), do hàng không đủ chất lƣợng, mặt sơn tĩnh điện bị tróc, không đủ chất lƣợng cho với yêu cầu nên quản lý kho công ty TNHH Thái Dƣơng Khang không đồng ý nhận hàng.(Phụ lục 5)
Kế toán hạch toán : Nợ TK 151 : 9.750.000đ Nợ TK 133 : 975.000đ
41 Đến ngày 15/03/2019 , căn cứ vào phiếu giao hàng BG03-01/04, Công ty TNHH Điện Võ Hoàng giao hàng 130 cái hộp điện H120*W70*D50. Sau khi xác nhận với Kế toán Kho - kiêm ngƣời đặt mua hàng và giám đốc, công ty chấp nhận nhận hàng. Kế toán hạch toán :
Nợ TK 152 : 9.750.000đ
Có TK 151 : 9.750.000đ
Nghiệp vụ 6: Nguyên vật liệu đƣa đi gia công , sau đó nhập lại kho.
Căn cứ vào Hóa đơn GTGT ngày 1/3/2019số 0002622 ký hiệu VG/18P , Công ty Cổ phần Mạ kẽm Công nghiệp Vingal - Vnstell gia công 330 kg Tôn gân theo đơn hàng của công ty TNHH Thái Dƣơng Khang với giá 6.909đ/1 kg , thuế VAT 10%, đã thanh toán bằng tiền mặt .(Phụ lục 6)
Kế toán hạch toán : Nợ TK 154 : 2.279.970 Nợ TK 133 : 227.997 Có TK 111 : 2.507.967 Nợ TK 152 : 2.279.970 Có TK 154 : 2.279.970
Nghiệp vụ 7: Nguyên vật liệu xuất kho , công trình sử dụng không hết trả về kho.
Căn cứ vào phiếu nhập kho ngày 19/3/2019, công trình Sankyo trả về kho 5 chai Silicon Apollo A500 do không sử dụng hết. ( Phụ lục 7 )
Kế toán tiến hành nhập kho , hạch toán nhƣ sau Nợ TK 152 : 190.000đ
Nợ TK 711 : 190.000đ
3.5.2 Kế toán xuất kho nguyên vật liệu
Nghiệp vụ 1 : Xuất kho nguyên vật liệu dùng để thi công tại công trình cơ điện Căn cứ vào phiếu xuất kho sô 7217 ngày 14/03/2019, công ty có xuất cho công trình Nidec Sankyo 3 cái Quạt thông gió vuông FA10-30 SOFFNET và Căn cứ vào hóa đơn GTGT mua hàng số 0001375 ngày 15/03/2019 kí hiệu :KV/18P , Thái Dƣơng Khang có mua 03 Quạt thông gió vuông FA10-30
42
SOFFNET của công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ Kỹ thuật Khang Vy với giá 864.000đ/1 cái, thuế VAT 10%, đã trả tiền cho ngƣời bán (Phụ lục 8)
Khi nhận hàng , kế toán hạch toán Nợ TK 152 : 2.592.000đ
Nợ TK 133 : 259.200đ
Có TK 112 : 2.851.200đ
Khi xuất hàng cho công trình , kế toán hạch toán Nợ TK 621 : 2.592.000đ
Có TK 152 : 2.592.000
Nghiệp vụ 2 : Thanh lý , nhƣợng bán nguyên vật liệu phế liệu
Ngày 31/3/2019, công ty tiến hành dọn dẹp kho bãi và phát hiện một số khung giàn giáo lỗi không còn khả năng để sử dụng và sắt vụn dƣ thừa, sau khi xác nhận với cấp trên, giám đốc xác nhận thanh lý số hàng lỗi ở trên. Thủ kho tiến hành bán cho ngƣời mua phế liệu với giá 6000đ/kg sắt vụn, tổng số lƣợng sắt vụn đƣợc bán đi là 968 kg. Số tiền thu đƣợc từ việc bán phế liệu là 5.808.000đ. Kế toán tiến hành nhập quỹ số tiền trên. ( Phụ lục 9 )
Kế toán hạch toán: Nợ TK 111 : 5.808.000đ
Có TK 511 : 5.808.000đ Nợ TK 632 : 1.868.000
Có TK 152 : 1.868.000đ
Vào cuối kì , kế toán nguyên vật liệu ở văn phòng sẽ tiến hành kế hợp với thủ quỹ kho kiểm tra đối chiếu về số lƣợng tồn kho NVL.
Thủ kho tiến hàng kiểm tra số tổng NVL xuất kho - nhập kho - tồn kho hiện tại để đối chiếu với sổ chi tiết kế toán NVL.
Kế toán NVL sau khi thực kế chứng kiến kiểm kê sẽ tiến hàng ghi chép và nhập dữ liệu , đối chiếu toàn bộ các nghiệp vụ xuất nhập NVL vào phần mềm kế toán. Tiến hành lập báo cáo nhập - xuất - tồn NVL hiện tại và điều chỉnh nếu có sai sót. Từ báo cáo, cấp trên có thể có những điều chỉnh phù hợp đối với các nghiệp vụ đặt hàng mua hàng để hạn chế chi phí đến mức thấp nhất.
Nghiệp vụ 3 : Kế toán thừa nguyên vật liệu
Căn cứ vào “ iên bản kiểm kho nguyên vật liệu tháng 3/2019” ngày 31/3/2019, thủ kho phát hiện thừa 50 cuộn băng keo điện đen Nano , chƣa ác
43
định đƣợc nguyên nhân, giá mỗi cuộn keo ác định có giá là 2.900đ/1 cuộn.( Phụ lục 10)
Kế toán tiến hành hạch toán ghi sổ Nợ TK 152 : 145.000đ
Có TK 338 : 145.000đ
Khi xác định đƣợc nguyên nhân, kế toán sẽ tiến hành lập bút toán điều chỉnh.
Nghiệp vụ 4 : Kế toán thiếu nguyên vật liệu
Tại công ty TNHH Thái Dƣơng Khang quy định :
Tất cả các trƣờng hợp phát hiện thiếu nguyên vật liệu đều phải tiến hành lập biên bản và xác định nguyên nhân trong thời hạn 30 ngày kể từ phát hiện thiếu nguyên vật liệu.
Tiến hành hạch toán thiếu nguyên vật liệu và khi tìm đƣợc nguyên nhân sẽ có bút toán điều chỉnh cho phù hợp
Căn cứ vào “ iên bản kiểm kê nguyên vật liệu tháng 3/2019” ngày 31/3/2019, thủ kho phát hiện mất 4 chai Dầu chống rỉ sét RP7 (loại 300ml/1 chai) với giá 73.000đ/1 chai, chƣa ác định đƣợc nguyên nhân.
Kế toán tiến hành hạch toán: Nợ TK 138 : 291.000đ
Có TK 152 : 291.000đ
Công ty phát hiện anh Nguyễn Đăng Thức làm mất trong quá trình vận chuyển vận chuyển và có quyết định xử lý bằng việc trừ lƣơng. Kế toán hạch toán :
Nợ TK 334 : 291.000đ Có TK138: 291.000
Tại công ty TNHH Thái Dƣơng Khang vào tháng 3/2019, công ty không phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến xuất NVL sửa chữa lớn hoặc đem đi góp vốn vào các cơ sở kinh doanh, công ty liên kết ,biếu tặng
44
Chƣơng 4 NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 4.1 Nhận t
4.1.1 ộ máy kế toán a) Ƣu điểm a) Ƣu điểm
Bộ máy kế toán đơn giản , dễ vận hành, có trình độ chuyên môn.Công tác kế toán hạch toán theo Thông tƣ 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài Chính và phù hợp với các Chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ tài chính ban hành, ghi sổ hạch toán đầy đủ, kịp thời phản ánh các nghiệp vụ kế toán lên sổ tổng hợp.
Định kỳ kiểm tra sổ sách, kịp thời chốt quyết toán số liệu nguyên vật liệu xuất kho, lập báo cáo.
Các khoản phải trả đƣợc kiểm tra thƣờng xuyên, và chủ động liên hệ nhà cung cấp để quyết toán.
Công ty sử dụng phần mềm Kế toán Misa và phân quyền ngƣời sử dụng nên mỗi phân hệ Misa đƣợc chia theo từng bộ phận nên khá thuận tiện, tránh sai sót, dễ dàng kiểm tra và đối chiếu.
b) Hạn chế:
- Quy trình hạch toán
Quy trình hạch toán nguyên vật liệu nhập kho hoặc giao hàng trực tiếp không qua kho chủ yếu dựa trên hóa đơn hay phiếu giao hàng của nhà cung cấp mà không có phiếu nhập kho riêng và không thông báo dẫn đến có những phiếu xuất kho thực tế nguyên vật liệu chƣa giao nhƣng đã hạch toán trên phần mềm.
Một số phiếu nhập xuất kho không có đầy đủ chữ ký ngƣời nhận và ngƣời xuất nhƣng vẫn đƣợc hạch toán trên phần mềm dẫn để số liệu không thực sự chính xác.
Trong quá trình làm việc, nguyên vật liệu đƣợc chuyển từ công trình này qua công trình khác nhƣng không có phiếu điều chuyển hay phiếu xuất nhập kho từ công trình dẫn đến số liệu giữa văn phòng và công trình sai lệch.
Cuối kỳ, kế toán không thực hiện tính giá xuất kho, tồn kho nguyên vật liệu theo phƣơng pháp bình quân gia quyền cuối kỳ.
- Công tác tìm kiếm nhà cung cấp - công tác thu mua hàng hóa
Kế toán trƣởng của kho nguyên vật liệu giữ chức vụ kiêm luôn ngƣời mua hàng và đặt hàng dẫn đến không thỏa quy tắc bất kiêm nhiệm dễ dẫn đến tình trạng gian lận hay thông đồng giữa ngƣời mua hàng và nhà cung cấp.
-Vận hành bộ máy từ xử lí hóa đơn đến xuẩt hàng đi vẫn còn nhiều lỗ hỏng .
45 Điển hình nhƣ việc phiếu xuất kho chỉ có chữ ký của Gíam đốc mà không có chữ kí của Kế toán trƣởng cũng nhƣ Thủ kho dẫn đến các phiếu yêu cầu xuất kho không đủ độ tin cậy.
Khi xuất kho, không quy định thủ kho bàn giao hàng hóa nguyên vật liệu cho tài xế, không có sự xác nhận giữa 2 bên làm cho tăng khả năng hàng hóa bị mất, thất lạc mà không rõ nguyên nhân.
Mặc dụ các nghiệp vụ xuất kho nhập kho đƣợc quản lí trên phần mềm Misa, nhƣng đối với những mặt hàng có giá trị lớn nhƣ cáp điện, đầu cos nối dây vẫn quản lí trên phần mềm Excel dẫn đến các rủi ro cao nhƣ máy tính bị lỗi hay bị xâm nhập dễ dàng bị mất dữ liệu.
Công tác lập phiếu xuất kho vẫn chƣa hoàn chỉnh. Hiện tại công ty chỉ tiến hành xuất phiếu xuất kho bao gồm 2 liên. Liên thứ nhất và liên thứ 2 có nội dung tƣơng đồng nhau, theo quy định khi văn phòng giao nguyên vật liệu cho công trình thì ngƣời quản lí kho sẽ kí xác nhận vào cả liên nhƣng thực tế chỉ kí 1 liên dẫn đến dễ dẫn đế nguy cơ sai lệch mà không tìm đƣợc nguyên nhân
- Công ty hiện tại vẫn chƣa lập phiếu nhập kho nguyên vật liệu.
Khi hàng hóa, nhà cung cấp cung cấp hóa đơn GTGT và phiếu giao hàng cho ngƣời thủ kho, nhƣng sau khi nhập kho tất cả chứng từ sẽ đƣơc chuyển về phòng kế toán. Vì vậy, có một số trƣờng hợp nhà cung cấp đã giao hàng rồi nhƣng thủ kho có ý kiến là chƣa giao thì sẽ không có chứng từ tại chỗ để đối chiều, hoặc các trƣờng hợp tƣơng tự thì thủ kho phải liên hệ với kế toán nguyên vật liệu tại văn phòng, điều này gây mất thời gian, và không rõ ràng.
-Công ty chƣa tiến hành lập dự ph ng giảm giá HTK
Công ty chƣa tiến hành lập dƣ phòng giảm giá HTK. Việc lập dự phòng giảm giá HTK là rất cần, đặc biệt là đối với một công ty chuyên thi công và thiết kế cần phải mua nhập nguyên vật liệu rất nhiều. Mặc dù các linh kiện , phụ kiện điện tử ngành điện cơ khí không có biến đối nhiều về giá cả ,song việc xuất hiện không chỉ nhiều chủng loại mẫu mã mà vấn đề về chất lƣợng cũng dần dần thay đổi theo. Việc không lập dƣ phòng HTK dẫn đến các sai lệch về chi phí sử dụng nguyên vật liệu, đồng thời các con số sẽ không phản ánh đúng về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.
- Kế toán sử dụng sai tài khoản 152 - Nguyên liệu, vật liệu
Sau khi tiến hành đặt mua hàng từ các nhà cung cấp, kế toán căn cứ theo bản báo giá nguyên vật liệu từ nhà cung cấp, mặc dù hàng chƣa đƣợc giao hoặc chuyển về kho nhƣng kế toán vẫn sử dụng tài khoản 152 - Nguyên liệu, vật liệu để hạch
46 toán. Chỉ một vài trƣờng hợp đặc biệt nhƣ : nhà cung cấp giao hàng hóa bị lỗi, hƣ hỏng,.. kế toán mới hạch toán vào tài khoản 151 - Hàng mua đang đi đƣờng. Điều này dẫn đến việc xử lý trên phần mềm, ngƣời hạch toán phải kiểm tra chi tiết từng đơn hàng theo nhà cung cấp, rất mất thời gian.
- Hạch toán sai nghiệp vụ nguyên vật liệu thừa ở công trình trả về kho
Căn cứ theo thông tƣ 200/2014/TT-BTC, Khi nguyên vật liệu xuất kho sử dụng không hết nhập lại kho, kế toán ghi :
Nợ TK 152: Nguyên liệu, vật liệu
Có TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Nhƣng kế toán lại ghi :
Nợ TK 152: Nguyên liệu, vật liệu Có TK 711:Thu nhập khác
4.2 Kiến nghị giải pháp
- Quá trình sử lý đơn hàng :
Nhƣ lý do đã nêu trên, các đơn hàng từ các công trình gửi về văn phòng khá là trên thời gian từ 15h đến 16h dẫn đến việc chậm trễ trong công tác xử lí xuất kho và giao hàng. Công ty cần có quy định về thời gian nhận đơn hàng và thời gian giao hàng có thể chuyển thành 11h đến 12h và thời gian từ khi đặt hàng đến khi giao hàng là từ 1 đến 2 ngày để tránh việc lập đơn hàng ồ ạt, không có trật tự, dễ bị thiếu xót.
- Công tác đặt hàng - mua hàng
Công ty nên chia tách trách nhiệm ngƣời mua hàng, đặt hàng và ngƣời kế toán kho nguyên vật liệu để thõa quy tắc bất kiêm nhiệm. Đồng thời, cần có bộ phận mua hàng riêng để hàng hóa có thể thu mua ngay trong ngày, tránh tình trạng việc mua hàng vào buổi sáng gây tốn thời gian và chậm trễ tiến độ giao hàng. Mặt khác, công ty cần có quy định rõ ràng từ việc lấy bản báo giá nhà cung cấp đến khâu thanh toán.
- Công tác xử lí và lập phiếu xuất kho
Công ty nên thay đổi quy cách lập phiếu xuất kho, khi lập phiếu xuất kho, công ty nên chia thành 3 liên:
Liên 1 : Kế toán nguyên vật liệu tại kho nguyên vật liệu tại công ty để thu kho tiến hành ghi sổ và lƣu trữ.
47 Liên 2 : Kế toán nguyên vật liệu tại kho nhà máy, thủ kho nhà máy giữ lại để làm căn cứ nhập xuất NVL và lƣu trữ
Liên 3: Kế toán nguyên vật liệu chuyển về Kế toán nguyên vật liệu tại văn phòng để tiến hành ghi sổ và lƣu trữ.
Khi lập phiếu xuất kho, cần quy định rõ “ Phiếu xuất kho chỉ có hiệu lực khi có chữ kí của Gíam đốc, Kế toán kho nguyên vật liệu” thì Thủ kho kho NVL mới đƣợc tiến hành xuất kho nguyên vật liệu. Thủ kho phải tiến hành bàn giao hàng hóa trên xe cho tài xế giao hàng. Đây là điều cần thiết, tránh các rủi ro nhƣ tài xế có thể dùng xe tải của công ty để chở hàng cấm, hoặc trong quá trình giao hàng tài xế tiến